校园档案管理办法

学档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条

为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定，制订本办法。

第二条

学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。档案是师生员工智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学校历史的鉴证。

第三条

档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校把档案工作纳入学校整体发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。

第四条学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。

第二章领导体制、档案机构及其职责

第五条我校档案工作受国家教育部和辽宁省教育厅的领导，业务上接受省、市档案局的指导、监督与检查。第六条学校由一名校长主管档案工作，实行全面领导。

第七条学校设综合档案室，档案室为科级建制，隶属校务办公室。档案室是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的机构。

第八条档案室的基本任务如下：

（一）贯彻执行档案政策、法规、规划全校档案工作。

（二）建立健全全校各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况。

（三）组织全校档案干部的业务培训。

（四）负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作。

（五）开展档案和资料的开放和利用工作。

（六）参予学校档案信息工作整体化建设。

（七）编辑档案参考资料和检索工具。

（八）开展档案宣传和利用者教育活动，举办档案展览。

第九条

除主管校长外，学校其他校级领导干部也负有一定的档案工作领导责任，一方面要督促、检查、总结分管部门的档案工作任务完成情况，另一方面分管人、财、物等的领导，在职权范围内应尽可能为档案工作提供必要的工作条件。

第十条

各院系、部门、校直单位，必须有一名负责人主管该部门的档案工作。并根据实际情况配备专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作等。

第三章档案工作人员

第十一条高校档案人员必须政治立场坚定，政治理论、思想作风和职业道德水平较，具备一定的基础知识、专业知识和相关知识，较强的工作能力。

第十二条档案工作人员列入学校事业编制，编制人数根据学校规模及工作量情况确定。

第十三条档案工作人员属档案专业技术人员，按档案专业技术职务评聘条例，实行专业技术职务聘任制。

第四章经费、库房和设备

第十四条

档案工作经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。基本满足档案室购置档案备品工具、培训人员、订购资料、举办展览、印制资料、维修设备、安全防范等开支需要。

第十五条学校为档案室配置符合《档案馆建设设计规范》的库房、办公室、阅档室、微机室和展览室等。

第十六条学校为档案室配置恒温、恒湿设施。尽快配备复印机、录音、照相、电子计算机等设备，并创造条件配置录像、档案缩微设备。

第五章文件材料归档移交和接收工作

第十七条

学校应建立和完善立卷归档制度，并把各种文件材料的归档纳入教学、科研、管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。不得分散存放在各业务部门，更不允许将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有，拒绝向档案室移交。

第十八条学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

1．本校在党、政管理活动中形成的文件材料，应严格遵照文书处理程序办理；文件办理告一段落或全部办理完毕后，承办人应该把原稿、正文及有关材料整理好，交本部门文书档案人员保存，以便立卷归档。

2．本校教学管理部门和各院、系、所、部、中心应建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档的制度，确保每一个教学年度在进行教学管理工作中形成的文件完整、准确、系统（包括博士生、硕士生、本科生、专科生、成人教育、留学生等不同层次、不同学科的学生培养过程形成的全部教学文件材料）。3．本校在科研工作中，应该做到各部门下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与检查科技档案归档情况同步。

4．在基建中，基建部门应该在项目申请立项中，就开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时完成文件材料的归档和验收工作。

5．学校出版社、学报、校刊等出版物，编辑人员在收稿、审稿、编辑、印制到归档整个过程中都要认真做好文件材料的收集、积累、整理工作，确保应归档的材料齐全、完整、质量符合规范标准。

第十九条文件材料归档范围

1．党群类

主要包括学校党委及各部、委、工会、团委、民主党派等组织、部门工作中形成的文件材料。按《辽宁师范大学党群类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

2．行政类

主要包括学校及校务办公室、人事处、审计处、武装保卫处、后勤、离退休人员管理中心等部门工作形成的文件材料按《辽宁师范大学行政类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、学生工作的文件材料。按《辽宁师范大学教学类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

4．科学研究类

按《辽宁师范大学科学研究类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

5．产品生产与科技开发类

包括学校自行设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像载体材料。按《辽宁师范大学产品生产与科技开发类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

6．基本建设类

按《辽宁师范大学基本建设类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

7．仪器设备类

包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（特别是价值5万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。按《辽宁师范大学仪器设备类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。8．出版类

包括学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中形成的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。按《辽宁师范大学出版类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

9．外事类

包括学校在与外国（包括港、澳）团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、友好往来、教学活动中形成的文件材料。授予中外学者、着名社会活动家名誉职务的有关材料等。

按《辽宁师范大学外事类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

按《辽宁师范大学财会类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

11．声像载体类

包括学校各项活动中形成的对学校和社会具有参考价值和凭证作用的、以音响、画面形象方式记录的专门载体及其配套的文字材料。按《辽宁师范大学声像载体类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。

12．人物档案

本校教职工中的科学院院士、工程院士、国家级有突出贡献的专家、正副校长、正副党委书记、正教授、兼任市以上领导职务的人员、省级以上劳动模范、获省级以上科技发明、科技进步奖励的人员的生平、事迹、传记、回忆录、论文、专着、教材、录音、录像、照片、奖状、奖章、聘书、委任状、代表证、学历证明、学位证书、重大活动纪要、讲话、报告以及其人也有保存价值的材料。

第二十条

我校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各系（部门、单位）的兼职档案人员要随时收集应当归档的材料，及时存放在专用袋（夹、盒）内。在年终或课题完成时，对积累的材料进行核查、整理、编目后向档案室移交。

第二十一条

对科研成果、基建工程等进行验收时，必须有档案人员参加。有关业务部门应会同档案室对归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予盖章、不予上报成果、不予结算经费。

第二十二条

凡需归档的文件材料，必须“遵循文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷后向档案室移交。

凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能用易褪色（如铅笔、元珠笔、纯蓝墨水笔等）、易变质的材料书写；不能有金属物装订。要符合《高等学校档案工作规范》要求。

第二十四条归档时间：

1．党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；

2．科研、基建部门，应项目完成后两个月内归档。

3．财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年六月底前归档。

4．特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

第二十五条各部门向档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。

第二十六条学校各级分管档案工作的干部和专兼职档案人员有责任检查、督促和协助专业人员做好文材料的收集、积累、立卷和归档工作。

第六章档案管理

第二十七条

档案室根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的要求管理档案，做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确，利用方便、管理手段先进。

第二十八条档案编号按《辽宁师范大学各类档案档号表》执行。

第二十九条档案室档案区分全宗、区分年度、区分类别分别存放排列。

第三十条

各类档案保管期限：每卷档案按其价值将确定保管期限。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。会计档案分为永久、定期两种；定期管理期限分为十五年、二十五年两种。保管期限的划定按学校各类档案保管期限规定执行。

第三十一条

对超过保管期限的档案，要在主管档案工作的校长领导下，由档案室会同有关部门组成的鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，应写出销毁清册，经有关部门同意，报主管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁时，应由档案室会同有关部门共同派人监销。销毁清册应当永久保存。第三十二条档案密级划分，首先由立卷部门用铅笔标明在案卷封面上，然后由案室会同校保密委员会审定。第三十三条档案室应指定专人负责统计工作，包括平时的统计和年终统计报表工作。

第三十四条

档案室应有专人负责档案库房的技术管理，测定库房温度、湿度、清洁度、灭菌虫毒程度等技术指标，研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪化的档案，应及时修复和复制。

第三十五条

档案室应有严密的防盗、防火、防晒、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀等安全措施。定期检查保管情况，发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理。

第七章档案的利用与开放

第三十六条

档案室藏档案首先要保证本校决策与管理工作查考的需要，服务对象主要是各级领导和机关工作人员。第二，要为教学、科研服务，对象主要是教师、学生。第三，要为校内人员个人需要服务，对象是师生员工及毕业生。第四，要逐步面向社会，为国内外人员服务。第一部分利用的是根据工作需要划分一定范围的室藏各类档案。后三部分利用的主要是开放的档案。

第三十七条

本校工作人员因工作需要可查阅、借阅本部门归档的档案，如查阅非本部门归档的带有密级的或者限制使用的档案时，须持本部门介绍信，经档案主管领导同意方可查阅。

凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案。

港、澳、台同胞、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门介绍。

外国机关和个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。

第三十八条室藏档案属下列情况之一者不开放：

1．涉及党和国家秘密的；

2．涉及专利或技术秘密的；

3．涉及个人隐私的；

4．档案形成部门规定限制使用的；

5．涉及学校内部秘密的。

第三十九条重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经主管档案工作的校长批准。

凡摘抄、复制的档案须经校档案室核准并加盖档案室公章方能生效。复制档案一般由档案室负责。

未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。阅档者必须承担保密义务。

第四十条查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借。

归还档案时应当面检查注销。如有损坏、丢失档案或泄密者，应及时报告档案室，以便采取补救措施。

第四十一条为充分开发档案信息资源，档案室应创造条件开展更高层次的信息服务活动。

1．档案室要编制多种检索工具，如各目录、全宗指南、档案室指南、专题介绍等。

2．档案室应积极开展编研工作，编印组织沿革、大事记、会议简介、基础数字汇集、专题概要等。

3．开展参考咨询业务。利用档案和资料解答利用者提出的问题。

4．举办档案展览。如专题性展览、人物档案展览、校史陈列等。

5．传播档案学知识。为文秘专业学生授档案学课、接待学生实习等。

第四十二条档案利用根据《档案法》的规定采取有偿服务和无偿服务相结合的原则。按照《辽宁师范大学档案资料利用收费办法》办理。

第八章考核、奖励与处罚

第四十三条学校应建立考查、考核和评估制度、明确岗位责任。对于在档案工作中做出突出贡献的人员，应由学校给予表彰和奖励。

第四十四条

对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，玩忽职守造成档案损失的有关人员，应由学校根据情节轻重，依照有关规定，经予行政处分，构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。

第九章附则

第四十五条本办法由综合档案室负责解释。

第四十六条本办法自公布之日起施行。过去的有关规定与本办法相抵触，以本办法为准。