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工作日志之我见(华力建设集团-李维胜)

工作日志之我见

龙年伊始,集团董事会明确公司战略目标,并以目标管理为主导一下些列措施,其中日志的推行由集团公司人力资源部作为牵头部门组织实行日清日结工作,要求员工必须记录工作日志,并以晨会、周会的形成质询和点评,同时与其个人绩效考核相挂钩。

推行起初,在全公司引起渲染大波,形成两种声音的对峙:一种是反对之声络绎不绝,变相抵制不在少数,这之中不乏有少数管理干部,阻力之大是不言而喻的;另一种是支持之声也不绝于耳,赞同实行并深化、细化贯彻落实。细想这也是正常现象,任何一项制度的改革推行,都会有不同甚至不和谐的声音,因为你在改变他以前固有观念、习惯、行为和工作风格,乃至铲除其舒适逍遥的工作行为,让其“狐狸尾巴”现出“原形”,所以难免会有不悦之感。怎样让员工思想观念慢慢扭转,让其逐步适应和接受新的管理模式,这需要引导和员工自身感悟来化解,好在公司决策层的鼎力支持与执行层的强力宣贯和执行,日志和周志的工作在公司内部稳步推进,在此我就工作日志和周志从以下方面谈几点看法与大家共勉:

一、推行目的和作用

实施工作日志的目的是为便于工作有计划、总结和追溯,上级能及时了解下属工作情况和工作状态,及时掌握主要工作目标和重点工作任务完成情况,其主要作用有:

1、计划和提醒作用:工作日志是记录工作任务计划、过程和结果,因此,对于员工来讲,工作日志的提醒作用就体现的非常明显。员工在实际工作过程中,可能会同时进行多项工作,尤其对公司的管理者,在从事实际操作过程中,可能会因注意小的工作而忽略重要的工作,不能避重就轻,所以及时的查看工作日志,并进行标注,写明工作要求,会鞭策自己时刻记住当天的工作任务和工作目标,就会集中精力按要求去完成,时刻提醒自己,做到有的放矢,提高工作效率。

2、总结和提升作用:每天对工作提出要求、进行总结,及时发现工作中存在的问题,使自己不断的改善工作方法及工作思路。不断完善自我,提高工作质量,为更好地为工作服务,自身能力也会潜移默化的提高。

3、跟踪和调整作用:不同的员工从事的业务是不同的,其工作内容就会有本质上的不同。因此公司员工的效率及工作的及时性就非常难进行控制,因此公司的管理者就应该把工作日志看成是跟踪的重要手段。公司的管理者根据工作日志所记录的内容,对相关员工的重要事件进行跟踪,在跟踪过程中,随着情况变化对相关工作也应进行调整、引导、支持和改进,提高工作效率。

4、业绩证明作用:公司内部员工之间的工作效率和负荷等需要一个公平公开的平台载体,在这个平台上做事,员工之间就不会有太多的疑义。如果公司内部不建立这样的平台,工作的判断没有可依据的业绩材料来支撑,领导只能凭着印象和感觉来判定,久而久之,就会出现工作效率日益低下,这种现象一但发生,公司内部矛盾就会出现,人不和事不顺,这样一来公司年度目标的实现听天由命了,公司的跨越发展就会变成一种奢望,因此建立一种业绩证明的平台是必须的。而工作日志可以实现这种功能,公司员工工作量、工作效果等一目了然,不会因为你不讲,你的业绩就得不到体现,也不会因为你能讲,你的业绩就会扩大。工作业绩通过工作日志这种方式进行证明,公司内部员工就会心服口服,而且会提高员工的工作动力和激情。

二、工作日志的开展

(一)日志记录规范

每日下班前中层以下人员必须将当日工作内容描述、花费时间和进展情况;没有完成或需上级协调的工作;工作思路和经验分享;次日工作计划及对今日工作负荷与质量的自评。

(二)以晨会形式反馈

我们要充分认识工作日志在企业发展中作用,他是一项基础工作,也是一项重要工作,如果你留意就会发现大凡成熟规范的知名企业,对记工作日志要求是不可缺失的基础管理,尤其是世界500强企业。所以做的好将对公司产生重大影响,在公司发展阶段过度过程中,将伴随公司管理的同步过度。目前公司正处于二次创业关键时期,业务发展较快,公司管理跟进也出现了松散。当公司内部管理支撑力没有办法支撑公司快速发展时,公司发展就会产生重要瓶颈。这一点希望大家有深刻的理解。所以公司管理模式由粗放式向精细化管理转型也迫在眉睫,而工作日志的推行是公司向精细化管理迈进的重要一步,那么如何有效贯彻落实?

1、宣贯工作日志的作用。管理者首先自己应该清醒地认识到工作日志在工作中的重要位置,尤其是公司一把手。其次对团队进行正确的宣导,从工作日志对员工的总结能力、规划能力、成绩证明等方面讲起,让员工深刻认识到工作日志对在工作中所起到的作用。让工作日志执行更具人性化,而不单单是追踪,监督员工的作用。出色的管理者很多在自己工作中都有自觉写工作日志、计划的良好习惯。在宣达时可以讲一些现实中的案例,尤其是身边的案例最有说服力,因为榜样的力量是无穷的。同时也可以讲一些知名公司在实行工作日志的情况和效果,例如海尔集团,把工作日志列为强化基础管理和执行力,提高员工素质的有效形式,要求所以员工都养成写工作日志,实现工作日清日高,这必然会形成良好的执行力。让大家对写工作日志的热情有所提高,认识得到改变,而不是在以后实行中的排斥和应付。

2、公司“一把手”身先士卒去推行。公司的任何制度都会对员工起着一定的约束,因此多数员工对新制度的执行都会产生一定的抵触作用,这是因为他们认识到的是公司对员工的不信任及控制,作为公司的最高管理者应该让每一位员工都明确,任何制度都是促进。制度对工作表现优良的员工是一种激励,对表现差的员工是一种鞭策,所以应该让员工深刻理解这一点。在这里面,公司的最高管理者应该以身作则,有一种“敢为天下先”的胸怀。发现问题、勇对问题及时解决问题。

3、抽查和考核跟进。为配合工作日志工作的顺利开展,以督促员工及时填

写工作日志,子公司应在集团日志相关规定的原则下拟订管理细则并与绩效工资挂钩。工作日志需要定期和不定期查看,一旦查出填写虚假的需进行考核和公示,将执行力进行提高,最终达到员工务实的工作,真实的记录,完成自己的工作,起到高效执行的作用。同时月度会议可进行工作日志的评比,可以从书写工整程度、工作业绩完成情况、工作负荷、个人感悟、对工作的建议和创新等方面做的比较好的员工进行表扬,对差的进行批评和考核,进一步强化工作日志的重视程度,必要时针对员工的工作日志完成和执行情况建立相配套的激励、惩罚措施,形成联动,推动记工作日志习惯进程。(集团人力资源部李维胜)