如何做一名优秀的采购经理

如何做好采购部经理

目录

1、工作职责·······················

2、工作态度·······················

3、管控要点·······················

4、数据报表·······················

5、职业素质和具体的技能·················

6、遇到解决不了的难点需那些人员的协助··········

7、工作体会和感受····················

1、工作职责

1.1根据公司经营目标制定采购部门管理体系文件、工作流程、管理制度，提报领导审批，并组织实施；

1.2对部门人员宣贯、培训采购部门管理体系文件、工作流程、管理制度。

1.3负责协调采购部门与相关部门及供应商的关系，处理各类异常事件。

1.4依据生产部门编排的物料需求计划单，安排采购人员及时编制采购单，审核后发给供应商，并跟踪物料交付情况。

1.5协助财务部对公司供应商资源进行开发管理，制定和完善供应商管理制度，报领导审核、确定并组织实施。

1.6根据产品要求，搜集市场信息、了解市场动态，掌握原料、物料的价格变动，及时调整产品采购单价，报财务部备录；

1.7根据企业发展需要，按照新供应商开发流程引进新供应商。

1.8做好供应商的绩效考核。

1.9负责产品质量问题处理中供应商的联系及索赔工作，及其公司不良品的退货工作。

1.10跟踪进货物料，确保生产物资所需的质量和交期。

1.11个人休息货请假时，找好职务代理人，并做好交接。

2、工作态度

积极进取、工作态度认真、踏实肯干、责任心强、并有很强的团队合作精神与合作能力、注重工作效率、时间观念强。富有开拓意识，注意细节。

态度决定一切，没有什么事情做不好,关键是你的态度问题。带着一份积极

的心态把工作做好。一切为做好工作为中心,一切以公司的利益出发。

首先,工作态度上不放过任何一个细节,工作过程中万事都要仔细,从采购物

资规格的确认、价格的商榷到采购合同的签订和完成到货等等一系列的事情都要一一用心,全心全意地投入工作,以积极的态度即强烈的责任感和百分百的信心来开拓自己的工作领域。

还要从最基本上打好基础，要多多熟悉公司产品,公司产品各个生产环节的了解,可以明白将要采购的原材料、半成品等在产品中所担当的角色，从而对其品质要求与对应的数量需求知晓。在熟悉公司产品时，积极与各个部门进行交流。

3、管控要点

供应商管控：

⑴、供应商开发

如果原来没有现成的供应商，则需要考虑寻找合适的供应商，对企业背景、生产能力、产品质量、质量控制情况、主要客户等进行审核.

⑵、合同谈判和订立

比较供应商报价或对成本进行分析，与供应商进行谈判；经过对质量、价格、发货等关键要素的评估，与价格最低的合格供应商签约。

⑶、合同执行和管理

跟踪供应商合同执行情况，确保如期发货，催货、验货、处理争议问题。

⑷、供应商考核

①考核对象为已列入《合格供应商名单》的所有供应商。

②考核方法实行供应商评分分级制度，评分满分为100分，共分为A级、B 级、C级、D级四个级别。

③考核频率为一个月一次。

④考核级别应用：

A级：优秀供应商，列入长期合作伙伴，优先采购

B级：要求其对不足予以改善

C级：指导改善并减少采购量，提出整改措施

D级：暂停采购

考核结果作为决定采购份额的重要依据，作为合作与淘汰的参考依据。

⑸、供应商复查

①复查对象：原料供应商

②由采购部组织相关部门对各类供应商检核，如实填写《供应商调查便》

③有重大品质、交期、价格、服务等问题时，随时可作供应的复查

⑹、供应商辅导

①采购部组织相关部门对C级以下的供应商采取必要的辅导

②不合格供应商欲重新向本公司合作,应重新进行调查和评核

⑺、供应商管理流程图

供应商管理流程图

不合格

合格

不合格

需辅导

合格

年 度 复 查

供应商资讯收集

采 购 确定采购产品

列入合格名列

开发供应商

淘汰

辅导实施

实施调查

合格供应商

评 价

评 估

交 货

成本管控：

⑴、采购成本控制的管理职责

①负责指导、监督采购成本控制工作 ②负责采购专员成本具体控制工作 ⑵、采购成本控制要点

采购成本的下降不仅体现在企业资金流出的减少，而且直接体现在产品成本或经营成本的下降，增加企业利润，增强企业利润，增强企业的竞争实力。企业需严格控制采购成本，达成采购成本与物资或服务质量的最佳组合。企业控制采购成本的要点如图1所示。

图1 企业采购成本控制要点

⑶、成本控制流程

采购成本流程设计实例见下表。

流程优化，选择合适的采购方式 对比采购方式，规范询价，明确采取权限

采购数量、库存量控制 设置采购点，减少缺货成本和库存成本 采购价格控制，选择合适的供应商 制定采购价格底价，进行价格审议 采购中的ABC 管理 工作重点和精力放在重要物资上 仓储管理 科学管理仓储，减少呆费料损失 特殊采购控制 规范紧急采购、特采作业，控制费用 控制采购付款

获取更有利的付款条件、交运条件等

采购人员管理

明确分工，规范、监控行为，绩效考核

⑷、采购价格控制

①采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等，采购部通过对比，找出成本最低的采购形式组合以达到降低成本的目的。 ②采购定价流程如下所示。

㈠.询价，采购部利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道，快速获取市场最高价、最低价、一般价格三类信息，从而保障采购询价效率。

㈡.比价，采购部分析各供应商提供的物资规格、品质、性能等信息，建

下达生产经营计划 制定采购计划 物资采购需求

审核 总预算及试算平衡

编制采购预算

监督 1.执行采购计划与预算

审核 审核 权限外

权

限内 2.明确采购申请审批

权限

办理采购申请 采购付款控制 总经理

财务部

采购部

相关部门

临时需求申请 确定合适的采

购计划

3.选择采购方式 5.签订采购合同

4.控制订购批量 规范采购订单和填制

立比价体系。

㈢.估价，采购部成立估价小组（小组由采购管理人员、技术人员、财务人员组成）自行估算出较为准确的低价。

㈣.采购部根据底价的资料、市场的行情、采购量的大小和付款期的长短等因素与供应商协定出合理的价格。

⑸、采购订货量控制

①仓储部库管员每日应填写物资库存日报表，反应现有存货物资的名称、单位、

储存位置、储存区域及分布状况等信息，并及时将此信息报送给采购部。

②采购部应要求供应商或第三方物流的库房保管人员通过传真、电子邮件等方

式，及时提供已定货物资的未达存货日报表。

③采购部根据各部门采购申请制定采购计划时，应在充分研究同期的采购历史

记录、下期的销售计划的基础上，协助物资计划人员确定最佳安全库存。

④采购部协助仓储部根据物资采购耗时的不同及货源的紧缺程度等，借助历史

经验估计、月统计等方法确定安全库存量。

⑤采购部人员应充分分析现有的存货量（包括供应商或第三方物流的未达存

货）、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等因素，结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点。

⑹、采购入库及付款控制

①相关人员办理采购物资入库时，若不同时具备以下两个条件，仓储部一律不给

于受理。

1.到库物资符合采购订单要求。

2.到库物资经质检部检验合格。

②采购物资登记入账时，价格、质量、数量、规格型号需完全符合采购订单的要

求。

③采购物资付款时，若不同时具备一下三个条件，财务部一律不给于付款。

1.已经列入当期货币资金支出预算。

2.双方往来账核对无误。

3.《付款申请单》已经财务部经理签字批准。

4、数据报表

评核项目配分评核依据得分奖惩

品质50分当月退货批次2批以下的50 2-5批30 6-10批10 10批以上0

交期30分当月延期批次2批以下的30 2-5批20 6-10批10

10批以上

0 配合度 20分

能否配合本公司紧急生产时之协助事项及其他配合事项。

全部按照甲方要求完成 20 1-2次未按照甲方要求完成 15 3-4次未按照甲方要求完成 10 5次以上未按照甲方要求完成

等级 得分

奖 惩 A 90分以上（含） 列入优先供应商 B 70-89分 不予奖惩

C 60-69分 指导改善并减少交易量 D

60分以下

暂停采购﹐通知改善

根据以上表格建立相对应的品质及延期数据表格，如下图

图1

5、职业素质和具体的技能

⑴、职业素质

①德才兼备，以德为先的工作理念

②严格遵守公司的相关章程及管理制度

③坚持公平、公正、公开的工作原则

④诚信待人，以公司利益为先

⑵、技能

①熟悉产品知识

②关注产品发展趋势

③把握产品质量

④关注行业发展动态

⑤对品牌供应商有较深入的认识和了解

⑥计算机的操作能力

⑦工作相关软件的应用能力

⑧与供应商的沟通能力和开发能力

⑨对突发问题的处理能力

6、遇到解决不了的难点需那些人员的协助

由于公司采购业务牵涉供货商广泛,内部牵连部门颇多,预期采购业务能否顺利进行,并能获得良好的工作绩效,除了采购部门的努力外,还需企业内部有关部门的密切配合,始克有成。

因此,采购人员必须培养良好人际关系与协调能力,以期获得有关部门的通边合作,进而圆满完成任务。

⑴、与公司行政部门协调关系

采购部门对公司的生产或商品采购成本的节省,能产生重大的贡献;对公司生产所需原材料或安防商品购进,亦会产生直接影响。在与行政部门的协调上,采购部门应将与供应商接触所获得的市场资讯,提供给行政部门做为经营上的依据。而行政部门则应将前景预测、税费结构、销售趋势和生产预期等资讯提供给采购部门参考。

⑵、与销售部门协调关系

①.销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门,以期采购计划有效执行。

②销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时,必须考虑采购的购运时间,避免造成无法如期交货的问题。

③采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料需求资讯,以及其产品的销售数量、品质、价格等资讯,提供给销售部门,以协助做好竞争策略的拟订工作。

④为了互惠起见,公司在政策上,会要求供应商购买本公司的产品,在此项政策执行方面,销售部门与采购部门应密切配合办理。

⑶、与生产部门协调关系

为了确保原料供应的稳定性,采购部门和生产管制部门需要经常交换资讯。生产控制部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划,使采购部门有充裕的时间寻求来源,并与供应商议价。而采购部门亦必须通知生产管制部门其所需要的购运时间及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时程,有任何的改变,彼此均应迅速通知对方,以便及时做适当的调整与配合。

⑷、与质管部门协调关系

基本上,采购人员必须熟悉有关品质的标准,以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触,能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员,借以考核供应商。总的来说,采购与品管部门协调关系如下:

①品管知识:采购人员应随时向品管部门学习品管的知识,以便在与供应商接触时能了解其品质,以期采购适当的物料供应生产。

②品质标准:采购部门应与品管部门保持密切联系,以便品管部门随时提供必要之协助,使请购规格与验收标准能相互吻合。

③物料验收:品管部门对于供应商交来的物料不符要求而拒收时,应即通知采购部门,以便采取必要的措施。

④开发供应商:采购部门与品管部门应共同开发供应商,以确认供应商是否具备供应所需产品的品质及数量的能力。

⑸、与技术部门协调关系

技术部提供采购部的设计图纸和采购清单要准确无误，下达后由采购部门自行保管、整理，尽量不做重复出单，防止因此出现采购不及时到位，重复采购，重复外加工等问题，避免各部门之间在此问题上产生纠结。

产品出现异常及时与技术部、生产部、品质部进行沟通。如果解决不了应立即告诉上级处理。

7、工作体会和感受

来公司已经二年多了，我的采购工作也在忙忙碌碌中度过了，对于公司的基本规章制度及采购的工作内容及工作流程都有了一定的了解，觉得做好采购工作就像买一件称心得体的衣服一样，要货比三家，争取用最合理的价格买到最优的品质。

在今后的工作中，我要不断创新，及时与领导、同事沟通，严格要求自己。及时纠正和弥补自身的不足和缺陷。具体如下：

⑴、做事必须要有条理。我所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。

⑵、工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个或交叉处理。

⑶、学会主动与人沟通，交流：经常与我公司所用原辅料供应商各部门的相关人员接触，这样便于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。

⑷、难点重点有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于自己以后总结经验。要求厂家处服务处理事得交书面说明。

⑸、对于工作总结这一块，我做的还很有欠缺，对所做的工作，以后必须每个月至少做个简短的总结。从工作量、工作内容、完成事项，要事处理，问题解决，工作失误，工作计划等方面做个简短的总结。

⑹、供应商的管理：尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配合我们工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。

⑺、订单的跟踪：工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应商肯定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏着丝丝供货风险或其它东西。要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。

⑻、问题处理：反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建议提供，并能与供应商做个合适的谈判结论。

⑼、成本控制：要让自己有一个好的职业习惯，必须有成本概念，有利润思维，有风险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。这些都有助于我自己的成长。

我相信：在XX领导下公司会更加的卓越。