交通文件材料立卷归档办法

交通文件材料立卷归档办法

交办发[1992]100号

第一章总则

第二章立卷单位与平时归卷

第三章立卷人员职责

第四章归档范围及保管期限

第五章立卷

第六章案卷质量标准

第七章归档

第八章附则

第一章总则

第一条为做好立卷归档工作，保证案卷质量，以达到档案规范化、标准化的要求，根据匡家有关规定及交通部、国家档案局《交通档案管理办法》，特制定本办法。

第二条归档的文件，文书材料按年度立卷，科技文件材料按工程项目、科研课题、产品及设备型号立卷。各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件材料立卷归档要求分别立卷归档。

第三条交通行政、企业、事业单位、社会团体(以下简称各单位)的有关领导，应加强对本单位文件材料立卷工作的领导。档案管理部门应加强立卷归档具体工作的检查和指导。

第二章立卷单位与平时归卷

第四条应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或由或业务部门立卷制度。交通部机关的文书立卷工作，分别由各司、局办公室（综合处）负责。交通部党组的文书立卷工作，由办公厅负责。部属单位及双重领导行政、企业、事业单位的文件材料立卷工作，由文书部门或业务部门负责。科技文件材料的整理立卷工作，应由工程、科研和其他技术项目承办人员负责。声像资料由声像资料形成单位负责。所有负责立卷工作的单位，均应根据工作量的多少，配备专职或兼职立卷人员。

第五条各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料，由文书立卷人员负责集中统一保管。对因工作需要临时借用文件，应及时提供利用，并在临时借用文件登记表上登记，归还时注销。

第六条各单位（或部门）根据自己的业务范围及当年工作任务，拟制简明确切的“案卷类目”，并编条款号。

第七条承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料，在七天内收集齐全，加以整理，送本单位（或部门）立卷人员归卷。

第三章立卷人员职责

第八条立卷人员职责

一、按照部颁案卷质量标准要求，做好立卷归档。

二、认真执行平时归卷制度。根据本单位业务范围和当年工作任务，编制平时归卷使用的“案卷类目”，将处

理完毕的文件材料，及时收集归类，集中统一保管。对所形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒

第四章归档范围及保管期限

第九条文件材料归档范围及保管期限按照《文件材料归档范围及保管期限表》执行。

第十条文件材料的保管期限分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。

一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究及科学研究等

工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。

二、凡是反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保

管。

三、凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。

一般基本建设项目及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。

第十一条文件材料保管期限的计算，文书文件材料应从案卷所属年度、科技文件材料应从归档以后（如一个项目分批归档，则从最后一批归档后）的下一年一月一日算起。

第五章立卷

第十二条文书文件材料立卷，应遵循文件材料形成的过程、因果和特点，保持它们之间的历史联系，区别不同价值，分类立卷。要灵活运用问题（指文件内容所反映的问题）、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷。为便于查找利用，多数案卷应以问题为主结合其他特征立卷。文电应合一立卷。

第十三条文书案卷的卷皮格式、案卷题名、卷内文件目录及备考表的样式及填写内容要求如下：

一、文书案卷采用的卷皮尺寸为３００ｍｍ×２２０ｍｍ或２８０ｍｍ×２１０ｍｍ。

二、案卷封面项目包括：全宗名称、单位名称、案卷题名、年度、保管期限、页数、分类卷号、保管卷号、档号。案卷背面注有交通部办公厅档案处监制。

三、卷内文件目录尺寸采用国内通用１６开型（即２６０ｍｍ×１８５ｍｍ）或国际标准Ａ４型（即２９７ｍｍ×２１０ｍｍ），卷内文件目录包括首页和二页。

四、卷内备考表。

五、案卷各部分的排列格式均应是：案卷封面一卷内文件目录—文件材料—备考表—封底。

第十四条文书档案卷内文件应区别不同情况进行排列：

一、密切联系的文件，批复、批示（包括在请示、报告原件上批复、批示的影印件）在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

二、几个地区的文件组成的案卷，先分地区，再按时间顺序排列；

三、由几个制发单位的文件组成的案卷，先分制发机关，再按时间顺序排列；

四、性质相同或相近的问题或案件组成的案卷，卷内文件的排列先按问题或案件分类，再按时间顺序排列；

五、其他文件材料按重要程度排列。

第十五条所有本单位发出文件的定稿，文书处理手续必须完备。复印后加盖原印章的文件，具有档案凭证作用；一般情况下，复印的文件，不作为档案保管（复印件作为正文附件的除外）。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。

第十六条凡是在本单位刊物登载公布，不另行文的文件定稿，应由文件的主办单位将定稿和刊物一并立卷。刊物的编辑出版部门，可以立卷归档刊物后面的卷内备考表内说明定稿由某某处、室归档。几个单位的联合发文，应由主办单位负责将定稿及其有关文件立卷归档，参与办理的单位只存印件。会议文件由主办单位立卷归档。

第十七条年度计划、总结、统计报表、决算等，应放在内容针对的年度立卷；跨年度的请示与批复，放

入复文年度立卷，也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立卷；长远规划放在针对的第一年立卷；两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件，应分阶段立卷归档，确实分不开的，可以归入问题解决或案件结束年立卷；法规性的文件应放在公布或批准生效年立卷；学年年度文件，应放在学年针对年度立卷。

第十八条科技文件材料的立卷，应由项目承办人员负责将所形成的文件材料收集齐全，核对准确，按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系。一个独立完整的工程项目，科研课题及设备仪器，根据其文件数量，加以系统整理，可以组成一个或若干个保管单位（卷、册、袋、盒）。

第十九条科技档案案卷的构成办法如下：

一、组卷要求

１．产品、设备仪器、科研课题、基建项目按其部件，结构、阶段等分别组卷。

２．与产品、设备仪器、科研课题、基建项目关系密切的管理性文件，应列入产品、设备仪器、科研课题、基建项目类中组卷。

３．案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。设计更改通知单需随图立卷归档。

二、案卷排列

１．基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、

工程竣工验收等排列。

２．科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。３．设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。

４．产品按设计（含初步设计、技术设计）、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列，也可以按其产品系列、结构（部件或组件）排列。

５．管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

６．案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。

三、案卷编目

１．案卷封面

案卷封面由案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号（指档案分类号和案卷顺序号）等项目

组成。案卷题名主要内容应包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

２．卷内文件目录

卷内文件目录由顺序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注组成。卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。

３．卷内备考表

卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排在卷内科技文件材料的尾页之后。

第二十条反映本单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章和锦旗等实物，应写说明，编号登记，集中保管。第二十一条根据本办法第四章保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。同一卷内文件密级不一样，卷皮应标明最高的密级。

第二十二条归档的文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰，纸张优良，格式统一，禁止使用圆珠笔

和铅笔书写、签批。交通档案的蓝图按２９７ｍｍ×２１０ｍｍ折叠，底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于１号的底图也可卷放装筒。对于破损档案，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对大小不一的文件应适当补镶或折叠。

第二十三条声像资料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日），声音清楚，图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。

第二十四条卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”，并应按排列顺序采用阿拉伯数字，在有文字的每页材料的正面的右上角，背面的左上角填写页号。折叠成几层的文件和图表，按张编页号，声像资料在装具上或在声像资料的背面逐件编号。

第二十五条案卷装订采用三孔一线方法（孔距８ｃｍ），并应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅，案卷底边和装订边要齐整，以免文件散失。

一、已装订成册的不再装订，会计凭证、帐簿可装入档案袋（盒），科技案卷也可装入档案盒（袋）；

二、在装订时，应去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件；

三、案卷封面和卷脊用毛笔正楷书写。卷面数字用阿拉伯数字填写，卷脊数字用中文数字填写。

第二十六条卷内文件数量过多的可以分订数卷，案卷题名需标明卷内文件具体内容。

第二十七条由立卷部门根据案卷排列情况编制案卷分类目录和科技档案案卷归档目录一式三份。同时应编制案卷保管目录及案卷目录索引一式三份。

第六章案卷质量标准

第二十八条为了便于利用和保管，归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

一、归档文件，齐全完整；

二、分类清楚、保持联系；

三、题名确切，容易查找；

四、卷内排列，系统条理；

五、保管期限准确；

六、密级划分恰当；

七、蓝图折叠，符合要求；

八、卷皮书写，正楷整洁；

九、案卷装订，整齐美观；

十、声像资料，清楚清晰。

第七章归档

第二十九条各单位每年的文书档案应于第二年上半年连同分类目录、保管目录及目录索引一式两份归档。科技档案按工程项目、产品、课题可以分阶段或全部竣工验收后连同科技档案案卷归档目录一式两份归档，科技档案一般归档二套，凡重要和使用频繁的，应归档一式四套。声像档案一般在年终由形成部门向档案部门归档，会议形成的声像档案由会议主办单位负责，在会议结束后两个月内向档案部门归档。案卷归档时，交接双方当面点清，并在案卷分类目录、案卷归档目录所附的案卷归档、接收签证单，科技档案归档、接收签证单上签字盖章。

第三十条本单位与外单位分工合作完成的科研、工程项目，由主办单位保存一整套档案，合作单位除保存自己承担任务有关的档案正本外，应将一份复制件交主办单位。

第三十一条对于同类型产品、设备的科技文件材料，一般应选择一部（艘、台）立卷归档。

第三十二条各单位每年的总发文簿于次年六月底前向档案管理部门移交。机构撤销后的发文簿移交档案部门保管二至五年备查。

第三十三条档案部门必须对已归档的科技档案的修改、补充进行监督、检查。

一、已归档的图纸，需要修改时，承办单位应发给档案部门设计变更通知单并附图纸一并存入原案卷。

二、档案部门发现科技档案与实际情况有出入时，应及时提交有关部门进行修改或补充。

第三十四条已归档的图纸、文件材料，如有作废或停止使用等情况，承办单位必须及时通知档案部门予以注明。

第八章附则

第三十五条本办法自一九九二年一月九日起执行。各单位应根据本办法，结合自己的实际情况，制定具

体的立卷归档范围和实施细则，并报部备案。

第九条详表

文件材料归档范围和保管期限表

顺序号归档文件

保管期限

一、党群工作

１．上级党组织颁发的属本单位主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通

报等文件重要的永久一般的长期或短期

２．上级党组织颁发的非本单位主管业务的文件短期

３．上级党组织召开的需要贯彻执行的会议的文件

重要的长期

一般的短期

４．上级党组织对本单位、本单位对下级单位进行工作检查形成的主要文件材料

重要的永久或长期

一般的短期

５．本单位召开的党、团、工会、职工代表大会、代表会议的批准文件、通知、报告、决议、总结、纪永久要、讲话、开幕词、闭幕词、发言稿、提案、简报、讨论的文件、会议代表名单及声像资料

６．本单位召开的党、团、工会、职工代表大会、代表会议的小组会记录、会议参考资料等短期

顺序号归档文件

保管期限

７．本单位党、团、工会委员会全体会议、常委会会议的记录、纪要和讨论的定稿文件永久

８．部机关党组、企业、事业单位党委会议、团委会议、工会委员会会议的记录、纪要和讨论的文件永久及声像资料

９．本单位党组、党委制发的文件方针、政策法规性的永久～长期事务性的短期

１０．党中央领导人视察本单位工作时的指示、讲话、题词及声像等资料永久

１１．本单位党委向上级的请示、报告、汇报和上级批复的文件材料方针政策性的、重要问题的永久，一般事务性问题的短期

１２．本单位党员、团员年度统计报表及工会各种统计年报永久

１３．本单位党员、团员组织关系和工会会员转移关系介绍信及存根长期

１４．本单位党员、团员有关奖励和处分的决定及有关材料

重要的永久

一般的长期

１５．本单位党组织建设中形成的文件材料，例如：

换届改选、发展计划等

重要的永久～长期

一般的短期

顺序号归档文件

保管期限

１６．上级党组织纪律检查委员会对本单位和本单纪律检查委员会对下级单位案件检查处理的文件材料

重要的永久～长期

一般的短期

１７．本单位党组织宣传教育、统战工作中形成的文件

重要的长期

一般的短期

１８．本单位党组织调查、研究、大事记、有关的照片、工作总结等材料

重要的永久

一般的长期

１９．党费、团费、工会会费收据等材料短期

２０．上级工会及本单位工会颁发的决定、指示、决议、规定、条例、制度、办法等文件

重要的长期

一般的短期

２１．上级工会对本单位及本单位对下级进行工作检查形成的文件材料

重要的长期

一般的短期

２２．工会年度工作计划、总结等文件材料永久～长期

顺序号归档文件

保管期限

２３．本单位工会工作问题的请示、批复材料重要的永久～长期

一般的短期

２４．本单位工会劳动竞赛条件、竞赛评比总结材料、先进集体、个人名单（光荣榜）与事迹材料及长期～短期奖状存根

２５．上级团组织颁发的决议、决定、规定、指示、条例、制度、办法、通知、通报等文件材料

重要的长期

一般的短期

２６．上级团组织召开的各种重要会议文件短期

２７．本单位团委工作计划、总结、调查研究等文件材料

计划短期

总结长期

２８．先进团员典型事迹材料、团委的经验材料与上级的批复

重要的永久～长期

一般的短期

２９．各社会团体的年度计划、总结长期～短期

３０．各社会团体的年会及其活动中形成的各种文件及声像资料

重要的永久～长期

一般的短期

顺序号归档文件

保管期限二、行政管理

１．上级机关颁发的属本单位主管业务并需要执行的法律、指示、命令、条例、规定、重要通知、通

报等文件

重要的永久～长期

一般的短期

２．代上级机关草拟的并被采用的文件的最后草稿及印件

重要的、法规的永久～长期

其他的短期

３．上级机关、同级机关和无隶属关系机关颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文短期件４．本单位颁发的（包括转发的及与其他单位联合颁发的）决议、决定、指示、命令、条例、规定、办法等文件

重要的主签的永久

重要的会签的长期

一般的话会议的文件及声像资料

重要的如开会批准文件、通知、报告、决议、总结、

永久纪要、讲话、开幕词、闭幕词、讨论的文件、会议代表名单、声像资料

简报、会议参考资料、发言稿、经验材料长期～短期

９．本单位领导人公务活动形成的重要信件、电话

记录及从外单位带回与本单位有关的未经文书处理部门登记的文件材料

重要的永久

一般的长期～短期

１０．本单位的历史沿革、大事记、年鉴汇编、反映本单位重要活动事件的剪报照片、情况简报、信息等定稿印本、荣誉奖励证书永久

１１．本单位与同级单位和非隶属单位工作往来形成的文件

一般的短期

１２．规划、计划、统计、总结

（１）上级机关下达的国民经济计划、年度计划、长远规划和设想等计划规划文件长期

（２）上级机关批准本单位编制的各种规划、计划和本单位下达的计划年度的和年度以上的（没有年度的，季度和半年的）永久

管期限

（３）本单位编制的中、长期发展规划及基本建设、生产技术、科学研究等方面的计划

重要的永久

一般的长期

（４）本单位技术改造措施、安全措施规划、推行现代化管理规划和企业升级规划长期

（５）本单位总体改革方案永久～长期

（６）本单位关于技术队伍、职工发展规划长期

（７）本单位年、季度经济技术指标年度的（无年度的、季度的）长期

８）本单位年度生产、技术发展计划及执行情况分析永久

（９）下级单位报送的各种年度计划短期

（１０）本单位和本单位汇总的各种统计报表（包括计算机软盘等）

年度的永久

季度、月份的短期

（１１）下级单位报送的各种年度统计报表长期

（１２）本单位的工作报告、总结（包括专题报告、综合报告、专题总结等）典型的、主要职能活动的年度和年度以的上的永久～长期

一般的短期

顺序号归档文件保管期限

（１３）下级单位报送的总结、报告短期

１３．机构、人事劳资文件

（１）上级对本单位和本单位对下级关于机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、办公迁址等文件永久

（２）本单位组织简则、人员编制、工作条例、章程、工作职责、职工名册、职工考核材料永久

（３）本单位干部的任免、评级、考核、专业技术职务评定、聘任、退职、离休、退休、抚恤、死亡等文件材料上级对本单位领导人、本单位对直属单位领导人任免永久

其他的长期

（４）有关本单位定编、岗位定员和劳动人事调配等材料（包括职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根）永久～长期

（５）本单位内部职能部门的制度、办法长期～短期

（６）本单位所管辖的干部的奖励和处分的决定及有关材料

重要的永久

一般的长期

（７）本单位先进工作者、劳动模范名单及事迹的材料

本单位批准的和汇辑的永久

一般的长期

顺序号归档文件保管期限

（８）本单位调资方案、测算材料、升级名单、总结等永久～长期

（９）各种津贴的实施方案长期～短期

（１０）本单位干部、职工教育和技术培训的文件、材料等长期

１４．外事和涉外文件

（１）外事活动中形成的文件材料，包括与外国签订的条约、协定、协议书、意向书、合同等有关材料

本单位经办的永久

非本单位经办但需要执行的长期

（２）本单位出国活动、接待外宾和聘请外国专家和专家在我国活动所形成的文件（如请示、报告、计划、总结、汇报、重要简报、会谈纪要、谈话记录等及有关声像资料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来文件）

重要的永久

一般的长期

纯事务性的短期

（３）本单位选拔出国留学生、实习生、研修生、研究生所形成的文件

重要的永久～长期

一般的短期

管期限

（４）本单位与外国商务机构、验船部门及其他企业、事业单位建立工作联系和一般业务往来形成

的文件

重要的长期

一般的短期

１５．财务

（１）本单位制定的财务管理的规定、制度永久～长期

（２）本单位财务工作计划、预算、编制说明、总结永久～长期

（３）固定资产的调拨、报废、封存的有关文件材料

重要的永久～长期

一般的短期

１６．其他

（１）本单位编辑出版物样本、原稿和经领导人修改过的清样永久

（２）本单位发布的文告（如公告、通告、告示、声明等）文稿及剪报

重要的永久～长期

一般的短期

（３）本单位发出、收到的贺信、贺电

重要的永久～长期

一般的短期

（４）关于港区、航区划分、航道、公路分级、船舶、车辆命名问题等文件材料永久

（５）本单位普查、调查、视察、检查工作形成的文件材料

重要的永久～长期

一般的短期

顺序号归档文件保管期限

（６）本单位信访工作文件、简报、摘报、记录、处理报告与总结、请示与批复

重要的永久～长期

一般的短期

（７）本单位档案鉴定工作报告及档案销毁审批清册等文件材料永久

（８）本单位档案信息资源开发编研材料长期

（９）本单位档案管理升级有关材料

重要的永久

一般的长期

（１０）本单位档案管理经验材料及有关证书

重要的长期

一般的短期

（１１）档案交接凭证永久

（１２）本单位反映交通事业的电影、电视、录像片永久

（１３）反映本单位交通改革、行政管理等重要活动的声像资料永久

（１４）本单位向中央电视台和地方电视台提供的录像带、电影、电视片永久

三、经营管理

１．本单位向工商管理部门登记、申请执照的有关文件永久

２．本单位经营方针目标管理方面文件永久～长期

顺序号归档文件

保管期限

３．本单位升为国家一级、二级、省先进企业等活动中形成的文件材料

重要的永久～长期

一般的短期

４．实行股份制、中外合资和国内联营的单位在经营活动中所形成的文件材料（包括会议文件）及招标投标材料和本单位投标材料

重要的永久～长期

一般的短期

５．销售方面

（１）本单位与有关单位及国外厂家签订的经济合同、协议、意向书及有关谈判材料与合同执行情况等

重要的永久

一般的长期～短期

（２）产品销售价格目录长期

（３）产品销售的调查预测决策措施及用户对产品情况反馈和处理材料短期

（４）产品订货、展销会形成的文件短期

（５）有关工商、税务管理部门的审批表报等有关材料长期

（６）国内外同行业调查考察报告长期～短期

６．物资供应

（１）年度原材料、物资供应计划、统计及总结永久～长期

（２）生产用材料收支与结存明细表短期

（３）材料价格表短期

（４）物资消耗、储备定额长期

顺序号归档文件

保管期限

（５）物资消耗统计报表永久～长期

（６）年度材料运输计划、总结短期

（７）月份运输计划（记录）、统计表短期

（８）财产、物资调拨、转让交接清册

重要的永久～长期

一般的短期

７．船舶理货

（１）理货统计报表年度的永久

无年度的半年的永久

无年度和半年的，月份的长期

（２）理货单证货损、货差

理赔的长期

一般的短期

保管期限

顺序号归档文件

主管建设施工设计机关单位单位单位

四、基本建设

１．可行性研究报告长期永久长期

２．项目评估长期永久长期

３．环境预测及调查报告长期永久长期

４．设计任务书及审批文件长期永久永久

保管期限

顺序号归档文件

主管建设施工设计机关单位单位单位

５．有关征地文件永久

６．工程地质、水文、气象及地震原始记录长期长期

７．工程地形地质测绘报告，重要的测绘计算，作为设计依据的水文，气象地震资料永久永久

８．经济调查报告，港口、工厂、航道、公路、桥梁、隧道、路线的选址、选线报告长期长期永久

９．初步设计、技术设计长期永久永久

１０．施工图设计及变更文件短期长期永久

１１．设计计算书，采用的标准、标准设计、通用设计永久

１２．关键技术试验永久

１３．总体规划设计长期永久永久

１４．承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久永久

１５．环保三同时，消防、卫生及水暖、电、煤气供应协议书永久

保管期限

顺序号归档文件

主管单位建设单位施工单位设计机关

１６．开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期长期

１７．施工组织设计、施工方案永久

１８．施工技术措施、施工安全措施、施工工艺重要的永久一般的长期

１９．原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期

２０．建筑材料试验报告长期短期

２１．工程更改洽商单、材料代用审批永久短期

２２．施工定位测量、地质勘察永久短期

２３．土、岩、试验报告，基础处理，基础工程施工图永久长期

２４．施工记录、日记短期

２５．隐蔽工程验收记录及质量检验单永久长期

２６．工程记录及测试、沉陷、位移变形观测记录永久长期

保管期限

顺序号归档文件

主管单位建设单位施工单位设计机关

２７．事故处理报告重要的永久重要的长期一般的长期一般的短期

２８．单位工程质量检查评定长期长期

２９．交工验收记录证明长期长期

３０．焊接试验记录、报告、探伤记录长期短期

３１．设备调试记录短期短期

３２．强度、密闭性试验报告长期短期

３３．施工安装记录、安装质量检查记录、评定长期长期

３４．系统调试、试验记录长期短期

３５．电气仪表调试、整定记录长期长期

３６．性能测试和校核长期长期

３７．操作、联动试验短期

３８．竣工报告、竣工验收报告长期永久永久

保管期限

顺序号归档文件

主管单位建设单位施工单位设计机关

３９．竣工图长期永久长期

４０．项目质量评审材料长期永久长期

４１．工程决算、试运转报告大中型工程的附属建筑物、小型项目基建工程及单位的工程的各种文件，比以上同类项目的技术文件保管期限的划分降一级，即“永久”降为“长期”、“长期”降为“短期”

一般

长期永久

４２．一般临时性建筑物及港口、公路、交通业工厂以外的其他一般短期重要的长期重要的长期

民用建筑工程的设计一般的短期一般的短期及施工

保管期限

顺序号归档文件

主管单位建设单位施工单位设计机关

４３．航道基础工程除归工程技术文件材料外，还须归档的有：航道船舶航行等材料及分析意见，航道流速流向、流量、潮汐、泥沙、地貌变化航道水深图、水位图、航行图、航标配置图、航道疏竣形成的文件永～长永

４４．航标工程（包括航标的特点、勘测报告发重要的永久长期重要的永久光系统选择、标身结构一般的长期一般的短期等）

４５．公路养护（包括大、中修）工程，水毁工程长期长期长期形成的文件材料

４６．反映建设活动的录像、照片永久永久

保管期限

顺序号归档文件

审批单位使用单位生产单位设计机关

五、产品、设备仪器船舶、港口机械、航标、汽车、筑路机械、潜水设备等自行设计、制造和修理方面形成的各种载体的文件材料

１．设计任务书（计划任务书）、方案设计、经济论证、技术设计、施工设计修改设计通知单和图纸、各种计算书、长期长期永久永久长期

说明书、会审记录和纪要、合同、协议书及船舶设计中经验船部门审批的船舶方面的文件材料

２．施工图修改通知单长期长期长期

保管期限

顺序号归档文件

审批单位使用单位生产单位设计机关

３．产品的竣工图纸（完工图）、试车、试航、试验调试总结报告、试验调查记录、分析材料、产品试制完工验收文件、定型验收文件、产长期永久永久长期

品出厂文件、质量检验证书、技术鉴定书、总结、产品图纸目录、配件目录、修理标准、以及在试制、制造、改革过程中的来往文件

４．产品制造工艺、工艺装备、工艺技术条件、工艺总结等文件永久

５．引进外国技术和专利产品的图纸、性能使用说明书、外文原图、原稿和译文

一般的长期

重要的永久

６．关于采用国内、国外新技术及生产经验的文件材料长期重要的永久一般的长期

７．车、船修理计划、修理单、合同、估价单、结帐单、修理总结长期长期

保管期限

顺序号归档文件

审批单位使用单位生产单位设计机关

８．重大技术改造和重大修改项目的论证、设计绘图、改进方案、计算、分析研究、审批意见、鉴定意见

长期永久永久

９．改装工艺、定型设计、大、中小修形成、积累的各种图纸文件、修理工艺、技术总结文件材料

长期永久长期

１０．各类船舶、汽车等运输设备的图纸、性能使用说明书、计算书长期

１１．工厂的各类生产和附属的设备图纸使用长期维修说明书、计算书

１２．沿海、内河港口的机械设备、疏浚打捞工程设备和航标，浮标航行设备的图纸、使用维修说明计算书长期

保管期限

顺序号归档文件

审批单位使用单位生产单位设计机关

１３．海岸电台、基地、客运站、停车场、码头、仓库的机械设备、通信导航设备的图纸、使用维修说明计算书长期

１４．科学研究、教学、生产技术、检验、试验的仪器设备的图纸和说明计算书长期

１５．各类船舶、机械、仪器在大、中修理过程中修理形成的图纸（竣工图）、长期单位质量检验证书及文件说明材料短期

１６．设备、仪器修理记录卡长期～短期

保管期限

顺序号归档文件

审批单位使用单位生产单位设计单位科研机关

１７．凡是从国外购进的各类船舶、仪器机械设备的请示、批复、涉外文件（包括与外商谈判记录、协议书、议定书、重要的永久意向书、合同等）及全套图纸、照片、使用维修说明书、计算书及译本

重要的永久一般的长期

１８．船名录、电台台名重要的永久录一般的长期

１９．产品零部件采用标准设计、通用设计及有关计算书和图纸长期永久

２０．船舶报废转让长期长期

２１．船舶命名永久

２２．船舶使用年限永久长期

２３．船舶普查资料组织单位永久

２４．船舶、港机的规章颁发单位制度永久

保管期限

顺序号归档文件

审批单位使用单位生产单位设计单位科研机关

２５．船舶机损事故报告长期

２６．船舶港机设备考察长期考察单位报告长期

六、科学研究

１．课题立项报告及批准文件、研究课题任务书、已批准的科学研究工作专题计划、大纲及审批意见长期

２．科研合同、协议书、实验的研究过程、试验报告、考查记录、分析的永久一般

计算、图表照片、样本、长期

样品、专题会议记录短期

３．专题研究总结、技术

鉴定报告、鉴定书、研长期永久

究成果报告及审批材

料评价、论文、著作

４．科研技术交流、推广

研究成果的文件长期永久

保管期限

顺序号归档文件审批使用生产设计科研机关单位单位单位单位

５．为本专题科研工作

考察、调查总结、报告长期

６．未完成、中止、负结重要的长期

果的科研项目文件一般的短期

７．围绕本单位生产职

能活动的具有重大意

义的翻译技术文件及重要的长期

学术活动中的学术报一般的短期

告、决议、总结发言、纪

要等

８．被采用的有关科研重要的永久

方面的专家建议一般的长期

９．研究工作阶段小结重要的永久

一般的长期

１０．反映科学研究活动

的录音、录像、照片、影永久

片

顺序号归档文件审批使用生产设计科研机关单位单位单位单位

１１．创造发明、技术革

新和技术改造的革新

项目计划、设计文件、

新结构、新材料、新工重要的永久

艺、新技术、新产品试一般的长期

验记录、成果说明、技

术鉴定应用效果、经验

总结、图纸、照片等文

件材料

七、技术管理

１．有关技术问题的请

示、报告、批复、批示、重要的永久重要的永久

会议纪要、技术审查一般的短期一般的短期

２．各种技术规程、规

范、标准、定额长期长期永久

３．本单位颁发的基本

建设、生产技术、科学

研究等方面的专题技术长期永久

术决定、决议、实施细

则

４．已批准的全国海域、

江河流域港口、公路、永久永久永久

交通工业发展规划

５．关于全国海域、江河

流域港口、公路、交通

工业或其他建筑设施永久永久

的调查、勘测的综合报

告、总结及原始资料

６．全国海域、江河流域

港口、公路、交通工业长期

调查、勘察的原始记录

保管期限

顺序号归档文件审批使用形成设计机关单位单位单位

７．已被采用的国内外

专家技术问题的建议重要的长期重要的长期

及技术服务、技术咨一般的短期一般的短期

询、技术转让活动中形

成的文件材料

８．经批准采用的科学

技术发明创造的文件永久永久

材料

９．本单位或参与国内

外有关专业技术调查、重要的长期

考察报告一般的短期

１０．本单位与专业协作

单位有关技术性方面重要的长期

的来往信件一般的短期

１１．计算机管理：立项

课题通知书、可行性研

究报告或课题开发计

划；实施进度报告；技

术合同协议书、系统分按本表六

析报告、系统设计报科学研究

告；程序设计说明书、划分保管

程序清单及使用说明期限

书；系统测试及分析报

告；课题总结报告、研

究报告、技术报告、鉴

定（评审）成果申报等

文件材料

保管期限

顺序号归档文件审批使用形成设计

机关单位单位单位

１２．质量管理（包括货

损、货差、理赔问题重要的长期

等）、技术引进、技术改一般的短期

造和计量能源管理工

作形成的文件

１３．海上安全监督

（１）本单位制定的有关

海上安全监督方面的重要的长期

规章制度一般的短期

（２）海事事故调查报

告、调查材料、调解书、

向领导的签报及向上重要的永久

级的报告、请示、批复、一般的短期

电话记录等

（３）各种证书：如船员

适任证书、引航员证书长期

及有关文件、专业训练

合格证书等

（４）工作船安全检验、

船舶建证和违章处理长期长期

及船舶进出口联检文

件材料

（５）航行警告、通告、船

舶登记、在港停留证明长期长期长期

书、岸线审核等

保管期限

顺序号归档文件审批使用形成设计机关单位单位单位

（６）海上危险品、特种

物资管理及船舶防污、

水域、港口污染环境事长期长期永久

故处理措施统计报表

等技术文件

（７）水文、气象、各类测

绘、成果材料永久

１４．船舶检验

（１）对新建和入级船

舶、外国籍船舶颁发的

各种船舶证书，检验报长期永久

告和海损事故的报告

及有关的来往报告

（２）新建、入级和外国

船舶已审核的图纸、计长期

算书材料

（３）营运中船舶的各种

证书，检验报告及有关

技术性问题等来往文长期

件

八、救助打捞

１．救助打捞工程形成

的呼救信号，救助、拖重要的永久重要的永久

航契约合同、仲裁文一般的长期一般的长期

件，打捞方案及工艺、

拖航技术及总结

保管期限

顺序号归档文件审批使用形成设计机关单位单位单位

２．难、沉船材料、探摸

测量材料，打捞拖航记长期

录

３．救助打捞工程有关

的气象、图片、照片录重要的永久

像文件等一般的长期

九、会计

１．本单位和本单位汇

总的各种决算永久

２．本单位的各种帐簿

（总帐、明细帐、序时

帐、现金出纳帐）、重要长期

的记帐凭证和原始凭

证

３．各单位上报及上级

批复和对下属单位批长期

复的决算

４．本单位每月发工资

的登记表长期

５．涉及外事的各种凭

证永久

保管期限

顺序号归档文件审批使用形成设计

机关单位单位单位

注：财政部国家档案局

财预字（１９８４）第８５号

文件《会计档案管理办

法》所附会计档案保管

期限表中，三年、五年、

十年、十五年的，交通

档案划为短期，二十五

年的划为长期

十、教学略十一、新闻出版略

十二、审计略十三、监察略十四、公安略十五、医疗卫生略

十六、荣誉奖杯（状）

反映本单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章、锦旗

等物品

国家级永久

省、部级长期

市、局级长期

长期?

(国家档案局2006年8号令)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

国家档案局令第8号 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。 局长杨冬权 二○○六年十二月十八日 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

档案立卷归档制度

档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。

三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。

关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知(交办发[2010]382号)

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责 第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法

人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。 第三章公路建设项目文件材料的收集 第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发…2010?65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提

机关事业单位档案文书整理流程

机关事业单位文书档案的整理与数字化 文书档案的整理流程 1、与甲方文书档案的交接 2、分年度：将所有文件材料按年度分开，同一年度放在一起； 3、分类：按年度分收文（本单位收到的文件）和发文（本单位自行印发的文件）。

4、收文排序：按责任者排序，同一责任者的文件，先按文号排序、没文号的，跟在该同一责任者材料后面，排序时剔除重复件。 5、发文：按文号分开，并由小到大的顺序排序，带文号发文不得缺号，如有缺号文号，填写记录单交与用户补充。发文原则上正式发文（红头有盖章）、领导签发稿、定稿三者齐全、完整，确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。发文排放顺序，正文－领导签发－定稿。 6、档案保定期限鉴定：对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定，划分档案保管期限和类别。 7、编写码：对2016年以后（包括2016年）的文书档案，在每份文件的右上角编写页码（背面为左上角），有效页均需编写页码，一份文件一个流水页号，都从1开始编写。 8、加盖档案章：对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章，并填写档案章内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号； 9、档案编号：按年度、保管期限编排档案流水号，一个年度一个保管期限编排一个流水档案号，一份文件为一号，从“0001”开始编。 10、填写文件档号章信息 11、文书扫描

12、图像处理 13、图像质检 14、著录 15、著录质检 16、装订（永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订） 17、装盒 18、填盖档案盒信息内容。 19、生成档案目录，并装订成册 20、与用户交接归还上架，上架时，面对档案柜（或密集架），由上到下、从左到右的顺序，按年度、保管期限排列上架。 备注：如不需扫描，仅做整理，只需按：1—9、14——20工序整理即可。文书档案的整理方法

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定-国家档案局

机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定 （2006年12月18日国家档案局令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报

的文件材料。 第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (四)平时归卷 第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

乡镇机关文件材料归档范围及文书档案保管期限表

乡镇机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表 一、党政办 1.上级机关的文件材料 1.1党和国家、省、市领导人，人民代表视察、检查工作中形成的讲话，批示、题词和主要的照片、录音带、录像带各种文件材料 1.1.1省部（含）以上的（永久） 1.1.2省部以下的（30年） 1.2上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料（30年） 1.3上级机关制发的文件材料 1.3.1针对本机关的（永久） 1.3.2非针对本机关需要本机关贯彻执行的文件材料（10年） 1.4报刊登载的本乡镇各种材料 1.4.1重要的（永久） 1.4.2一般的（10年） 2.本机关的文件材料 2.1党员代表大会文件材料 2.1.1请示、批复、会议通知、代表名额构成比例分配、代表名单、主席团名单、主席团会议记录、日程表、开幕词、上级领导讲话、工作报告、决议、选举方案、选举结果、闭幕词、会议的主要照片、录音带各种文件材料（永久） 2.1.2代表登记表、代表发言材料、大会的预备会议材料、会务材料（永久） 2.1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录，会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

2.1.4讨论未通过的文件（10年） 2.2人代会文件材料 2.2.1请示、批复、会议通知、代表名额构成比例分配表、代表名单、代表资格审查委员名单、代表资格审查报告、主席团名单、日程表、开幕词、上级领导讲话材料、政府工作报告、大会决议、选举方案、选举结果报告、议案审查委员名单、议案审查报告、闭幕词（永久） 2.2.2代表发言材料、大会代表议案及处理意见（永久） 2.2.3人代会分组讨论记录、会务材料（出席证、代表笺等）（30年） 2.2.4关于成立选举委员会、启用印章、人选的请示、批复、报告、决定、通知、通告（永久）2.2.5代表普选工作总结、报告（永久） 2.2.6选民资格审查呈报表（30年） 2.2.7选区划分及领导小组表（30年） 2.2.8讨论未通过的文件（10年） 2.3.党委（扩大）会、镇长办公会议记录、纪要和民主生活的记录（永久） 2.4党委、政府召开工作会议、专题会议的文件材料 2.4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）2.4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年） 2.5党委、政府成员上级会议上的发言材料和汇报材料（永久） 2.6党委、政府制定的方针政策性、法规性、普发性文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久） 2.7党委、政府工作的计划、总结、报告 2.7.1年度或全过程的（永久） 2.7.2非年度或阶段性的（10年）

2021年《电网公司档案收集立卷归档实施方案》

《电网公司档案收集立卷归档实施方案》 一、立卷归档范围此次立卷归档的档案主要是收集xx年元月以来的各种材料。有以下几个方面内容： 1、文书档案，包括党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类等； 2、科技档案，包括产品、科学研究、基本建设、设备仪器等； 3、会计档案，包括凭证、账簿、会计报表、财务报告、其他等； 4、声像档案，包括照片、底片、光盘、磁盘、幻灯片等； 5、实物档案，包括各类证书、奖状等。 二、立卷归档时间从8月15日开始到12月底止，历时4个月时间。 三、责任人公司各部门是档案资料的提供部门，部门主任是具体责任人。 四、实施步骤 （一）清理资料阶段（8月15日至9月15日）。总经理工作部抽调专人对档案室内存入的所有资料进行清理、编号、归类，重点清查各个年度所欠缺的材料、文件等。 （二）收集资料阶段（9月16日至10月20日）。在对档案室所有资料清查的基础上，针对所缺材料，总经理工作部列出清单，各部门按照清单进行收集整理。 （三）立卷归档阶段（10月21日至12月底）。总经理工作部对所有资料进行核校、分类，去伪存真，按照《档案法》的要求进行装

订，力求规范。 五、几点要求 （一）要提高认识，高度重视。档案管理是公司的基础性工作之一，是加强公司内部管理的需要，江峰总经理对档案管理工作提出了“一定要规范，尽快要规范”的明确要求，因此，公司各部门要高度重视，部门主任要集中精力，督促具体经办人员及时提供各类资料。 （二）要协调配合，齐抓共管。在此次档案立卷归档过程中，总经理工作部将派专人到各个部门收集相关资料，请各有关部门积极配合，主动整理好本部门的资料，按时送交总经理工作部。 （三）要加大投入，确保运转。档案管理工作是一项长期的系统工程，为保证正常运转，公司要加大投入，购买必要的档案用品和设备，配置档案管理软件，同时，配备专（兼）职档案管理人员，专司其职，将档案管理提高到一个新的水平。xx年八月十六 内容仅供参考

文件材料立卷归档管理办法

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发（2010）382 交通运输厅 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同

时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

今年月份，省档案局主办了一次培训班，主要是学习年月国家档案局颁发地号令《机关文件材料归档范围与保管期限规定》精神(以下简称《规定》).当前我们执行地还是年国家档案局《关于机关档案保管期限地规定》、《机关文件材料归档和不归档地范围》两个文件.随着改革开放地不断深入，档案工作理论与实践地发展，办公自动化地日益普及，年前制定地文件难以完全适应新形势地需要，给档案地鉴定和移交进馆等工作带来了一系列影响.因此省委、省档案局非常重视国家档案局号令贯彻执行，做了一系列地工作布置.还以省委、省档案局两个单位做了试点.省委办公厅、省档案局成功地编制《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限》，并向我们做了经验推广介绍. 国家档案局第号令地《规定》中出现了一个档案专业地新名词“机关文件材料”，其中“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检院等，都属于《规定》地执行范围，“文件材料”是指机关在其工作过程中形成地各门类和载体地历史记录.军队系统、民主党派、企事业单位参照执行此《规定》.所以，省里组织地这次培训班地培训对象，不仅有各县、区级机关档案业务主干，还有各大专院校、大型企业等参照执行地部门也来了人学习，学习人数达左右.可见省里对贯彻国家档案局号令工作地重视. 省档案局胡振荣副局长，关于贯彻号令施实地作用和意义作了重要地讲话，概括如下点：、贯彻实施新《规定》是加强国家档案资源建设地重要举措，有利于档案工作更好地为社会经济发展服务. 、贯彻实施新《规定》是依法治档地重要依据，有利于档案工作地社会地位地提高. 、贯彻实施新《规定》是推动机关档案基础业务建设地重要手段.有利于档案科学流转；有利于国家综合档案馆档案结构优化；有利于提高档案人员地工作效率和档案工作地延续性. 这次我们档案局派代表从省里学习回来后，局长魏力辉同志立即组织全局人员学习.并先从自己出发，做好试点工作.在今年工作紧任务重地情况下，以最短地时间成功地编制了《芦淞区档案局文件材料归档范围和文书档案保管期限》.得到市档案局地高度评价. 今天在座地，有三年以上档案工作经验地，更多地是新上岗地，今天我们学习地目地，既要贯彻施实国家档案局地号令《规定》，又要让新上岗地年轻人迅速熟悉档案业务知识.可以说今天大家地任务都很重.如何达到这两个目地，关键还是认真学习国家档案局号令《决定》，回去后认真编制本机关地机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，只有把这个工作做好了，不管是对老档案员，还是新档案员来说，后面地归档工作是不难地.为了提高我们档案人员地工作效率和档案工作地延续性，在此恳请各单位负责人给予机关文件材料归档范围和文书档案保管期限地制订与审核工作地极大支持. 国家档案局第号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是于年月日发布地，它与当前执行地年国家档案局《关于机关档案保管期限地规定》、《机关文件材料归档和不归档地范围》两个文件进行相比较，有以下六个特点： 一是新《规定》将年两个业务文件合并成一个文件，并定为部门行政规章.新《规定》不是内容与形式地简单相加.归档范围是纲，保管期限表是目，保管期限表是归档范围地具体化.从形式上相比较新《规定》更加简明扼要. 二是新《规定》改革了文书档案保管期限地划分方法，将原有地“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”.“定期”中再实行标时制，一般分为“年”、“年”.期满后进行鉴定，或是销毁或是延期，缩短了除永久之外地归档文件地保管期限，改以往长期(年)为年，短期(年)为年，以便将更多地人力、物力、财力用于那些具有永久保存价值地档案地保管及利用； 三是新《规定》突出立档单位地主体地位，尽量解决文件材料重复归档和档案重复进馆问题.相比较新《规定》是“以我为主”地原则，以与本机关地关联度和重要性分类，从内容上看，应归档范围相对缩小，主要是上级机关、同级机关、下级机关文件材料归档范围缩小，

档案立卷归档制度

为推行文件材料的平时立卷制度，保证各类档案齐全、完整、系统、及时地归档，特制定归档制度如下： 1．我院实行文书处理部门或业务部门的平时立卷制度。各职能部门将所形成的文件材料，按规范要求立卷后移交院档案馆。 2．归档范围：凡是针对我院工作具有指导性、指令性的上级来文；学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。 3．凡归档的文件材料要齐全完整，组卷正确，保持文件材料的内在联系。保管期限划分清楚，卷内文件排列要有条理，完整准确地编写卷内目录，按统一格式装订成保管单位（卷、册、袋、盒）。 凡归档的科技材料，底图蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度要求，纸质优良，字迹工整，图样清晰。文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写，以利于长期保存。 会计档案要使用统一规格的记帐凭证簿、表册；必须装订完整，填写清楚，不得省略；帐簿名称与内容必须相符，否则档案部门拒绝接收。 4．归档时间和手续 （1）党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。 （2）教学档案在次年十月底以前归档。 （3）科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验 收后两各月内归档。 （4）设备仪器档案应在设备、仪器安装后一个月内归档。 （5）外事档案应在每次外事活动结束后，把有关文件资料、音像载体 材料等汇总，整理后于次年六月底前按档案馆安排时间归档。 （6）出版物档案在年度终了时归档。 （7）会计档案在会计年度终了时，暂由原单位保管两年后再归档。 （8）接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标 题、卷内文件页数、案卷数量、移交时交接双方要签名盖章。 5．凡属永久保存的本机关重要发文要实行双套制。

一文书档案立卷归档制度

第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

(档案管理)档案立卷归档制度最全版

（档案管理）档案立卷归档 制度

档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 壹、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、和校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；且逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照壹定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，且编制案卷目录。

档案保管制度 壹、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整和安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，且作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 壹、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各

工程档案立卷程序与标准

工程档案立卷程序与标准 总则 一、说明 为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序和标准。本标准主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328―2001）、行业标准《建设工程监理规范》、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》，结合建设工程档案管理工作实际制定。 本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所用装具等的标准与质量要求。 本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。 本标准所指的建设工程项目，是以一个立项文件（计划任务书批复）为依据。它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。 本程序与标准适用于向苏州市城建档案馆报送的建设工程档案，报送单位必须按此标准执行。建设单位自行归档保管的档案整理可参照此标准执行。 二、文件材料及立卷质量要求 1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要按照《建设工程文件归档整理规范》、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》执行。 2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。 3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要分别组卷，组卷应合理有序。 5、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。 立卷程序与标准 组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。 一、分类 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。 二、排列 （一）排列原则 1、文字材料在前，图纸在后。 2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。 （二）排列顺序 工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工

国家税务总局关于印发《全国税务机关文件材料归档范围和文书档案

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国家税务总局关于印发《全国税务机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定》的通知 【标 签】全国税务机关,文件材料归档范围,文书档案,保管期限 【颁布单位】国家税务总局 【文 号】国税发﹝2008﹞64号 【发文日期】2008-06-06 【实施时间】2008-06-06 【 有效性 】全文有效 【税 种】税务内部行政管理 各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局，局内各单位： 经国家档案局同意，现将《全国税务机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》印发给你们。各地税务机关应当根据本规定编制本机关文书档案保管期限表；局内各单位应当编制本单位文书档案保管期限表并于2008年8月底前送办公厅汇总。 附件：全国税务机关文书档案保管期限表 国家税务总局 二○○八年六月六日 全国税务机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第一条　根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的要求，结合税务机关档案工作实际，制定本规定。

第二条　本规定中的文件材料是指税务机关在各项工作活动中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条　文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条　文件材料不归档范围是： （一）上级机关文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿，文件各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料； （四）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。 第五条　凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条　税务机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年两类。 具体年限自按规定应归档的年份开始计算。 第七条　永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （七）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条　定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表

*************** 文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条为正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映我局主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》和《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，制定本规定。 第二条本规定中的文件材料是指我局在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条文件材料归档范围是： (一)上级机关下达的 1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 2、上级机关颁发的属于本局主管业务的文件材料； 3、上级机关颁发的非本局主管业务，但要执行的文件材料； 4、上级机关普发的、非本局主管业务，但需要贯彻执行的法规性文件； 5、上级机关制发的关于本局机构设置、领导任免、人员编制等文件材料； 6、上级机关领导人视察、检查本系统、本局工作时重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料； 7、上级机关转发本单位的文件。 (二)本局机关的 1、本局制发的方针政策性、法规性、普发性业务文件材料及中长期规划、纲要； 2、本局的请示与上级的批复、批示；

3、本局代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿； 4、本局年度计划、年度总结、行政办公会议记录； 5、局党组、纪检、工会会议文件及请示、报告、通知和上级批复； 6、本局机构设置、人员编制、干部任免、培训、奖惩，聘任、党员名册等文件材料； 7、本局的历史沿革、人事变迁、工作职责、规章制度、反映重大活动的材料、照片、声象等； 8、本局机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 9、本局（股、室）与有关单位、个人签订的各种合同、协议书； 10、人大、政协提案处理及内容重要的人民来信来访调查处理报告、领导批示、结案情况、统计分析材料等； 11、本局机关经费年度预算、决算、账簿、凭证等文件。财务、统计中的有关报表、簿册、请示及批复等材料； 12、本局领导人出国考察、接待外宾来访等形式的重要文件资料,本局干部出国出境政审材料； 13、本局印发的信息及其他公开发行或内部刊物等的原稿和印刷件； 14、本局召开的重要会议及其他重要活动中形成照片、录音、录像等材料； 15、本局在行政管理、执法活动中形成的文件材料； 16、本局在事故调查与处理工作中形成的批复、报告及各种证据材料。

文书档案立卷归档制度概述

文书档案立卷归档 制度概述 文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部＜邮电文书立卷归档办法＞为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分

别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案後及时交专（兼）职文书人员归 档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专 （兼） 职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变 动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1. 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2. 本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等

向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责: 1. 了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2. 认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3. 承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计画等档材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计画、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第壹拾