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加强行政村档案管理的有益尝试

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加强行政村档案管理的有益尝试

作者:刘正义史芬霞

来源:《档案天地》2014年第08期

村级档案是行政村党组织、村委会及群团组织、村集体组织在其工作中直接形成的,对国家、集体、社会和群众具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录,是农村政治、经济及其他各项事业发展进程的真实记录和反映。对行政村而言,尽管自制自发的文书档案不多,但一些集体经济合同、土地承包、转租合同及村庄规划建设、宅基地审批、基层党建、社会治安等直接涉及到群众利益的文书档案资料还是比较多的,抓好行政村档案的管理,对全面推进社会主义新农村建设具有十分重要的作用。

为进一步加强农村党风廉政建设,规范行政村档案管理,元氏县结合上级有关政策在全县积极推行“村档县代管”管理模式,即将行政村的档案由县档案馆集中统一代管,有效促进了村级档案的规范管理,为推进基层政权党风廉政建设、排解矛盾纠纷、促进农村经济发展发挥了重要作用。

一、行政村档案管理的现状及管理路径分析

从行政村档案管理的现状来看,由于各级对档案管理重视不够、经费不足、专业人员少等原因,导致农村档案管理不到位,极易出现村级档案丢失、缺损等现象。甚至有相当部分村就没有档案管理意识,更没有安排档案管理人员,档案资料往往随着村干部和当事人的变换而丢失。同时,各乡镇的档案管理在档案室建设、设备配置、人员素质、管理制度等方面也存在较大差距,如果在每个乡镇再建一定规模的行政村档案室,则在资金投入、人员配置等方面,也是一项数额不小的投入。

鉴于以上情况,为避免村级档案丢失、缺损,更好地维护群众的合法权益,促进农村干部廉洁自律,维护农村稳定;同时,为节约投入,提高管理的集约化水平,元氏县紧紧围绕“关注民生、服务基层”的职责要求,在石家庄市“村档乡代管”政策的基础上,坚持开拓创新,科学谋划,将“村档乡代管”政策进一步发展为“村档县代管”政策,充分利用县档案馆的场地、设备、人员,对行政村档案进行规范管理,利用较少的投入,尽可能地提高了行政村档案的管理水平。

二、“村档县代管”制度的主要内容

在“村档县代管”工作中,元氏县建立了三项基本制度。一是行政村档案“村所有、县代管”制度。行政村档案的所有权归本村所有,由县档案馆设立专门的档案库房为各行政村代管档案,县档案馆负责行政村档案的保管及进行数字化处理等工作。二是按时移交制度。规定各村每年5月底以前,将整理好的前一年档案移交县档案馆代管,或交由档案馆代为整理后进馆代管。三是依法查阅利用制度。村委会及村委会以上的单位利用档案,凭单位介绍信及村委会介