浅谈Word 邮件合并的使用技巧

浅谈Word 邮件合并的使用技巧

作者：梁丽容

来源：《职业·中旬》2009年第10期

“邮件合并”最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说,就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料,从而批量生成需要的邮件文档,从而大大提高工作效率。

“邮件合并”适用于需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分(比如打印信封,寄信人信息是固定不变的,而收信人信息是变化的部分),变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。

一、基本的合并过程

邮件合并的基本过程包括三个步骤。只要掌握了这些过程,就可以得心应手地利用“邮件合并”来完成批量作业。

1.建立主文档

主文档是指邮件合并内容固定不变的部分,如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程,与新建一个Word文档一模一样。在进行邮件合并之前,它只是一个普通的文档。唯一不同的是,如果正在为邮件合并创建一个主文档,需要考虑一下,这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合,满足具体的要求。另外,写主文档的时候也可以反过来提醒作者,是否需要对数据源的信息进行必要修改,以符合书信写作的习惯。

2.准备数据源

数据源就是数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容,如Excel表格、Access数据库。如果没有现成的数据资料,也可以重新建立一个数据源。

实际工作中,可能需要在Excel表格中加一行标题。如果要用为数据源,应该先将其删除,得到以标题行(字段名)开始的一张Excel表格,使用这些字段名来引用数据表中的记录。

3.将数据源合并到主文档中

利用“邮件合并”工具,可以将数据源合并到主文档中,得到目标文档。合并完成的文档份数取决于数据表中记录的条数。

二、应用示例——信函合并

例如,出于个人信息的保密需要,需要给一组联系人各发一封内容大致相同而称呼与关键信息不同的信函。一种做法是打印出模板,然后手填有区别的信息。但是,也可以做得更完美一些,使这些信函看起来像是专为某个人写的。“邮件合并”就可以帮助我们轻松实现这个愿望。

举例:每年八月份,某技工学校要向已录取的同学发送录取通知书。

1.创建主文档示例(括号内为变化的信息,将被数据表中的相关字段代替)

(姓名)同学:

经审核,我校决定录取你为(录取专业)专业2008级学生。请接到通知后带上相关证件于2008年8月20日至2008年8月23日来校报到,逾期末报到,取消入学资格。

XX省X X技工学校

2008年8月10日

2.创建数据源方法

将根据新生信息的汇总表,包括姓名、性别、录取专业、联系方式等必要信息,另存一份备份,并对将其中多余的字段,如性别、联系方式等删除。

3.将数据源合并到主文档步骤

打开主文档,点击菜单栏的“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并”,在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。在同一个菜单,还可以选择“显示邮件合并”工具栏,方便操作。

第一,选择文档的类型,使用默认的“信函”即可。之后,在任务窗格的下方点击“下一步:正在启动文档”。由于主文档已经打开,选择“使用当前文档”作为开始文档。

第二,选择收件人,即找到数据源。选择“使用现有列表”,并点击下方的“浏览”,选择数据表所在位置并将其打开(如果工作簿中有多个工作,选择数据所在的工作表并将其打开)。在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中,对数据表中的数据进行筛选和排序,具体操作方法与Excel表格类似,这里不赘述。

第三,撰写信函。任务窗格上显示了“地址块”、“问候语”、“电子邮政”和“其他项目”四个选项。前三个的用途是常用的一些文档规范,可以将数据源中的某个字段映射到标准库中的某个

字段,从而实现自动按规范进行设置。不过,更灵活的做法是自己进行编排。