物业邮件收发登记表

邮件收发登记表

编号：QR-QPC14.1-2 版号：A

管理处：编号：

邮件收发管理制度

邮件收发管理制度 一、目的 为规范公司邮件的收发管理，保证公司对外业务的正常开展并有效节约邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。 二、适用范围 本公司全体员工 三、定义 邮件物品：指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等，物流除外。 四、职责 4.1办公室：负责公司邮件物品的收发管理。 4.2各部门：协助办公室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。 五、内容 5.1 邮件的接收 5.1.1原则上邮件必须由收件人亲自签收，如收件人不便，可由办公室代为接收。 5.1.2办公室收到文件，资料，货物等邮件物品时，要及时转交给相关部门人员。未经主人同意不得私自拆开邮件。 5.1.3办公室接收邮件之前需对邮件进行安全检查，对可疑邮件一律拒收。可疑邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料；模糊不清的地址或收件人；油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等。

5.1.4物品接收人要在《邮件签收登记表》上签字接收，以备查验核对。 5.1.5收件人在接收到办公室通知后要及时前去领取邮件，如因不及时领取造成的邮件延误、破损或丢失等，一切后果自行承担。 5.2邮件的发送 5.2.1因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先填写《邮件发送审核表》，经部门负责人、办公室主管签字确认，由办公室联系公司指定的快递承运单位统一发送。（各需求部门于每日17:00前提出需求，必要时需将邮寄品交办公室检验。） 5.2.2未经登记或需邮寄物品无部门负责人审批的，办公室可拒绝受理。 5.2.3各需求人员必须在《邮件发送审核表》上详细注明相关信息，以备查验核对，如资料登记不清楚或不完整者，办公室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经办公室要求无效者，办公室有权拒发该邮件，并将情况报备部门负责人处理。 5.2.4填写快递单要求：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。 5.2.5寄件人将需寄发的物件备齐，与快递单一起放到办公室待核查。寄件人若因配件较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。 5.2.6邮寄后，寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责，办公室配合查核。 5.2.7办公室要保留好每次邮寄的存根（保管期限为一年），以备查验核对寄件信息并每月做一次邮件发送汇总表进行快递费用核算。 5.2.8严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。

公司收发快递管理制度

公司收发快递管理制度 1．目的 规范公司收发快递管理，确保公司快递收发及时、准确、高效。 2.适用范围 适用于公司全体员工。 3.职责 行政人事部 负责快递供方评审、选择。 负责快递签收发件工作，并对收发件进行登记。 负责账单收集与核对。 财务部 负责快递费用结算。 4.工作要求 4.1 行政人事部根据业务需要选择快递供方评审，并根据《供方评审工作规范》进行评审，评审合格后签署合作协议。 5寄件流程 5.1填写快递单 寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方的详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编）。前台需在《快递件收发登记表》登记，寄件人在《快递件收发登记表》签字确认，说明寄付事由。 5.2检查与包装 前台负责对寄件的检查审核，并把所寄物品的属性进行详细登记，检查审核通过后，由寄件人按照快递公司的包装要求进行包装，并把快递单贴于包装盒上。 5.3通知取件 前台（电话）通知快递公司来公司收件，保留寄件单据，并在《快递收发登记表》登记。6寄件规定 6.2严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。 6.3公司所有寄件的快递单由前台统一保管（保管期3个月）便于对账、查询。 7收件规定 7.1非到付快递件由前台签收，登记后，及时通知收件人领取。 7.2个人到付快递件，前台应及时通知收件人付款签收（公司不予结算），公司到付件，收件人需在《快递件收发登记表》签字，说明事由。 8遗损件索赔 8.1寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失与损坏的，应第一时间把单号报到前台，由前台与快递公司进行索赔，寄（收）件人必须给与相关配合。 5.4.2前台需对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的