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实验室保护客户机密信息和所有权程序

保证公正性和保护客户机密信息及所有权的程序

1 目的

为保护客户机密信息和所有权不受侵犯,特制定本程序。

2 适用范围

本程序文件适用于以下领域里的机密信息:

2.1客户提供的样品及其技术资料;

2.2客户的专利权;

2.3客户送检样品检验结果的所有权;

3 职责

3.1站长应落实保护客户机密信息和所有权的各项措施所需的资源和责任人,主持制定保密的文件并对员工进行保密和保护知识产权的教育。

3.2质量主管应对各项保密措施的实施进行监督检查,批准借阅保密资料;3.3资料管理员应按照本程序的要求做好技术文件的编号和保管,对有保密要求的文件和资料实行专柜保存,防止保密文件丢失、虫蛀和随意借阅;

3.4样品管理员应认真做好与客户的样品接收工作,记录客户对样品及资料的保密要求,做好样品和资料的传递交接记录,并对在检过程中样品及资料的保密进行监督检查。

3.5 XXX室接待客户时要了解客户对样品保密的要求,做好检验报告发送中的保密工作。

4 工作程序

4.1样品和技术资料的交接

4.1.1实验室在接受客户委托的检验任务时, 接待人员要向客户详细询问对样品以及技术资料的保密要求,并记录客户提交的所有样品、附件和技术资料,如客户有特殊保密要求,接待人员应按照客户的保密要求安排存放技术资料和样品。

4.1.2接待人员在与客户完成样品以及技术资料的登记和交接后,双方应在交接文件上签署交接人的姓名,此后开始直至客户取回全部样品和技术资料,接收人应对此期间的保密承担责任。

4.1.3实验室的接收人应在需要保密的文件交接单上加注醒目的“保密”标记。

4.1.4接收人应对需要保密的资料和样品,采取保密的隔离保管措施。对需要进行传递的检验任务/计划,应由交接双方做好登记、签字的交接记录,防止在交接中出现丢失和泄密。

4.1.5传递中的接收人应按照实验室的保密要求和规定,保管委托检验样品及其技术资料。

4.1.6XXX室应对检验传递中的样品和技术资料进行监督检查,发现有违保密制度的现象应予以及时的纠正和制止,防止偏离进一步蔓延。

4.1.7XXX室应建立符合保密要求的工作环境和条件,并落实专人负责需要保密的样品和技术资料的管理。XXX室负责人应经常对这一保密设施的要求进行检查。

4.1.8检后样品和技术资料应返回到业务综合室,由XXX室按照客户的保密要求处置和保存。

4.2保护客户的专利权和所有权

4.2.1本实验室承诺保护客户的专利权和所有权。对客户提交检验的样品、技术资料不经客户的允许不得进行样品的剖析、测绘、照相,不允许与检验无关

人员参观,不得对样品资料进行复印和带离工作区域。

4.2.2分包检验时,本实验室应对分包方提出保密责任要求,并对分包检验实施保密监督。

4.2.3实验室出具的检验报告的所有权属客户。未经客户的同意不得公开和复制检验结果,不得引用检验数据。

4.2.4本实验室向客户出具的检验报告的著作权属本实验室。员工根据需要可借阅,借阅时必须向实验室主管保密的领导提出申请,经过批准后,在资料保管现场进行阅读。阅读时间不够时可延长阅读时间,但不允许将资料带离资料保存现场。

4.2.5客户交足全额检验费后所获得的检验报告的所有权属客户。除全部复印检验报告和引用全部结果外,否则本实验室将视客户侵害本实验室的检验报告著作权。

4.3发送检验结果的保密要求

4.3.1实验室向客户发送检验结果时,要采用挂号邮寄。

4.3.2如客户要求用传真或电子信箱传送检验报告时,业务综合室经办人员应详细询问并记录对方的电话、传真、联系人、检验项目和其它检验信息,以证实发送报告的安全和可靠。

4.3.3实验室用以检验和处理检验结果的计算机不能与互联网络相连,避免将其检验活动和检验结果通过网络向外界传播。

4.4监督和违章处罚

4.4.1本实验室全体员工必须自觉执行为保护客户机密信息和所有权所制定的全部规定和要求。