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文书档案管理工作中存在的问题及解决措施


[摘 要]近年来,人们对文书档案管理工作的重视度不断提升,而且在当前社会快速发展的新形势下,文书档案管理工作也迎来了较好的机遇,但其所面临的挑战也较为严竣,所以需要利用现代化的管理手段和方法,加强对文书档案的管理,努力提高文书档案管理人员自身的素质的提升,确保文书档案管理效率的提升。文中从文书档案管理工作的重要性入手,对文书档案管理中存在的问题进行了分析,并进一步对提高文书档案管理水平的具体对策进行了阐述。
[关键词]文书档案;重要性;问题;对策;管理
文书档案是对各项工作的真实记录,其作为重要的凭证,不仅可以为查证历史提供重要的依据,而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。作为文书档案管理人员,也需要对文书档案的重要性有一个深刻的认识,这样才能在具体的文书档案管理工作中及时对存在的问题进行解决,确保文书档案管理水平的提升。
一、文书档案管理工作的重要性
在新时期,做好文书档案管理工作,对资源开发起着重要的作用。这种作用主要文书档案具有凭证和参考的作用,所以在当前新时期,通过加强文书档案管理工作,可以有效的确保资源开发作用的实现。文书档案作为对历史的真实记录,具有一定的法律效用,其是自然形成的,与其他文献存在较大的不同之处,所以文书档案的记录具有客观性。同时文书档案的记录方式不仅包括当事人的亲笔手稿,而且还包括当事人的声音和形象文件,所以文书档案具有较强的真实性。通过文书档案的记当,可以更好的对实践活动的广度起到一定的反映作用,可以为人们对自然的认识和改造活动提供科学的历史依据。
二、文书档案管理中存在的问题
1文书工作与档案工作衔接存在脱节
在现实工作中,文书工作与档案工作具有较强的联系,但又具有各自的特色,所以具有统一性的特点,但又在分工上各有不同之处。所以在现实工作中,这两者之间需要相互配合,这样就可形成一个分体式的管理体系,这种管理制度具有有效性和科学性,但也正是由于这种体制的存在,这也在一定程度上导致文书工作与档案工作之间的距离不断拉大。再加之在实际工作中,文书人员档案意识较为淡薄,而档案人员对文书工作也不了解,这就导致文书工作和档案工作之间不能良好的衔接,存在脱节的情况,所以在两者的衔接主体上存在较多不规范的情况。
2文书档案管理人员不足
在当前很多单位中,档案管理工作通常都是由文秘人员进行兼任,基本上没有专职的档案管理人员,这样

就导致档案管理工作中由于兼职人员自身精力有限,所以也只是对办公室内的文件进行收发,对文字进行综合和信息进行宣传,不能及时对档案资料进行收集,而且对材料的真伪也不能有效的辨别。这样就导致档案材料在收集上存在着不完整的情况。再加之档案管理人员自身素质不高,对档案工作缺乏主观能动性,从而导致在文书档案收集方面存在较多不足之处。
3领导对文书档案管理工作缺乏重视
在各单位办公室工作中,文书档案管理工作地位不高,对其重视度不够,特别是一些领导,通常都将文书档案管理工作做为次要工作,对其不够重视,觉得文书档案管理工作就是收集和整理下资料,再建个目录,把文书档案管理工作想像得较为简单。再加之文书档案工作不能不产生直接的经济效益,即使对其投入也很难在短时间内见到效果,所以在大多数单位中,对文书档案管理工作只要求做好保存工作即可。
三、提高文书档案管理水平的具体对策
1做好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的前身,文件质量的好坏直接影响档案的质量,没有高质量的文件就没有高质量的档案,高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识,做好文书材料的立卷归档。在文件处理中,要时刻想到档案工作,实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。
2加强对文书档案管理的重视
提高单位文书档案工作的应有地位,转变观念,而且要提高档案管理人员的素质。不断提高领导及员工们对档案工作的认识,努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持,力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去,加大档案设施的投入,不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要,提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外,科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求,档案管理人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性,坚持素质教育、终生教育的理念,不断确定新的学习目标、任务和要求努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。
3做好文书档案管理的基础工作
收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件,因此,不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料,更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的,能揭示细节的档案资料,

用心整合档案资源,对其进行分析、筛选、研究和综合整理,积极推进档案信息功能的发挥,不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务,明确主题,找准位置,自觉以服务大局来安排和考虑档案工作,形成服务大局的强大合力。
四、结束语
文书档案管理工作是各个单位都不可缺少的工作要素,除了切实的提高文书档案管理人员的综合素质外,还要加强文书档案管理工作与现代化管理手段及信息技术相融合,实现科学化文书档案管理,从而有效的提高文书档案管理的工作效率。
参考文献
[1]何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].东方企业文化,2016,14.
[2]王菁慧.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].科技创新与应用,2016,12.