档案管理制度(试行)
档案管理制度（试行）
1 目的
为加强公司档案管理，保证公司档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，促进档案管理更好的服务于经营管理活动。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合河南信华置业投资有限公司（以下简称信华置业）实际，特制定本制度。
2 范围
适用于全公司范围内各有价值的文字、图表、声像、实物等不同门类不同载体的历史记录的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。
3 职责
3.1总经办
3.1.1 为公司归档档案的归口管理部门，负责组织档案管理制度的制定和修订，负责对各单位档案管理制度的执行进行业务指导、监督管理和考核（会计档案、人事档案除外）；
3.1.2 负责主管业务范围内档案（文书档案、实物档案、设备档案、合同档案、声像档案）的收集、整理、保管、统计和提供利用工作；
3.1.3负责各单位需移交档案室档案的保管、利用、统计、日常维护、鉴定和销毁管理；
3.1.4 会计档案、人事档案不移交公司档案室；
3.1.5 总经办档案管理员具体负责检查、监督、指导各单位档案收集、整理及移交工作。
3.2 运营管理部
3.2.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类别2经营管理：8目标管理、11运营管理）的收集、整理、建立台账等工作；并按规定要求移交总经办保存管理。
3.3 财务管理部
3.3.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类目2经营管理：10财务管理）的收集、整理、建立台账等工作；并按规定移要求交总经办保存管理；
3.3.2 负责主管业务范围内会计档案的收集、整理、保管（会计档案自行保管）、统计和提供利用工作。
3.4 人力资源部
3.4.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类目：2经营管理：7人事劳资）的收集、整理、建立台账等工作；并按规定要求移交总经办保存管理；
3.4.2 负责主管业务范围内人事档案的收集、整理、保管（人事档案自行保管）、统计和提供利用工作。
3.5 项目发展部
3.5.1 负责主管业务范围内工程档案（立项文件、建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件、项目相关政府手续办理批文批件）的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。
3.6 设计管理部
3.6.1 负责主管业务范围内工程档案（建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件、设计合同、项目图纸资料）的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。
3.7 成本合约部
3.7.1 负责主管业务范围内工程档案（招投标文件；造价、进度控制文件）、合同档案的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。
3.8 营销管理部
3.8.1 负责主管业务范围内客户档案（销售合同）、文书档案（文书档案目录一级类目2经营管理：13销售工作）、实物档案（照片、录音带、录像带、光盘）的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。
3.9 工程管理部
3.9.1 负责主管业务范围内工程档案的收集、整理、建立台账等工作；并按规定要求移交总经办保存管理。
3.10 各单位
3.10.1负责主管业务范围内档案的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。
3.10.2经济类合同、重要事务批文、证照等必须移交公司档案室管理。
3.11 各部门档案管理人员
3.11.1 负责收集、整理、移交档案资料；对本部门档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有档案的整理工作，具体包括档案划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编写目录（档号用铅笔填写）、建立台账、装盒等归档工作。
4 术语定义
4.1 档案：指公司在各项业务和工作活动中形成的，有保存价值的各种门类和不同载体的历史记录。它对工作查考与研究、开展业务、风险控制、宣传教育、编史修志等具有凭证、依据和参考作用，是公司的重要无形资产。
4.2 档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
4.3文书档案：指公司在党群工作、行政管理、经营管理工作中形成的纸质档案。
建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料。
4.5 设备档案：指公司设备从购置、安装、使用、维修改造、更新直至报废等全过程中形成的应整理归档保存的文字、图纸、图表文字说明、照片、光盘等文件资料。
4.6 会计档案：指会计凭证、会计帐簿及财务报告等会计核算专业材料。
4.7 人事档案：指公司员工个人档案，人事管理工作中形成的文件材料。
4.8 客户档案：客户档案是公司在业务经营中形成的与客户（业主）签订的各种协议、合同文本等文件材料。
4.9 合同档案：指公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。
4.10 声像档案：指公司在工作生产、经营管理以及其它重大活动中形成的具有保存价值的照片(底片)、录像带、录音带与光盘等。
4.11实物档案：指具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。
5 制度内容
5.1 总则
档案管理实行“两个原则、一个机制”的管理方式。
5.1.1两个原则：档案管理实行“统一规范、统一管理”原则和“部门预立卷”原则。“统一规范”即全公司按照九大类档案管理统一规范进行档案归档和整理；“统一管理”即全公司的档案统一集中管理。“部门预立卷”即由一线业务人员对本部门产生的业务档案资料进行初步分类和整理，并定期移交档案管理部门进行归档，充分实现公司档案管理工作全员参与。
5.1.2一个机制：“一个机制”即“双套制”，纸质档案和电子档案实行同步归档，为后期档案电子化管理以及综合利用提供支撑。
5.2 档案收集
5.2.1 收集原则
为确保文件材料的齐全、完整，公司档案管理实行“三纳入”、“四参加”、原则；各部门根据档案分类规则，按部门预立卷原则和双套制要求收集、整理纸质及电子文件。
5.2.1.1“三纳入”是指将档案工作纳入到部门工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到岗位责任制中。
5.2.1.2“四参加”是指档案部门或档案人员参加设备开箱验收会、基建项目验收会。
5.2.2 档案收集范围及要求
各类档案收集范围参照《档案归档范围及分类编号表》的具体要求执行。《档案归档范围及分类编号表》里面的档案都是属于公司级别的，移交之前各部门自行管理，移交后属于公司档案室统一管理。
档案收集要求：
5.2.2.1 归档文件材料必须为原件，一般一式一份（套）。
5.2.2.2 归档纸质材料的同时，相应的电子文件一并归档。
5.2.2.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。
5.2.2.4 归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。
5.2.2.5 归档的文件材料应由归档单位（部门）经过系统整理，组成保管单位。其中会计档案、建设项目档案要使用规定的卷皮装订。卷皮封面和卷套上各项内容（档号除外）应逐项填写清楚。会计档案要使用规定的卷套装存并编制保管清册。
5.2.2.6有书写内容的每件归档文件材料均应标明连续页号，并在移交清册中注明页数，建设项目归档文件材料每卷编写连续页号。
5.2.2.7会计档案在归档前要对破损、缺页、装订不牢固的进行修补和重新装订。对未了结的债权债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。
5.2.2.8 建设项目文件材料按照《工程档案管理实施细则（试行）》进行整理后归档。
5.2.2.9 个人获得的奖杯、奖状、奖章、证书等，根据自愿原则，获奖者可以将原件移交给档案部门保管，也可由档案部门采取对原件复印或复制方式进行存档。
5.2.2.10声像档案归档要求
1）归档部门对归档的声像材料进行编辑整理，内容完整。
2）重要事件的照片应反映事件的全貌和过程，可从全景、主要人物、合影、成果实物、不同阶段的现场等多个场景选取。
3）存储在感光材料和磁性材料上的声像材料经过数字化处理后归档。
4）归档的数码照片拍摄精度要求在300万像素以上，存储格式为JPEG或TIFF。
5）音频文件的存储格式为WAV或MP3。视频文件的存储格式为MPEG，压缩格式采用MPEG-2。
6）归档单位在归档前应对归档的声像材料进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读。
5.2.2.11 按照“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，归档单位（部门）将文件主要信息录入各门类档案管理表单里面，同时移交其相应的电子文件。
5.2.3档案定期移交规定
5.2.3.1属于公司归档范围档案资料，各单位必须定期向档案管理部门移交，集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝移交。
5.2.3.2档案接收部门：档案管理部门（总经办）
5.2.3.3档案移交时间
1)文书档案每年4月30日前完成上一年度档案的移交工作；客户档案、实物档案、声像档案按《档案归档
范围及分类编号表》中规定时间移交。
2)工程档案：项目立项、征地拆迁、勘察测绘、招投标文件、开工审批文件按《档案归档范围及分类编号
表》中规定时间移交，施工、监理资料分别在完成各阶段项目后2个月内完成移交工作。
3)设备档案：在设备（大型）开箱验收后，由各使用部门档案员将开箱登记清单提交至档案管理部档案管
理员处备案。设备使用单位在设备运行正常后2个月内，设备验收合格后相关设备资料移交档案管理部门归档，后期产生的设备检测、维修、报废等资料在2个月内移交归档。
4)会计档案、人事档案：分别由财务管理部、人力资源部整理后自行保管。
5)合同档案在档案形成后3个工作日内向总经办移交归档。
5.2.3.4 档案移交
档案管理部门制定归档计划，确保归档工作有序进行；档案部门按照归档范围、基本归档内容和归档要求审查归档文件材料，各项核查无误后交接双方履行交接手续；归档单位（部门）编制《档案移交表》纸质版一式两份、电子版一份，交接双方分别在纸质版移交清册封页上签字、盖章，移交清册各留一份以备查考。
5.3 档案的整理
5.3.2档案分类及标识
公司档案门类的划分依据公司各部门管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与有效利用。
公司档案共分为九大类档案，具体名称及编码（即一级类目号）如下：
5.3.3档号结构
5.3.4档号编制规则说明
1)全宗号采取两位阿拉伯数字标识。公司：河南信华置业投资有限公司为01。
2)一级类目编码采用汉语拼音大写字母标识。
3)二级及二级以下类目（用年度编号的除外）采用类目名称中文编码
4)用“年度”编号的一律用阿拉伯四位数字标识。
5.3.5 各类档案的档号编制示例
5.3.5.1文书档案类
文书档案档号：全宗号－一级类目—二级类目－盒号
01- A2014- 经营管理-人事工作—四级类目（如有）-盒号
文书档案三级类目
文书档案二级类目
一级类目
全宗号（01）
年度：档案形成的年度，如2014
盒号：档案盒的编号。盒号编制说明：同一保管期限同一年度文件排序按照《档案归档范围及保管期限表》中的《文书档案归档范围和保管期限表》内“一级类别——二级类别——三级类别——序号”先后顺序排序，同一保管期限内所有盒号从“1”开始跨年度编写盒号，同一保管期限同一年度所有文件从“1”开始跨盒编写件号。
工程档案档号：全宗号－一级类目号·二级类目号·项目代号·三级类目号－案卷号
例：01-B-房建·信华城一期（1-1） -立项文件-XXXX
01-B·X·XX -XX-XXXX
案卷号（1～9999）
三级类目号（1、2、3、4、5、6、7、8、9）
项目代号（1、2、3……）
二级类目号（1、2、3）
一级类目号（B）：工程档案
全宗号（01）
一级类目号：B（工程类）
二级类目号：1房建，2酒店，3市政
项目代号：工程项目的编号，详见附表8.8《项目编号对照表》
三级类目号：1立项文件，2建设用地、征地、拆迁文件，3勘察、测绘、设计文件，4招投标文件，5开工审批文件，6施工文件，7监理文件，8竣工验收文件，9竣工图
项目图纸文件按照档案目录编号（二级类目—项目—三级类目—四级类目后单独存放）。
案卷号：每卷档案的编号。案卷号编制说明：工程档案按照“一级类目——二级类目——项目代号——三级类目——四级类目（如有）——序号”排序、组卷。
如： 01 － B· 1-1·
代表河南信华置业-工程-房建-信华城一期文件档案。
5.3.5.3设备档案类
设备档案档号：全宗号－一级类目号·设备编号－案卷号
01-C·XX-XXXX
案卷号（0001～9999）
设备编号（1、2、3……）
一级类目号（C）
全宗号（01）
一级类目号：C（设备档案类）
设备编号：设备的编号（按固定资产管理制度设备编号）
案卷号：每卷档案的编号，每套编制一个案卷号
会计档案档号：全宗号－一级类目号·二级类目号－案卷号
01-D·X-XXXX
案卷号（0001～9999）
二级类目号（1、2、3、4）
一级类目号（D）
全宗号（01）
一级类目号：D（会计档案类）
二级类目号：1.会计凭证；2.会计帐簿；3.财务报告；4.财务管理及其它
案卷号：每卷档案的编号
如：“01-D·2-0001”代表信华置业会计帐薄的第1册档案。
5.3.5.5人事档案类
人事档案档号：全宗号－一级类目号·编号－盒号
01-E·XX-X
编号（1、2、3······）、盒号（1～9）
二级类目
一级类目号（E）
全宗号（01）
一级类目号：E（人事档案类）
编号：人员编号
5.3.5.6客户档案类
客户档案档号：全宗号－一级类目号·二级类目号－案卷号
01-F·XX -XXXX
二级类目号
项目代号（1、2、3……）
一级类目号（F客户档案）
全宗号（01）
一级类目号：F（客户档案类）
项目代号：详见附表8.8《项目编号对照表》
案卷号：每卷档案的编号，每位客户编制一个案卷号
如：“01-F·1-1-销售合同/商铺租赁合同-0001”代表信华置业信华城一期工程项目的第1卷客户档案。（按楼栋从小、单元从小、楼层从下进行排列，一户一档案）
5.3.5.7合同档案类
合同档案档号：全宗号－一级类目号·二级类目·三级类目·四级类目号－案卷号
01-G·X·XX -XX-XXXX
案卷号（1～9999）
四级类目号（01、02、03、04、05、06）
三级类目（例：房建·信华城一期、房建·安置房及酒店）
二级类目号（1管理类，2房建类，3酒店类，4市政类）
一级类目号（G）
全宗号（01）
一级类目号：G（合同类）
二级类目号：1管理类，2房建类，3酒店类，4市政类
三级类目号：
1管理类分为：1资产类，2融资类，3其他类
2房建类，3酒店类，4市政类：按照工程项目的编号，详见附表8.8《项目编号对照表》四级类目号：01土地类，02前期类，03施工类，04采购类，05环境，06营销类
案卷号：同一四级类目下从1开始编写流水号
5.3.5.8声像档案类
声像档案档号：全宗号－一级类目号·二级类目号－件号
01-H·X -XXXX
件号（0001～9999）
二级类目号（1、2、3、4）
一级类目号（H）
全宗号（01）
一级类目号：H（声像档案类）
二级类目号：1照片，2录像带，3录音带，4光盘。
件号：每件的顺序号（照片与底片编同一个号）
如照片档案：“01-H·1－0001”代表信华置业属于第1张照片档案。
5.3. 5.9实物档案类
实物档案档号：全宗号－一级类目号·二级类目号－件号
01-I·X -XXXX
件号（0001～9999）
二级类目号（1、2、3、4）
一级类目号（I）
全宗号（01）
一级类目号：I（实物档案类）
二级类目号：1证照，2奖状类，3奖杯类，4纪念品及其他类
件号：每件的顺序号。
如：“01-I·1-0001”代表信华置业第1件证照类档案。
5.3.6档案整理，具体执行要求根据各门类档案管理实施细则的要求执行。
文书档案类参见《文书档案管理实施细则（试行）》
工程档案类参见《工程档案管理实施细则（试行）》
设备档案类参见《设备档案管理实施细则（试行）》
会计档案类参见《会计档案管理实施细则（试行）》
人事档案类参见《人事档案管理实施细则（试行）》
客户档案类参见《客户档案管理实施细则（试行）》
合同档案类参见《合同档案管理实施细则（试行）》
声像档案类参见《声像档案管理实施细则（试行）》
实物档案类参见《实物档案管理实施细则（试行）》
5.3.7检查验收：每年7月份由总经办组织对档案管理部门负责整理的档案进行检查验收。
5.4 档案的保管
5.4.1档案保管设施设备要求
5.4.1.1档案库房要配备档案防护设施、设备，做好档案保护工作。
1)防盗：档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。
2)防光：档案库房不宜采用自然光源，宜选用防爆灯做人工照明光源，且照度不超过100勒克斯。有外窗
时应有防光窗帘等遮光措施。档案在整理、保管、利用过程中应避免阳光直射和紫外线照射
3)防潮：湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂。要配备空调机、加湿机、去湿机、温湿度监控仪（表）
等温湿度控制与监测设备。监测设备摆放位置应不受温湿度控制设备和外界环境直接影响。
4)防火：档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。
5)防有害生物：要是防霉、防虫、防鼠，要配备消毒设备或防虫、防鼠药，使用规范的档案装具。
6)防高温：档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象或配备空调设备，
达到库房理想的温度。
7)防尘：为防止灰尘对档案的损害，库房最好加双层窗，同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。
8)防虫：档案柜架应放置防虫药品，以防档案害虫破坏档案。
5.4.2档案库房管理
5.4.2.1档案库房要指定人员进行管理，并做好档案库房管理记录。并将库房温湿度值及调节措施、卫生状况、设施设备状况及档案实体状况管理记录著录到档案管理信息系统中。各级档案部门要对本单位档案库房管理情况进行监督检查。
5.4.2.2温湿度控制标准。档案库房的温度应控制在14～24℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45～60%，日变化幅度不超过±5%。各级档案管理部门要因时因地采取设备与人工相结合的措施做好档案库房的温湿度控制工作。
5.4.2.3温湿度记录。人工监测的档案库房，记录每个工作日9时和15时的库内温湿度数据。
5.4.2.4每季度末对档案库房消毒一次，消毒时间根据消毒设备使用说明书及库房面积而定。消毒时，档案柜架门要敞开。消毒结束后，档案库房管理人员要佩带口罩等必要的防护用具，打开库房门窗进行通风，消除库房异味。
5.4.2.5保持档案库房清洁、卫生，不准堆放与档案保管无关的物品。
5.4.2.6严格按说明书使用电器设备。下班后和节假日休息期间切断库房内所有电源。每月检查一次电器线路，及时将存在安全隐患的设施设备情况向本部门档案负责人汇报，消除事故隐患。档案库房内严禁烟火。
5.4.2.7档案库房原则上只允许档案工作人员进入。如因工作需要非档案工作人员必须进入库房时，则必须由档案工作人员全程陪同。库房无人时必须关窗、关门、上锁。
5.4.2.8档案部门每年对馆（室）藏档案进行检查。出现纸张破损，字迹褪色、扩散等情况，做好记录并向本部门档案负责人汇报，及时采取修复措施。
5.4.2.9磁性载体档案的保护执行《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）。
5.4.2.10缩微胶片的保护执行《档案缩微品保管规范》（DA/T 21-1999）。
5.4.2.11照片档案的保管执行《照片档案管理规范》（GB/11821-2002）
5.4.3 库存档案排序
5.4.3.1每个档案库房要有唯一档案库房号，由楼层号加两位顺序号统一编制，档案柜架号按从左向右，从上向下的顺序编制。档案柜架上要用标签注明该柜架所存档案全宗、类别和保管顺序起止号。
5.4.3.2档案在库房内按大类、属类、保管号顺序排列，荣誉档案可开放式陈列，也可用档案柜密闭保管。
5.4.3.3档案从左至右、自上而下上架入柜。
5.5 档案鉴定与销毁
5.5.1开展鉴定销毁工作应成立相应的档案鉴定与销毁小组。鉴定与销毁小组由分管档案工作的领导、相关业务部门负责人、档案管理部门人员构成。具体鉴定销毁工作由业务部门人员和档案部门人员共同实施。
5.5.2档案管理人员应熟悉档案情况，对保管期限已满的档案，逐卷、逐件进行审查，对需要销毁的档案提出销毁意见，编制档案销毁清单，列明销毁档案的名称、册数、起止年度和档案编号、保管期限、销毁时间等内容提报鉴定与销毁小组相关部门负责人会签、分管档案工作领导审核；对保管期限已满但仍具有保存价值的档案，应延长保管期限，并交鉴定领导小组审查。
5.5.3销毁方式：对需要销毁的档案不得随意丢弃，销毁后不得留有带完整字迹的文件碎片。销毁方式分为粉碎和烧毁。
5.5.4销毁档案时，总经办须派二人以上的监销人员监督，并在销毁清单上签名，并注明销毁方式和日期。
5.5.5鉴定销毁工作结束后，应由档案管理部门提交一份鉴定销毁工作情况的全面报告。
5.5.6档案销毁清单属永久保存，应归入文书档案进行保管。
5.5.7 档案鉴定与销毁所需表单件附件《档案鉴定登记表》、《档案销毁登记表》。
5.6 档案统计
5.6.1 做好档案组织机构和人员构成情况统计。
5.6.2公司各部门要根据档案的重要性，建立档案统计报表，对各门类档案的数量、检索工具的种类、库房的设施设备情况、档案利用情况、档案的收进移出情况进行统计，做到帐实相符。
5.6.3档案统计工作须由专（兼）职档案人员负责，按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确。
5.7 档案提供利用
5.7.1信华置业档案室档案查阅借阅制度
信华置业档案室（以下简称“信华置业档案室”）库存档案，包括信华置业本部、下属子公司等交由档案室管理档案。信华置业档案室档案查阅、借阅，须按照本制度办理相关手续。
5.7.1.1档案查阅
1)本公司人员查阅档案室保密档案时，须经本单位查阅部门负责人签字批准，方可查阅、复印和摘抄，查
阅流程参见《信华置业档案室档案借阅查阅流程》。
2)信华置业档案室原则上不对外单位人员提供档案查阅服务，确须查阅，查阅一般档案，须经该相关部门
负责人及档案管理部门负责人签字批准；查阅保密档案，须经该档案管理部门负责人及公司副总经理以上领导同时签字批准方可查阅、复印和摘抄。
3)档案室档案查阅须按以下流程进行：
档案查阅须填写《信华置业档案室档案查阅登记单》，经信华置业档案室档案管理员核准后在信华置业档案室管理系统内登记调卷。
对于须加盖公章的档案抄录及复印资料，需经信华置业档案室档案管理员审核签字，方可办理。
5.7.1.2档案借阅
1)本公司人员借阅信华置业档案室一般档案时，须经本单位借阅部门负责人及档案管理部门负责人签字批
准，方可借阅；本公司人员借阅档案室保密档案（公司重要资料、政府批文、文件、证照）时，须经档案管理部门负责人及公司副总经理以上领导同时签字批准，方可借阅。借阅流程参见《信华置业档案室档案借阅查阅流程》。
2)档案借出前信华置业档案室档案管理员应对案卷进行核查,并督促借阅者在预归还日期内归还；如超过预
归还日期,须获得借阅部门负责人再次签字批准后方可续借。
3)信华置业档案室档案借阅须按以下流程进行：
档案借阅须填写《信华置业档案室档案借阅登记单》，经信华置业档案室档案管理员核准后在信华置业档案室内登记调卷。
5.7.1.3档案查阅、借阅注意事项
1)档案查阅、借阅人员有爱护和保护档案的义务，不得涂改、勾画、删节、裁剪、抽页或损坏，如有违反
者须追究其责任并严肃处理。
2)档案借阅期间如出现档案部分或整份、整卷损坏或遗失的，造成的损失由借阅人承担。
3)档案查阅、借阅者要保持室内肃静和卫生，严禁吸烟。
4)档案库房为公司重要机密场所，非信华置业档案室档案管理员严禁入库；经领导同意入库的非信华置业
档案室档案管理员须由档案室管理员陪同进入。
5.7.1.3信华档案室查阅借阅流程
信华档案室查阅借阅流程见附表《信华档案室查阅借阅流程图》。
6 附则
6.1 本制度的最终解释权归总经办。
6.2对未按本制度执行档案管理的单位责任人员，按公司《奖惩制度》相关规定酌情给予考核。
6.2.1总经办将采取定期检查和随机抽查的方式监督各单位执行本规定的情况，对于违反本规定所列条款的，将视其情节轻重对责任者按100元～200元/条进行处罚，对责任人所在单位行政领导按100元/次进行处罚。受到处罚的单位和个人列入下次抽查和定期检查名单，一年内违规超过3次以上的单位和个人，按以上标准加倍处罚，对单位行政领导按400元/次进行处罚。
7 附件
7.1《文书档案管理实施细则（试行）》
7.2《工程档案管理实施细则（试行）》
7.3《设备档案管理实施细则（试行）》
7.4《会计档案管理实施细则（试行）》
7.5《人事档案管理实施细则（试行）》
7.6《客户档案管理实施细则（试行）》
7.7《合同档案管理实施细则（试行）》7.8《声像档案管理实施细则（试行）》
7.9《实物档案管理实施细则（试行）》
8 附表
8.1《档案移交表》
8.2《信华置业档案室档案查阅登记单》8.3《信华置业档案室档案借阅登记单》8.4《信华档案室查阅借阅流程图》
8.5《档案统计报表》
8.6《档案鉴定登记表》
8.7《档案销毁登记表》
8.8《项目编号对照表》
8.9《档案归档范围及保管期限表》
8.10《各门类档案管理及移交流程》
事业单位档案管理制度
档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。（一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相
关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资
机动车驾驶人档案管理制度
机动车驾驶员档案管理制度 （试行） 为了能够科学、规范地进行机动车驾驶员的档案管理，杜绝档案流失，特制定本制度。 第一条、档案管理要坚持客观、真实、齐全的原则。 第二条、档案管理实行专人专管制度，设立档案管理员工作岗位。 第三条、档案管理应严格遵守国家的有关法律、法规的具体规定，爱岗敬业，坚持平时整理。根据培训机构合理分类存放，便于归档。 第四条、负责机动车驾驶员档案材料的保管、整理和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 第五条、档案材料一律使用钢笔填写或打印机打印，不得使用圆珠笔、铅笔进行填写。 第六条、档案材料的填写要求书写整洁，不潦草，不涂改，规定填写的内容要填写完整，特别应该注意学员的签名、日期等要求齐全，不可遗漏。不得有漏建、缺建现象。 第七条、各驾校必须将学员档案全部上缴车管所，在上缴档案时，按照规定将档案整理齐全，并按身份证尾数号码按科目分类，上报纸质及电子版花名册。 第八条、各驾校必须明确规定一名驾校业务员负责办理抽档及归档手续。其他人员一律不得抽取档案，如遇特殊情
况需抽取档案时，必须经过考验组负责人同意，方可办理。 第九条、各驾校在科目考试时，可提前三天向档案管理员申请抽取考试人员档案。并按抽档案数量向档案管理员签字备案。考试结束后，按抽档数量归还档案。杜绝档案丢失和不按规定抽取档案。如有发现档案“满天飞”现象，将对该驾校停业整顿。 第十条、机动车驾驶员档案的存放应设置专用档案柜和独立的档案室，档案室要求存放条理化、排列系统化、保管科学化。 第十一条、坚持以防为主、防治结合的方针，切实做好档案“七防”（即防盗、防水、防火、防潮、防鼠、防虫、防泄密）工作，确保档案完整安全。档案室要保持干净，做到无尘、无虫。 第十二条、除档案管理员外，其他人员一般不得随意进入档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。 第十三条、本制度由喀什地区公安交警支队车管所考验组负责实施。
公司文件档案管理制度
公司人事档案及技术档案管理制度 总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 一. 文件的收集 公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部） 2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部） 3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部） 4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部） 6. 公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部） 7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部） 9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； 10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部） 11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部） 12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部） 13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部） 14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
培训中心档案管理制度.doc
培训中心档案管理制度1 宜阳县培训中心档案管理制度 1、严格按照档案法管理，依法办事。 2、严格按照《培训档案管理实施细则（暂行）》的规定进行科学管理。 3、全局培训档案实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用。 4、档案管理建立科学的管理制度，职责分明，责任到位。 5、各门、各类、各种工种的培训档案，从立档、归档、保管到销毁，实行动态管理，规范操作。 6、档案的利用和公布，必须符合法定程序和局里的有关规定，未经同意，任何组织和个人无权公布。 7、档案管理的法定职责落实，依法自律，依法监管。 宜阳县培训中心 物业安保培训方案为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。 一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。 其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的 1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。 2、培训要求 1）保安理论培训 通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。 2）消防知识及消防器材的使用 通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。 3) 法律常识及职业道德教育 通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、
文件和档案管理制度
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
档案管理细则
部门档案管理细则 (试行) 1、 档案柜 1、档案柜摆放整齐，档案柜左上角贴公司资产标签，右上角贴 部门档案标签（部门名称、柜号、档案员姓名）。 2、档案柜内隔板完好整齐，不得缺少、倾斜，每层有明显标签 说明。 3、档案柜内只允许存放档案及档案相关文件，不得放置与档案 无关物品。 2、 档案盒 1、 档案盒使用国家档案局统一标准的档案盒。 2、 档案盒正面的档号为本盒内档案起始号和截止号（侧面相 同），案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级要填写完整。 3、 档案盒侧面案卷题名处，粘贴用白色打印纸打印的案卷名 称、案卷年份、案卷类别、部门、盒号。 3、 归档和整理 1、 存档的文件材料必须是原件，不得是复印件或影印件。因故 无原件者，应进行签章说明。 2、 存档的资料必须具有保存价值的各种文字材料、电子文件、 图表、声像材料以及其他不同载体、不同形式的历史记录，并经部门经理或部门主管签字确认。 3、 文件材料原则上只归档一份，工程、生产技术类文件，可根 据行业标准和现场约定决定归档分数，具有特殊保存价值的可酌情增加归档份数。 4、 各部门档案必须具有完整的档案目录清单，档案目录的内容 见附表一。 5、 各部门必须有档案编号的详细说明书，对编号中各部分内容 必须有明确的注解。同时备有部门档案命名规则表（见附表
二）。 6、 各部门要建立本部门档案索引表（纸质一份，用于档案检索 查阅（格式可参阅附表二和附表三）。电子一份，以备后续计算机管理）,索引表格式根据各部门档案分类表确定（参考附表三）。 7、 每个档案盒内须有盒内案卷目录清单（见附表四），盒底 （一般位于卷末封二的位置）有卷内备考表（附表五）。8、 每个案卷第一页必须盖有档案存档专用章（见附表六），并 填写完整数据。 9、 每个案卷归档的文件材料要收集齐全、完整，整理应按照文 件形成的规律，保持文件之间的有机联系，通过分类、装 订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。 4、 文件材料归档移交 1、 各部门档案要有清晰的文件收文登记表，以便记录文件的来 源。收文登记表可参考附表七，并根据各部门具体情况增 减。 2、 各部门档案存储到一定时间和一定数量后，需要将时间久远 和不流转借阅的案卷移交给公司档案管理专员，由公司档案管理专员进行集中统一管理。 3、 文件材料归档移交前，各部门需要对归档文件进行认真检 查，确保文件材料的完整、准确。 4、 各部门向公司档案部门移交档案时，必须办理移交手续，并 由提交部门经理或部门主管及部门档案管理助理签字，接收部门经理和公司档案管理专员签字。移交清册一式两份，两部门各保存一份。移交清册见附表八。 5、 各部门内部档案助理更换时，也必须移交，移交手续同上。 6、 总经理办公室档案部门根据需要利用工具编制档案移交检索 表。
文档档案管理制度
内部管理制度系列文档档案管理制度（标准、完整、实用、可修改）
FS-QG-11193 编 号： 文档档案管理制度 Docume nt Archive Man ageme nt System 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。 二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员 必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管 理规定。 三、文件管理员应按以下程序工作 1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文 件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。 2、文件保管
收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。 3、文件收发 文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。 文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。 四、文件存放和销毁 1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。 2、文件的存放和提取应由专职人员负责。 3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方 面工作。 4、文件装订存档（每年一次）:将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。 5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放
档案管理制度
朝阳市检验检测认证中心档案管理制度 为进一步加强干部人事档案管理工作，全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作、人事决策工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定，制定本制度。 第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定，加强对档案的管理、收集和整理工作，有效保护和使用干部人事档案，自觉遵守党和国家的保密规定。 第二条根据《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案管理部门，要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 第三条干部人事档案库房为机要房，无关人员不得入内。档案库房必须坚固，配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况，保证档案安全。 第四条严格干部人事档案日常管理，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。 第五条收集档案材料必须认真鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。
第六条销毁干部人事档案材料，必须详细登记，并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中，必须有2人以上参加，不得让无关人员参与，大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。 第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房，查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。 因工作需要查阅干部人事档案，查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，报分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。 第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第九条凡借、查阅干部人事档案，查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。 第十条借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示分管领导审查批准后，才能复制（拍摄）。 第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
安全文件和档案管理制度
安全文件和档案管理制度 一、目的 为加强北京市潮白河管理处安全生产文件和档案的管理，确保文件和档案的齐全、完整、准确、系统，充分发挥其在安全生产监督管理工作中的作用，特制定本制度。 本制度适用于北京市潮白河管理处各科室、各所安全生产档案的管理。 二、编制依据 1.《中华人民共和国档案法》（主席令第77 号） 2. 《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008） 3. 《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002） 4. 《安全生产监管档案管理规定》（安监总办[2007]126 号） 三、术语和定义 安全档案资料：是指在整个安全生产活动中形成的有归档保存价值的文件、记录资料。包括安全文件、记录、图纸、图表、文字材料、声像材料和其它载体的材料。 工作职责 （一）分管安全主任
分管安全主任对安全文件和档案管理工作负直接领导责任。 （二）安监科 1. 安监科组织编写安全文件和档案管理制度，并定期进行修订。 2. 按安全文件和档案管理制度要求，将所负责的文件资料进行归档。 3. 监督、检查其他科室、所按文件和档案管理制度要求将文件、记录等资料归档。 （三）行政办公室 1.负责安全文件登记编号、建立标识和编制发文目录； 2.文件发放、归档及安全档案管理。 （四）其他科室、所 1.执行安全生产档案管理制度，将各类安全生产档案按要求归档。 三、管理活动的内容和要求 （一）安全文件管理 1.发文管理 （1）文件编制 ①文件编制人员根据管理和工作需要，视行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定文件文种和内容。
②编制文件，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。 （2）文件审批 ①拟稿人完成文件拟制，发所在部门领导审核后，由行政办公室对文件标题、字体、格式、文种、版记等形式要件进行核稿，核稿的重点是：是否需要行文、有关部门是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；文件内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本制度及其他相关规定。 ②行政办公室核稿完毕后，拟稿人送管理处分管领导审批。 （3）文件标识、校对 ①文件经管理处领导审批后，由行政办公室登记编号，并应建立统一标识，编制发文目录。 ②文件标识、排版完成后返回拟稿人对文件内容进行校对。 ③文件缮印 ④文件正式印制前，缮印人员应进行核对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 （4）文件分发
档案管理实施细则模板
档案管理实施细则
档案管理实施细则 第一章总则 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性, 合理有效利用档案资料, 特制定本细则。 第二章公司管理档案的范围及管理权限划分 第一条公司级档案管理范围, 由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件: 1．司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料; 2．公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 3．财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料( 含合同、重要报表、银企联系函件等) ; 4．政府、项目批文、合同; 5．公司制度体系、会议纪要、内部发文( 包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等) ; 6．工程进度计划控制文件( 含各业务单位往来函件等) 、工程初设、修改、竣工图纸; 7．公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;
8．公司签定的各类合同( 含商品房买卖合同) ; 9．公司有效证件、印章; 10．具有法律效力及保存价值的文件; 11．公司重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 12．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第二条 部门档案管理范围, 由各部门指定专(兼)职文书管理, 于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后, 原件移交公司管理。部门级档案文件如下: 1．各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报; 2．部门例会会议纪要; 3．各部门与其相关业务单位函件管理; 4．招投标文件管理; 5．人事劳资档案及信息管理; (人力资源部统一管理人事档案) 6．仪器、设备维修保养资料; 7．客户、特约商家资料及信息管理; 8．公司的媒体宣传资料、销售报表; 9．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。
文件、档案管理制度(通用版)
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进
行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
技术研发中心档案管理制度
合资 电器有限公司 技术研发中心档案管理制度 编辑日期:二零一零年十月 技术研发中心档案管理制度 一、适用范围 本制度规定了技术研发中心档案管理人员的职责,以及技术档案的建立、维护要求,规定了公司技术挡案的审查、批准、复审、借阅及消毁的程序与规则。 本制度适用于技术研发中心关于技术档案管理工作。 二、档案管理岗位责任制 1、分管领导(技术研发中心)职责 1、1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共与国档案法》与公司关于档案工作各项规章制度。 1、2、加强对公司档案工作的领导,将档案工作纳入整体发展计划,列入议事日程,督促各相关技术研发项目组按要求做好应做的工作。 1、3、关心档案工作与档案(室)的建设与发展,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与公司各项工作协调发展。 2、档案员职责 2、1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,贯彻公司档案管理制度。 2、2、对技术研发中心工作过程形成的各种挡案材料,负责收集、整理、立卷与归档,同时负责进行指导与监督。 2、3、负责维护档案的完整、准确与安全,并为技术研发中心的各项工作需要提供服务。 2、4、按年度向公司挡案部门报送完整且备于查询的各类档案统计材料。 3、技术研发项目(小组)分管领导职责 3、1、技术研发项目确定后,负责配备兼职档案管理人员,用于技术研发执行过程中,各类档案的收集、整理与立卷工作。 3、2、帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难,并不定期进行抽查。 3、3、组织项目小组人员学习档案法规,执行公司档案工作的规章制度。
3、4、积极配合兼职档案人员做好项目档案的归档工作,对归挡材料的完整性、正确性与及时性负责。 3、5、协同兼职档案人员监督、检查项目执行过程各类文件材料的立卷、整理组卷与归档验收等工作。 3、6、负责检查本项项兼职档案人员履行档案岗位职责。 4、技术研发项目兼职档案人员职责 4、1、根据项目不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,同时便于日常应用,坚持日常整理。 4、2、负责项目文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 4、3、需要归档的项目案卷,做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、4、保管好项目应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 4、5、主动接受公司档案人员对项目挡案的业务指导与督促检查,按规定时间向公司档案室移交相关档案材料。 4、6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 4、7、按公司档案室的要求,对项目档案归挡时再次整理,并编制检索工具。 三、档案文件材料收集与归档制度 收集归档范围:本公司在技术研发过程中,形成的具有保存价值的,与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议记录、图纸、登记表、奖品(奖状)、照片、录音带与录像资料等),都属于技术研发中心工作过程应收集归档的材料范围。 1、项目研发中心文件材料 1、1、各种技术研发项目的专业会议记录或会议纪要。 1、2、技术研发项目工作计划、规定、方案、总结与汇报材料。 1、3、针对技术研发工作形成的各种调查、检查、考察报告。 1、4、向公司请示工作形成的文书。 1、5、各项决定、决议、规定、标准、规范、制度、守则等。 1、6、科研设备、技术/工艺原图、蓝图及文字材料。 1、7、技术研发过程中重要活动的照片、录音/录像资料。 1、8、上级针对公司技术研发而颁发的奖状、奖旗及奖品等。 1、9、电报与重要的研发工作日记。
公司档案管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有 效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、 凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》检索利用。，以便 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
设备档案管理制度
设备档案管理制度（试行） 第一章（目的） 第一条 设备档案是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 第二章（管理职责） 第二条 设备档案对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是大唐呼伦贝尔能源开发有限公司（以下简称公司）机电管理部，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 第三条 设备的档案应分三级保存。分别为机电管理部、使用设备的项目单位、使用设备的车间。机电设备管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 第三章（主题释意与说明） 第四条 有关设备档案是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理员负责将本部门（单位）机电设备逐台建立设备档案及设备档案的管理工作。
第五条 设备档案包括如下内容： 1、制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 2、设备安装验收移交书。 3、设备附件及工具清单。 4、设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 5、精度校验及检验记录。 6、设备改装、更新技术。 7、设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 8、设备技术状况鉴定表。 9、安装基础图及土建图。 10、设备结构及易损件、主要配件图纸。 11、设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、 维护保养项目等）。 12、设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及 验收规范等）。 13、其他资料。 第六条 设备档案管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用等。 第四章（设备档案资料的收集） 第七条 设备管理部门（单位）负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、
某局档案管理制度
档案管理制度 一、档案接收制度 （一）凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，均应整理归档。 （二）接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围，将具有保存价值的材料收集齐全，进行整理，移交给档案室，立卷人认真填写移交目录，对照档案，查点清楚，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案室提供）。 1、科研档案在研究课题结束后，次年6月底前归档。归档前，应先进行整理、分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上），填写归档文件材料审查意见（签字手续完备），整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。 2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。 3、基建项目在完工验收后六个月内归档。 4、大型仪器设备资料在验收后归档。 5、文书档案按照“随办随归”的原则，及时或定期归档。 6、会计档案按保存两年后，每年三月底前归档。 7、声像档案每年三月底前归案（录音、录像、题词、照片）。 8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。 9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。 （三）移交的案卷质量必须符合规范，对不符合要求的，要限期整理，待符合标准后才接收。 1、案卷内文件材料要齐全、完整。 2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 二、档案整理制度
安全文件和档案管理制度
安全生产文件和档案管理制度 1目的 为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据《档案法》的有关规定和《安全生产许可证条例》规定，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产文件和档案管理制度。 2 适用范围 本制度适用于公司所有安全文件、档案的管理。 3 职责 3.1技术科负责参考资料和文献的收集、保存。 3.2安全科负责上级安全部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等。 3.3车间、工段、班组负责各自安全资料的建档、保存。 4 管理内容 4.1 安全生产管理工作必须建立安全档案，由安全科统一管理，公司、车间，工段（班组）分级保管。 4.2 企业根据需要，重要文件以文件形成由企业负责人签发并加盖公章，保管员将原件存入档案。 4.3 安全生产管理所形成有关记录，按规定保存归档。 4.3.1 有关职业安全健康上报材料、文件、表格、企业各种安全证件应复印保存。 4.3.2 安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。 4.3.3 责任书、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下级签订的安全生产责任书。 4.3.4 制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。 4.3.5花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。 4.3.6 危险化学品管理台帐资料
4.3.7 安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。 4.3.8 安全事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。 5 档案管理要求 5.1对档案分类、管理由企业安全管理员负责，档案管理应本着整齐、规范、便于查阅的方针。 5.2 存于档案的所有文件、图件应编写目录或清单，以便于查阅。 5.3 建立本单位的安全档案，主要有安全文件、安全记录、安全教育、培训、责任状等，并接档案管理制度定期存档案室。 5.4 企业重要安全档案，日常由安全管理员负责编制、管理，并按档案管理制度定期将重要档案存档。 5.5 档案保存的形式有：文字书面版本、照片录像等。 5.6 档案管理必须有专门的档案柜，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮的安全措施。 5.7 根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则是： 1）对企业安全生产有长远利用价值的档案应永久保存； 2）对企业安全生产在一定时间内有利用价值的档案分别是长期和短期保存； 3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 5.8 安全档案保存期限由相应规定确定。 6 档案销毁 6.1 档案销毁必须慎重，销毁前要填写“销毁文件清单”，经企业负责人批准同意后进行。 6.2 档案销毁至少要二人进行，档案销毁采用碎裂填埋或燃烧法，燃烧时应做好防火工作。 7 档案借阅 7.1 安全档案借阅需经企业负责人批准。 7.2 档案材料原则上现场查阅，必须借出时须办理借阅手续。 7.3 外单位调阅档案时，须经企业负责人同意，并办理借阅手续。 7.4 凡属外借档案，借阅人应及时交回，如未按期交回，安管员应进行索要。索要无果或档案损坏应汇报企业负责人，按档案管理制度进行处罚或追究其责任。
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
文档档案管理制度通用版
管理制度编号：YTO-FS-PD765 文档档案管理制度通用版 In Order T o Standardize The Management Of Daily Behavior, The Activities And T asks Are Controlled By The Determined Terms, So As T o Achieve The Effect Of Safe Production And Reduce Hidden Dangers. 标准/ 权威/ 规范/ 实用 Authoritative And Practical Standards
文档档案管理制度通用版 使用提示：本管理制度文件可用于工作中为规范日常行为与作业运行过程的管理，通过对确定的条款对活动和任务实施控制,使活动和任务在受控状态，从而达到安全生产和减少隐患的效果。文件下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用。 一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。 二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。 三、文件管理员应按以下程序工作 1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。 2、文件保管 收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。 3、文件收发 文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单
1、文件和档案管理制度
文件和档案管理制度 1目的 为加强安全生产管理，使安全生产管理工作档案与公司各活动记录标准化、规范化，公司根据安全生产法建立了安全生产档案，并制定安全生产建档制度。 2 职责 2.1各部门、各岗位人员按照公司安全管理制度的要求建立相应安全管理档案。 2.2 安全主任负责监督管理安全管理档案的建立、完善情况。 3安全档案台账的主要内容。 3.1安全会议记录本 3.1.1安全会议记录应认真填写会议名称、会议时间、会议地点、召集单位和主持人、与会单位和人数、会议内容、处理结果等。 3.1.2安全会议记录本主要填写各部门召开的安全会议内容，尤其对安全生产文件的传达、学习、贯彻情况要详细填写。 3.2安全综合管理台账 3.2.1安全综合管理台账设年度安全工作计划、年度安全工作总结、月度工作计划、月度工作总结和大事记等栏目。 3.2.2安全工作计划、总结: ①年度安全工作计划、总结：将本单位的年度工作计划、总结填写到台账内备查。 ②月度安全工作计划、小结：将上月所开展的主要安全工作，在认真总结的基础上，实事求是的填写在台账内；本月的安全工作计划认真的填写在台账内。 3.2.3大事记： 主要填写已经发生了的、并与本部门有密切关系的、安全工作上的重大事件或事故。 3.3安全教育台账 安全教育台账分三级安全教育台账、日常安全教育台账、安全培训班台账三种。安全教育台账实行分级管理，按照《安全教育管理制度》的要求执行。 3.3.1三级安全教育台账设三级安全教育记录表、三级安全教育人员登记表，分设教育时间、组织者、教育地点、受教育人数、教育内容、授课人、课时、受教育人员基本情况和三级安全教育成绩等栏目，应逐项认真填写。其主要对象为新入厂人员、转岗人员、施工人员和外来人员。 3.3.2日常安全教育台账设班组安全活动日计划、领导干部参加班组安全活动日情况、班组安全活动记录检查、日常安全教育统计等栏目。