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分公司档案管理办法

分公司档案管理办法
分公司档案管理办法

关于天津分公司业务实物档案

管理办法的通知(2015版)

为了加强泰康人天津分公司业务实物档案规范化、专业化管理,加强档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用档案,更好地为公司和客户服务,根据总公司《2015档案管理办法》有关规定和具体情况,制定本办法如下:

一、实物档案分类:

1、承保:个险、银保、电销(一年期及以上险种)档案。

2、保全:BPM及BAS系统保全操作(合同终止和变更类)档案

3、理赔:合同终止类档案

4、投诉档案:日常产生投诉案件类型档案

5、个险营销员档案:营销员入司代理合同

6、续期收展员档案:收展员代理合同

二、档案归档流程:

档案分类-资料扫描-是否有电子清单(如果没有)制作手工清单-提取系统清单-清单整理-档案核对-交接档案-档案复核是否齐全-不齐档案是否可以补全(如果补不全档案请提交无法归档说明-档案装盒-制作盒内清单-装箱-制作装箱目录-内部归档结束-作装箱目录-内部归档结束

三、制定档案交接频率和具体时间

档案交接频率及时间需由各档案产生部门沟通后,并报送分管运营总经理室领导审阅后实施。

四、档案调阅基本流程

1、案对接人提出档案调阅申请,需注明调档基础信息,档案使用原因、使用起止日期及档案使用责任人,经过档案使用部门负责人签字确认可提交调阅申请。

2、档案管理岗需亲自将档案交接至档案使用责任人,交接过程中不得出现转交,带领等情况。

3、每次调阅档案使用起止日期不得超过3个月,如果超过三个月未归还档案需重新提交档案调阅申请。

4、档案归还,如档案在使用过程中出现损毁等情况导致无法归还,需同时提交《无法归档情况说明》。

五、档案销毁原则和标准

1、档案鉴定销毁工作秉承“审查从严,留存从宽”的原则,按照档案管理规定,以各类业务档案保管期限为标准,并充分考虑业务档案所包含的内容进行鉴定,使之达到既完整又精炼,更好的保存有价值的档案。

2、分公司业务档案鉴定结果及拟销毁档案类型、范围、数量应报送分公司总经理室审批,待批复后,再销毁,同时报总公司运

营中心备案。

新版档案管理办法体现了档案管理工作更好适应新形势下发展要求,更好维护档案的完整性与安全行,保证档案管理制度在实际工作中应用。

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公司人事档案管理规定

人事档案管理规定 第一章? 总? 则 第一条为加强和规范员工档案管理,制定本办法。 第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。 第三条人事档案管理工作,必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定,确保档案的完整与安全。 第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理,档案管理人员的档案存放于组织部门。 第二章机构和职责 第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理,接受集团公司、公司档案工作的监督指导。 第六条档案管理员职责:

(一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护; (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续; (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜; (四) 做好员工档案的保护工作; (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章人事档案保密规定 第七条? 涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定,不准向无关人员谈论个人档案内容。 个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案,任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容,违者追究法律责任。 第四章材料归档规定 第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料

包括:?履历表(书)、简历表;登记表;普通高中、初中学生毕业登记表;更改姓名材料;就业登记申请书;?委托存档登记表(寄存人事档案登记表);失业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料 包括:本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。? (三) 鉴定、考核、考察材料 包括:鉴定表(含自我鉴定);组织正式出具的职工表现材料;考核登记表。? (四) 评定岗位技能和学历材料 包括:报考高校的登记表;能反映一定专业(技术)的毕业生登记表;学历证明、学位证书(证明);学习(培训)成绩表、成绩单;套改、晋升、聘任技术职务的材料;专业技术任职资格申报表、审批表;创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料 包括:审查职工政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结

集团公司档案管理制度规定方案

集团公司 档案管理制度规定方案

一、目的 加强文件档案管理,规范**有限公司(以下简称“公司”)文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性,结合公司实际,特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 (一)档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 (二)档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 (一)总经办: 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2、建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4、负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5、提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1、负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知总经办; 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件; 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; (三)各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 (四)各部门负责人 负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 (一)档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间:每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识,各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 (二)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑

(新)城市建设工程档案预验收规定

城市建设工程档案预验收规定 第一条根据国务院《建设工程质量管理条例》(国务院第279号令)、建设部《房屋建筑工和市政基础设施工和竣工验收备案管理暂行办法》(建设部第78号令)及建设部《城市建设档案管理规定》(建设部第90号令),省建设厅《转发建设部关于贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工档案管理工作的通知》(粤建字[2001]105号),制定本办法。 第二条凡在本市城市规划区内需办理备案的建设工程,工程竣工验收前的工档案预验收,适用本办法。 第三条建设单位在组织竣工验收前,应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。。预验收合格后,由城建档案管理机构出具工档案认可文件。 第四条建设单位在取得工程档案认可文件后,方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时,应当查验工程档案认可文件。 第五条工程档案预验收应当具备下列条件: (一)建设工程经建设单位、监理单位、施工单位自行验收完毕; (二)全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕; 第六条工程档案预验收的主要包括: 1.工程档案是否齐全、系统、完整; 2.工程档案是否整理立卷,立卷是否符合城建档案有关规定; 3.工程档案的内容是否真实、准确的反映工程建设活动和工程实际状况; 4.工程档案签字、盖章手续是否完备,竣工图编制是否符合要求。 第七条工程档案预验收按下列程序进行: (一)工程档案预验收前,监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自行验收,报建设单位审查。 (二)建设单位汇总各监理、施工单位报送的工程档案后,档案管理人员应对各单位报送的和本单位形成的工程档案按照有关规定进行审核和自行验收,向市城建档案管理部门填报《建设工程档案预验收申请表》(附件1,以下称《申请表》)。 (三)市城建档案和理部门接到《申请表》后对申请进行核查,申请符合规定的,应自收《申请表》之日起7个工作日内进行预验收。

公司业务档案管理制度.doc

公司业务档案管理制度1 九、业务档案管理制度 第一章总则 第一条为了维护XXXXXXX有限公司及委托单位的利益和合法权益,规范本公司的业务档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,结合本公司的具体情况,特制订本制度。 第二条本制度中所称档案是指各部门在对项目进行市场调查、数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第三条本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务档案由办公室统一管理,对各类业务档案进行日常管理、分类、整理、编目、借阅、销毁等工作。 第四条本公司业务档案实行集中统一管理,接受同级档案行政管理部门、山东省财政厅等有关部门的监督、指导。 第二章业务档案的收集与管理 第五条档案收集:业务档案是本公司业务活动中形成的凭证底稿和文件资料,它是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办理业务过程中,所需文件,权属证明、会计资料和其他相关资料应收集充分,以备核查和调阅。 第六条归档收集范围:各项绩效评价报告印稿,绩效评价工

作 底稿及业务资料、报表等,包括综合类、业务类及备查类工作底稿。 第七条业务档案管理的基本内容包括:按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求,对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁。 第八条各业务人员在业务工作结束后,必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿按归档要求进行收集、分类、整理后及时向档案管理人员移交,任何人不得拒绝归档或将信息私留。 第九条各业务项目小组,在每个业务项目完成后,由项目负责人指定专人,按照业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订,永久性工作底稿(备查类)按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工作底稿要规范整洁。 第十条各类业务档案归档内容包括以下四类: 1、相应项目当期档案纸质版。 2、永久性档案纸质版(即备查工作底稿档案)。 3、留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。 4、底稿电子版。

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则(带表格) 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料, 由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: 1、经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。

公司人事档案管理规定

人事档案管理规定 第一章总则 第一条为加强和规范员工档案管理,制定本办法。 第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。 第三条人事档案管理工作,必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定,确保档案的完整与安全。 第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理,档案管理人员的档案存放于组织部门。 第二章机构和职责 第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理,接受集团公司、公司档案工作的监督指导。 第六条档案管理员职责: (一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护; (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续; (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜; (四) 做好员工档案的保护工作; (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章人事档案保密规定 第七条涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定,不准向无关人员谈论个人档案内容。 个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案,任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容,违者追究法律责任。 第四章材料归档规定 第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料 包括:履历表(书)、简历表;登记表;普通高中、初中学生毕业登记表;更改姓名材料;就业登记申请书;委托存档登记表(寄存人事档案登记表);失

业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料 包括:本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。 (三) 鉴定、考核、考察材料 包括:鉴定表(含自我鉴定);组织正式出具的职工表现材料;考核登记表。 (四) 评定岗位技能和学历材料 包括:报考高校的登记表;能反映一定专业(技术)的毕业生登记表;学历证明、学位证书(证明);学习(培训)成绩表、成绩单;套改、晋升、聘任技术职务的材料;专业技术任职资格申报表、审批表;创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料 包括:审查职工政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料;甄别复查结论(意见、决定)、批复;入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料;更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料;家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。 (六) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料 包括:入团、入党的各种材料;加入民主党派的有关材料。 (七) 奖励材料 包括:各级先进人物、英雄模范称号登记表(审批表)、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料;创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料;立功受勋、表彰材料。 (八) 处分材料 包括:处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见;法院审判判决书;开除党籍、团籍的材料。 (九) 任免呈报表和工资、待遇的审批材料 包括:关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料; (十) 其他可供组织参考的材料。

集团档案管理办法及实施细则

档案管理办法及实施细则 为进一步完善集团的档案管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范经营行为,保护集团的合法权益,促进持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 第一章总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强档案工作管理,更好地为集团服务,特制定本规定。 第二条集团的档案是集团在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、技术资料、财务资料、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条档案管理工作坚持集中统一、分类管理原则。 第二章文件材料的形成与归档 第五条要根据国家相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条日常经营活动中形成的办公用品及文件等材料由部门负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给档案管理人员。 (一)董事局办公室负责文件材料的管理,统一管理、分类存档。 (二)文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交部门负责人审阅后归档。 (三)一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交董事局办公室备案。会议文件由董事局办公室收集。 第七条文件材料归档的基本要求 (一)归档的文件材料必须完整。 (二)归档的文件材料必须准确地反映生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 (三)归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: (一)经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 (二)财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 (三)工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。 (四)计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

安庆市城市建设档案管理规定

安庆市城市建设档案管理规定 第59号 《安庆市城市建设档案管理规定》已经2005年2月28日市人民政府常务会议通过,现予发布施行。

市长:朱读稳 二○○五年五月十一日 安庆市城市建设档案管理规定 第一章总则 第一条为了加强城市建设档案管理,充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》(国务院令第279号)、《安徽省档案条例》、《城市建设档案管理规定》 (建设部令第90号)等法律、法规、规章,结合本市实际,制定本规定。 第二条本规定所称城市建设档案(以下简称城建档案),是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、 声像等各种载体的文件材料。 第三条本规定适用于本市城市规划区内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。 第四条市和县(市)、区人民政府要加强城建档案工作的领导,将城建档案事业纳入城市建设的发展规划,保障城市建设档案机构、人员编制和经费适应城 市建设事业发展的需要。 第五条城建档案管理工作实行集中管理与分级管理相结合的原则,在维护城建档案完整与安全的基础上,便于社会各方面对城建档案的利用。 第六条市、县(市)、区建设行政主管部门负责本行政区域的城建档案管理工作。 市、县(市)、区档案行政主管部门依法加强对城建档案管理工作的监督和指导。 第七条市、县(市)、区建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员,负责城建档案工作。建设行政主管部门也可以委托 城建档案馆(室)负责城建档案工作的日常管理工作。 第八条城建档案的形成单位和个人,应当自觉遵守档案管理法律、法规、规章,做好城建档案材料的收集、保管、整理等工作,并按有关规定向城建档案馆(室)报送城建档案。 城建档案馆(室)应当按照规定及时接收、收集、保管城建档案,做好城建档 案的开发、利用工作。 第二章城建档案的范围 第九条城建档案是指各类城市建设工程档案、业务管理与业务技术档案、城市基础资料以及建设部、国家档案局确定的其他城市建设档案。

招标业务资料档案管理规定.

招标业务资料档案管理规定 第一章、总则 第1条为了规范本单位的业务档案管理,有效地保护和利用档案,明确业务档案的归档内容、归档形式(或方法)、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项,根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案管理条例》,结合本单位实际情况制定本规定。 第2条本单位开展的所有具有独立项目编号的招标业务适用于本规定。 第3条业务档案是指按国家和地方有关部门及公司要求,需在项目结束后统一保存或移交的项目资料,包括:招标(采购)类业务所涉及的业务文件、往来信函、传真、会议记录等文字、图纸、电子文档、影音资料等各种载体的文件资料。 第4条项目经理应当根据其承办招投标(采购)业务活动的程序,从项目接受委托开始,做好业务所有原始资料的收集、保存、整理,并按公司规定的时间、方式移交给档案管理员。项目经理应当对所承办业务项目的归档过程和质量全面负责,是该项目档案质量的直接责任人。 第5条档案管理员负责档案资料的接收、查验、入库、保管及查(借)阅服务。严格遵守国家有关档案管理的相关规定及本单位的规定,恪尽职守、认真负责, 严格保密,不得外传,不得丢失。 第6条档案管理员因工作需要发生变动时,应办理档案交接手

续,由分管档案业务的领导监交。交接手续办理完毕后,移交人、接收人、监交人应当在《业务档案移交表》上签字。移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。 第二章、档案的整理及要求 第7条项目经理在招标(采购)工作结束,中标(或成交)通知书发出后30日内,及时将业务资料整理归档,填写《归档资料登记表》并向档案管理员办理移交手续。任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。 第8条所有正常立项的具有独立项目编号的招标(采购)业务项目须按《归档资料登记表》中所列需归档文件的要求进行统一归档。国家或地方监管部门有特殊要求的还应按其要求及时将业务档案完整移交相应监管部门。 第9条业务档案应当包括以下内容: (一)委托合同及项目摘要 (二)项目甲供资料及相关附件材料 (三)项目实施全过程资料 (四)招标全过程涉及的电子版资料 第10条业务档案归档形式分为纸质归档和电子归档。 纸质归档,是指将具有独立项目编号的招标(采购)类业务从项目立项至项目完结涉及的所有资料统一整理装入专用档案盒存档的 归档形式。

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。 一、总则 (一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 (二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理。 (三)公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 (一)公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为: 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 (二)各部门设立兼职档案员,其主要职责是: 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况,积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一)公司编制文件材料的归档围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个面:

化妆品公司人事档案管理规定

化妆品公司人事档案管 理规定 集团文件版本号:(M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988)

1.0总则1.1为确保人事档案的机密完整,使人事档案管理工作规范化和标准化,根据市场 管理部实际情况,制定本制度。 1.2人事档案管理工作由人力资源中心负责,人力资源科负责员工人事档案的建立 与完善及保管。 1.3档案管理遵循以下原则: 1.3.1 借阅层级审批原则。 1.3.2个人情况相对保密原则。 1.3.3确保真实,不断丰富完善的原则。 1.4本制度适用于市场管理部全体员工,不含外派(副)总经理、财务经理。 2.0建档 2.1建档时间 2.1.1人力资源科在员工入职后2个工作日内建立员工人事档案。 2.2档案内容 2.2.1人事档案内容要求如下: 2.2.1.1真实全面反映员工个人情况和在公司的工作经历; 2.2.1.2使用蓝(黑)钢笔工整书写; 2.2.1.3除员工证件外,其它资料必须为原件。 2.3人事档案由初始资料和后续资料两部分组成。 2.3.1员工入职前须提供人事档案初始资料,内容包括:

2.3.1.1职员级以上员工:个人简历、职位申请表、面试考核表、与原单位解除劳动关系证明、体检表、担保书、学历证书验证证明和毕业证书、学位证书、职称证书及身份证的复印件等。 2.3.1.2美容护肤顾问:《职位申请表》、《担保书》、体检表/健康证复印件、学历证书及身份证的复印件、存折账号复印件等。 2.3.2员工入职后根据需要对其人事档案应予以补充和完善,后续资料包括: 2.3.2.1职员级以上员工:劳动合同书、就业证、员工劳动手册、转正考核表、个人总结、人事异动申请报告、人事谈话笔录、培训记录、奖惩记录、交接清单等。 2.3.2.2美容护肤顾问:劳动合同书、岗位变动通知单、奖惩记录、交接清单等。 2.4每年6月和12 月,人力资源科组织员工填写《个人基本情况登记表》(见附件一),并存入员工人事档案。 3.0归档及管理 3.1档案管理要求 3.1.1人事档案由人力资源科安排专人管理,其他人员不得随意翻阅。 3.1.2人事档案统一存放,按工号顺序排列,专人专号。 3.1.3档案管理人员必须严格遵守保密原则,不得议论和泄露档案内容,更不得私自将人事档案提供他人查阅,违者予以开除。 3.1.4任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 3.2对于发生霉变、虫蛀等不能继续使用的档案材料,由人力资源科通知员工及时补办。 3.3离职人员档案保存期限

集团企业档案管理办法方案

集团企业 档案管理办法方案

第一条目的 为加强企业档案管理工作,维护档案的完整与安全,便于企业各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据国家有关档案管理的法律、法规,制定本办法。 第二条适用范围 本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。 第三条职责 档案管理工作设立档案管理员,对企业内的档案资料实行统一管理,各部门设立二级档案员,由档案管理员组织协调。 档案管理员,负责组织各部门做好档案归档工作,对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。 各部门档案员,负责部门内档案的收集、整理工作,并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。 第四条档案的分类及编号 (一)类别设置 本企业档案共分八大类:文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案(H)。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:

A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二)编号方法 1.文书档案编号 文书档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含

大类代字及保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: A / 1 / 2016 / 1 件号(第1件) 年度(2016年) 保管期限代号(永久) 大类代字(文书档案) 2.工程档案编号 工程档案按工程项目组卷,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及工程项目代号)/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例: B 1 / 1 案卷号(第1个案卷) 工程项目代号(第1项工程) 大类代字(工程档案) 3.合同档案编号 合同档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: C / 1 / 2016 / 1 件号(第1件)

城市建设档案管理规定(2019修正)

城市建设档案管理规定 (1997年12月23日建设部令第61号发布,根据2001年7月4日《建设部发布关于修改〈城市建设档案管理规定〉的决定》 修正建设部令第90号公布) 第一条为了加强城市建设档案(以下简称城建档案)管理,充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》,制定本规定。 第二条本规定适用于城市内(包括城市各类开发区)的城建档案的管理。 本规定所称城建档案,是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。 第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作,业务上受国家档案部门的监督、指导。 县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作,业务上受同级档案部门的监督、指导。 城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员,负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。 第四条城建档案馆的建设资金按照国家或地方的有关规定,采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术,实现管理现代化。 第五条城建档案馆重点管理下列档案资料: (一)各类城市建设工程档案: 1、工业、民用建筑工程; 2、市政基础设施工程; 3、公用基础设施工程; 4、交通基础设施工程; 5、园林建设、风景名胜建设工程; 6、市容环境卫生设施建设工程; 7、城市防洪、抗震、人防工程;

投资业务档案管理办法

投资业务档案管理制度 第一章总则 第一条为加强投资业务档案管理,确保项目资料的完整性,促进投资业务经营的合法性和项目资产的安全性,根据《投资管理基本制度》、《投资业务操作流程》等有相关规定,特制定本制度。 第二条投资业务档案是指在办理投资业务过程中形成的用以记录和反映投资业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由融资人的基本资料、投资业务中的相关契约和投资管理资料等组成。 第三条投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分,各公司部门应配合综合档案人员,对投资业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。市场部门负责投资业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作,并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案人员负责投资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作,并对移交后的投资业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。 第四条各级管理单位要制定有关投资业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度,做到科学管理、有效利用,严防损毁散失,确保投资业务档案的完整和安全。 第五条投资业务档案涉及国家、本公司和客户的秘密,档

案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 第二章投资业务档案的归档方法 第六条投资业务档案按照法人客户建立,一户一档,自然人客户也可按区域建档。 第七条投资业务档案分为五类: 权证类:采用抵押、质押担保方式的投资业务,能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件; 要件类:办理投资业务过程中产生的能够证明投资业务的合法性、合规性的基本要件; 管理类:融资人的基本资料; 保全类:资产风险管理的相关资料; 综合类:本公司内部管理资料等。 每个客户档案分为三个区域即:立卷区、归档区、权证区。1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。3、权证区(立卷区和归档区的权证类主要是指抵(质)押物的清册和移交清单等)抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在项目档案中管理,其中有价单据必须存放于保险库,其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中,但必须双人、双锁保管。

公司人事档案管理制度汇总

公司人事档案管理制度汇总人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。 篇一 1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历,自传材料; 2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价,对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料; 3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料; 4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料; 5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。 第二条人事档案保密规定。 公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。 第三条员工个人情况变更规定。

1.员工进入公司后,由员工本人填写《员工登记表》,其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。〖 ZK)〗 2.项目内容如有变化,员工应以书面方式及时准确地向人事部报告,以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正,确保人事部掌握正确无误的资料。 第四条员工人事档案的使用。 员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据,并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析,了解公司人员结构的变动情况,为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用,充分发挥员工档案材料的作用,为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。 篇二第一条为加强和规范员工档案管理,依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》,制定本细则。 第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。 第三条员工失踪或死亡后满三年,其档案应移交当地

广州市城乡建设档案管理办法

广州市城乡建设档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强城乡建设档案(以下简称城建档案)管理,有效地收集、保管和利用城建档案,为城乡规划、建设和管理服务,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》等有关法律、法规规定,结合本市实际,制定本办法。 第二条本办法适用于本市行政区域内城建档案的管理。 本办法所称城建档案,是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录,根据载体的种类主要可分为纸质档案、声像档案、电子档案、实物档案等。 第三条市、区人民政府应当加强对城建档案工作的管理,将城建档案事业纳入市、区城乡规划建设发展规划,保障城建档案事业与城乡发展相适应,所需经费由相关部门分年度列入本部门预算,并由同级财政部门审核后安排。 第四条市城乡规划主管部门负责本市行政区域内城建档案管理工作,业务上受同级档案行政主管部门的监督和指导。 市城市建设档案管理机构受市城乡规划主管部门委托,具体负责本市行政区域内的城建档案日常管理工作。花都区、南沙区、广州开发区、从化区城市建设档案管理机构具体负责本辖区内的城建档案日常管理工作。 政府有关部门应当在各自职责范围内做好城建档案管理工作。 第五条市城市建设档案管理机构的职责是: (一)负责制定本市城建档案事业发展规划、计划,草拟城建档案规范性文件和标准; (二)负责本市行政区域内城建档案工作的监督、检查和指导,并对列入本市城市建设档案馆接收范围内的档案进行进馆验收; (三)接收和保管本市行政区域内的城建档案,包括地下管线档案; (四)征集和保护与城乡规划、建设和管理有关的珍贵历史档案; (五)参与重点建设工程的竣工验收; (六)对馆藏档案进行科学管理,做好档案的编纂研究、信息公开、开发利用和咨询服务; (七)法律、法规规定的其他职责。 花都区、南沙区、广州开发区、从化区城市建设档案管理机构依据相应规定承担本辖区内的城建档案日常管理职责。 第六条城建档案工作实行统一领导、统一标准、集中管理与分级管理相结合的原则。建立以市城市建设档案管理机构为统筹管理单位,各级建设系统专业主管部门档案机构及各建设单位档案机构为成员单位的城建档案管理体系,确保城建档案工作全面开展。 第二章城建档案的接收范围和质量要求

社保所业务档案管理办法

社保所业务档案管理办法(试行)第一条为加强和规范社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整和安全,发挥档案服务民生作用,推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设,使档案管理工作与社保所业务工作同步发展,根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定,结合我区实际,制定本办法。 第二条各社保所形成的业务档案,适用本办法。 第三条本办法所称社保所业务档案(以下简称业务档案),是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第四条区人力社保局和区民政局共同负责全区社保所业务档案管理工作的组织领导;区档案局负责全区社保所业务档案管理工作的协调、监督和指导;区人力社保局、区民政局和区档案局应加强相关工作的沟通与配合。 各镇(街道)应承担并履行对社保所档案工作的主体责任,具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施,切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。 各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。

第五条社保所须设置档案室,配备专或兼职档案管理员和必要的设施,确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备,保证档案工作的正常开展。 社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房,有条件的社保所,档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。 按照保存档案的载体类型,应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜,以及存放磁性载体档案的防磁柜。 配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设备。 第六条社保所在本镇(街道)主管领导的指导下开展档案工作,接受本镇(街道)档案员的业务指导和监督,各业务窗口应明确一名兼职档案员,负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。 社保所专(兼)职档案员应参加区档案局举办的档案人员岗位培训,并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时,需做好档案交接手续,确保档案的安全与完整。 第七条社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定,制定档案管理规章制度并加强监督、检

人事档案管理规定

人事档案管理规定——关心自己的档案 杨大跃:中加商学院并获美国华盛顿州、西亚图城市大学MBA学位。 课程:《职业经理人必备的八大素质》 《现代企业战略管理》 《企业领袖与管理精英领导力模式》 《中国中小企业面临的机遇与挑战》 《项目管理的战略规划》 一、档案事关个人切身利益 《企业职工档案管理规定》明确规定:企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察职工的依据。 这个文件对职工档案转递规定:企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。 我国《档案法》第三条指出:一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利,同样,企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲,应关注个人档案的保管情况,在调换单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况,在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况,维护个人的合法权益企业职工档案管理规定》明确规定:企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。 这个文件对职工转递档案管理规定:企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。 我国《档案法》第三条指出:一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利,同样,企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲,应关注个人档案的保管情况,在调动单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况,在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况,维护个人的合法权益。 二、企业无权扣押人事档案 不管劳动者以哪种方式离开企业,企业均应及时将其个人档案转出,企业以扣押个人(人

某集团子公司档案管理制度

母子公司管控体系制度汇编之 某某天能集团公司 下属子公司 档案管理制度

目录 第一章总则 (2) 第二章文书档案立卷归档办法 (2) 第一节文件资料的收集管理 (2) 第二节归档范围 (3) 第三节平时归卷 (4) 第四节立卷 (4) 第三章声像档案管理办法 (5) 第一节声像档案资料的收集 (5) 第二节声像档案的管理 (6) 第三节声像档案的保管 (7) 第四节声像档案的开发利用 (7) 第四章档案借阅 (8) 第五章附则 (9)

第一章总则 第一条为加强公天能集团(以下简称“集团”)文书档案、声像档案资料的管理工作,保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。 第二条本制度适用于整个天能集团。集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度,集团总部的档案管理归口总裁办(档案室)档案管理员,分子公司的档案管理归口各自指定的(档案室)档案管理员。集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。 第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷,各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。 第四条实行部门收集保管、定期归档制度。各职能中心/部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),结案后及时交兼职档案员归档。兼职档案员应保持相对稳定,名单报送相应的档案室备案,如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 第五条对保管的技术档案,每年年终要进行鉴定,鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。对失去参考价值、无保存意义的资

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