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文书档案管理归档整理操作方法和技巧

文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理

是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料, 以件为单位 ,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法

（一）收集

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材

料收集集中起来的工作过程。

要求 :材料齐全完整、内容真实准确

（二）确定“件”

归档文件整理方法是以“件”为单位 ,进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键

之一。“件”的确定一定要把握尺度 ,不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定:

1、文件正本与定稿为一件;

2、计算机及其网络环境中形成的文件 ,无定稿的 ,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批

示 ,定稿不归档 ,但发文稿纸必须归档 ,且与正文合为一件 ;

3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件;

5、转发文与被转发文为一件;

6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;

7、成套的会议材料分别为件;

8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;

9、正文与文件处理单（办文单）为一件;

10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件;

11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册（本）为一件;

12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位（如部门或时间等）组合,可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等;

13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成

若干件 ;

（三）件的装订

件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。

在装订前 ,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

1、件的修整 :

（1）对破损文件进行修裱 ;

（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制;

（3）去除文件上易腐蚀的金属物 ;对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等 ,金属物已严密封装在其

中 ,且拆钉会损坏原貌 ,不须拆钉重装。

（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。

（5）小于 16 开的纸张应用 A4 纸贴衬。

2、装订 :

我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必

须左侧和下边齐 ;不锈钢钉不宜钉得过多 ,一般为上下两个。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门

监制的。）

3、件内的排序:

（1）正本在前 ,定稿在后 ;

（2）正文在前 ,附件在后 ;

（3）原件在前 ,复制件在后 ;

（4）转发文前 ,被转发文在后 ;

（5）计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的 ,正文在前 ,发文稿纸在后 ;

（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。

（四）件的分类

分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同 , 分成若干层次和类别 ,构成有机体系的过程。

1、按年度分类:

（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均

归入文件的签发年度。

（ 2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等;

（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档

（4）几份文件作为一件时 ,归入排在最前面文件的签发年度。

2、按保管期限分类:

文书档案分为永久和定期两种保管期限,定期又分为30 年和 10 年。

（五）“件”的排列

排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结合时间对归档

文件进行排列。

事由是指一件具体的事 ,或一个具体的问题 ,或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个

事由。

“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事

由结合文件形成的时间顺序进行排列。

（六）编制归档号

归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加

盖归档章。

全宗号

年度

室编件号

机构或问题

保管期限

馆编件号

1、盖章要求 :

（1）归档章一般采用红色印泥 ,盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位

置应统一 ;

（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容;

（3）若归档文件前有文件处理单（办文单）,归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。

2、归档章具体栏目的填写:

（ 1）全宗号 : 是档案馆给各个进馆单位编制的代号。

（ 2）年度 :填写文件归档年度,以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如“ 2008 不”,必加“年”。

（3）保管期限 :填写归档文件保管期限的简称 ,即 :永久、 30 年、 10 年,不可用“1、2、3”等代码表示。

（4）件号 :填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家

编制室编件号 ,馆编件号暂空不填。同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1开”始编。实行文档一体化管理模式时,件号系统会自动给定。

（5）机构或问题栏 :采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。采用年度－机构（问

题）－保管期限分类的单位此栏必须填写,只能写中文 ,不能写代号。

（七）编制归档文件目录

编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入 ,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

此项工作在手工管理条件下 ,需要档案人员手工录入 ;若实行文档一体化管理模式 ,此工作在文件收发时可一并完成。

件

号

责任者

文号

题名

日期

页

数

备

注

1

惠山区档案局

惠档发 [2008]0012

号

关于的通知

2008.06.11

2

2

惠山区委办

惠办发 [2008]0113

号

关于的意见

2008.11.13

4

填写归档文件目录的要求:

1、件号 :填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号,但一组会议材料等应分别编件号。

2、责任者 :填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称

或全称 ,注意不要用“本局、本部门”等。若是几个文件组成的一件,只填写排在最前面的文件

责任者。

,须填写完整。如惠档发3、文号 :填写文件的发文字号,一般由机关代字、年度、顺序号组成

[2008]0012 号。

4、题名 :即文件标题。一般应如实填写。

（ 1）没有题名或题名不规范的可自拟标题,外加“ []。”

（ 2 ）在计算机辅助管理条件下,若标题较为笼统,需进一步细化著录,可以输在二级目录内, 以便快速检索。

5 、日期 : 文件形成时间, 以阿拉伯数字标注年月日,如“ 2007-06-11”,若文件无日期,可用“ 2007-00-00”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致 ,则按排在最前面的文件形成时间

填写。

6、页数 :填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。

7、备注 :注释文件需说明的情况。

归档文件目录应以 A4 幅面打印后统一装订成册 ,封面采用档案局统一印制的红色硬封面归档文件

目录夹。用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。

（八）装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 ,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注

意以下问题 :

1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒;

2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;

3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件,并做到下边齐,防止文件在盒内弯曲。

4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4 公分的档案盒。一个单位使用的档

案盒应视厚度相对统一。

（九）档案排架

在同一保管期限中,按年度顺序 ,从左至右、从上至下。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件

整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

文书档案归档整理操作方法-- 收集装订归档判断分类排列编目装盒档案管理分为文

书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等,不同种类 ,不同载体的档

案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律 ,保持文件之间的有机

联系 ,区分不同价值 ,便于保管和利用”。

一、文书档案管理基本要求

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件

整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

二、文书档案管理基本概念

（一）文书档案管理归档文件:立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕应作为文书档案保

存的纸质文件材料。

（二）文书档案管理归档文件的整理,将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒,使之有序化的

过程。

归档的意义 :归档是文件向档案转化的标志,是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗 :指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整

体 ,设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格,可以独立行使职权,并能主要以自

己的名义单独对外行文。一般来说,一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号:是档案馆给立档单位的代号。

三、文书档案管理整理方法

（一）文书档案管理收集:收集是归档文书档案管理整理的前提、根本,没有收集齐全完整的

文件材料 ,归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此,收集应归档的

文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相

应措施 :

1、立档单位要建立健全收发文登记制度 ,有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依

据归档范围 ,收集所登记的“红头文件”的归档。

2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料:本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料 ,专业会议材料,代表发言材料; 本单位在上级工

作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料: 会

议记录本（党委、党组会议,行政、办公会议）等;各类花名册、登记簿（干部职工、党员、

专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）;年报表（业务、党员、人事劳资等各种统

计报表） ;各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收

集的文件材料。

（二）文书档案管理归档判断 :立档单位将收集到的材料,依照《机关文件材料归档范围和文

书档案保管期限规定》（国家档案局令第8 号）的归档范围和不归档范围,剔除不归档的文件

材料 ,剩下的就是立档单位应归档的文件材料,必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方

面的文件 :①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上

级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖励非本机关工

作人员的文件材料 ,供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成

为正式文件的稿本等。

（三）文书档案管理装订:用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订 ,便于保管利用。

1、整理单位 : 确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件 ,正文与附件为一件 ,原件与复制件为一件 ,转发文与被转发文为一件,重要

文件的正本与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的或打印出

来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的,将正本与发文稿纸为一件 ,报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式,一个自然本（册）为一件,未装订的式

样同一的表格 ,以一定的单位组合,可装订在一起的为一件;来文与复文可为一件,未装订成套

的会议材料各为一件 ,正文与文件处理单为一件。

2、文件的装订 : 文书档案管理归档文件按件装订具体要求:正本在前 ,定稿在后 ;正文在前 ,附件在后 ;原件在前 ,复制件在后 ;转发文在前 ,被转发文在后;复文在前 ,来复在后 ;汉文在前 ,少数

民族文字在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文在前 ,外文在后 ; 有文件处理的,文件处理

单在前 ,正文在后。

3、装订的部位与对齐方式及注意事项:？文件装订时应以左、下侧对齐,以便装订和利用。？装订时 ,应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉, 采用不锈钢订书钉装订（注意:采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒,否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

四）文书档案管理分类:

文书档案管理归档文件采用年度

稳定。

——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的

1、区分年度

①年度以落款日期为准。如2009 年形成的《 2008 年工作总结》应归入2009 年。

②跨年度的文件放入办结的年度。如2008 年形成的《 2009-2010 年工作规划》应归入年度 ; 某单位 2007 年立案、2008 年结案的某信访案件,其文件材料统一在结案年度归档

2008 ,即归

入 2008 年。

③几分文件作为一件 , “件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文

与复文为一件 ,以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时,需要分析该文件内容,制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。

2、文书档案管理区分保管期限

将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开,定期一般分为30 年、 10 年。

永久保管档案的的确定:属于归档范围的文件,哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款 ,《文书档案保管管理期限表》中列出了41 款文件材料 ,约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面:

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如:大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件

材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工

作中形成的审批、审查、核准等文件材料;房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、

合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如:党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料,上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料;本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料,录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料;人事考核、职称评审、职工

调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌,主要职能活动 ,维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值,是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种,在具体划分文书档案保管期限时,突出以本机关文件为主（即以我为

主） ,在操作时 ,实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制:

上级机关文件:针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关

于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件;上级机关对本机关或人员的表彰文件;上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10 年。

本机关文件 :反映本机关主要职能活动的永久保存;一般的保存30 年或 10 年（表中界定具

体清晰）

同级机关文件:非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10 年。

下级机关文件:报送的重要的总结、报告保存30 年,一般的保存10 年。

（五）文书档案管理排列

1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30 年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2、在同一保管期限内,把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项

工作 ,同一个会议）的文件排在一起 ,即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律 ,保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）文书档案管理编号

文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础,其目的是

反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号,使文书档案管理归档文件在全宗中的位置

得以确定 ,并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的

排列顺序号 ,它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件

的排列先后顺序的重要标识。

文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加

盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的,归档章盖在文件处理单上,以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

1、全宗号 :档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

2、年度 :文件形成年度,以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如 2008。

3、保管期限 : 文书档案管理归档文件保管期限的填写为永久、30 年、 10 年。

4、件号 :文书档案管理归档文件的排列顺序号。以年度为界,每年必须从 1 编起 ,不能跨年度连续编号 ,各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件,分别在文书档案管理归档文件整理和档案移交后编制。号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内;按文件排列顺序从“1”始标注开限各编一个流水顺序号 ,如 2007 年永久件号 :1、 2、 3 82 室编件,每种

保管期

30 年件号 :1、2、 373

10 年件号 :1、2、 3243

馆编件号待档案移交给档案馆后,由档案馆根据需要填写。

（七）文书档案管理编目

文书档案管理归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制文书档案管理归档文件目录。

文书档案管理归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时 ,只对复文进行编目。通过检查复文来

实现对相应来文的查找。

文书档案管理归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1、件号 :填写室编件号。

2、责任者 :指发文的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用

全称或通用简称,如“海南省纪委“,不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明 ,难判断的简称。

②联合发文责任者过多时 ,可适应省略 ,但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的文书档案管理归档文件 ,编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

3、文号 :文件的发文字号 ,是由发文机关按发文次序编制的顺序号 ,一般由机关代字、年度、顺序

号组成。如琼府办 [2008]198 号、琼邮管 [2008]68 号 ,没有发文字号的不填写。文号栏内

不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号,亦不得填写“情况反映”等刊物名册。

4、题名 :即文件标题 ,一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的,应根据文件内容,重新拟写或补充标题 ,外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发 [2008]18 号文件的通知 ,应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发 [国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见 ] 的通知。

5、日期 :文件的形成时间月、日的数字可回行填写,以,如8 位阿拉伯数字标注年、月、日

20080708。

,如20080708、 20081112 表示

6、页数 :每一件文书档案管理归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7、备注 :用于填写文书档案管理归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、

补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多 ,备注栏难以填写时 ,可在备注栏中加注“*号”,将具体内容填写入备考表中。

（八）文书档案管理装盒

装盒是将文书档案管理归档文件按室编件号顺序装入档案盒,填写备考表、编制档案盒封面

及盒脊。不同年度,不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1、装盒要求 : 文书档案管理归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与文书档案管理归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应找到文件实

体。档案利用完毕后归位时,同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中,否则 ,在以件为单位进行管理的情况下,一旦归位错误,将很难再找回 ,甚至可能从此成为“死档”。

2、档案盒应采用无酸纸制作,各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌

档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。

3、档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、

盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“/号”连接。

4、备考表放在盒内所有文书档案管理归档文件之后,用以对盒内文书档案管理归档文件进

行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明: 填写盒内文书档案管理归档文件需要说明的情况,包括文件收集的齐

全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后文书档案管理归档

文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明。进行文书档案管理归档

文件整理时 ,如某件文件须说明的情况复杂,目录备注栏填写不下,也可在备考表中详细说明, 并在目录相关条目的备注项中加“* ”标示。号

②整理人 :填写负责整理文书档案管理归档文件的人员姓名,以明确责任。

③检查人 : 填写负责检查文书档案管理归档文件整理质量的人员姓名,以示对整理质量的监

督检查。

④日期 :填写文书档案管理归档文件整理完毕的日期。

（九）文书档案管理编制检索工具

1、归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导

班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否,档案数量 ,有何缺陷）。

2、打印文书档案管理归档文件目录（采用国际标准A4 型纸 ,永久目录打印一式三份,30 年、10 年期限的目录打印一式一份）。编制封面,并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）

装订成册 :归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本;归档说明（全宗说明）、永久、 30 年、 10 年目录合订一本。文书档案管理归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限

等项目。

全宗名称 :立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

年度 :填写本目录所登录文件的形成年度。如:2003 年、 2003-2008 年

保管期限 :根据目录中所登文件的保管期限填写。如:永久 ,永久、 30 年、 10 年

提升办公室文书档案管理工作的思考

提升办公室文书档案管理工作的思考 摘要：在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料，其中大部 分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，事业单位中 的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。基于此，以下对提升办公室文书档案管理 工作的思考进行了探讨，以供参考。 关键词：办公室;文书档案管理;思考 引言 从表面上看，办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档，但是，其 实质上与办公室各个工作细节息息相关，既关乎大局，又强调细节落实。在社会 不断进步中，办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度，其涉及的内容 更加复杂。为此，要全面落实文书档案管理工作，充分发挥其在整体管理中的作用，实现有效对接，发挥文书档案的价值，创设更加优质的发展氛围。 1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义 首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变 以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得 其包含的内容越来越广泛、复杂。其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档 案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例， 各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非 常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下，文书档案 收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规 范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于 充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。 2办公室文书档案收集和归档问题 2.1文书档案管理模式滞后，制约管理效率的提升 基于当前办公室文书档案管理工作，深受落后观念的制约，加之整个专业素 质的落后，档案管理模式仍以手工方式为主，忽视业务类型的差异，尚未认识到 归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工 作的现代化进程，尤其是依托先进的信息技术，电子化档案管理成为趋势。在这 种情况下，如果文书档案管理模式仍停滞不前，采取落实的传统模式，管理效率 无法提升，文书档案管理质量很难得到保障，势必影响信息资源的可靠性，阻碍 档案利用效率的提升，制约档案价值的实现，很难有效服务于办公室以及单位的 发展。 2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善 多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现，而对于档案管 理工作则没有进行重视，认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处， 多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想 观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着 较多的困难。另外，对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善，使得档案管 理的职责没有落实到每个部门和个人，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着 档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。

档案归档及维护流程

档案归档及维护 1范围 适用于公司依据《中华人民共和国档案法》及其它相关法律法规，收集、整理、维护、开发利用以及管理公司内部的十大类档案资料

2控制目标 2.1确保整个公司范围内档案管理网络的建立和健全 2.2确保各部门的档案资料能够及时、规范的收归公司档案室 2.3确保公司档案资料的销毁符合国家相关规定 3主要控制点 3.1档案室检查各部门移交的档案资料是否符合归档要求 3.2公司档案主管部门经理审核档案销毁清单，并上报档案局备案 3.3档案室与相关部门共同监督档案的销毁工作 4特定政策 4.1档案的分类、归档范围、立卷应按照国家、省、市有关规定执行及相关法 律法规 4.2分类、归档范围包括行政管理、经营管理、党群工作、生产技术管理、产 品档案、科学研究档案、设备档案、基本建设档案、会计档案、干部职工档案等十大类，具体执行请参见国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》 4.3集团各部、室、中心设兼职档案员 4.4各部门技术人员和管理人员在工作中必须做好资料的收集、整理工作，及 时交部门兼职档案员管理 4.5党群工作类档案资料、行政管理类档案资料、经营管理类档案资料、生产 技术管理类档案资料，要在第二年三月份以前向档案室移交完毕 4.6产品类档案资料、科学技术管理类档案资料、基本建设类档案资料、设备 仪器类档案资料分别在新产品验收、科技成果鉴定、基建工程竣工验收、新购设备、仪器开箱时，由有关部门通知档案室参加，随时归档

4.7会计档案资料、干部职工档案资料按国家财政部和国家档案局颁布的《会 计档案管理办法》和中组部颁布的《干部档案工作条例》的有关规定规定及时向档案室归档 4.8工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料 要按照归档范围的规定，及时交本部门兼职档案员管理，再由兼职档案员按规定时间向档案室归档 5档案归档及维护流程C-15-03-001

文书档案管理作业以及答案

一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、（C ）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 2、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（A ）。 A、永久 B、30年 C、10年 3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（B ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（A）。 A、永久 B、30年 C、10年 5、（D）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办 6、单份文件整理的最终“产品”是（C ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、归档就是（A ）的文件经（C ）交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

2、对于本单位收文，是以是否（BC）为归档判断标准的。 A、上级文件 B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件 3、归档文件的特点是（ACD ）。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高 4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ABCD）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际 5、归档时每份文件必须齐全完整，即（ABD ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本 D、转发件与被转发件 6、公文标题由（ABC ）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度 三、判断题（共8 小题，每题5 分） 1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用. 对 2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。错 3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。错 4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。对 5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错

文书及档案管理复习题

一．单项选择题（每题2分，共10题） 1.从形成的主体或者所有权归属来看，档案分为私人档案和（ D ）。 A.历史档案 B.现行档案 C.国家档案 D.公务档案 2.下列不属于档案工作性质的是（ D ）。 A.管理性 B.服务性 C.政治性 D.创造性 3.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准( C )型。 A.A2 B.A3 C.A4 D.A5 4.以下文种属于上行文的是（ D ）。 A.命令 B.公函 C.议案 D.报告 5.文书转化为档案需经过（ C ）。 A.收集 B.整理 C.立卷归档 D.保管 6.下列行文符合行文规则的是（ A ）。 A.某职校校长室和学生处联合行文，号召本校师生向“感动中国”的先进人物学习 B.某职校向该市政府行文，申请增加办学经费，改善办学条件 C.某市财政局向该市教育局发出指示，要求其坚决制止乱收费 D.某市教育局向上级机关请示工作，文件的主送机关为“市委、市政府” 7.公文的成文日期一般以( D )为准。 A.拟稿日期 B.核稿日期 C.审稿日期 D.领导人签发日期 8.公文的发文字号组成部分有：发文机关、发文年度和（ A ）。 A.发文顺序号 B.排列号 C.文件编号 D.签发序

号 9.下列公文标题拟写有误的是（ D ）。 A.关于开展档案安全检查的通知 B.中华人民共和国主席令 C.关于表彰先进党组织的通报 D.关于要求补助档案抢救经费的报告 10.对外机关来问或来电的办复有多种形式，其中对重大问题的答复一般采用（ A ）形式。 A.书面答复 B.电话回复 C.当面回复 D.邮件回复 11.（ A ）是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。 A.法律作用 B.文化作用 C.业务作用 D.行政作用 12．根据领导人对文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作进行具体处理，这一工作程序叫做（ B ） A，拟办 B，承办 C，催办 D，注办 13．全宗内档案的常用分类方法不包括（ D ）。 A．年度分类法 B．组织机构分类法 C．问题分类法D．人物分类法 10．档案整理工作的主要内容不包括（ C ）。 A．区分全宗 B．全宗内的分类 C．收集 D．案卷的排列和案卷目录的编制 11.由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文是（ B ）。 A.返行文 B.联合行文 C.单独行文 D.共同行文 12.以下不属于档案的作用的是（ D ） A.凭证作用 B.参考作用 C.历史借鉴作用 D.收藏增值作用

公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条

公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

办公室档案管理工作总结

办公室档案管理工作总结 办公室档案管理工作总结范文 本人多年来，一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习，使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验，逐渐成长为业务骨干，受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下： 一、加强政治业务学习不断提高自己的素质 多年来，我始终认真学习党的精神，同党中央保持高度一致，认真学习业务知识，从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任，深学理论、精学业务、博学相关知识，坚持理论学习与指导实践相结合，把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力，努力使自己的本职工作做的更好。 二、突出档案规范管理，提高档案管理、服务能力《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范，贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策，是档案管理工作人员应有的责任。 多年来，我忠于职守，并根据《档案管理条例》，统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度；加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、

借阅制度，无泄密及损害单位利益事件发生；完善特种载体档案的管理，加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利，做到及时准确，对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设，全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。 多年来，为了更好的服务于公司事业，在工作中，我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统联系，合理、规范组卷使档案，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用，又使我公司的.档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率；重要基建项目、设备档案按归档范围完整率；查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作，为有效发挥档案的功能，促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。 三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章 印章管理工作同档案管理工作一样，是一个既枯燥无味，又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性，只有严谨、认真；没有业绩，只有平凡与责任。在多年来的工作中，我甘于寂寞和平凡，始终把强烈的责任心，认真、严谨的工作态度放在首位，在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠，从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度，严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出，必须经公司主要领导批

档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部

文书档案管理作业

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 2、.单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年 4、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 5、承办是公文处理过程中的（）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份 二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动 2、公文构成要素中的收文单位包括（）。 A、上级单位 B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位 3、公文结构的必备要素包括（）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者 4、归档的时间一般设定为（）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底 5、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者 6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期 三、判断题（共 8 小题，每题 5 分） 1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对错 2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对错 3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对错 4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对错 5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对错 6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对错 7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对错 8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对错

北京xx股份有限公司档案管理文书归档工作程序

北京xx股份有限公司档案管理文书归档工作程序 档案治理 文书归档工作程序

附件二 关于归档案卷的质量要求 总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点: 一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。 二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到终止形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营治理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。 三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情形进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前, 定稿在后；会议记录依会议时刻顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一样工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时刻依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。 四、区分不同价值: 各类文件依照其不同的内容都有不同的储存价值。组卷过程中尽量依照不同的保管期限分别组卷。文件数量专门少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。 五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、外表、基建项目档案外,不同年度

档案归档 流程

档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。 二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。 三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。 四、装订 用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。 五、排序 对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号

的自然连续性。 七、着录 着录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，着录是为了满足检索查找提供利用的需要。 八、装盒 即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。 九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。 十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。 档案归档整理流程图

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总

文书工作与档案管理考试题

《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面：、、 、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包 括、、、 、、 六个环节。 4．信访文书的特点 是：、 、 。 二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 （1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。 （1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 （2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 （3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度 （2）文书部门立卷的制度 （3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。 （1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 （1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。 （1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。 （1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷 三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发

3．收文登记 4．组合案卷 四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则： 五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。 ２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。 ３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。 ４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 ５、文书管理，就是对文书工作的、和。 二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分） １、以下文种中不属于下行文的是。 Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定 ２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文 ３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。 Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律 ４、制定是建立岗位责任制的中心环节。 Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度 ５、拆封的任务不包括。 Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置

公司文书档案管理办法(6)

公司文书档案管理办法(6) 公司文书档案管理办法(六) 1 总则 为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。 2 适用范围 本标准适用于公司文书档案管理。 3 术语和定义 文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。 4 管理职责 4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 管理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。 5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅

文书档案管理论文

文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件

取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查

(完整版)《文书档案管理》试题.doc

《文书档案管理》试题 一、填空题（′ 1*15 ） 1、公务文书的形成过程包括：、、和。 2、收文过程中签收的任务包括：、和签字。 3、传阅的方法有：、和。 4、会计文书的特点一般表现为：（ 1）形成上的；（ 2）构成上的。 5、封口的方法有：、、和四种。 二、单选题（′ 1*15 ） 1、以下属于平行文的文种是（） A 、报告B、决定C、函 2、在制发公文的过程中形成的文稿不包括（） A 、讨论稿B、定稿C、各种文字文本 3、文书的（）是文书工作的中心环节。 A 、管理B、处理C、利用 4、文书工作是以（）为主的。 A 、非常规工作B、被动工作C、主动工作 5、下面各种信件中，属于文书工作人员拆封范围的有（） A、写有领导人“亲启”的信件； B、一般发至本单位的封闭文件、函件； C、标有机密、绝密的机要件。 6、以下人员中不适合作为拟办的承担者的是（） A、机关领导 B、业务部门负责人 C、直接承办人或专职人员 7、核稿的根本目的在于（） A、提高公文质量 B、提高公文运转速度 C、提高文书工作人员素质 8、发文字号中的年代号应用（）括上。 A 、小括号B、中括号C、大括号 9、文书的保存要体现（）的原则。 A、简单，便于利用 B、安全，物尽其用 C、安全，便于利用 1

10、下列不属于应销毁的文件范围的是（） A、平时清退出的重份文件 B、翻印复印的上级文件 C、本单位制发的文件 11、（）是文书工作的最后一个程序。 A 、文书立卷B、文书利用C、文书归档 12、发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是________。 A 、卡片登记B、活页登记C、帐簿登记 13、凡属在相当长的时期内机关工作需查考的文件，在立卷时应列入________保管范围。 A、永久 B 、长期 C 、短期 14、在作收文处理时，可不登记的文件主要有______________。 A、上级机关的来文 B、下级机关的来文 C、各种公开发表的文件 15、“三主优先”的原则是________的原则。 A、承办 B 、分发 C 、会签 三、名词解释（′5*4）： 1、直达行文 2、正本 3、注发 4、立卷类目 四、简答题（′10*3 ）： 1、主题词有何特点？在拟定主题词时，除了要体现其特点外，还要注意什么？ 2、文书利用的方法有哪些？ 3、文书立卷的意义何在？ 五、应用题（′20） 将下列文件合理地组为两卷，分别为其拟定案卷标题，并说明组卷特征。 1、××大学关于举办50 周年校庆文艺晚会的通知 2、××省教委关于进一步在高校中深入开展人事改革的通知 3、××大学关于深入开展人事改革的决定 4、××大学关于评选50 周年校庆文艺晚会优秀组织奖的通知 5、××大学50 周年校庆文艺晚会节目单 6、××大学关于实行中层干部竞聘上岗的决定 7、××大学校长张××在校庆文艺晚会上的讲话 2

文书档案的 方法和步骤

第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

档案管理业务流程

单位名称人事部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导人事部员工 节点 A B C 1 2 3 4 5 7 提供材料开始 收集员工 人事材料 9 编制明细 目录 标识 编号 审批 结束 身份证明 学历学位证明 各类证书 招聘资料 试用转正文件 奖惩文件 绩效评估报告 劳动合同及附件 离职文件 各类人事通知单 归档 入库 8 6

任务名称节 点 任务程序、重点及标准时限相关资料 材料收集 程序 1、《员工登 记表》、 2、《个人简 历》 3、《相关材 料》 B2 由人事部建立公司员工的人事档案，档案材料包 括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核 奖惩材料、录用材料、其他材料等 每月1次 C2 员工应积极提供材料即时 统一装订1个工作日 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 档案编号标识 程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览 表 1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 档案归档入库 程序 人事部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档1个工作日B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密

档案管理制度 节选公司《人事管理制度》第十章人事信息管理 1．人事信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司人事部组建人事信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。 1.3公司将借助现代化的人事管理软件，逐步实现人事管理信息化。 2．人事档案管理的基本要求 2.1公司人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。 3．确立两级档案管理制度 3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料； 3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4．人事档案分类 第一类：履历材料； 第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料； 第五类：政治面貌材料； 第六类：奖励材料； 第七类：处分材料； 第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第九类：其他可供组织上参考的材料。 4.1一般文档管理 4.1.1人事部文件 (1) 人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2) 人事工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3) 薪资福利类保密文件由人事部经理自行建档保存。 4.1.2公司文件 新峰集团制造事业本部及集团公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。 4.1.3 外部文件 包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务