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项目方案评审、变更审查、成果管理工作方案

项目管理

与项目管理中心职责对接,项目管理中心负责进度和成本审计,工程运营中心项目部主要负责建设方案评审、质量管控、变更评审、成果管理。

由项目管理中心触发立项、变更、验收推进,由工程运营中心负责具体的建设方案、变更方案、验收成果的质量评审,是否合理合规,是否符合要求;

项目管理的目的是提高项目成功效率,提升项目经理的项目管理能力,积累项目经验教训,顺利执行项目和对项目经理进行评价。

历史版本

项目方案评审、变更审查、成果管理工作方案

第1章项目建设方案评审

评审指项目立项后执行前对项目建设方案等的审核,确定方案计划的合理性;

评审分为一般性评审和会议式评审,一般性评审由评委会内部直接进行评审出具评审意见,不进行专家会议式讨论审议。会议式评审由评委会组织专家进行审议,通过评审会议对项目建设方案进行审查,由专家组共同出具评审意见。若无特殊说明,本文所有评审均指会议式评审。

1.1 项目建设方案评审的目的

项目建设方案评审是为了满足项目管理工作的需要,对项目方案的合理性进行评估,防范项目风险,提高项目规划能力,为项目监控提供依据。

1.2 评审项目的确定

原则上对所有项目进行评审,符合以下条件的项目纳入项目建设方案会议式评审管理范畴:

(1)合同签订日期在2018年6月1日(含当天)以后的项目;

(2)无历史成功项目案例参考的项目;

项目是否需要建设方案评审由项目经理确定,若不需要评审在OA录入不需评审原因,由项目管理中心核查。

无故不纳入评审或评审不通过且在规定时间未完成评审的项目,由项目管理中心在考核中进行扣分。

对于不纳入项目评审项目的相关建设方案文档由项目经理自评,由工程运营中心项目部进行形式性审查。

1.3 项目评审日期的确定

项目评审实行多个项目集中评审方式,固定日期进行;每月的第1个和第3个周一停止本期评审申请,每月的第1个和第3个周五下午定期举行评审。若遇特殊情况提前、延迟或取消举行评审,由评委会秘书处提前通知相关人员。

具体项目评审日期由评委会秘书处根据实际情况确定后通知相关人员,原则上以最近的一个评审日为准,每个项目的评审时长不超过2个小时。

附表为2018年6—12月项目评审日历:

项目方案评审、变更审查、成果管理工作方案

1.4 项目建设方案评审委员会

1.4.1 设立与组成

为加强项目风险管控,强化审核责任,根据项目管理实际工作需要特设立项目建设方案评审委员会(以下简称“评委会”),由评委会负责项目建设方案的评审工作。

评委会由秘书处和评审专家组成。秘书处设在运营中心项目部,为评委会的日常办事机构。

1.4.2 职责与权限

1.秘书处职责

1)负责评委会日常工作;

2)负责一般型评审的审议工作,出具评审意见;

3)负责会议型评审的受理工作,对报审材料进行完整性和合规性检查,对

不符合的申请退回补充;

4)负责会议型评审的组织工作,对已受理的申请,组织专家召开评审会议,

负责会议准备、会议主持和会议记录工作;

5)负责对评审结果反馈,将评审意见发送相关部门和人员;

2.评审专家职责

1)遵循公正、独立原则,遵守公司规章制度,维护公司利益;

2)认真分析评审申请材料,掌握项目基本情况,分析项目的风险点和方

案的可行性,提出修改意见和防范措施;

3)遵守评审会会议记录,会前提前安排好工作,做好会议评审准备,不

得无故缺席、迟到、早退或中途离场;

4)确保审批质量,对审批结果负责;

5)对评审过程涉及的公司、客户商业秘密负有保密责任;

1.4.3 评审专家

设立专家资源库,制定专家进入退出机制。

评审专家定位于支持与监控并重的双重作用。

每次项目建设方案评审前,由评审协调员根据实际项目情况联系并确定哪些专家参与评审,评审专家无法参与评审的可以推荐代替人员。

评审专家由高级项目经理、相关研发负责人、项目管理监控、财务、行政岗位人员组成。其中:

(1)高级项目经理选择标准是具有多个大型项目实施管理经验或者具有与

该项目类似的历史项目经验人员组成;负责计划和方案评审,主要从

项目管理和业务层面进行把控;

(2)相关研发人员选择标准是由该项目涉及到的主要技术负责人或者产品经理组成;负责技术部分评审,主要从技术角度提供意见进行把控;(3)项目管理监控人员由项目监控中心人员组成,主要负责从项目整体层面、里程碑设置、项目监控监管方面提供把控;

(4)财务人员,主要从成本估算方面提供把控;

(5)行政岗位人员,主要从人力资源调配方面提供把控,确定资源使用合理性;

附表为项目评委会秘书处和项目评审专家池固定专家名单

项目方案评审、变更审查、成果管理工作方案

1.5 评审主要内容

由评审专家对《项目建设方案》中的范围、进度、成本进行重点评审,同时对涉及的风险、人力资源、沟通机制等进行审查。

1.6 评审流程

项目方案评审、变更审查、成果管理工作方案

1.7 流程说明:

1.7.1 立项

由销售人员联系相关人员确定项目经理,并在OA初始建立项目信息时指定具体项目经理;

1.7.2 规划

由项目经理根据相关要求和模板编制《项目建设方案》等材料,并确定项目是否需要进行项目建设方案评审,对不需要进行评审的项目在OA系统填写不需评审说明;

1.7.3 申请

1.确定需要评审的项目由项目经理在项目立项结束后2个月内,但不

晚于项目正式执行开始之前提交项目建设方案评审申请给评委会秘

书处;对于项目立项后2个月项目暂停执行的,需要在OA系统录

入项目项目暂停执行原因,并在后续项目重新启动提交项目建设方

案评审申请;由评委会秘书处实时监控待评审项目清单,对于应纳

入评审但超期没提交完整评审申请材料或评审未通过但未按期整改

的项目,由评委会秘书处通知项目管理中心对项目考核进行扣分;

2.项目经理申请项目建设方案评审需要提交以下材料:

《招标方案》《投标方案》《合同》《立项书》《项目建设方案》《评审

专家建议名单》

3.评审申请不得晚于评审申请截止日,否则将顺延至下一个评审日评

审;若确有需要提前进行评审的请在申请中说明;

4.评委会秘书处收到申请后1个工作日内完成初审,初审检查申请材

料完整性,不符合的退回项目经理补充;

1.7.4 组织

1.评委会秘书处于每月的第1个和第3个周二之前收集本期需要评审

的项目,根据项目确定需要参加评审的专家人员,每个项目评审专

家在3~5人,确定评审日期(若有变动),确定评审会议地点等信息,

并将项目材料和评审会议信息发送给相关人员;

2.评审专家积极参与评审工作,若无法参与可以推荐代替人员;评审

专家在收到评委会秘书处转发的项目信息后必须及时进行评估,提

前整理相关意见和建议,以备评审会讨论,重要意见以文字形式反

馈给评审协调人员进行汇总;

1.7.5 评审

1.评委会秘书处、项目经理、评审专家根据提前确定评审信息参与评

审;根据实际项目情况适时邀请工程中心经理、销售人员、公司中

高层领导参与项目建设方案评审;

2.评委会秘书处兼做评审主持和会议记录,负责会议流程把控和会议

记录纪要整理;

3.项目经理介绍项目概况,10~15分钟;

4.各评审专家对项目建设方案内容进行审议,15~30分钟;

5.会议主持对专家评审意见进行总结,形成评审意见,5~10分钟;

6.参会人员对评审意见达成一致;

1.7.6 评后反馈

1.评委会秘书处将《会议签到表》《评审意见》《会议纪要》整理存档;

2.项目经理根据评审专家意见对需要完善的内容进行整改,并于评审

结束后5个工作日内重新提交评委会秘书处进行复核。复核不通过

的项目由评委会秘书处提交项目管理中心进行项目考核扣分。

3.项目管理中心监控岗根据最终的项目建设方案对项目进行后续跟踪

监控。

1.8 争议及处理

项目建设方案评审中遇到无法达成一致的争议,或项目经理对评审意见有异议的,由评委会秘书处负责沟通协调,协调不成的可以向公司分管领导反馈。

1.9 评审过程改进

根据工作开展情况,不断进行评审过程改进,主要完成以下内容:

建立评审度量数据库,不断提升评审准确度。

建立评审专家考评。

优化评审流程。

1.10 相关文档参考模板

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第2章项目变更管理

2.1 变更管理流程

项目方案评审、变更审查、成果管理工作方案

2.2 流程说明

2.2.1 项目监控:

由项目管理中心执行项目监控,在上月项目月报填写完成后整理本月需要进行变更的项目清单,将需要变更的项目发送项目经理,并抄送运营中心项目监控岗;2.2.2 变更申请

项目经理对需要进行变更的项目整理变更材料,并于本月项目月报填写开始之前提交运营中心项目监控岗进行资料审查;变更申请材料需包含以下内容:项目基本信息、当前项目状态、项目变更内容、变更原因、客户意见

2.2.3 变更审查

运营中心项目监控岗在收到项目经理的变更申请后进行一般审查,对于重大项目

或重大变更可以适时召开变更评审会进行集体审议,并于当月月报填写结束前完成审查,将变更审查意见通知项目经理和项目管理中心;对于项目经理个人或非不可抗力引起的变更,由运营中心监控岗通知项目管理中心进行项目考核扣分。

2.2.4 执行变更

项目经理根据变更审查意见执行变更。

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第3章项目成果管理

3.1 成果管理流程

项目方案评审、变更审查、成果管理工作方案

3.2 流程说明

3.2.1 项目监控

项目管理中心和运营中心项目监控岗负责项目监控,对已通过客户验收但没有提交完整项目成果的项目督促项目经理进行成果提交。

3.2.2 项目成果提交

项目通过用户验收或外部结项后5个工作日内,提交项目成果。

项目成果资料电子版在OA录入附件,纸质版提交给运营中心监控岗,并附《项目成果资料汇总表》

3.2.3 项目成果审查

运营中心监控岗接收材料后3个工作日内完成对项目经理提交的电子和纸质成果

资料的内容完整性和有效性审查,对不符合的下发整改通知督促项目经理进行补充整改。项目经理于接到补充整改通知后5个工作日内完成整改,否则由运营中心项目监控岗通知项目管理中心对项目进行考核扣分。

3.2.4 项目内部结项

运用中心监控岗对成果审查通过的项目进行文档归档,并完成项目内部结项。项目经理安排后续维护工作。

3.3 相关文档参考模板

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