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原材料采购管理办法

江苏悦达进出口有限公司

原材料采购管理办法(试行)

为加强原材料采购活动的管理,规范采购行为,保持合理原料储备,保证生产经营正常运转,降低采购成本,提高经济效益,特制定本制度。

一.采购及付款程序

各单位应当按照核料、请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。具体操作程序:

、核料:原材料采购必须根据产品销售合同,由生产部负责先进行封样确认,根据已确认的封样,由负责核料的人员核定单位材料消耗定额及材料消耗总额,并经生产主管签字确认。

、请购:仓库保管员根据材料消耗定额,提供仓库材料结存数量,并由生产主管确认仓库中可使用或可替代使用的材料数量,据此确定实际应采购材料数量,编制材料申购单。

、审批:上述程序形成的采购材料申请单,经财务负责人复核,报单位总经理批准后交供应部门执行。

、采购:采购人员必须严格按照批准的材料申购单内容在规定的时间内完成采购,

不得擅自改变申购单计划采购品种及数量。采购人员必须掌握所购材料的产地、规格、型号及数量,联系供应商,进行询价、比价、议价,按质优价廉的原则,选择一些规模大、信誉好的企业作为定点采购单位,签订供货合同。对零星材料采购,采购员可在单位授权的范围内按照申购单的要求直接实施采购。并负责所购材料运输、收货等相关事宜。

采购合同应及时报财务部备案作为付款、核查等依据。

、验收:材料到货后,需经质检人员进行质量检验,检验合格由质检人员填制检验记录,经检验合格的材料方可入库;仓库保管人员根据质检记录,严格按材料申购单确定的数量验收入库。

对验收过程中发现异常情况的应拒收,同时填写拒收报告单,并立即向有关部门报告;有关部门应查明原因,及时处理。

一切材料未经办理验收入库手续不得直接交付使用。

.付款:采购人员应及时将采购材料验收入库单随同材料采购发票一起办理相关报批手续并交财务部作入帐及付款依据。各单位财务部门应对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核,按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范 货币资金(试行)》等规定办理相关付款事宜。

任何单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

各单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有

不符,应查明原因,及时处理。

二.实行责任制管理

为保证在满足公司生产需求的基础上最大限度地降低采购成本,对原材料核料、请购、审批、采购、验收、生产、付款等各个环节实行责任制管理,即无任那个环节人员因其责任心不强致使原材料积压、超耗或增加费用的,由相关责任人承担相应的经济损失。具体处理办法如下:

、因核料失误,核料定额过大(大于合理损耗),造成材料积压,由此造成的损失由核料人员与生产主管共同承担。因核料人员失误导致消耗定额偏小,需要补购的,经总经理批准后补料采购,核料员及生产主管应承担因补料而增加的费用,同时赔偿影响生产而产生的损失。

、采购员未能严格按批准的请购单品种、质量要求采购材料的,因此造成的材料积压、或质资价高的,由供应人员及时办理退货、调换、收回材料款等事宜,并由供应人员承担、赔偿相应损失。

、仓库保管人员对未能严格按材料申购单数量及质量要求验收入库的,或未能及时向生产部门提供材料结存品名及数量造成材料积压的,或保管不善致使材料损坏及盘亏的,应赔偿由此造成的经济损失。

、因生产过程中,操作不当而导致的材料超耗,由该道工序负责人全额赔偿材料损失,并处材料金额 的罚款。

、财务部未严格按照申购单的要求核对入库数量,对相关凭证真实性、完整性、

合法性及合规性审核把关不严,未按照相关合同规定付款的,应承担相应责任。

、几种特殊情况下超定额采购的管理。

( )因采购材料的数量较小,且为不常用的材料,供应商又有一定的起订数量供应限制的(如最低采购量超过请购量),首先应考虑由此而增加材料成本,若增加的成本不会导致该笔业务亏损,应按照申购程序批准方可实施采购;否则应考虑取消该笔业务。若按申购程序批准实施超定额采购的,超定额购进部分,由供应人员同供应商协商处理,协商不成的原则上应结转到该笔业务成本;若超定额数量较大的由企业视同正常积压材料统一进行处理。

( )因生产工艺等原因需要超过正常定额损耗,需补料或形成零星材料积压,应及时处理同时结转成本。

上述两原因形成暂时积压材料,每季末盘点一次,将盘点结果报进出口公司。对前述积压材料各单位应在下季度消化处理完毕,结转到当期成本。

各单位经营负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。原材料的管理状况将作为效益考核重要内容列入当年考核。

以上办法请各单位严格遵照执行。

二○○六年六月三十日