费用报销管理制度汇编

费用报销管理制度（暂行）

第一章总则

第一条为了加强公司的财务管理，厉行节约，杜绝浪费，规范费用报销的流程与标准，根据公司的业务特点与管理要求，特制定本管理办法。

第二条费用报销的原则：“先申请、后报销”。

第三条本管理办法适用长沙元拓建筑铝模工程有限公司。

第二章费用报销管理内容

第四条费用项目及开支范围

第五条通讯费

（一）固定电话费标准

（二）手机费标准

第六条差旅费

第七条业务招待费

报销人在刷卡清单后面签字。

2、业务招待费必须提供招待用餐审批单。

3、客户所住酒店不得超标，超标部分个人承担。

4、市场人员已签订合同的项目，对应项目发生的招待费在提成中扣除。

5、长沙市区内的酒水招待一般应从公司内勤处按招待客户标准签字领用。

第八条专项福利

第九条费用报销单据规范

（一）、报销单填写

1、所有费用报销通过纸质单据填报报销。差旅费填写“差旅费报销单”，其他费用填写“费用报销单”。

2、报销单上的费用科目、报销事由需填写清楚、完整。一次报销费用种类较多的，需按费用科目分行填写，不得将各费用混合填报。

3、报销单据任何情况下都不得随意涂改，有关单位、数量、单价、金额填写错误、大小写金额不一致的，一律重新填写报销单，重新提交报销流程。

（二）、附件要求

1、业务费“双人签字”原则：业务招待费须由经手人和证明人在原始凭证

的背面签字。

2、报销单附件需使用原始凭证粘贴单进行粘贴，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。

3、报销附件需分类粘贴整齐，紧贴粘贴单上边沿及左边沿，不要超出，若有超出右边及下边部分按报销单大小折叠。对不符合规定粘贴附件的报销单，财务部门作退回处理。

（三）、报销单的签批

1、首签责任制：经济事项的第一审核人（即首签人，一般为部门负责人），对该经济事项及业务财务数据的真实性、准确性、合规合理性、完整性、及时性等进行的首次审核，认定签字承担首要责任。如若后续审核或内部审计中发现该经济事项数据有虚假，公司将对经手人、首签人给予错报金额2倍罚款并公示。

2、报销单需报相关领导审批。对其他部门委托办理的事项，还需经委托部门负责人签字确认, 费用由委托部门承担，无委托部门负责人签字的,费用由经办部门承担。

（四）、发票和附件的规范

1、报销单附件为正规合法的发票及其他相关附件。凡是可以直接取得该经济事项发票的，不允许使用其他发票替代。

2、发票必须填列完整、清晰、不得涂改。各业务经办人需根据事项所归属的法人主体取得正确抬头的发票。发票抬头为空白、个人、人名、简称等均为无效发票（个人电话费、体检费报销可用个人名称）。发票开具的时间必须在当年内，大小写金额必须一致，必须加盖新版发票专用章且印章清楚。对于有以上发票问题的费用报销单据，财务部门有权拒收，并要求业务经手人重新取得票据。

3、业务经办人不得使用假发票报销。发票的真假由经手人自行校验（国地税官网或拔打12366查询真伪）。财务人员在审核中发现假发票的须没收假发票，同时扣除相关报销金额，金额巨大情节严重的，将该情况向集团审计中心汇报并追究法律责任。

5、为避免税务风险，除在12月因发生的经济业务收取发票可在次年1月份报销入账外，当年发生费用并收取的发票原则上不允许次年报销入账。除合同单独约定外，经济事项结束后10个工作日内，须将发票及相关资料上报财务，以

便于账务及时处理。

（五）、专项费用预算与决算报销

1、专项费用：由一个部门牵头组织、多个部门配合完成的一次专项性质的活动，该活动过程中因物资采购、人员安排、场地布置、后勤保障等事项发生的费用可归集为该活动专项费用。例如：展会、仪式、大型会议、招聘会、投标、培训、专家评审等。

2、预算呈批：专项活动须由组织部门提交经批准的需求审批报告(含方案和预算)，以作为活动前期借支及预付款的依据。

3、决算呈批：专项活动结束后由活动组织部门提交决算报告。活动的各参与部门需认真梳理活动费用开支情况，及时将该活动的费用发生情况如实反馈到活动组织部门汇总、归集，不得多报、漏报。决算报告需参照预算报告提交相关领导审批，若决算超过总预算的，需说明超支原因，并经领导(副总裁及以上)批准同意后方可报销超预算部分费用。

4、决算批复完成后，活动组织部门将决算批复报告发财务部门一份备案，并通知各费用发生部门报销剩余费用和归还借款。财务部门在审核报销时需严格以决算报告为依据，决算未批准的费用不得报销入账。

（六）台账记录

招待用品（烟、酒、礼品等）由公司统一采购，对公支付。预付款时，以采购申请单为主要附件；其他付款时以采购申请单、入库单、发票等为主要附件。

实物可由指定部门管理并记录台账。领用时需经领导批准，领用人签字确认。

月底，经负责人审核签字的全月采购领用汇总表由相关部门上报到财务部，财务部依据该汇总表将费用记录至各项目、各部门。

第十条费用报销付款要求

报销付款金额达到1000元的，除紧急事项外一般不通过现金支付（根据《中华人民共和国现金管理暂行条例》的规定），一般需要通过银行转账支付。

第十一条报销审批时间的规定

原则上财务部门受理单据后3个工作日内完成单据审核工作，后续付款审批流程完成后3个工作日内完成付款。

第十二条关于借支的规定

员工因业务需要办理借支，按照借支管理制度执行。

第三章附则

第十三条本办法中所提到的各金额/标准，若未做特殊说明，币种均为人民币。第十四条本管理办法经公司通过之日起生效并开始实施。

第十五条本管理办法由公司财务管理部负责解释和修订。

财务管理部

2017年3月10日