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采购部合同管理制度

采购部合同管理制度

1.目的

为了规范采购合同管理,降低合同签订风险,保障供货及时和质量,制定本管理制度。

2.范围

采购部范围内的采购合同。

3.权责

采购部:负责采购合同的拟定和报批;

财务部:负责对采购合同的审核,重点从财务角度对发票种类和付款方式等方面进行审核;

物资归口管理单元分管高管:负责对合同的审核,重点从技术角度等方面进行审核;

总经理和董事长:负责对采购合同的最终审批。

4.合同签订标准

符合以下条件的采购、外协维修和报废物资销售项目需要签订合同:

4.1.单价大于2000元或采购总额达5万元的采购和外协外包、维修业务必须签订采购合同。钢建、土建、服务类等项目必须要有相关资质,现场施工的还要签订安全责任状;

4.2.固定资产类的采购项目;

4.3.需要6个月以上的售后服务周期的业务;

4.4.其他国家法律规定或公司领导要求签订合同的项目。

5.合同的拟定

合同由采购部采购员负责拟定,特殊合同由物资归口管理单元或使用管理单元参与拟定。一份完整合同应包括:合同名称、甲方乙方、签订日期、签约地点、有效期、采购产品(包括名称、规格型号、计量单位、单价、数量、金额、总金额)、品质保证、交货时间及地点、运输方式、验收方法、结算方式、违约责任、争议解决、其他事项和落款。

5.1.甲方、乙方应填写合同双方营业执照上的完整名称。

5.2.采购产品大项应填写清楚产品的全称、规格型号、计量单位、单价、数量、金额以及总金额。涉及到生产厂家时要填写生产厂家的全称,总金额要包含大写和小写两种。

5.3.品质保证款项中应对产品性能、材质、工艺等做详细的要求,能量化的指标尽量

量化。

5.4.交货时间和地点应明确交货为甲方指定地点,并指明为徐州贾汪公司院内。

5.5.验收方法应写明验收的人员和方法,尽量不明确验收时限。

5.6.结算方式要写明预付款、到货付款、见票付款和质保金的付款时间和具体金额,预付款控制在30%以内。同时也应明确开具发票的种类和税率。

5.7.违约责任应规范双方违约的条件和具体责任。

5.8.落款应为双方营业执照登记名称,并加盖公章或合同专用章等法律认可的章型,法人代表或授权人需签字。

5.9.采购部应根据公司实际需要,拟定适合公司的标准合同文本。

5.10.合同条款不得与国家相关法律相矛盾。

6.合同的报批

6.1.公司批复的标准合同文本由采购部提起,经采购部经理、财务部经理和物资归口管理单元分管高管签批后,由总经理和董事长审批同意后申请用印执行。

6.2.重大采购合同由总经理和董事长决定是否需外聘法律顾问参与审核。

6.3.审核职责:

6.3.1.采购部:负责采购合同的拟定,和合同基本内容的审核,采购部经理负责合同的初步审核;

6.3.2.财务部经理:重点负责从发票,付款方式等财务角度对合同条款进行审核;

6.3.3.物资归口管理单元:负责对物资价格,技术条款的审核;

6.3.4.物资归口管理单元分管高管:负责对物资价格,技术条款的审核;

6.3.5.总经理和董事长:合同各条款的最终审批。

6.4.审核各环节的审核意见填写在《采购合同审批表》上,最终由报批人修改后至董事长助理处用印。

6.5.购买合同一般先请售卖方用章,我方不得先用章,对方用章可以是圆形合同专用章或公章,不得使用其他类型印章。我方用章为合同专用章,尽量少用公章,合同页数较多时应加盖骑缝章。

6.6.合同一般一式四份,我司和供应商各执两份,我司两份合同一份在总经办存档,一份在财务存档,采购部使用合同复印件。在遇到合同纠纷等情况时,采购部有权借阅合同原件。

6.7.合同签约人一般为物资归口管理单元分管高管或由总经理和董事长指定人员进行签约。

7.合同的执行

7.1.合同签订后,合同双方应按合同约定履行各自义务,当发生合同纠纷时应尽量协

商解决,在协商过程中争取我司利益最大化,尽量避免诉诸法庭的事件发生。

7.2.合同执行过程中对方相关问题的变更,必须向我方书面提出,并加盖对方公章,否则一律不予执行。我方相关问题的变更也应及时通知对方,但对我方不利条件除外。

7.3.合同条款有变更或部分条款无法继续履行的应协商签订补充协议,并加盖双方公章或合同专用章。