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合同档案管理实施细则

第一章总则

第一条为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各类经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律、法规和集团公司《合同管理办法》的

规定，制定本实施细则。

第二条本细则所称合同是指公司及其被授权人与自然人、法人、其他组织之间签署的民事权利义务关系的协议，适用于施工承包合同、合作联营协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购

合同、设备采购及租赁合同、加工承揽合同等经济合同。

第三条公司及其被授权人订立、履行、变更及终止合同时，

应遵守《中华人民共和国合同法》等法律、法规、集团公司《合同管

理办法》及本细则的规定，遵循自愿、公平公正、诚实信用的原则。

第四条公司和下属项目以其名义对外签署的经济合同应符

合本细则的规定。

第二章一般规定

第五条公司经理部是公司合同管理、协调部门，具体职责为：

1、制定、贯彻公司合同管理相关制度，建立合同管理体系；

2、办理集团公司法定代表人以集团公司名义对外签订施工承

包合同的授权委托，并可根据集团公司法定代表人的授权签订施工承

包合同；

3、制定、推行公司统一、规范的合同文本；

4、参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订工作，负责

公司合同管理的日常工作；

5、对项目经理部上报的各类重大合同的合法性、可行性、合

理性进行审查，并向公司领导提出审查意见；监督检查项目经理部的合同履行、变更和解除等情况；

6、参与、协调各项目经理部经济合同纠纷的处理工作；

7、考核项目经理部的合同管理工作，提出奖惩意见；协助查

处利用合同进行违法、违纪行为的案件；

8、管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度；

9、督促各项目经理部建立合同管理部门和配备专职人员，并

负责组织合同管理人员的业务培训工作；

10、负责公司施工承包合同的保管和归档工作。

第六条项目经理部应设立合同管理部门，业务上接受公司经理部的指导，具体负责：

1、贯彻、落实公司《合同管理实施细则》和各项规章制度；

2、负责授权范围内合同的起草、谈判、签订工作；

3、负责项目的工程计划、计量、变更、索赔、结算等工作；

4、严格按规定程序完成合同的审批手续，及时与公司经理部

取得业务联系；

5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题；

6、发生合同变更、纠纷、解除等重大事项，及时上报项目相

关领导和公司经理部，并参与合同纠纷处理，提供相关证据；

7、及时向公司经理部报送统计报表和有关资料；

8、负责合同正本的归集上报，建立经济合同台帐。

第七条项目在实施过程中不得随意更换合同管理人员，以保证项目合同管理的连续性；如确需更换合同管理人员，则应将更换人员上报公司经理部审批、备案。

第八条从事合同管理人员须经过培训、考核后方可上岗。

第九条对合同文本的审查、合同纠纷的处理，可及时向集团公司法律事务室或公司法律顾问咨询，以便采取合理、合法的有效措施，切实维护公司利益。

第十条订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，均应采取书面形式。合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括

电报、电传、传真、电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

第十一条公司根据分级授权原则授权相关人员订立合同，合同订立人应在被授权范围内签订合同。

第十二条合同的内容应包括：

1、合同当事人的名称或者姓名、住所和联系方式；

2、标的、数量及质量；

3、价款或者报酬及支付方式；

4、履行期限、地点和方式；

5、违约责任；

6、解决争议的方法。

第十三条合同文本中所有文字应具有排它性解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词应在合同中予以解释。

第十四条一般情况下，合同订立人应采用公司（或集团公司）的合同范本订立合同。

第十五条采用合同范本订立合同时，如范本中有重要条款不适应项目实际情况需修改、删除，应报公司经理部审核批准。

第十六条不得与不具备相应资质条件和履约能力明显不相

符或不能独立承担民事责任的组织签订合同；订立合同前，应审查对方以下情况：

1、对方当事人主体资格审查，包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资本及依法应当办理的行政许可证；

2、对方当事人资信情况及履约能力审查，包括：资产、负债、人员技术、设备、产品质量、商业信誉、工作业绩等；

3、对方合同订立人员资格审查，包括身份证明、授权委托证

明和授权委托公证。

第十七条合同签章处应加盖合同专用章（或公司、项目行政公章），表明对合同的认可，其他各类公章不得用于合同订立行为。

第十八条合同专用章由专人保管，并建立使用程序和保管措施；保管人员在核对无误并获得公司经理或项目经理的同意后，方能在合同上加盖合同专用章。

第十九条合同订立人应对合同加盖骑缝章，并在合同的每页小签其姓名。

第二十条除项目施工承包合同原件由集团公司保存外，公司或项目其他所有经济合同原件均由财务部门保存并建立合同台帐，各相关部室保存经济合同复印件。项目完工后向公司经理部交帐时，项目应将经济合同原件及台帐一并移交公司财务部保存、归档。

第二十一条本细则所称合同正本是指合同的正文及附件，以及与该合同事宜有关的授权证明、授权委托公证、来往信函、传真、

票据、图表、音像资料以及合同双方变更或解除合同的协议等。

第三章合同的履行、变更与解除

第二十二条签订合同后，双方应当全面履行合同。如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。如遇有不可抗力等影响合同

正常履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存相关证据。

第二十三条合同订立人在申请履行合同支付义务时，财务部门在核对合同订立人的授权并经公司经理或项目经理同意后才能履

行支付义务。

第二十四条合同订立人超越授权范围订立的合同，未被公司或项目负责人追认的，公司或项目财务部门不得履行支付义务；该合同在获得公司或项目负责人的追认后，公司或项目财务部门方可履行支付义务。

第二十五条合同订立人对合同履行过程负有监督责任。当发现对方有出现下列情形之一的可能时，应在第一时间通知公司或项目经理部，并协助经理部及时采取防范措施：

1、经营状况严重恶化；

2、转移财产、抽逃资金，以避债务；

3、损失商业信誉；

4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

第二十六条合同订立人若有确切的证据证明对方有本细则

上一条所列明情形之一的，应在第一时间通知对方及其主管部门中止履行合同，并及时上报公司或项目经理部，以保障公司的合法权益不继续受到侵害。

第二十七条在合同履行期间，由于客观原因需要变更或解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合

同仍然有效。

第二十八条在收到对方要求解除或变更合同的通知后，应立即上报公司或项目经理部，并在规定的期限内作出书面答复；我方要求解除或变更合同的，应及时书面通知对方，并要求对方在规定的期限内作出书面答复。

第二十九条有下列情形之一的，我方可以单方解除合同：

1、因不可抗力致使不能实现合同目的；

2、在履行期限届满之前，对方明确表示或以自己的行为表明

不履行主要义务；

3、对方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行；

4、对方迟延履行义务或有其他违约行为致使不能实现合同目的；

5、法律规定的其他情形。

第三十条合同订立人对合同发生的债权债务负有追索的责任；因变更或解除合同给公司利益造成损失的，项目经理部应将相关资料和证据提供给集团公司法律事务室，并与集团公司法律事务室一起制定索赔方案上报公司分管领导，及时向对方提出索赔要求。

第三十一条涉及到公司利益和商业机密的合同，未经公司领导同意，合同文本不得随意复印，内容不得随意透露他人。

第三十二条工程施工承包合同档案应永久保存，项目其他经济合同应至少保存到合同履行、结算支付完毕后五年。

第四章合同违约与纠纷的处理

第三十三条合同双方在履行过程中发生违约和纠纷时，应以法律、法规为准绳，以合同约定为依据，按实事求是的原则，平等协

商解决，保障公司的合法权益。

第三十四条合同违约必须依法承担违约责任；对方违约要按规定索取违约金，如造成经济损失的还应索取赔偿金；因我方违约或给对方造成经济损失，项目经理部应查清原因，并以书面形式上报公司经理部，经公司领导批示后按规定办理违约、赔偿手续。

第三十五条发生合同纠纷，经双方协商不成后，项目经理部应立即以书面形式上报公司经理部和集团公司法律事务室。公司决定采取诉讼或仲裁处理合同纠纷时，以及对方当事人提起诉讼时，项目经理部应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面资料上报集团公司法律事务室，由集团公司法律事务室和公司法律顾问进行相关处理工作。

第五章施工承包合同的签订与履行

第三十六条施工承包合同管理包括合同谈判、签订、合同交底、工程变更、索赔、结算、合同风险防范等工作。

第三十七条施工承包合同原件由集团公司保存，公司经理部及项目部保存复印件。施工承包合同的借阅必须由公司相关领导批准，合同保管人员应对合同借阅情况进行登记备案。

第三十八条施工承包合同谈判由集团公司牵头，公司经理部应主动协助并组织公司及项目相关人员汇集、整理中标项目的相关资料，核对业主提供的合同文本及其附件，准确理解业主准备的合同

文件，准备合同谈判所需资料（如人员、设备澄清资料，不平衡报价

的调整等），力争签订规范和平等的合同文件。

第三十九条施工承包合同由集团公司法人代表或被授权人

与业主方签订。

第四十条任何对施工承包合同的修改、变更或者补充，应由集团公司做出最终决定。

第四十一条项目开工前应由项目经理部组织进行详细的合

同交底、合同分析。

第四十二条项目工经部负责项目合同计量与结算工作，合同管理人员应熟悉合同条款和计量结算流程，掌握合同计量程序和计量规则，要按合同规定的工程范围和工程量清单，及时督促相关人员办理工程施工中的质量检验和验收签证工作，及时、合理地进行工程计量与结算工作。

项目工经部应及时将业主各期计量批复文件的复印件上报公

司经理部。

第四十三条项目工经部负责变更、索赔工作，其他部门应予以积极配合、协助；项目合同管理人员应准确理解、掌握合同文件，

及时识别和发现、正确处理隐性的或事实发生的变更，分析其费用和工期影响，提出变更方案，及时进行申报，跟踪签证并促成监理、业

主尽快批复。

项目工经部应对变更、索赔文件进行编号、登记、保存、更新、签证等工作，并按月上报公司经理部。

第四十四条工程竣工后，项目合同管理人员应按合同要求及时办理竣工结算。

第六章工程分包、劳务合作合同的签订与履行

第四十五条工程分包、劳务合作合同必须依照国家有关政策法规、公司相关规定、业主合同的规定签订，合法、规范、有效的组

织实施。

第四十六条工程分包、劳务合作必须维护公司权益，必须贯彻公开、公正、公平、择优的原则。

第四十七条禁止对项目主体工程、关键工程进行分包；未经公司批准同意，不得对项目进行切块整体分包。

第四十八条项目经理部应与有相应资质和经验的施工队伍

进行劳务合作。经公司批准同意，项目可以对非主体工程进行分部、

分项工程分包，但工程分包的主要材料必须由项目经理部供应。

第四十九条公司领导班子成员和项目经理部成员的亲属不

得参与项目的工程分包、劳务合作、材料和设备的供应、加工工程等

事项。

第五十条为加强和规范公司所属项目的分部分项工程分包、

劳务合作管理，实现公司资源共享，公司建立劳务合作队伍档案库；

各项目经理部应对合作队伍的表现进行认真评定，并及时上报公司经理部，公司经理部负责劳务合作队伍档案库中队伍的审查、业绩评估、动态管理及备案工作。

第五十一条各项目必须在公司劳务合作队伍档案库中选择

分部分项工程分包、劳务合作队伍。未在公司劳务合作队伍档案库中登记备案的施工队伍，项目经理部不得与其签署任何分部分项工程分

包或劳务合作合同，任何人不得安排其进场作业。

第五十二条项目进场后，项目经理部应编制主要分部分项工程分包和劳务合作计划方案，测算拟分包分部分项工程单价和劳务合

作单价，及时上报公司经理部审核，并依据公司经理部的批复意见组织实施。

第五十三条项目经理部在签订分部分项工程分包或劳务合

作合同前，必须按规定将拟签订合同文本报公司经理部审查、备案，

经公司经理部授权同意后，项目经理部方可进行签署。

工程分包、劳务合作队伍必须和项目经理部签署合同后，才能进场施工。

第五十四条非特殊工程或受异常自然条件影响，项目对外分

包的所有分部分项工程或劳务合作单价不得高于公司批复的单价。在施工过程中，如遇特殊的自然环境或其他不可预见的客观条件影响，

需调整单价时，应报公司经理部审核批准。

第五十五条工程分包、劳务合作合同必须按下述分级授权的

原则与合作对象签订合同，项目经理部应对合作工程量进行合理预计，不得人为地将单项工程的分包范围和内容进行拆分，达到自主签订工程分包或劳务合作合同的目的。

第五十六条项目经理部应按月及时对分包和劳务合作工程

进行结算，及时将工程分包和劳务合作进度款进入当期成本。对外工程结算按下列程序进行：

1、现场施工员和工程部长（至少2人），与劳务合作方（或

分包方）负责人一道，对零星发生的计日工和机械台班应当天予以确认，属包工范围的工程量在完成后能当天确认的应当天确认，或分段、分批或以分项工程为单位予以确认（包括数量及质量，质量不合格的不予确认），由现场施工员填写专门书面确认单一式两联（结算联和

存根联），经工程部长复核、项目分管副职审核后，结算联交劳务合

作方（或分包方），存根联及时交项目工经部；

2、上述工程和劳务数量书面确认单是工程结算的原始依据，

项目工经部应安排专人负责及时按张、按日分类输入电脑，并予以妥善保存；

3、项目工经部应在每月10日前将上述输入电脑的工程和劳

务数量原始记录（包括包工、计日工、机械台班及其他）进行整理、

汇总，收回劳务合作方（或分包方）保存的结算联核对无误后，按月、按协议单价进行结算，并按合同要求扣除安全保证金、质保金、税金等，计算应支付工程款，开出工程结算单（所有原始确认单据附后），交工程部长复核、项目主管副职审核，项目经理审批；

4、工程结算单经项目经理签字后交项目财务部，核对劳务（或分包）合同及相关应扣除材料款、设备费、安全保证金、质保金、税

金等项目计算无误后，方可按合同要求比例进行支付；

5、工程结算单原件由项目财务部保存；相应各种原始结算凭证、扣款凭证加盖“已结算”印章，随工程结算单复印件一起由工经

部按月分类归档妥善保存。

第五十七条各项目应建立完善的工程分包和劳务合作合同

管理台账、结算与支付台账，并定期组织合同、财务、工程、材料、

设备等相关部门核对，项目经理部应对数据进行审核。

项目工经部应于每月10日前将上月施工队伍结算、支付情况(附表9)上报公司经理部。

第五十八条项目工经部和财务部对工程分包和劳务分包结

算与支付要严格按合同执行，不得提前支付或多付工程分包和劳务合作队伍进度款；未进行施工结算前，可按预估完成工程量的一定比例进行预支。

第五十九条公司经理部将根据项目上报的工程分包和劳务

合作情况，对项目进行不定期检查和季度考评；对成本控制不严、管

理混乱的项目，公司将进行相应的通报和处罚。

第六十条因自身原因，工程分包或劳务合作队伍发生有下列情形之一的，取消其工程分包及劳务合作资格，并清退出场。

1、发生质量、安全事故，被监理工程师书面指令或业主通报

批评；

2、进度滞后或施工能力已不能满足项目总体进度计划需要，

项目经理部提出整改要求，拒绝执行或整改后仍不能满足要求或连续两次被项目经理部提出整改；

3、其经营活动或与其有关的行为已损害或有可能损害到公司、项目经理部的声誉或形象；

4、无正当理由与公司或项目经理部发生诉讼、纠纷。

第六十一条所有工程分包和劳务合作合同履行完毕，进行最终结算时，项目财务部应要求工程分包和劳务合作队伍出具包含以下

内容的书面申明：

1、其在本项目完成的所有工程款及劳务费用已全部结清；

2、其属下所有民工工资已全部付清，没有任何拖欠；

3、其在本项目与任何第三方发生的经济往来和债务已全部清偿；

4、其与本项目已无任何纠纷和分歧，再无其他任何索偿要求。

第七章设备采购（租赁）合同的签订与履行

第六十二条设备采购（租赁）的审批权限按公司《设备管理实施细则》的相关规定执行。

第六十三条设备采购（租赁）要在公司经理部的统一协调下

进行，应坚持“生产适用、技术先进、经济合理”的选型原则与“公

开招标、集中统一、择优购买”的购置原则。

第六十四条公司及项目设备采购（租赁）应按下列规定进行合同谈判及签订合同：

1、在设备购置（租赁）计划获得批准后，设备购置（租赁）

应通过公开招标或多家询比的方式进行；

2、单项价值在20万元以内的设备，由公司出资购置时，由

公司经理授权分管副职或公司设备基地牵头，设备专干等共计不少于3人共同参与合同谈判；由项目出资购置时，由项目经理或授权分管

副职牵头，物机部、工经部共计不少于3人共同参与合同谈判；小型、急需设备的采购谈判物机部门应不少于2人共同参与，以充分发挥集体的智慧，保障公司的利益。

3、单项价值在20万元以上的设备购置，按集团公司设备管

理的有关规定由集团公司负责主持，公司及项目设备管理部门应有不少于2人全程积极参与、协助；若由公司或项目自主采购时，按上一款规定进行合同谈判；

4、设备租赁的合同谈判参照第2款的规定执行；

5、合同样本应采用集团公司（或本公司）的合同范本，经公

司经理或项目经理审定后由其本人或授权人签订；

6、设备采购合同原件交财务部门保存，物机部、设备专干保

存复印件；

7、项目经理部应在合同签署生效后一星期内将生效的正式合

同文本复印件上报公司经理部备案。

第六十五条项目经理部应按月及时对设备租赁费用进行结算。设备租赁费用的结算按下列程序进行：

1、租赁设备按月结算时，由现场施工员填写设备到场启租及

完工退租日期确认单一式两联（存根联与结算联），交物机部长、工程部长共同复核、项目分管副职审核后，将结算联交机主方，存根联

交机料会计及时输入电脑并妥善保存；

2、租赁设备按台班或工程量结算时，由现场施工员与工程部

长一起（至少2人），与机主方共同确认台班时间或丈量已完工程量，

现场施工员填写台班或工程量确认单一式两联，经工程部长、物机部长复核、项目分管副职审核后，将结算联交机主方，存根联交机料会

计及时按日、按张分类输入电脑并妥善保存；

3、每月10日前，由机料会计将上述输入电脑的确认单整理、汇总，收回机主方结算联核对无误后，按合同协议单价，扣除价拨款

项及相关税费后，开出设备租赁费用结算单，经工程部长、物机部长

共同复核、项目分管副职审核后，交项目经理审批；

4、审批后的设备租赁费用结算单原件交项目财务部作为结算、支付依据并妥善保存；相应各种原始结算凭证、扣款凭证加盖“已结算”印章，随设备租赁费用结算单复印件一起由机料会计按月分类归

档妥善保存。

第六十六条项目物机部应按月建立设备租赁费用结算台帐，并在每月10日前将项目上月《新购设备统计表》、《设备租赁统计表》

上报公司经理部。

第六十七条财务部门对设备采购和租赁费进行支付时，必须验证和核对该事项的正式书面合同、相关费用的扣除，以及是否符合验收与结算等相关审批手续，否则，不予进行支付。

第八章材料采购合同的签订与履行

第六十八条项目经理部应在签订施工承包合同一个月内，根据工程的具体情况，计算项目所需主要材料的设计用量以及单项工程

所需消耗主要材料的设计用量，建立材料设计用量台帐，并将此资料与成本预算资料一并上报公司经理部。

第六十九条工程所需主要材料的采购均需采取公开招标或

多家询比的方式评定和选择合格供应商，不得人为将材料采购进行拆分，并按下述分级授权的原则与供应商进行合同谈判及签订书面合同：第七十条项目经理部应按月及时对材料费用进行结算。材料结算按如下程序进行：

1、材料验收人员将当日进场材料的过磅单、验收单核算联及

时交材料会计，由材料会计及时按日、按张分类输入电脑并妥善保存；

2、每月10日前，材料会计将上述输入电脑的进场材料数据

整理、汇总，按合同协议单价，扣除价拨款项及相关税费后，开出材

料结算单，经材料部长复核、项目分管副职审核后，交项目经理审批；

3、审批后的材料结算单原件交项目财务部作为结算、支付依

据并妥善保存；相应各种原始结算凭证、扣款凭证加盖“已结算”印章，随材料结算单复印件一起由材料会计按月分类归档妥善保存。

第七十一条项目材料部必须建立健全的材料管理制度，建立材料实际消耗台帐，并规范入库、验收、出库、领用、结算、盘底等

程序，加强材料管理，控制材料成本。

项目材料部应于每月10日前将项目上月《主要、大宗材料进出场数量表》（附表8）上报公司经理部；生产高峰时期每半个月统

计上报公司经理部。

第七十二条财务部门对材料款进行支付时，必须验证和核对该事项的正式书面合同、相关费用的扣除，以及是否符合审批程序，

否则，不予进行支付。

第九章附则

第七十六条本细则在集团公司《合同管理办法》的基础上制定，未涉及的内容参照本细则或集团公司有关规定执行；为保证各种表格样式的规范统一，公司及项目各有关部门、人员应按附表的格式填报。

第七十七条本细则由公司经理部负责解释、修改。

档案管理操作手册

目录 一、档案管理平台综述 (2) 二、档案案卷管理 (3) 三、档案文件管理平台 (6) 四、档案文件的列表导入 (10) 五、档案借阅管理 (12)

一、档案管理平台综述 档案管理分为文书档案和工程档案。 操作路径为： 工作管理→档案管理→分类档案管理 →文书档案/工程档案 如右面图1所示。 双击打开进入档案管理平台界面， 如下面图2所示（以文书档案为例） 图1 图2 案卷平台 卷内文件 未归卷文件 组织目录树

1.组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）； 2.案卷平台：显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进行归盒归卷处理； 3.卷内文件：选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现； 4.未归卷文件：所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。 二、档案案卷管理 图3 如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档

，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示： 图4 文书档案案卷管理平台字段说明： 编号数据名称来源说明其他说明 1档号自动生成组织号.年+流水（2位） 2保管期限选择录入永久、长期、短期 3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通 4件数自动生成本卷内文件总份数 5页数自动生成本卷内文件总页数 6案卷题名手工录入卷名 7立卷单位选择录入 8存放位置手工录入实体档案存放地点 9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期 10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期 工程档案案卷管理平台字段说明： 编号数据名称来源说明其他说明 1档号自动生成项目编号.流水（2位） 2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目 3保管期限选择录入永久、长期、短期 4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通 5件数自动生成本卷内文件总份数 6页数自动生成本卷内文件总页数 7案卷题名手工录入卷名 8立卷单位选择录入 9存放位置手工录入实体档案存放地点 10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期 11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期

档案管理学试卷及答案

档案管理学（A卷） 一、单项选择题（10%） １、档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性的程度，其中能满足利用者要求的准确程度的是（） Ａ、查准率Ｂ、查全率Ｃ、检索效率Ｄ、漏检率 ２、档案检索工具的种类比较多，将著录条目连续排列并装订成册的检索工具是（）Ａ、馆藏性检索工具Ｂ、书本式检索工具 Ｃ、查找性检索工具Ｄ、介绍性检索工具 ３、大事记的种类很多，记载国家或一定地区一定时间内某一方面的大事记是（）Ａ、机关工作大事记Ｂ、国家或地区大事记Ｃ、专题大事记Ｄ、个人生平大事记 ４、档案展览和陈列的性质主要表现是多方面的，能表现档案内容，能更具吸引力并能受到良好服务效果的是（） Ａ、现实性Ｂ、思想性Ｃ、艺术性Ｄ、翔实性 ５、对档案数量、存在与保管的状况及其变化情况进行登记的形式有多种，其中详细登记每一个全宗情况的形式是（） Ａ、全宗名册Ｂ、卷内文件目录Ｃ、档案登记簿Ｄ、全宗单 ６、统计调查根据统计工作的不同类型，它可以分为两种类型。因某一特定需要而临时组织的统计点调查是（） Ａ、综合性调查Ｂ、抽样调查Ｃ、专门调查Ｄ、随机抽样调查 ７、编写组织沿革可以有多种方法，按年度记述某一机关组织概况的是（） A、阶段法 B、系列法 C、编年法 D、系统法 8、档案文摘汇编的编辑、出版形式比较灵活，根据社会某一方面问题汇编公布的档案文 摘是（） A、学术论文文摘 B、科技成果文摘 C、现行文件文摘 D、专题档案文摘 9、档案标引步骤主要由两部分内容组成，其中确定被标引档案主题概念过程的是（） A、主题因素 B、主题分析 C、概念转换 D、标引规则 10、为了保证标引工作的质量，有三个指标应该掌握，其中能确认档案所有程度的是（） A、标引的专指度 B、标引的一致度 C、标引的网罗度 D、标引质量指标 二、多项选择题（10%）

档案管理操作手册

档案管理操作手册 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

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档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。 在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。 在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。 首先跳出的是档案库的选择窗口。

图17-1 档案库选择窗口 档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护 用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。系统将当前档案馆设置为默认档案馆。

图17-1-1 档案馆信息 17.1.2 定义ABS码 标准档案分类码在系统中简称ABS码。不同行业均有自己的行业标准档案分类码。所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。 选择【定义】=>【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑的窗口。

档案管理制度

档案管理制度 一、目的： 规范档案管理工作，使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。 二、适用范围： 公司档案管理全过程 三、档案整理原则与方法： 1、档案整理原则： 办理完毕的文件、培训资料，其他资料收集齐全，按类编码分类存放，每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。 档案整理方法： （1）、按公司制定的编码分类整理。 （2）、每天要进行清理归档，以免资料堆积。 （3）、每年3月前要对档案整理，销毁不必要保存的材料。 （4）、准确地做好文件索引，以便于查找。 （5）、归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别组装入一个代办卷宗，以便要归档时，所有材料都是能随手而得，避免盲目的查找。（6）、案卷厚度一般在1.5公分至3公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹材料，要用纸加衬边；纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；按宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写、字迹端正。 （7）、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编号等，档案目录要有：全宗案卷目录、卷内目录组合而成。 （8）、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。 2、档案室管理规定 （1）、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例，在总经理的领导下，做好公司档案局工作。

（2）、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成，己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录，是今后工作考察的主要依据。按国家规定，由档案管理员统一管理，任何人不得据为己有。 （3）、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；当档案管理人员或职责有变动时，应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。 （4）、档案室是重要场所，任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。（5）、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。3、档案文件借阅规定 （1）、借阅档案（包括文件、资料、图纸、合同），必须填写《内部文件借阅登记表》后方可借阅；秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。 （2）、目录不给借出，只供在档案室阅； （3）、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，按反保密法追究当事人责任。 4、档案销毁管理 （1）、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料，将超出保管期限的档案或其他原因需要销毁分类列表，填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签认，交回行政管理部。 （2）、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查明原因，有必要时，需向总经理请示汇报。 （3）、行政管理部核对清楚，确认后上报总经理。 （4）、总经理认为无误后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。 （5）、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理（或指定责任人）、记录员。销毁过程应做好保密工作，销毁完成后，由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。 （6）、销毁完成后，档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。

档案管理学复习资料

档案管理学复习资料 １、档案的萌芽时期是结绳记事、刻契记事，形成时期是原始图画，成熟时期是原始文字，总之，档案的产生以文字为条件，而阶级的出现、国家的产生推动了档案的发展成熟。 ２、我国档案演变经历了以下六个阶段：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、新型载体档案。 ３、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律以备查考的各种形式和载体的历史记录。基本含义1档案是人类社会各项实践活动中形成的。2档案是保存备查的历史文件。3档案信息的记录方式和载体的多样性。4档案具有特有的原始记录性。 ４、文件与档案的关系：第一，文件是档案的前身，档案是文件的延伸；第二，文件是档案的基础，档案是文件的升华；第三，文件是档案的因素，档案是文件的组合。 ５、档案的本质属性是原始记录性，一般属性是知识属性和信息性。６、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值。 ７、档案的作用：第一，维护国家、集体和个人权益的法律书证；第二，政治的必要工具；第三，行政管理的查考凭据；第四，生产建设的参考依据；第五，科学研究的可靠资料；第六，宣传教育的生动素材。 ８、档案发挥作用的规律：第一，档案的时效律和扩展律；第二，档案机密性递减律和社会递增律；第三，档案行政作用弱化律和科学作用强化律；第四，档案价值共享律。 ９、档案发挥作用的条件：第一，外部条件对档案价值实现的影响：（1）社会发展水平和社会政治条件；（2）社会档案意识 第二，内部条件对档案价值实现的影响：（1）档案管理方法的科学与否直接影响到档案价值的实现；（2）档案管理的手段现代化能够快速、准确、有效地提供档案，为档案价值的实现创造了条件；（3）档案管理状况，即物质保管条件。 １０、国家档案全宗是指一个国家过去和现在的国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。 １１、我国“国家档案全宗”按历史时期分为两大部分：第一，中华人民共和国建国后的档案，包括建国以来党和国家的中央及地方的各级机关、部队、团体、人民公社、企业和事业单位的档案以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案；第二，中华人民共和国建国以

关于档案管理系统用户操作手册.doc

汾西矿业集团公司 档案（信息化）管理系统 用 户 操 作 手 册

1、系统应用价值 2、产品的特点 3、系统档案库结构 4、系统基本操作

1、系统应用价值 购买档案管理系统主要用来解决以下问题： 1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200 份以上的文件产生。 2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。 3.原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占 用的空间？ 4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息 不随着时间的流逝而消失。 5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。 6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。 7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。 8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入和查询利 用困难。 9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实 现。如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也 是必须的。 10. 上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力” 了。怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了 每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统结合档案管理，可靠的保证！的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。 让客户明明我们都有对应的软件部件给予解决，对于以上问题的解决，并且量体裁衣，白白的上系统，实实在在的解决问题。2、产品特点:1. 数据库树形结构技术数据库树形结构技术是我们系统的独有优势，针对某一具体档案管理类型，树形扩展深度没有限制，提供了复杂文、档资料的管理平台。 理支持档案管类型深度扩充 档案管理中可能出现个性的地方均可灵活定制

企业档案管理手册

企业档案管理手册 企业档案管理手册 为加强公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案 管理水平，特制定本管理办法。 第一章总则 第一条为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的经营和发展服务，进而带动公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法， 结合本公司实际情况，制定本管理办法。 第二条公司的档案管理分为一和二级两部分。一级档案是指公司在基本建设、经营 发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。二级档案是指公司在进行主营业 务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种 文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。 根据公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管 理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营 销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。 第三条公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护公司档案的完整、准确、系统、安全， 为发展公司的事业服务。 第四条档案工作是各项管理工作的重要组成部分，纳入公司工作的发展规划和年度 工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个公司档案工作发展的需求。 第二章管理体制与职责 第五条公司应设置专人专岗负责档案管理工作，，根据公司自身的情况对档案进行 管理。 公司的档案工作在主管经理的领导下，实行档案工作集中统一管理，统筹规划、组织 协调、统一制度；同时又是收集、保管公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部 门立卷归档工作进行指导和监督。 第六条各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业 务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定 期将整理好的档案移交档案室。

数字档案管理系统手册

系统概述 档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础，二十世纪七八十年代，随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。二十世纪中期到二十一世纪初，国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加，档案部门配置的信息化设备越来越多，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪以后，网络信息技术的广泛应用，特别是电子政务的快速发展为档案信息化建设注入了新的活力。 虽然国内数字档案馆发展迅速，但是我们必须清醒的认识到：很多用户单位仍然在使用着单机版的档案类管理软件。这些档案类管理软件在功能上不够完善，在运行上不够稳定，在对档案的处理速度和精度方面，远远不及网络版的档案管理软件，无法满足日益增长的档案管理需求。 《数字档案馆管理系统》是济南国子数码科技有限公司自主开发的网络版的档案管理软件，该软件的设计遵循国家档案局（馆）的相关规范、标准，操作简单、性能稳定、数据安全性高，极大提高了数字档案馆的建设速度。 公司介绍 济南国子数码科技有限公司，独立软件开发商，已通过软件企业认定、软件产品认定、CMMI L3软件开发成熟度认证、ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证。公司以各类管理软件研发和软件系统集成为主营业务。 解决方案 国子数字档案馆管理系统立足建设一个区域性、开放型的文件、档案信息中心，为各级各类行政事业单位和企业提供数字化的网上档案管理、查询、服务。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工，并进行高质量的保存和管理，通过网络提供高速的多媒体信息存取服务，有效提高档案部门信息化工作。 国子数字档案馆管理系统是以分布式的海量数据支撑，基于智能检索技术和高速宽带网络技术的大型开放、分布式信息库，结合先进的信息技术、主机系统、扫描技术、网络系统、存储技术和安全管理体系，使档案工作提高到全新的管理模式，为用户带来显著的管

档案管理员岗位手册

航海创意投资集团管理手册 基建档案管理员 岗位手册 航海创意投资集团发布

目录 第一章基建档案管理员岗位概述 1.岗位结构图 2.岗位定位 3.素质、技能、知识（素质统一编写） 4.整体工作管理流程 第二章基建档案管理操作流程及规范要求 1.交接、收集 2.整理、传递、存放 3.使用和管理（借阅、销毁） 第三章业务配合要求 第一节．设计阶段配合 1.设计档案资料管理 2.设计沟通会议的组织、协调 3.日常设计信息整理和传递 第二节：施工阶段配合 1.施工档案资料管理 2.施工招投标配合 3.日常施工信息整理和传递 第三节：项目交接配合 1.竣工资料收集 2.项目资料交接 第四章日常办公事务管理（略）

第一章基建档案管理员岗位概述1.岗位结构图： 2. 岗位定位：基建项目历史（成长与发展）博物馆的馆长。 3. 素质、技能、知识（素质统一编写）： （1）具备档案管理的基础知识和要求。 （2）熟悉档案管理流程和内部要求。 （3）具有基本的工程识图能力。 （4）具备cad软件的使用的基础知识和操作技能。 4. 整体工作管理流程 （1）基建档案管理流程：收集——整理、传递、存放——使用和管理（2）业务配合管理流程：提出配合需求——配合执行。

第二章基建档案管理操作流程及规范和要求 1．建立基建档案目录框架： （1）与基建中心总经理、企管中心总经理确认基建档案类别和内容： （2）编制各类文件存放形式和要求。其要求如下：

（3）建立各类资料文件夹：

根据各个项目工程进度需要，建立各个项目资料的文件夹或文件盒，并在文件夹或文件盒的中脊处标注文件资料类别，如金宝手续文件、甲方发放工作联系资料。 2.交接、收集档案资料。其规范如下：

档案管理学复习题

《档案管理学》复习题填空1、《文件整理规则》最根本的特点，就是以（件）为单位。 2、国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（30）年向社会开放。 3、2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（13）种。 4、公文用纸采用国际标准（A4）型纸。 5、A4型纸的成品幅面尺寸为（210X297）mm。 6、全宗号用（4）位代码标准。 7、档案室的收集，正常情况下主要是指（归档）。 8、立卷说明是对档案的补充和概数，具有资料积累和（检索）的双重功能。 9、根据规定，省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存（20）年左右后向本地区综合档案馆移交。 10、根据规定，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存（10）年左右后向本地区同级综合档案馆移交。 11、文书档案长期保管期限为（16－50）年左右。 12、鉴定档案价值的基本方法就是（直接）鉴定法。 13、档案代理卡又称（代卷卡）。 14、档案编目的实质是把档案信息资源整理的成果（固定化）。

15、档案著录项目共分（七）项。 16、档案馆指南的主体部分是（馆藏档案情况介绍）。 、资料目录的主体部分是（资料分类目录）。17． 18、照片档案主要由底片、照片及（文字说明）构成。 19、档案著录时，时间项一律用（8）位阿拉伯数字表示。 20、档案著录的结果是（条目）。 单选 1.档案著录的结果是（D）。 A卡片B记录C目录D条目 2.国家档案馆保管的档案向社会开发的界线，一般应当自形成之日起满（C） A 10年 B 20年 C 30年 D 40年 3.2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（B）。 A 10种 B 13种 C 15种 D 18种 4.公文用纸采用国际标准（D）。 A B5 B十六开 C B5 D A4 5.A4纸的成品尺寸为（A）。 A 210x297mm B 210x265mm C 184x265mm D 225x156mm 6.保存底片的适宜温度为（B）。 A 13－16℃ B 13－15℃

档案管理工作手册

XX公司行政部 档案管理工作手册

目录 一、档案管理网络图 (3) 二、档案管理总则 (4) 三、综合管理部职能 (5) 四、档案管理工作职责 (7) 1）文件材料的收集管理 (7) 2）公司专（兼）档案管理员工作职责 (8) 五、档案归档范围 (8) 1）内部资料类 (8) 2）行政管理类 (9) 3）党群工作类 (9) 4）经营管理类、设备仪器类 (9) 5）生产技术管理类、基本建设类 (10) 6）会计档案类 (11) 7）平时归卷 (11) 六、立卷（案卷质量及要求） (12) 七、档案室管理 (15)

XX公司档案管理组织机构图档案负责人：部门负责人 财务部市 场 拓 展 部 综 合 管 理 部 园 区 管 理 部 物 流 管 理 部 经 营 计 划 发 展 部 人员名字人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 档案主管领导：总经理 客 户 服 务 部 人 员 名 字 信 息 化 建 设 组 档案室管理：兼职档案员 人 员 名 字

总则 第一条根据国家档案局国档发（1991）20号文《关于印发<工业企业档案分类试行规则>的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规范》要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

档案管理作业指导书

档案管理作业指导书 1. 目的 规范文档资料的收集、编目、归档和保管。 2. 范围 适用于住宅项目服务中心文档资料的归档与管理。 3. 方法与措施 3.1文档资料目录的建立 3.1.1物业服务中心应建立〖文档资料目录〗，并建立相应的档案袋/盒/夹。 3.1.2物业服务中心文档编码规则： A. 纸质文档编码根据国家创优考评标准条目进行。如文档对应于考评标准第二章第一条，则其编号为 “ 2-1”，如该条目对应的文档有两卷或两卷以上，则每卷的编号为 “2-1-1、2-1-2 ……”。 B. 为便于查阅，用档案盒装的文档编号后面加A，用文件夹装的文档后面加B，用文件 袋装的文档后面加C,^口：“2-1-1A ”、“2-2-3B ”。 C. 物业服务中心其他文档编码规则为“部门/项目简称拼音缩写+x乂'，女口：金爵公寓其他文档编码方 法为“ jjO1、jj02……”。 3.1.3职能部门应根据本部门工作中产生的文件资料的种类建立相应的档案盒/夹，编码规则与3.1.2 C规定的编码规则相同；电子文档应分类建立电子文件夹。 3.2归档时间 3.2.1物业服务中心可依据部门实际情况规定文件资料的归档频次/时间，指定本部门专 人为各类文件资料收集与归档责任人、部门主管为监督检查人。 3.2.2各类文件资料归档责任人应于每月/季度（根据文件资料产生时间及数量确定）15 日前收集上月/季度生成的文件资料（含已填写完毕的记录）并进行编目、归档。 3.2.3部门资料管理员应于每季度首月对本部门文件资料的归档情况进行全面检查、梳理，完善文档管理工作。 3.2.4规划资料、产权资料、工程资料应在承接查验时核对、接收并归档，如有欠缺应建立清单并向房开公司索取，在物业交付使用后三个月内收集完整。 3.2.5业主资料应在办理房屋交付使用手续时收集并归档，如有欠缺应建立清单并进行催收，在交付使用后三个月内收集完整。

档案学概论

档案学是一门应用学科。1、三个二级学科：图书、情报、档案学管理 “图书、情报、档案”一体化创成一级学科，档案管理学 2、是档案管理学的基础课程 是从事文员、秘书的技能课程，以下是8大技能 技能：收集、整理、鉴定、保管（档案保管期限登记、编目）、检索、利用（用于行政管理，经济建设、科技建设、文化教育、科学研究）、编辑研究、统计做公务员的总的要求：档案学管理、秘书学、办公室管理 档案学概论 第一章、档案 第一节、档案的起源与沿革 一、中国档案的起源 二、我国档案的形式和名称的演变与沿革 第二节、档案的定义 一、档案的定义 定义：国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声音等不 同形式的历史记录。 档案产生的条件 档案的产生是逐渐历年产生的。恩格斯说：蒙昧、野蛮、文明。今天的文书，明天的档案。 条件如下： 1、进入文明时代后，记录符号、文字记录 2、随生产实践发展，语言文字完善，出现了有条理的信息记录 3、商业的发展，促进了有条理信函及应用 4、有条理的信息用完后为了日后查考保存起来，形成档案 二、档案的基本含义 （一）、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。 （二）、档案是保存备查的历史记录。 注：文件转化为档案一般须具备以下三个条件 （1）办理完毕的文件才能归入档案。 （2）对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 （3）按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。 （三）档案的形式是多种多样的。 1、档案信息的载体 载体形式：甲骨档案、简牍档案（竹简+木椟，这在战国至两晋产生最多，尤其是秦汉）、金石档案（青铜+石刻）、缣帛档案（细绢档案）、纸质档案 2、档案信息的记录方式 （1）从档案信息的处理技术即档案信息记录在载体上的方法看 刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等

档案管理学笔记

档案管理学笔记参考资料 目录 第二章档案价值的鉴定 (2) 知识点1：档案价值及档案价值的鉴定工作理解 (2) 知识点2：档案价值鉴定工作的基本内容 (2) 知识点3：档案价值鉴定工作的意义 (2) 知识点4、档案价值鉴定标准 (2) 知识点5、鉴定档案价值的原则 (3) 知识点6、档案保管期限表 (3) 第三章档案的收集 (4) 知识点1、档案收集工作的内容 (4) 知识点2、档案收集工作的意义 (4) 知识点3、归档制度 (4) 知识点4、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用 (5) 知识点5、馆藏档案的补充源 (5) 知识点6、档案馆对历史档案的接收与征集 (5) 第四章档案的整理 (6) 知识点1、含义、内容和意义 (6) 知识点2、档案整理工作的原则 (6) 知识点3、全宗相关知识 (6) 知识点4、全宗内档案的分类 (7) 知识点5、案卷知识 (7) 知识点6、档号 (7) 知识点7、档案整理中的组织管理 (7) 知识点8、文号索引 (7) 第五章档案保管 (7) 知识点1、档案保管概念 (7) 知识点2、档案保管工作任务 (8) 知识点3、档案保管工作的基本要求 (8) 知识点4、档案保管的物质条件 (8) 知识点5、基本概念 (8) 第七章档案信息资源开发利用概述 (8) 知识点1、档案信息资源开发的含义 (8) 知识点2、开发的意义 (8)

知识点3、开发原则 (8) 知识点4、开发面临的主要障碍 (9) 知识点5、开发应采取的措施 (9) 知识点6、简述档案提供利用、档案利用、档案信息资源开发之间的区别与联系 (9) 第八章档案检索 (9) 知识点1、档案检索 (9) 知识点2、检索效率 (9) 知识点3、档案著录 (9) 知识点4、档案标引 (9) 知识点5、档案检索工具 (10) 知识点6、档案目录中心 (10) 知识点7、档案的计算机检索 (10) 第九章档案的编研 (10) 知识点1、概念和内容 (10) 知识点2、编研意义 (10) 知识点3、编研特点 (10) 知识点4、大事记 (10) 知识点5、组织沿革 (11) 第十编档案提供利用 (11) 知识点1、档案利用工作概念 (11) 知识点2、档案利用工作的地位 (11) 知识点3、怎样做好档案利用工作 (11) 知识点4、档案利用服务利用方式 (11) 知识点5、档案提供利用的宣传和咨询服务 (11) 知识点6、开放档案 (12) 备注说明 (13) 绪论 一、档案管理学现状 1．档案管理学：是研究档案系统的运行规律阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科2．档案管路学历史：从无到有的过程

中国石油内部资料人事档案操作手册

中国石油内部资料人事档案操作手册 中国石油人力资源管理系统用户操作手册 人事档案管理（人事岗专用） 人力资源管理系统项目经理部 二〇〇九年三月

目录 一、档案转递信息 (3) 1．档案转入管理 (3) 2．档案转出管理 (8) 二、待移交档案材料管理 (10) 1. 功能概述 (10) 2. 操作流程图 (10) 3. 具体操作 (10) 4. 批处理工具的使用 (11) 三、档案查（借）阅情况信息 (14) 1．档案查阅情况信息 (14) 2．档案借阅情况信息 (19)

人事管理岗在人事档案管理中的职责 一、档案转递信息 1．档案转入管理 （1）功能概述 “档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。 （2）操作流程 档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图： （3）具体操作 ①操作路径：SAP菜单→人事档案管理 ②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息 ③人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图：

状态维护 为“处理 中” ④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。 状态维护 成“提交” （4）批处理工具的使用 《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息 当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入： 其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序 其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序 具体操作： 第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板： 选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员

档案管理工作手册

档案管理工作手册 一、分管档案工作的局领导职责 1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 二、局档案员职责 1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、分管档案工作的各处(室)领导职责 1、配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。 2、将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。 4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作。 5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。 6、负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。 四、各处、室专(兼)职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。 6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图

员工档案管理办法

员工档案管理办法 (2009-07-13 19:34:51) 转载 分类：工作感想 标签： 杂谈 1.总则 1.1 制定目的 为保证公司员工档案科学、完整管理，为公司人力资源管理提供真实、有效的依据，特建立此制度。 1.2 适用范围 公司所有在职员工的档案 1.3 权责单位 （1）办公室负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 2.员工档案管理办法内容 2.1 公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况，以下资料纳入公司人事档案范围内： （1）个人简历 （2）《应聘人员登记表》或《员工登记表》 （3）身份证复印件 （4）学历证书复印件 （5）驾驶证复印件 （6）劳动合同（详见附件一）或用工协议（详见附件二） （7）《员工转正考核表》 （8）《申请薪资调整表》 （9）《调令单》 （10）奖惩记录 （11）与公司签订的其它合同、协议，如保密协议（详见附件三）、廉政协议（详见附件四）（12）《离职申请单》 （13）《离职人员结算单》 （14）其它有必要纳入档案的资料 注意：培训档案单独管理，不纳入员工档案范围内。 2.2 档案建立、维护及销毁 （1）人事专员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案； （2）员工档案管理人员负责将员工档案按工号统一管理，以便查询； （3）辞职、辞退员工的档案从在职人员档案中提出，单独保管2年后销毁。 2.3 档案查询权限 员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，办公室主任因工作需要可以查阅员工档案，本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经办公室主任同意后方可查询员工档案。 3.本管理办法所指的员工档案指员工进入本公司后的档案，不含员工进公司前的人事档案。 4.附件 附件一：《劳动合同》

公司档案管理工作总结(20210215205709)

公司档案管理工作总结 按照中央、省、市组织部门干部人事档案专项审核工作的统一部署和要求，我局高度重视，精心部署，严格按照规定要求，认真组织实施，按时完成干部人事档案专项审核工作。 一、基本情况 市委组织部开展干部人事档案专项审核工作部署以来，我局充分认识干部人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是选准用好干部的一项基础工作，高度重视，及时部署，力求做到应审尽审、规范程序、从严从实、客观公正。我局本次干部人事档案专项审核人员包括局机关、直属单位及东侨分局全体公务员，共计99卷人事档案，其中科级干部64卷，一般干部35卷。目前已经完成99卷干部人事档案初审及复审工作，并经过汇总分析，将干部人事档案专项审核中存在的重要问题及基本信息提交党组会研究认定通过，针对缺失材料开展收集归档工作。 二、主要做法 （一）强化领导，精心组织。一是成立了宁德市工商局干部人事档案专项审核工作领导小组，负责干部人事档案专项审核工作的组织领导，由市工商局党组成员、副局长林强任组长，监察室主任包继芳、人事教育科科长胡良帮任副组长，并抽调了钟育强、李福棣、林莺、吴先治、梁月娟等同志组成专项审核组，负

责专项审核具体工作。市工商局党组结合周、月例会，及时了解掌握工作进展情况并研究确定专项审核工作的具体事宜。二是制定出台了《宁德市工商局干部人事档案专项审核工作实施方案》，明确审核范围、时间安排、方法步骤、保障措施，做到组织到位，人员到位，分工明确，责任到人。三是根据工作需要，专门配备了电脑、彩色及黑白打印机、扫描仪、装订机等，为档案专项审核工作提供物质保障。 （二）扎实推进，从严审核 一是如实登记，严格审核。在专项审核工作中，以专项审核《操作手册》、《实施方案》等为依据，采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审，逐卷逐页查问题，对干部人事档案进行全面审核，初审完成后集中进行复审。审档人员以较强的责任感，本着对组织、对干部个人负责的态度，重点审核干部“三龄二历一身份”、奖惩情况、家庭成员及重要社会关系等重要信息，以及档案材料是否涂改造假、重要原始材料是否规范完整，是否存在以不实信息获取利益等现象，发现问题如实登记，填写《干部人事档案专项审核情况登记表》。并与干部本人见面，补证相关材料，经比对、调查核实后存档。每卷档案都经过初审和复审，并做到初审人员和复审人员确认签字。 二是汇总分析，分类研判。对审核登记的问题及时汇总、认真分析，准确掌握各类问题的具体情况，凡把握不准的向上级部门请示，提出初步处理意见。截止目前，我局审核人数共99人，

档案管理学试题与答案

档案管理学试题及答案 一、填空题 ( 每空 1 分，共 20 分 ) 1.文件的生命周期大致可以分为四个阶段，即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件 ________阶段和文件永久保存阶段。 2.档案的内在联系性，决定了集中在一起的档案才具有 ________功能。 3.馆藏建设的四大原则是 ________原则、效益原则、特色原则和弹性原则。 4.档案法规总的来说，是从 ________和保管期限两个方面，对档案信息的输入、 储存问题进行了规范。 5.归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、 ________ 性行动。 6.智能控制是对档案信息更高程度的控制。智能控制的深化有助于导致实体控制 的 ______。 7.档案信息处理语言按其构成原理，可以分为分类法语言、 ________语言和代码 语言等。 8.立档单位必须是具有相对独立 ________，并主要以自己名义对外行文的社会主 体单位。 9.全宗之下、案卷之上的档案实体分类层次，可以称为 " 系列 " ，对" 系列分类表 " 人们一般称其为 ________方案。 10.档案整理首先是从 ________开始的，这是因为档案信息的有机关联性首先是 在这一层次上体现出来的，而且，它也是档案馆 ( 室) 对档案进行日常科学管理的 基本单位。 11.档案著录是对档案文件的内容和形式特征进行分析、选择和 ________的过程。 12.对档案内容所涉及事物的著录所形成的条目，是编制 ________的基础。 13.所谓按事由类同性分类，就是主要按社会职能的 ________类分档案信息。 14.档案检索工具具有存储、检索、 ________档案信息三项功能。 15.我国国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满________年向社会开放。 16.档案展览本身就是提供 ________的现场，利用者可以从中得到较为集中和系 统的材料。 17.档案指南有全宗指南、 ________、专题指南三种。 18.________ 是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗号的登记册。 19.档案统计，从广义上说，包括档案 ________统计、档案管理活动统计和档案 事业统计三方面的内容。 20.借阅服务是应用面最 ________的档案信息服务方式。 二、单项选择题 ( 在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答 案的序号填在题干的括号内。每小题 1 分，共 20 分) 1.所谓馆藏建设就是对文件或档案加以 ( ) ，使之入藏于档案馆 ( 室) 的行为或过程。

企业档案管理手册

企业档案管理手册 为加强公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法。 第一章总则 第一条为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的经营和发展服务，进而带动公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本公司实际情况，制定本管理办法。 第二条公司的档案管理分为一和二级两部分。一级档案是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。二级档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。 根据公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。 第三条公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展公司的事业服务。 第四条档案工作是各项管理工作的重要组成部分，纳入公司工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个公司档案工作发展的需求。 第二章管理体制与职责 第五条公司应设置专人专岗负责档案管理工作，，根据公司自身的情况对档案进行管理。 公司的档案工作在主管经理的领导下，实行档案工作集中统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度；同时又是收集、保管公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。 第六条各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整理好的档案移交档案室。