关于徐州工程学院公文行文规范性的调查研究

关于徐州工程学院公文行文规范性的调查研究

公文，是国家机关及其社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。规范，是公文的一大特征。如果公文的写作存在不规范现象，不但会使公文失去权威性和严肃性，而且会影响公文的办理过程。本论文从我国地方行政公文中，找出存在的不规范的例证，并进行归类总结，分析造成不规范的原因并提出了相关的改进措施，以期引起广大文秘工作者的注意，推进行政公文写作的规范化。为此我结合徐州工程学院的行政文件中的错误进行评析：

一、公文眉首常见的错误

公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。在实际工作中，公文眉首在写作格式上常出现一些错误。

发文字号由机关代字、年号、序号组成。发文字号中的“年份”必须用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。在实践中常出现以下错误：

1、乱用括号

2、年份、序号的阿拉伯数字字体使用的不一样

二、公文主体常见错误

公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由“公文标题”、“主送机关”、“公文正文”、“附件”、“成文时间”、“附注”等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要有以下几个方面。

1、标题拟写不当

公文标题与一般文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。规范的公文标题由“发文机关+事由+文种”构成。但在实际写作中有许多不合规范的问题出现，主要表现在以下几个方面：

（1）公文标题中无发文机关

（2）公文标题的标点符号是用不恰当

2、正文中有语病的错误

3、附件格式使用不当

（1）附件与正文间应空一行

（2）附件位置不当

（3）附件名称后不加标点符号

4、成文日期格式使用不当

（1）成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。

（2）单一发文、不署发文机关名称，只标注成文日期的，成文日期应右空4字。

（3）成文日期上未盖印章

三、公文版记中常见的错误

公文版记由主题词、抄送机关、名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现的错误有：

1、主题词与印发机关的顺序颠倒

2、印发日期格式不当

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注于抄送机关（或主题词）下一行。印发日期写成“×年×月×日印发”，右空1字。

四、解决的对策

要实现公文处理工作规范化的目标，切实解决当前机关单位公文处理工作存在的问题，笔者认为应努力解决以下问题。

1、加强公文规范教育培训

切实增强群体公文规范意识，不断形成办文规范的工作机制，这是当前新形势下公文处理工作的迫切需要。要采取有效措施，促进办文水平、质量和效率的提高。一是加强对办公室工作人员的培训，二是对相关职能部门人员的规范培训，三是对指挥办文工作的领导培训。当前，对办公室工作和文秘工作的培训还不够普及，机关单位领导办文能力的培训更是一个空白，这是当前公文处理工作不规范的主要原因。因此，机关单位的领导要重视此项工作，抓好相关人员的业务培训，同时做好检查督促工作，推动公文处理工作规范化目标的实现。

2、严格执行公文处理规范

公文处理工作的有关人员，要重视办文工作，必须树立公文及公文规范的意识，了解公文规范，根据工作内容认真学习《条例》、《办法》及相关的工具书，以此指导办文工作，强化“办文工作无小事”的观念，严格执行公文处理工作规范，注重办文工作每一细节。只有公文的起草者、审核者、签发者、办理者等涉及公文处理工作的所有人员都熟悉并自觉执行公文处理规范，公文处理工作的科学化、制度化、规范化目标才能实现。