文件材料归档制度

文件材料归档制度

为了完整、系统地保存本单位在工作活动中形成的各类文件材料，提高归档文件材料的质量，特制订文件材料归档制度。

1、凡反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

2、凡需归档的文件材料都应字迹工整、图象清晰，禁止使用圆珠笔、红水笔、彩色蓝墨水笔起草，签批(科技档案有关资料除外)，以便长期保管。

3、办理完毕的文件材料要按立案卷类目及时归卷，文书档案在次年的上半年完成立卷归档工作；科技档案要在工作任务结束或告一段落后立卷归档。

4、归档要准确、及时，不能遗失、损坏具有保存价值的文件材料。

5、文件材料的归档份数一般只归档一份，特别重要和利用频繁的可归档多份。

6、各办、局有责任协助各档案(资料)员做好文件材料的形成，积累、整理和归档工作。

档案查（借）阅利用制度

为了加强对档案材料的管理，充分发挥它们在生产经营中的依据、借鉴、参考作用，搞好档案的查(借)况工作，特制订本制度。

1、本单位人员因工作需要查阅档案，须经档案员同意，原则上只准查阅与工作相关部分，办理登记手续，并指定在阅览室查阅。

2、本单位人员借阅档案，须经档案员同意，填写利用登记表

方可借出，但不准出单位机关，并在限定时间内按时归还．

3、重要的或机密档案资料如需查阅，须经分管领导和办公室主任批准后方可查阅，但不准复印，摘抄和出借。

4、外单位人员一般不得查阅本单位档案，如确需查阅的，应经分管领导、办公室主任批准，但不得出借。

5、查阅时要爱护档案，严禁在各类档案资料上书写、涂改，划线、标号，折叠，抽取，对损毁档案的行为必须追究责任，并给予必要的处分。

档案统计制度

档案统计是档案工作的—项重要基础工作，是揭示档案工作规律的一项有效措施．为了搞好档案统计工作，更好地了解档案和档案工作情况，促进档案科学管理。特制订本制度。

1、档案统计主要是档案管理基本情况统计，档案数量统计、档案提供利用及其效果统计。

2、经常及时地对档案收进、移出，整理、鉴定、保管、借阅、利用效果、销毁情况及时对档案系统的人员、机构、设备、装具等方面的变化、增减情况进行调查登记。

3、定人定期进行统计分析、形成统计分析报告。

4、档案统计数据以原始记录为依据。做到真实、准确、可靠、及时。

档案库房管理制度

按照国家档案局《档案库房技术管理暂行规定》，为改善档案保护条件，延长档案寿命，保证档案的完整与安全，特制订库房管理制度。

1、档案库房必须符合档案保护的“八防”要求。即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物及防污染。

2、档案库房内，非经档案管理人员许可，任何人不得擅自进入。

3、档案库房内需配备足够的档案柜架，使得档案资料排放整齐，取阅方便，不易损坏。

4、库房内需配备有湿温测量仪器，掌握库内外湿温变化规律，控制和调节库房湿温度。

5、防止或减少紫外线对档案的影响，应采用白炽灯照明。

6、库房门窗应加窗帘，避免阳光直射，为减少室外气侯急剧变化时对库房内的影响，门窗玻璃应完整。进出库房要随时检查，关好门窗。

7、库房内严禁吸烟，要配有相应灭火消防器材。

8、库房档案应配有防潮剂、樟脑精块，杀虫剂等。

9、档案入库前应作清理、整顿，对损坏的档案要进行一次清洁、补修、消毒及保护性措施。

10，做好卫生防疫工作，定期对库房管理情况进行全面检查，发现问题及时解决。

档案保密制度

档案是国家的宝贵财富，为确保单位机密的安全，遵照《保密法》精神，结合本单位具体情况，特制定本制度。

1、单位的全部档案划定密级，档案的密级可划分为“机密”“秘密”。单位领导班子会议记录卷定为机密。列为永久、长期保存的档案为机密。

2，查阅机密档案必须由办公室主任批准，但不得复制和摘抄。

3、档案人员应严格遵守保密纪律，不得随意向任何人泄密，对造成泄密事件的责任者要视情节严肃处理。

4、把好资料收集、整理、销毁关，对有保密价值的文件、资料须认真收集、归档，处理保密废纸，经办公室主任批准后予以销毁，两人以上监督或送上级档案部门统一销毁。

5、加强库房防范工作。及时检查门窗，对不合理的设施或隐患，要及时改正，做到安全保密一起抓。

6，加强单位各局和各科室自行整理档案的妥善保管，以防丢失及失密，造成不必要的损失。

科技文件、科技档案修改、补充制度

科技文件、科技档案的修改、补充是档案保管工作中的一项重要内容。科技档案反映在一定条件下科研、生产、建设活动的历史状况，现实面貌必须与物质成果保持一致。为了严肃科技文件、科技档案的修改、补充手续，特制订本制度．

1、对科技文件、材料中有设计错误或由于新技术的应用需要修改、补充时，单位的任何部门都有权提出修改、补充建议。

2、根据提出的修改、补充建议，经本部门负责人审查与有关联的部门联合会审，由分管领导签署修改、补充通知单，指定专门人员负责修改、补充。

3、如底图需要修改时，若内容较少，可直接在图中需修改的部位划改，刮改或发送修改通知单。采用划改，刮改时匝在修改处标注修改标记。

4、底图修改内容较多时，应另出新图代替，原图纸作废，新图代号等与原图一样，签字手续与原底图手续相同。

5、底图破损或底图丢失，也应重描底图，利用底图代号。

6、复印图修改时，如底图划改，复印图也同样划改或晒印新图，旧图作废；如底图刮改，复印图一律更换新图，旧图作废。

7、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改，补充通知单。

8、修改时应掌握先进性的原则。

档案鉴定、销毁制度

一、根据国家有关档案保管期限规定。制订本单位各类档案的保管期限表，对档案进行保管期限的划分。

二、档案保管期限一般分永久、长期、短期。根据国家档案局8号令，机关文书类档案保管期限分为永久、30年、10年，本单位依据此令执行。凡是对本单位有长远利用价值的档案列为永久保存；凡是对本单位在一定时期内有保存价值的列为长期(30年)或短期(10年)保存；介于两者之间的档案，其保管期限一律从长。

三、档案的鉴定工作由档案员和有关业务部门负责人及分管领导“三结合”的档案鉴定小组直接对档案进行鉴定，鉴定工作结束后出具鉴定工作报告。

四、对已满或超过保管期限的档案，应由档案人员提出销毁意见，造具清册，经鉴定小组鉴定后，由单位领导批准，并上报有关部门审核后，方可销毁。

五、销毁档案时应当指定三人以上负责监销，监销人员要在销毁清册上签字，防止档案的遗失和泄密。