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文书档案管理 2

分析思考：

一、P2:中国现行的文书工作责任制度还有哪些需要优化的地方？

如何正确认识文书与档案的联系与区别？

从中国古代的文书发展历程中能得出哪些结论？

二、P3：如何认识法定性文书行文方向的规定？

文书结构的安排应注意哪些问题？

文书形成过程中最重要的一步是什么？为什么？

三、P4：如何理解文体、文书文体的概念？

如何准确理解文书文体的特征？

文书格式标准化的意义？

国家行政机关公文格式要素及其要求？

文书不同稿本的意义？

文书不同文本的意义？

四、P6：公文处理工作的具体要求是什么？

什么是公文办理程序？收文办理与发文办理各有哪些程序？

单位公文处理的基本原则是什么？

怎样理解文书处理是公务办理的重要工具而不是唯一工具？

五、P8：《归档文件整理规则》实施的意义是什么？

如何填写档号章？

文书整理归档的要求是什么？

六、P9：档案的作用有哪些？

档案分为哪几种类型？

档案工作者有哪些职责、素养要求?

档案工作的主要内容有哪些？

七、P11：档案收集的意义是什么？

如何完整、准确地收集档案？

如何保持文件之间的历史联系？

如何确保档案整理质量？

八、P13：归档鉴定有哪些依据？

档案统计工作的形式有哪些？

如何对档案进行排架编号？

九、P15：怎样进行档案检索？

如何更好地提供档案利用？

档案编研工作的内容及其作用是什么？

十、P17：电子档案是否能完全取代纸质档案？

照片档案收集的范围有哪些？

如何利用录音、录像档案？

名词解释：

一、文书工作、文书、文书工作岗位责任制

二、命令、议案、请示、交拟、主题、结构

三、文体、文书文体、文书稿本、定稿、正本

四、行文制度、发文处理、收文处理、签发、批办、承办、核稿、催

办

五、文书整理归档、归档、分类方案类目

六、档案、档案机构、档案馆、档案室、档案工作者

七、归档、档案收集、档案整理、档案全宗、档案分类

八、档案鉴定、档案保管、档案统计

九、检索语言、档案检索、档案著录、案标引档、档案利用、档案参

考资料、大事记、专题概要、统计数字汇集、组织沿革

十、电子文件、电子档案、声像档案、照片档案

简答、论述

一、宋元时期的文书与文书工作有何特点？

国民党政府文书改革的主要内容有那些？

如何理解文书的含义？

选择文书工作组织形式的原则有哪些？

建立文书工作目标管理制度的原则有哪些？

二、选择文书种类及名称的依据是什么？

会议纪要具有哪些特点？

议拟阶段应该如何做好材料准备工作？

文书修改的方法和步骤有哪些？

文书的主题有哪些特定含义？

文书材料选择的依据有哪些？

三、公文眉首部分的要素及其标注要点？

公文版记内容要素及其标注要点？

简述文书稿本的特点及其作用。

四、如何把握行文规则？

怎样理解文书处理时效性？

为什么说拟办是收文处理的重要环节？应当从哪些方面做好拟办工作？

发文审核的重要性和方法？

提供文书处理效率和质量应从哪些方面入手？

五、如何判定归档文件的“件”？

归档文件的“件”如何排列？

案盒内文件排列的方法有哪些？

六、联系实际谈谈档案工作的意义是什么？

档案工作的性质是什么?

档案工作的原则是什么?

档案馆、档案室的特点、职责、类型是什么?

七、如何进行档案的整理？

进行档案分类应注意哪些问题？

档案分类方法的形式和特点是什么？

如何判断一个单位是否为立档单位？

档案整理工作原则是什么？

档案收集的要求是什么？

档案收集的方式是什么？

档案收集工作的内容是有哪些？

八、档案鉴定工作的意义是什么？

如何运用直接鉴定法鉴定档案?

如何进行鉴定工作的组织?

如何鉴定档案的价值?

如何进行档案库房管理?

如何保护档案延长档案寿命？

档案统计工作的意义是什么？

档案统计工作的内容是什么？

进行档案统计的原则有哪些？

九、检索语言的作用有哪些？

如何进行档案标引？

试述档案利用工作在整个档案工作中的地位？

档案利用的方式和途径有哪些？

编写大事记有哪些具体要求？

常见的档案参考资料有哪些？

十、电子文件有哪些特性？

如何保管电子档案？

如何保管录音、录像档案？

照片档案的鉴定包括哪些方面内容？

第一章文书与文书工作

1.从中国古代的文书发展历程中能得出哪些结论？

文书的发展符合社会发展的逻辑；文书工作具有很强的阶级性；文书工作具有极强的时代性；文书工作是不断向前发展进步的。

2.如何正确认识文书与档案的联系与区别？

其联系表现在：首先，两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。其次，两者在内容和格式上完全一致。最后，两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结，有了文书才有档案，没有文书也就没有档案，文书是因，档案是果。文书和档案也有着明显的差别，表现在三个方面：一是两者的性质和形式不同。二是两者的目的和作用不同。三是两者存在和发挥效用的时间不同。

3.中国现行的文书工作责任制度还有哪些需要优化的地方？

根据不同的条件设置不同的文书工作责任制度。在设置文书工作责任制度的时候充分考虑其可行性与必要性。在文书工作责任制度的落实过程中注意反馈机制，及时根据需要进行调整。

文书：文书是行为主体在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要，在一定书写材料上形成的具有应用性和特定格式的文字材料。

文书工作：文书工作通常也叫文书处理工作，是通过互相衔接的一系列程序和手续，完成拟制、处理和管理文件材料的工作。

文书工作岗位责任制：文书工作岗位责任制是文书工作责任制度的一种，是加强文书工作机构建设、强化文书工作管理、提高文书工作效率、发挥文书工作组织职能的重要措施。包括四个方面：一是定任务，二是定机构，三是定编制，四是定人员。

1.宋元时期的文书与文书工作有何特点？

文书种类进一步完善，文书制度进一步规范化。宋代在文书程式方面，开了文书摘要之先河，实行“引黄”之制。宋元时期，虽然承袭了隋唐时期的文书制度，但三省制已徒具虚名。三省只负责行政公文，而由枢密院掌军国机务。同时，宋代还设有通进司、进奏院、开拆房、催驱房，负责文书的收发、登记、传递和催办。元代撤销了门下省、尚书省，由中书省总揽一切政务，文书的承办工作也由中书省负责管理。

2.国民党政府文书改革的主要内容有那些？

首先，国民党政府多次颁布有关文书和文书工作的条例，详细规定了文书的名称、用法、格式、撰写要求等。其次，国民党政府又开展了以减少发文数量、简化运转手续为宗旨的一系列“改革”运动。这些措施虽不能从根本上改变局面，但对文书工作的发展客观上起到了一定的作用。

3 .如何理解文书的含义？

第一，文书首先是一种文字材料，即书面材料。第二，文书有特定的格式。这是因为文书是社会交际的工具，这就需要有统一的通用的格式要求，以便实现社会交际的功用。第三，文书具有应用性。文书的功用主要是在应用性，它是处理公私事务和进行社会交际活动的工具。第四，文书具有很强的目的性、针对性。同时，它定向定范围传达意图、记载活动、推动工作，具有很强的针对性。第五，文书的形成和使用主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人或家庭。

4.选择文书工作组织形式的原则有哪些？

一是要有利于机关工作。在选择什么样的文书工作组织形式时，需要从本机关的实际出发，以便更好地完成文书工作任务，提高机关工作效率和方便工作。二是要保持相对的稳定。一旦选择了某种组织形式，就不应轻易变换，而应相对稳定一个时期。否则，时而采取集中形式，时而采取分散形式，势必造成文书工作的混乱。

5.建立文书工作目标管理制度的原则有哪些？

一是要坚持领导和群众相结合的原则。二是要坚持定性与定量相结合的原则。三是坚持可行性和先进性相结合。四是坚持目标管理与加强思想政治工作相结合的原则。

第二章文书的种类与形成

1．如何认识法定性文书行文方向的规定？

制发公文，或是对上行文，或是对下行文，或是平行行文，三种不同的行文反映了不同的行文关系，必须分别在上行文、下行文和平行文对应的文种范围内选择恰当的文种。如，向上级领导汇报工作时应选用“报告”，不能选择“命令”或“通知”，因为“命令”是下行文种，“通知”是下行或平行文种，都不能向上级报告工作。对被领导单位行文，针对下级的“请示”给予答复时，应选用“批复”，而不能选择“报告”等上行文种，也不能选择“函”这种平行文种。平行或不相隶属的单位之间互相行文商洽事项时，宜用“函”，如果错用“请示”、“决定”等上行文种或下行文种，就会打乱正常的行文关系，贻误工作。

2．文书形成过程中最重要的一步是什么？为什么？

撰拟阶段最重要，因为撰拟阶段是文书形成中正式动笔写作的阶段，前面的一切工作都是为了这一阶段而作铺垫。这一阶段很重要，公文起草得好，就会顺利定稿。起草阶段如果几经反复，甚至多次推倒重来，就会延误定稿时间，也往往会给拟稿人自己带来不必要的顾虑。

3．文书结构的安排应注意哪些问题？

文书结构的安排，应当服从和服务于公文主题表达的需要，要以正确地反映事物的内在规律和外部联系为原则，并充分注意公文法规对不同种类公文的结构安排的具体规定。在此基础上，力争达到自然、完整、严谨、连贯、匀称等要求。

命令：命令（令）是国家行政单位、军队单位或领导人对下级发布并使用的具有强制性、领导性、指挥性的下行文。按《国家行政机关公文处理办法》的规定，它适用于“依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。

议案：各级人民代表大会及常务委员会的议事原案，主要是为解决政府同人大的行文问题而设立的。它“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。

请示：下级单位要求上级单位对某一事项或某个问题作出指示、给予答复、审核批准时所用的请求性公文。

交拟：是指单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程，这些任务包括本单位的主动发文和作为承办的被动发文。交拟是文书形成的起始阶段。

主题：又称主旨、发文意图，是指作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。

结构：指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。构思和安排结构的过程，通常也称为“谋篇布局”。

1. 选择文书种类及名称的依据是什么？

不同的文书种类及名称，反映着不同的使用目的和要求，反映着不同行文单位的职权范围和行文单位之间的行文关系。因此，划清各种文书种类及名称的适用范围和界限，正确地选择与使用文书种类及名称，对于文书的形成以及对于文书的处理，都具有十分重要的意义。一般来说，每一份文书都有自己的名称，各种不同的文书名称，概括地表明和反映了文书的不同性质、作用和适用范围，因此，必须根据这些不同情况，恰当地选择和正确地使用这些文书的种类及名称。

2．会议纪要具有哪些特点？

一是行文方向的多样性。会议纪要记载了会议情况和议定事项，反映了会议的主要精神，可以将它呈送到上级领导单位，以汇报会议的情况和结果；又可以发往有关的平行单位，传递、交流会议信息，并使所涉及到的单位，按照会议形成的意见和共识，共同遵守和执行；还可以下发到所属的有关单位，要求下级单位按会议纪要的精神来贯彻执行。二是执行事项的依据性。从其实际效果看，会议纪要具有决定、决议一类公文的性质和作用，对有关的与会单位与下属单位具有一定的约束力，要求据此遵守或执行。三是纪实概要性。会议纪要不同于会议记录的实录记载，它重在一个要字上，要求将会议的基本情况、主要精神、中心内容，以及会议上有代表性的各种观点和意见如实、概括地反映出来，表述上要求集中、概括、扼要。四是备考性。会议纪要用于记载会议议定事项和主要精神，因而也就具有备考性。

3. 议拟阶段应该如何做好材料准备工作？

根据公文文种的不同，准备材料情况也有所不同。对于内容涉及广泛、问题较为复杂的文种，如报告、总结、通报、决定、意见等，其材料的准备往往需要更充分、更广泛、更齐全。俗话说，磨刀不误砍柴工，材料准备得越充分，动笔写作时选择材料的范围就越大，写作也就越顺利。实际上，准备材料的过程，也是完善和深化主题、观点的过程，所以在准备材料上多下功夫是完全值得的。

4．文书修改的方法和步骤有哪些？

首先应从内容上入手，检查观点是否正确，其基本精神是否符合党和国家的方针、政策和法律、法令；公文中提出的贯彻、落实的措施和办法是否切实可行。努力使文章引用的每一个材料对于说明主题是充分的、必要的、准确的和具有典型意义的。其次，进行语言文字的加工锤炼。语言文字的改动，绝不单纯是形式上的改动，而将直接影响到内容的表述。要通过修改推敲，使公文的语言符合共同的规范，具有公文应有的准确、简明、庄重、平实的特点。另外还要注意标点符号的斟酌。最后，审查文稿格式。党和国家对公文的种类、名称、用法、用纸规格、书写编排等，都有统一的规定；从写作体裁、内容结构到页面设置等，都有规定的格式。不按格式要求去写，势必影响公文的传递、办理、整理及归档等后续工作。从整个修改过程来看，还应把握住先整体后局部的方法。一般是发现问题不要马上修改，而应反复阅读几遍，从整体上把握其结构，然后从段落、观点上进行修改。在把握全局的基础上，再就每一具体问题进行修改，以使整个行文贯通，最后再逐字逐句加以推敲。另外还可以边读边改，锤炼字句，在反复诵读中发现问题进行修改。

5．文书的主题有哪些特定含义？

一是文书的作者在文中对客观事物所持的基本看法、观点。这主要是以传递情况、陈述事实为主要目的的文书，如调查报告、情况报告、工作总结等。二是文书的作者对收文一方提出的基本要求和基本主张。这主要是以办理事务、提出措施为主要目的的文书，如决定、指示、通知等。三是既表明文书作者观点又表明其基本主张和要求。这是传情与办事目的兼而有之的文书，如通报、批复、决定等。这类文书常常是摆事实，提要求，传情办事双管齐下、并行不悖，其主题也就同时具有双重含义。

6．文书材料选择的依据有哪些？

一是真实。只有材料真实，才能为正确的判断提供可靠的前提，以确保文书内容的准确。所谓材料的真实主要是指三个方面的内容：一是事实内容必须真实，二是对事实的概括必须真实，三是材料要能反映事物的本质和主流。二是新颖。材料只有新颖，才能为主题和观点提供新的依据，也才具有说服力。挖掘选择新颖材料要注意两个方面的问题：一是要深入实际调查研究，不能闭门造车；二是要从新的角度去审视材料，认真观察和思考，以抓住最有意义的材料。要变平庸为新鲜，变枯燥为生动，变肤浅为深刻。三是典型。任何一份文书对事物的反映都不能包罗万象，都只能通过个别表现一般。因此，在选择材料时必须从其个性和共性两个方面来考虑问题：一方面要注重材料的个性特征；另一方面要抓住事物的发展方向，抓住有代表性的材料。四是系统。只有掌握和运用系统材料，才能全面辩证地反映社会活动，避免犯主观主义的错误。五是切旨。全部材料必须置于观点、主张所能驾驭和支配的范围之内，并有益于明确和深化主题。材料切合主题要注意三个方面的问题：一是要根据主题的需要决定材料的数量，二是要根据主题表达的要求决定材料的详略，三是要根据主题的要求决定材料的表现形式。

第三章文书的体式与稿本

1．如何理解文体、文书文体的概念？

由于使用的需要，就有了不同类型的文章体式，也就有了文体的概念。正如鲁迅所言：“凡有文章，倘或分类，都有类可归。”一般从功能用途的角度把文章分为四大类，即政论文体、科学文体、文艺文体、文书文体。文体不同，其格式要求、写作上各不相同。

文书之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。文书文体主要包括文书的种类和文书的表达方式。文书的种类在前文已做说明，在此就不再赘述；文书的表达方式，在我国现行的机关文书文体采用白话文，是一种兼有议论文、说明文和记叙文三种文体表达方式和一般特点的应用文体。

2．如何准确理解文书文体的特征？

文书文体具有一般应用文的基本属性，同时又具有不同于一般应用文的特殊属性。应用文区别于其他文体的属性主要有：直接性，真实性和结构格式的规范性。文书文体区别于应用文一般的特殊属性有：是一种采用白话文作为必须使用的符号系统与兼有议论文、说明文和记叙文三种表达方式为主的应用文体。

3．文书格式标准化的意义？

公文格式标准化是公文的性质所决定的。行政机关公文具有法定效力这一性质，决定了它的表现形式——公文格式必须实现规范化，以维护和保证公文法定效力的发挥。

公文格式标准化是公文处理所需要的。行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。

4．国家行政机关公文格式要素及其要求？

现行国家行政机关公文文面格式，即公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。通常，我们将组成公文的各要素

划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首（亦称文头部分）；置于红色反线（不含）以下至附注之间的各要素统称主体（亦称行文部分）；置于主题词以下的各要素统称版记（亦称文尾部分）。

（1）眉首。眉首的特点是位置相对固定。眉首一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。

（2）主体。主体部分一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。

（3）版记。又称文尾部分，通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成的。

5．文书不同稿本的意义？

对文书的各种稿本的不同称谓总的可以分为两大类：

一类是从稿本的性质作用上去区别、称呼它，如草稿、定稿、正本、副本等；另一类是从稿本的制作方式上去区别、称它，如手稿、抄本、复写本、打印本、复印本、影印本等。前一类主要是揭示稿本的性质、用途，所以要严格分清；后一类主要揭示稿本在形式上、制作及材料上的不同特点和外形特征，区分的目的主要是便于做好文书档案的保管工作。

6．文书不同文本的意义？

文书的文本是根据定稿印制成的文件。区分文书的不同文本，有利于发挥不同文本的作用，根据其用途的不同进行利用和保存。

文体：文体是指文章为适应多种需要而形成的体裁和样式。一般从功能用途的角度把文章分为四大类，即政论文体、科学文体、文艺文体、文书文体。文体不同，其格式要求、写作上自然各不相同。

文书文体：文书文体是指现行文书为适用行政事务和公共事务管理需要而

形成的体裁和样式。文书文体主要包括文书的种类和文书的表达方式。

文书稿本：文书的稿本是指同一内容的和形式的文件，根据其在撰写、审核、印制过程中的作用和使用的不同需要，形成的文稿和文本。

定稿：定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。定稿的文面上带有文件签发人的签发标记。

正本：正本是根据定稿印制的用作向外发出的正式文本。正本是依据定稿

制作的供发给主送机关使用的，法定效用的正式文体。正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。

1．公文眉首部分的要素及其标注要点？

眉首一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。

（1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限。秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件（电报）”组成；“函”只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件（电报）”字样；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种名称。

（5）发文字号。文件拟写发文字号的作用主要为便于文件的管理，以及方便文件的在查找和引用。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行，居中排列。

（6）签发人。上报的公文需标注签发人姓名，如联合行文还需标注会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。“会签人”及会签人姓名置于“签发人”及签发人姓名之下，其标识方法同签发人。

2．公文版记内容要素及其标注要点？

版记又称文尾部分，通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成的。

（1）主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词的标引次序应根据主题词的涵义由小到大，从内容到形式来排列。一份文件可根据内容和特点，按类别词、类属词的顺序排列，除类别词外，一份文件选用三至五个为宜，最多不超过5个。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；标注位置在附注的左下方，文尾横线上端，词目之间应有一个词的间距。

（2）抄送是指除主送机关外需要执行或知晓的其它机关。抄送机关名称应当使用全称或规范化的简称、统称，在主题词下1行，左空一字，用与图文区等长的横线与主题词隔开；用3号仿宋体字标识“抄送”，抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。

（3）印发机关和印发时间。印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关。印发日期是指公文文稿送往印刷的时间。印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线。

3．简述文书稿本的特点及其作用。

文书的稿本是指同一内容的和形式的文件，根据其在撰写、审核、印制过程中的作用和使用的不同需要，形成的文稿和文本。

（1）文稿是指文书在撰写过程中形成的不同形式的文字稿的统称。在文书形成过程中，有多种文稿产生，它们在内容、外观形式，特别是在效用方面有很大不同。一般来说文稿分为两种，一是草稿，二是定稿。

草稿主要供发文机关内部在撰拟公文的过程中,讨论修改和送审使用。草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定。

定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。定稿一经确立，如不经法定责任者（如签发人、讨论通过该公文的会议等）的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。

（2）公文的文本是指根据定稿印制成的文件。同一文件根据他们的不同用途，可以分为正本、副本、存本及不同文字文本等。

正本的内容必须是对定稿的完整再现。且具有实际效力,具有行政或法律的作用。

副本供存查、知照用。在实际工作中副本可以代替正本供穿传阅参考备查使用。

存本由正本转化而来。存本作为与定稿相对照和检查证明文件发出后是否达到了预期的目的。

第四章文书处理

1. 公文处理工作的具体要求是什么？

文书处理是一项政策性、机要性、技术性、服务性很强的工作。必须把握及时、准确、安全、保密、精简的原则和要求。具体包括：第一，依照规范进行处理；第二，提供高效便捷服务；第三，准确周密保证质量；第四，坚持集中统一管理；第五，严守各项保密制度；第六，改进作风厉行精简。

2. 什么是公文办理程序？收文办理与发文办理各有哪些程序？

文书处理包括收文处理程序和发文处理程序。文书处理程序可以概括为文件的制发、办理和管理三大部分。制发是对发文而言的，收文和发文都存在着办理与管理。

收文处理程序，是收到文书的办理程序，具体来说，包括签收、登记、审核、分发、传阅、拟办、批办、承办，以及注办、催办（查办）等环节。概括起来，分为两个阶段：第一阶段，从签收到登记，称之为“收进阶段”；第二阶段，从分办到承办，称之为“阅办阶段”，此阶段为收文处理的重点环节。

发文处理程序，是发文办理的程序，具体来说，包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖章、登记分发等环节。从拟稿到签发为第一阶段，称为“制文阶段”，为发文的重点阶段；从缮印到分发为第二阶段，称为“制发阶段”。单位主动发文或复文均会进入到发文处理程序。

3. 单位公文处理的基本原则是什么？

根据《国家行政机关公文处理办法》（以下如简称为《办法》）和《中国共产党机关公文处理条例》（以下如简称为《条例》）关于文书处理的规定和实际工作需要，文书处理必须把握及时、准确、安全、保密、精简的原则。

4.怎样理解文书处理是公务办理的重要工具而不是唯一工具？

文书的重要功能是发挥行政领导、指导公务的作用，但行文必须要有厉行精简、注重实效。切不可把发文作为处理公务的惟一途径。发文可以体现组织的对某项事情的重视，但千万不要陷入文牍主义、形式主义、官僚主义的囹圄。要分清行文工具与行文的实质目的、内容的关系，避免一切不必要形式，真正发挥行文的作用，维护行文的权威性。对文件不可迷信，要坚决反对文牍主义，摒弃没有文件就不能工作的想法。做不到精简，整天忙于应付“文书会海”，而无暇顾及实际工作，

文书处理就会成为工作的障碍和推卸责任的借口。纸质文书是处理公务的工具，除此之外，还有非正式的函件、便条、电话、电子邮件、头口通知等形式，千万不能被一种形式所束缚，被一种思维所禁锢。

行文制度：行文制度是指在行文时要遵守的原则、规定和要求，它是由行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面共同有机组成的内容。

发文处理：收文处理程序，是收到文书的办理程序，具体来说，包括签收、登记、审核、分发、传阅、拟办、批办、承办，以及注办、催办（查办）等环节。

收文处理：发文处理程序，是发文办理的程序，具体来说，包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖章、登记分发等环节。

签发：即签署姓名同意印发。签发是单位领导人对文稿的最后审批的过程，表示同意文稿印发后，就成为文件的定稿。

批办：批办是指单位领导人对送批的文件最终如何处理所作的批示和要求。这是领导行使职权的过程，是收文处理中最重要的步骤，属于决策性的办文环节。

承办：承办是指单位有关部门或人员根据领导人的批示意见，按照来文的要求进行具体工作或办理复文的过程。

核稿：审核发文是文件的草稿在送交单位领导签发以前，秘书部门对文件的内容、体式进行的全面审核和检查，也称为核稿或校核。

催办：也称督办，是按照办理时限和要求对办复文件的承办情况进行监督和检查。分对内催办和对外催办两种。对内催办是对单位承办文件撰制的部门或人员进行检查和督促；对外催办指单位之间的催办，催促受文单位尽快答复发文单位提出的问题或询问的事项。

1.如何把握行文规则？

行文规则是指行文时所依据和必须执行的规定、准则。通常包括以下内容：

（1）注重实效，行文确需必要。文书的重要功能是发挥行政领导、指导公务的作用，但行文必须要有厉行精简、注重实效。切不可把发文作为处理公务的惟一途径。发文可以体现组织的对某项事情的重视，但千万不要陷入文牍主义、形式主义、官僚主义的囹圄。发文要坚持少而精，不断提高发文的效率和质量，才会促进组织的高效运转，否则就会适得其反。

（2）明确职责，行文方式恰当。不要越级、越位、越权行文。各级各类组织都有自己的权限和职责，分不清各自职责就发文不会达到行文的目的，还很有可能造成不必要的麻烦和混乱。要正确确定发文的主送单位和抄送单位。除特殊情况外，一般不直接送领导者个人。依据职责、内容等方面行文时必须选用正确的文种。一般不得越级请示。

（3）协调配合，行文意见一致。行文应坚持协调配合，根据工作需要可以由相关的同级别的组织可以联合行文下发，但事先要达成一致共识；部门之间对问题未协商一致的不得各自向下行文，

（4）统一领导，分级分工负责。行文要在坚持统一的领导和管理下，由专门部门（专人）负责文书处理工作，加强对整个组织文书处理规范的指导。行文还要做到党政分开，在各自系统内行文；做到涉及全局的重大事项由组织行文，防止“政出多门”；做到各部门职权范围内的事务主动处理，部门自己行文即可，不必借上级组织的名义抬高文件“身价”。

2．怎样理解文书处理时效性？

文书处理的时效性是文书处理的基本原则和要求，这是由实际文书工作的特性和公务需要所决定的。文书处理是为实施领导和管理的工具，必须讲求工作效率。要及时、迅速提供高效服务，反对拖拉、积压和迂缓，以免耽误公务执行。在文书处理的各个环节都要有时间观念。要科学设置文书处理部门，明确职责和工作程序，尤其要坚持急事急办，特事特办，大事要事不得延误，同时要加强督办。在技术上也要推行公文处理现代化，利用电脑、网络、传真、扫描仪、激光照排等现代技术手段提高工作效率。此外，要把握文书工作的时限性，直接关系到文书工作的质量和效率，但也要追是文书处理的适时性，并非所有文书材料的处理都要求越快越好，同时，文书处理各个环节的时间衔接性。这些都需要较强的责任心。

3．为什么说拟办是收文处理的重要环节？应当从哪些方面做好拟办工作？

拟办是收文处理的重要环节。拟办是单位秘书部门对收文进行阅读后提出的初步处理意见，供领导批办时参考。拟办是发挥秘书部门文件处理和参谋辅助作用的重要途径和节省领导时间的有效措施。拟办意见是否准确恰当，对领导批办、文件执行和机关工作效率有直接影响。拟办人必须努力吃透拟办文件精神和需解决的问题，提出切实可行的方案，有几种方案的要说明利弊，有的还要附以相关参考资料和背景资料。在实际处理中会遇到各种具体情况，必须把握准确、周密、快速、协商、便捷、灵活的要求。

拟办文书的工作要把握以下步骤和要求。

第一，区分拟办范围。秘书部门收到来文后，应认真阅读，区分需要拟办的文件。需写拟办意见的文件包括以下四种：（1）上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件；（2）平级单位或不相隶属单位主送本单位需要答复的文件；（3）一些重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级单位主送单位的情况报告和信函；（4）本单位所属部门或下级单位主送本单位需要答复的文件。

第二，做好拟办准备。吃透文件内容，做好以下准备：（1）确定来文中提出了什么问题，是否需要办理（2）确定哪位领导分管、哪个部门承办（3）明确来文密级和轻重缓急。

第三，书写拟办意见。拟办意见应写在文件处理单上。拟办意见的文字要简明扼要，不要展开阐述，写完拟办意见后要签署拟办人姓名和日期。写拟办意见的具体要求有：（1）对上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件，要根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导批示，由哪个部门承办以及需送哪些领导和部门阅知的意见。（2）对本单位所属部门及下级单位主送本单位需要答复的文件，要根据文件所请示的需要答复的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。（3）对平行单位和不相隶属单位主送本单位需要答复的文件，要根据文件提出的需要办理的事项，商洽的问题，提出由哪位领导审批或哪一部门承办和如何办理的拟办意见。

4．发文审核的重要性和方法？

发文审核是文件的草稿在送交单位领导签发以前，秘书部门对文件的内容、体式进行的全面审核和检查，也称为核稿或校核。公文审核是文书处理的关键环节之一，基本任务是协助单位领导保证公文的质量。文稿必须坚持“先核后签”，避免“公文倒流”现象而导致的决策不准确和效率低下的危害。

办公室要按一定方法对文稿做一系列的审查和把关，可从以下几个步骤入手。首先，核查行文方面。主要检查是否确有所需（可发可不发的不发），以什么名义行文（以单位名义或部门名义）。行文方式和行文规则是否恰当。涉及其他部门和地区的问题是否协商一致并经过会签。其次，核查内容方面。主要检查是否符合法律、法规、政策和有关规定。要求和措施是否明确具体，切实可行。再次，核查体式方面。主要检查文种是否恰当，格式是否符合要求，发文范围、秘密等级、缓急时限等是否正确。最后，核查文字方面。主要检查文字表述是否准确、简练，条理是否清楚、语法是否规范，有无错别字，标点使用是否得当等。以上审核是签发前的审核，还有一次审核在文件印制前，也称为复核。

5．提供文书处理效率和质量应从哪些方面入手？

文书处理工作是一项要求严格的工作，文书处理是一项政策性、机要性、技术性、服务性很强的工作。基本原则和要求是及时、准确、安全、保密、精简。这些是评价判定文效率和质量的标准。文书处理效率的提高、质量的提升的决定因素很多。包括人的因素、组织环境因素、物质条件因素等。首先，要提高认识。高度重视做好文书工作，明确提高文书处理效率和质量对于公务工作、组织形象等方面的重要作用和意义。其次，加强学习。学习《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》和单位内部的公文处理规定等相关公文知识，同时学习周围人员和外单位的经验。再次，要努力实践。在公文处理实践中需求有效方法。最后，要健全制度。建立并执行适合实际的文书处理的规章制度。提高文书处理的规范化、制度化和科学化。

第五章文书的整理与归档

1．《归档文件整理规则》实施的意义是什么？

《归档文件整理规则》实施适应了目前档案管理现代化的需要, 在借鉴传统立卷方法合理性的基础上, 对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定, 推行文件级整理, 大幅度简化了整理中的手工操作, 使广大档案工作者能够从繁杂琐碎的传统立卷工作中解放出来, 从而有更多的时间和精力用在档案的编研、开发和利用上来, 更好地为本单位各项工作服务, 为领导决策服务、为社会服务。

2.文书整理归档的要求是什么？

（1）整理归档的文书必须是办理完毕的文书，正在办理的文书是不能整理归档的。

（2）需要整理归档的文书，必须是具有一定查考利用价值的文书。

（3）需要整理归档的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。

3.如何填写档号章？

档号章各项目的填写方法是：

（1）全宗号，填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。

（2）年度，填写文件形成的年份，以四位阿拉伯数字标注。

（3）件号，即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种

（4）机构或问题，填写该文件的组织机构全称，如果机构名称太长，可使用机构内部规范的简称。如“中国妇女联合会”可简称为“妇联”。

（5）保管期限标注“永久”、“定期”。

文书整理归档：文书整理归档是机关文书部门将已经办理完毕、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。

分类方案类目：分类方案类目是文书整理归档的计划，是文书部门在文书没有形成之前，根据最近两年机关工作活动的规律，当年的工作计划，在研究机关的工作性质，职权范围，内部组织机构及分情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则和方法，拟制出归档文书的类别与条目。

归档：归档是指文书部门将整理好的案盒文件定期向档案部门进行移交以便集中保管的工作。

1．如何判定归档文件的“件”？

《归档文件整理规则》指出，以“件”为单位进行整理的方法，取代以“卷”为单位进行整理。“件”并不是指根据自然形成的单份文件为一“件”，而是将密切相关的文件合称为一件。如文件的正本与底稿、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文、来文或去文与复文等应视为一件；简报可一期一件，会议文件较多时也可以每份为一件；会议记录原则上一次会议记录为一件，采用会议记录本的也可一本为一件；重要文件须保留历次修改稿的，其正本为一件，历次修改稿为一件。2．归档文件的“件”如何排列？

《归档文件整理规则》指出，以“件”为单位装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文或去文在后。定稿在前，历次修改稿在后，非诉讼性案件的结论，决定和判决性文件在前，依据材料等在后。

3．案盒内文件排列的方法有哪些？

案盒内的文件必须按照一定的规律排列顺序，保持文件之间的有机联系，使每份文件在案盒内都有一个固定的位置。盒内的文件可以按下列三种方法进行排列：

（1）)事由结合时间排列。排列案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在一起，然后再将相同事由的文件按时间先后进行排列。

（2）事由结合重要程度排列。排列案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在一起，然后再将相同事由的文件按重要重度排列，即重要的文件排在前，次要的文件排在其后，依次进行。

（3）成套文件可集中排列，一次事件所产生的所有文件可排列在一起，如一次会议，会议进行过程中产生的所有文件可依次排列在一起，然后结合时间或重要程度进行排列。

第六章档案与档案工作

1．档案的作用有哪些？

机关工作的查考凭据，生产建设的参考依据，政治斗争的必要工具，科学研究的可靠资料，宣传教育的生动素材。

2．档案分为哪几种类型？

在中国，常见的档案种类划分尚有：把档案划分为文书档案、科学技术档案和专门档案 3大类别，然后再下分;把档案划分为普通档案和专门档案两大类别,然后再下分；把档案划分为社会管理档案和科学技术档案两大类别，然后再下分。

3．档案工作的主要内容有哪些？

档案工作的内容从广义上说，是指档案事业；从狭义上说，是指档案业务工作，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用服务等工作内容。

4．档案工作者有哪些职责、素养要求?

档案工作者的基本职责是保护档案的完整与安全，科学地管理档案、提供档案，为社会各方面服务。

档案工作者应该具备政治素养、业务素养、职业道德素养。

档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、医学、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史纪录。

档案机构：指管理档案的机构和管理档案工作的机构。前者包括各级各类档案馆和机关、企事业单位的档案室，后者为档案行政管理机构。目前，我国档案机构一般分为以下三种类型：档案行政管理机构、各级各类档案馆、企事业单位档案室。

档案馆：收集、保管档案的机构。负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等工作。中国周代的天府，汉代的石渠阁，唐代的甲库，宋元的架阁库，明清的皇史等，都是历代保管档案的机构。建国后，从中央到地方都成立了档案馆。

档案室：档案室是指机关、团体、企业、事业单位中专门负责管理本单位档案的机构，就整个档案工作来说，档案室又是国家档案事业系统的基层组织。

档案工作者：档案部门业务人员的通称。其范围在各国略有不同。按国际档案理事会所编《档案术语词典》，指专门从事档案管理和档案馆管理工作的人员。在中国，泛指档案行政管理部门、档案馆和机关、团体、企业事业单位档案室以及档案教学、科研机构的业务人员。

1．联系实际谈谈档案工作的意义是什么？

具体事例可以自己选择，答案要点在于答出档案工作的重要性：档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。这是对档案工作地位问题的科学阐述。

2.档案工作的性质是什么?

档案工作就其基本性质和主要作用来说，是一项集管理性、服务性、政治性、机要性于一体的工作。

（1）档案工作的科学管理性

档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理工作是国家与社会管理的一个重要组成部分。具体的档案管理工作是机关管理、企业管理系统的重要构成要素。

档案管理工作的顺利开展还需要依据科学的理论、原则、方法和技术，因此，档案管理的各个环节、各项内容，不仅需要传统的文献学知识，还需要现代科技知识，如信息科学、管理科学、计算机技术等。同时，随着档案事业的日益发展，档案管理内容不断丰富，档案学研究的日益深化，档案管理本身已经发展成了一门独立的学科，集中体现了档案工作的科学性。

（2）档案工作的服务性

档案工作的服务性集中体现在通过提供档案信息为社会实践服务，这也是档案管理工作区别于其他工作的特点之一，档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。

（3）档案工作的政治性

在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，这是档案管理工作政治性的集中表现。

（4）档案工作的机要性

由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

3. 档案工作的原则是什么?

《档案法》规定，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”这一原则主要包含了以下三个方面的内涵：

（1）统一领导，分级管理档案工作

“统一领导，分级管理档案工作”的含义有三层：一是档案事业由国家统一领导，各级地方党委和人民政府应当加强对本地区档案工作的领导；二是在国家档案行政管理部门或上一级档案行政管理部门的指导下和同级党委和人民政府的领导下，各级地方档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，对档案工作实行监督和指导；三是按照国家统一规定，对档案实体由各级档案机构分别集中统一管理。

（2）维护档案的完整和安全

维护档案的完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；二是从质量上要保持档案的有机联系，

不能人为割裂分散或零乱堆砌；维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；二是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。

（3）维护档案的真实性

档案是历史的见证，反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

4. 档案馆、档案室的特点、职责、类型是什么?

（1）档案馆特点

档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是保管档案的永久性基地，是进行科学研究和开展各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一负责保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。

（2）档案馆职责

档案馆的基本职责为：集中统一地管理党和国家需要长久保管的档案和历史资料，维护历史的真实面貌，为社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

档案馆的具体工作任务体现在三个方面。

①接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，并进行科学的管理。

②通过多种方式，积极开展档案资料利用工作，为社会各界服务，充分发挥档案的作用。

③参与编修史志工作，各级档案馆有责任也有义务利用现有的各种档案开展或参与编修史志工作，间接地发挥档案的宣传教育作用。

（3）档案馆类型

档案馆可以按照以下三种标准进行分类。

①按档案馆的级别划分为中央级档案馆、地方档案馆。

②按专业可分为综合性档案馆、专业档案馆。

③按地区结合专业可分为中央级综合档案馆、中央级专业档案、地方综合性档案馆、地方专业性档案馆。

（4）档案室特点

档案室是一个单位档案信息存储、加工和传输的服务部门。机关档案室工作是机关工作的组成部分，是提高工作效率的必要条件。企事业单位档案室工作是生产管理、技术管理、科研管理不可缺少的环节。

档案室是国家档案事业组织系统中的基层组织，是档案馆工作的基础。档案室保存的档案，不仅对本单位的工作、生产和科研有现实查考价值，而且其中具有长久保存价值的档案，是国家的档案财富，具有历史文化价值。

（5）档案室职责

档案室的基本职责是统一管理本单位档案，为本单位各项工作服务，为国家积累档案文献。档案室的具体职责如下。

①指导、监督本单位文书部门或业务部门文件材料的归档工作，保证应归档的文件材料完整、系统，并按时向档案室移交。

②负责管理本单位的全部档案，并对档案进行必要的整理、鉴定、保管、统计，编制必要的检索工具、文件汇编和参考资料，积极提供利用，为本单位的各项工作服务。

③为国家积累档案财富，按规定将具有长远保存价值的档案移交给国家档案馆。

④有一些中央和地方专业主管机关、大型企事业单位的档案室，担任档案管理和档案行政机构的双重任务。

（6）档案室类型

档案室的数量多、分布广、类型多，有机关档案室、综合档案室、档案资料信息中心、声像档案室、人事档案室、联合档案室、科学技术档案室。

第七章档案收集与整理

1. 档案收集的意义是什么？

档案收集工作是档案业务工作的首要环节，做好收集工作对整个档案工作具有重要意义。

第一，收集工作是档案管理的基础。档案收集工作是档案管理的起点，为档案工作提供实际管理对象。

第二，收集工作是贯彻档案工作基本原则的重要内容和具体措施。档案是党和国家的宝贵财富，对属于归档范围的各种门类和载体的档案，要通过收集工作集中管理。

第三，收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件。档案数量决定档案工作规模，档案质量决定档案工作水平。

第四，收集工作是衡量档案工作质量的重要标尺。档案收集齐全与否，直接影响档案工作其他环节，尤其是关系到社会各方面对档案的有效利用。丰富库藏档案，才能更好地发挥档案馆(室)作用，体现档案工作水平和质量。

2. 如何完整、准确地收集档案？

收集档案应按照一定的制度规定和要求进行。

各种门类和载体的属于归档范围的档案，均集中到档案部门，不能有遗漏或残缺。

保证归档文件材料的准确性、系统性，做到执行归档制度与归档外的收集相结合；帐内文件与帐外文件的收集相结合；红头文件与图纸、报表、会议记录等非正式文件的收集相结合；纸质文件与非纸质文件的收集相结合。充分考虑档案的科学文化价值及其在当前的工作、生产、科研活动中的积极作用，着重收集反映本单位及其内部职能活动和历史发展状况的档案，保证收集的档案能够历史地反映一个地区、部门、专业系统、单位的历史脉络。

3. 如何保持文件之间的历史联系？

保持文件来源联系，把同一来源的文件集中，完整、全面的反映该组织或个人的职权职责和工作活动情况。

保持文件的时间联系，按其形成的先后顺序分类排列，反映单位工作活动的发展运动过程。

保持文件的内容联系，使人们履行职责、解决问题中形成的同一内容的文件集中，反映机构或个人在某项职责、某方面工作活动的基本面貌。

保持文件材料形式方面的联系，把相同载体、同一记录表达方式和同一种类的文件集中。

4. 如何确保档案整理质量？

档案整理是档案工作的重要基础环节，对于充分发挥档案的作用，实现档案的有效利用，具有重要意义。档案整理工作有一定的标准和依据。要确保档案整理质量，应做到：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，充分利用原有基础，区分不同价值，便于保管和利用。

归档：文书部门或业务部门，将工作中形成的办理完毕的文件，进行系统整理，定期移交给档案部门集中保存的活动。

档案收集：档案收集是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单位、个人手中的有价值的档案分别集中到各有关单位档案室和各级档案馆的工作。

档案整理：按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化的业务环节。

档案全宗：一个具有社会独立性的组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

档案分类：按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将立档单位的档案划分为若干层次和类别，使其进一步条理化、系统化，构成有机体系的工作。

1. 档案收集工作的内容是有哪些？

对本单位需要归档档案的接收。档案室按照归档制度的要求，定期接收本单位文书部门和业务部门移交的经过系统整理的归档文件。

对现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收。档案馆应将属于本馆收集范围内的各种门类、载体的具有长久保存价值的档案齐全完整地收集进馆。

对历史档案的接收和征集。档案部门按照国家规定征收与本馆业务范围有关的档案、文献，把流失在社会上或个人手中的历史档案收集进馆。

2.档案收集的方式是什么？

平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，归档单位及时收集。

定期收集。对于平时收集有困难的各种文件材料，根据其形成的实际，定期适时收集。

年终收集。每年年终时，各部门、单位领导和业务人员对应归档的文件材料进行一次清查、清退，移交给负责立卷归档人员。

3.档案收集的要求是什么？

齐全完整。各种门类和载体的应集中保存的档案，均收集进档案部门；归档的每一份材料都完好无缺。

准确系统。保证归档文件材料的准确性、系统性；保证收集的档案能够历史地反映一个地区、部门、专业系统、单位的历史脉络。

及时归档。将应当收集或征集的档案及时收集到档案部门。

针对性强。有计划、有目的地进行收集，使收集的档案符合档案用户当前和今后的利用需要。

保证质量。制定切实可行的接收制度，对档案的形成进行指导、监督和检查，加强档案标准化和规范化工作，确保档案收集工作的质量。

4.档案整理工作原则是什么？

第一，遵循文件的形成规律。正确认识和理解文件材料内容和形式上形成的特点与规律，在整理工作中将两者有机地结合。

第二，保持文件之间的有机联系。按照文件材料来源、时间、内容和形式方面的联系进行整理。

第三，充分利用原有的整理基础。充分尊重和利用档案原有的整理成果，不轻易打乱已有的整理体系。

第四，区分价值。档案整理过程中，区分档案的不同价值、划分保管期限。

第五，便于档案的保管和利用。做好区分全宗、全宗内档案的分类、档案的组合排列以及目录编制等工作，遵守简洁、便利、有效的基本要求，为便于保管和利用提供前提与条件。

5.如何判断一个单位是否为立档单位？

构成立档单位有三个条件：第一，可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

确定一个单位是否为立档单位，可以查阅与该单位有关的法规性文件，分析该单位的实际活动情况，看其是否具有法人地位，是否有独立的文书处理工作制度和法定的印信等。

6.档案分类方法的形式和特点是什么？

年度分类法。以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。能够保持文件材料形成时间上的紧密联系，反映一个单位每年工作的特点和发展变化情况，简单易行。

组织机构分类法。按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。能够保持档案在来源上的紧密联系，归档比较准确，共同来源的文件相对集中，便于查找利用档案。

问题分类法。以文件内容所涉及的问题为根据，将档案分成各个类别。能够较好地反映文件在内容上的密切联系，使相同性质的档案得到集中，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度。

7．进行档案分类应注意哪些问题？

第一，保持文件材料之间的历史联系，根据档案形成的特点和档案成份的实际情况，按照文件在立档单位活动中原来形成的联系分类。

第二，全宗内档案的类、属类、细目的等级层次必须分明，等级层次的设立以够用为度，每一级分类只能使用一个分类标准，同一级类别必须是并列关系，不能互相包容和交叉。

第三，选用对于档案部门在分类保管、检索、利用方面最有实用价值的分类方法。

第四，各级分类的结果必须互相排斥，同级分类所得到的属类或细目不能互相包容或交叉。

第五，设计分类方案要从本单位档案和档案工作的实际出发，尽量充分地考虑组织机构、档案内容可能发生的变化，设置类目留有余地。

8．如何进行档案的整理？

档案整理要按照一定的基本程序进行。

档案分类。将归档的文书分门别类地组织在一起，构成一个有机整体。

案卷排列。将一个立档单位的全部案卷，按照系统整理的要求，采用一定的方法，确定每类内案卷的前后顺序。

案卷编号。案卷排列好后，根据案卷排列顺序的先后，给每个案卷依次编上一个固定的号码。

编制案卷目录。一个全宗内的全部档案，经过分类、立卷、系统排列后，应将案卷逐个登记，形成案卷目录。案卷目录的项目有案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件张数、保管期限、备注等。

编制档号。档号由全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号组成。编制档号要遵循唯一性、合理性、稳定性和简明性原则。

第八章档案鉴定、保管与统计

1. 归档鉴定有哪些依据？

内容标准、年龄标准、效益标准、文件名称标准、职能标准。

2. 如何对档案进行排架编号？

对档案柜架的编号和排架方法是：自门口起依次编架（柜）号，每个架（柜）的栏从左向右编号，每栏的格自上而下编号。没有栏则从上而下编号。

库房中档案架（柜）的排列要求：整齐、空间适度、避光通风、统一编号。

3. 档案统计工作的形式有哪些？

档案统计调查的内容和形式，根据不同目的和作用，可分为两大类：综合性统计和临时性调查统计。主要是各级档案事业管理机构为了掌握全国或某一地区、某一部门的档案工作基本情况而制定的统计制度，包括定期统计报表、专题普查、抽样调查、重点调查和典型调查等多种方法。目前我国统计工作形式主要有统计报表、全宗卡片。

档案鉴定：档案鉴定工作就是甄别和判定档案的价值，决定档案存与毁的选择和对留存档案保管期限的确定。

档案保管：就是根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。

档案统计：以统计数字反映和揭示档案及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。是掌握与分析档案和档案工作基本情况，研究制定档案管理与档案事业建设的方针政策和计划，实行有效监督与指导的重要依据和手段。包括档案统计调查、统计整理、统计分析和提供统计资料等环节。

1．档案鉴定工作的意义是什么？

（1）档案鉴定工作有利于提高馆藏档案的质量。

随着档案工作的深入发展，档案馆的档案数量迅速增长，这种状况，一方面为丰富馆藏创造了有利条件；另一方面，由于各种因素的制约，也使馆藏档案的质量受到一定影响。如原有保管期限划分不准，馆藏档案重复现象较为明显等。这些问题的存在，在一定程度上影响着档案事业的进步。因此，通过对馆藏档案进行鉴定，正确判定价值，剔除已失去保存价值的部分，有助于提高馆藏档案的质量。

（2）档案鉴定工作有利于资源的合理使用

近年来，由于馆藏档案数量增加，档案库房紧张，设备短缺，经费不足等问题日益凸现。加之，原有档案未进行鉴定，仍然保持原貌，使得上述矛盾更加突出。因此，通过对馆藏档案的鉴定，把确实已失去保存价值的档案鉴别后予以销毁，有助于档案馆库房、设备、经费、人员等资源的有效利用。

（3）档案鉴定工作有利于提高档案机构服务水平

档案工作是服务性的工作，而搞好服务的关键是档案人员对其家底了如指掌，要真正做到向社会及时提供翔实、准确、可靠的档案材料，最大限度地满足社会需要。这又在一定程度上依赖于对馆藏档案的全面鉴别。实践证明，通过档案鉴定工作，可以发现档案收集、整理、保管、统计、编目等工作环节的缺陷和不足，并采取适当措施加以补救，从而提高档案工作的整体水平，实现优质服务。

2. 如何运用直接鉴定法鉴定档案?

在档案鉴定工作中最常用、最有效的方法是直接鉴定法。直接地、具体地审查档案，称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐张逐件地审查档案，从它的内容、作者、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录去确定档案的价值。直接鉴定法是保证档案价值、鉴定工作质量的重要方法，所以，在一般情况下，必须采用。

3. 如何进行鉴定工作的组织?

按照档案鉴定工作的规律，档案鉴定管理体系一般分为三个管理层次：一是在机关文件归档时确定归档范围，同时剔出没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存1-2年后销毁；二是对于归档文件确定保管期限；三是到一定年限时进行档案价值复审。

档案鉴定工作必须有组织、有领导地进行。机关的档案价值鉴定工作应在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组进行。

4. 如何鉴定档案的价值?

档案鉴定工作的着眼点是挑选和确定哪些档案需要保存以及需要保存的期限。因此，对档案进行鉴定确切地说是对档案的保存价值进行鉴定。某份档案的保存价值取决于这份档案的自身特点及社会利用需要两个方面的因素。

5. 如何进行档案库房管理?

档案库房的设施应该符合档案保管的要求，档案库房的建造要尽量按照《档案馆建筑设计规范》来进行，如果确实因为资金等方面的限制无法达到标准，档案库房的使用要求专用、坚固，远离水源、火源、污染源等。

控制库房温湿度。适宜的库房温度为14C至20C之间，最适宜的档案保存湿度在50%至60%之间。

6．如何保护档案延长档案寿命？

档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大的影响。首先档案保管工作质量的高低直接决定着档案寿命的

长短，若果保管得当，档案的寿命就会适当延长，否则就会加速档案的坏损。其次，档案保管工作的质量还会影响到整个档案事业的兴衰。

要做好档案保管工作，必须对档案保管所使用的装具、档案保管的环境、档案库房的设置、档案保护及修复技术有一定的认知，才能做好档案保管工作。

7. 档案统计工作的意义是什么？

档案统计工作是进行档案事业建设的一项重要的基础性工作，在整个档案工作中具有重要意义。

档案统计工作一方面是对档案和档案工作诸多方面、多种状况的数量表现，进行统计调查、统计整理和统计分析，为制定档案工作计划、决策提供材料；同时检查档案工作成效，总结经验教训，为不断提高档案工作水平提供依据；另一方面，档案事业是国家事业的组成部分，向国家提供档案统计资料，反映档案事业的水平和现状，可以为国家发展档案事业提供重要的依据。

因此，加强档案统计工作，加强对档案统计的理论、技能和方法的研究，迫在眉睫。只有加强档案统计工作，认真进行定量分析研究，获得第一手的反馈信息，才能卓有成效地提高档案管理水平，促进档案事业的发展。

8. 档案统计工作的内容是什么？

档案统计工作是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。具体工作内容分为对档案数量的统计和对档案工作的统计两个部分。

（1）对档案数量的统计

对于档案数量的统计，主要有档案馆（室）档案总量、不同种类、不同历史时期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理状况的分别统计，以及收藏资料的数量情况。

（2）对档案工作的统计

对于档案工作的统计，主要有各个环节工作状况的统计、档案经费及机构建设方面的数量状况统计、档案工作人员基本情况统计等等。

9. 进行档案统计的原则有哪些？

（1）准确性原则

档案统计工作是一项严肃认真的工作。因此，必须坚持实事求是的精神，如实地反映客观情况，确保档案统计数字准确，绝对不能弄虚作假、马虎草率。

（2）及时性原则

档案统计工作是为了解决档案工作中遇到的一些问题，掌握和了解有关情况而展开的。统计工作的拖沓、延缓，必然会贻误有关工作的开展和进行，造成对整体档案工作的不利影响，因此，档案统计工作贵在及时。

（3）科学性原则

档案统计工作应该按照科学的方法和程序来进行。如统计报表的制定，应有统一的格式、口径和标准，各类统计的范围、内容、项目和要求也应该做到规范、科学。只有采取科学的方法进行档案统计，才能有利于统计资料的整理和分析，才能有助于提高档案事业的管理水平。

（4）法治性原则

档案统计工作必须遵循的法规是《中华人民共和国档案统计法》。此外，与档案相关的法律法规、行政规章和各种标准以及有关档案统计的规定，在档案统计工作中也应该执行。

第九章档案检索、利用与编研

1. 怎样进行档案检索？

分析利用需求，明确检索范围，弄清利用者查找意图和要求；确定检索途径，选择检索工具；把握检索方法，提供档案材料。

2. 如何更好地提供档案利用？

丰富馆藏，积极进行档案材料编研；健全档案检索工具体系；掌握利用者需求，通过各种途径和方式开展利用工作。 3. 档案编研工作的内容及其作用是什么？

档案编研工作的内容有：公布档案；编写各种档案参考资料；以馆藏档案为基础，参加历史研究和编史修志，撰写专门文章和著作。

档案编研工作的作用体现在：是较高层次和具有较高效能的档案提供利用方式；是开展档案编研工作是提高档案馆、室工作水平的重要途径；是开展档案编研工作是保护档案原件和长远流传档案史料的有力借施。

档案检索：对档案信息进行系统存贮和根据需要进行查找的工作。

检索语言：也称为标引语言，是在文献标引和检索过程中所使用的一种人工语言，它是根据检索的需要而创立的一种专门语言。

档案著录：档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和外部特征进行分析、选择和记录的过程。

档案标引：对文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化检索语言的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。

档案利用：以馆、室藏档案信息资源为基础，通过一定方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。

档案参考资料：档案编研工作的主要内容，档案参考资料的种类主要有大事记、组织沿革、统计数字汇集、专题概要（含会议情况简介）等。

大事记：按照时间顺序简要地记载一定历史时期的重大事件和重要活动的档案参考资料。

组织沿革：系统地记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料。

统计数字汇集：又称基础数字汇集，是以数字的形式反映某一单位或某一地区或某一方面的基本情况的档案参考资料。

专题概要：以文字叙述的形式简要地记述和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象相然现象的产生、发展、变化情况的档案参考资料。

1. 检索语言的作用有哪些？

第一，对文献内容及某些外表特征给予准确标引。检索语言就其本质来说是表达一系列文献内容的概念及其相互关系的概念标识系统。这种标识系统都经过规范化处理，它可以是一套词汇，也可以是一套号码或代码，但其作为检索标识都具有惟一性，以达到对文献内容及某些外表特征的准确标引。

第二，能集中和揭示内容相同及相关的文献信息。检索语言是一种系统语言，它能够全面地揭示文献主题概念之间存在的逻辑关系。通过揭示文献主题概念的相同关系、相互关系、等级关系，可以集中和揭示内容相同及相关的文献信息，以满足族性检索的需要，实现任意地扩检和缩检。

第三，对大量文献信息加以系统化或组织化。检索语言按照字顺的次序或逻辑的次序将大量的文献信息排列起来，可以实现信息的有序化。文献信息数量繁多，但由于经过系统化和组织化，每一个文献标识都有一个固定的位置，虽多而不乱，当进行检索时，就能一索即得，百无一失。

第四，沟通信息存贮和检出的两个过程。检索语言是检索系统的重要组成部分，它是沟通信息存贮和检出两个过程，沟通标引人员和查寻人员双方思想的桥梁。如果没有检索语言作为标引人员和查寻人员的共同语言．就很难使标引人员的标引用语和查寻人员的检索用语取得一致．文献检索也就不能实现。

2. 如何进行档案标引？

标引步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面，就是通过对档案内容进行分析，明确档案中所包含的主题内容，然后用检索语言将其准确、简明地表达出来。

首先是对主题类型及其构成因素进行分析。进行主题分析一般可采取以下方法：

①阅读和理解题名。文件题名是对文件内容的概括，一般能够正确地揭示和反映文件主题，为主题标引提供重要信息和依据。但是，有些题名、尤其是案卷的题名不能全面准确地揭示主题内容，甚至文不对题，因此不能仅仅依据题名。

②阅读文摘、简介、前言、领导人批语等。从中往往可以发现题名中未予表达的主题内容。

③测览正文。了解文件的大致内容。这对于全面揭示文件主题、特别是揭示隐含的主题概念有重要意义。

④查阅文件的外表特征。包括责任者、时间、载体、密级等，有助于明确文件的形成背景，作用范围等，对确定文件主题也有一定意义。

其次，在确定了文件的主题概念之后，应将其转换为检索语言标出，这一过程为概念转化的过程，也就是给出检索标识的过程。概念转换是档案标引结果的体现，如果在转换中发生误差，仍然可能造成误检或漏检，影响检索效率。分类标引概念转换的基本作法是：根据主题分析的结果，查找档案分类表，将相应类目的分类号作为检索标识赋予被标引的档案文件。主题概念转换的基本做法是：根据主题分析的结果查找主题词表，将相应的主题词作为检索标识赋予被标引的档案文件。

最后将标引结果的审核。审核工作是对标引结果的审查。审核是档案主题标引工作不可缺少的步骤，是保证标引质量的重要措施。审查的内容主要是：检查对档案主题确定是否正确、所选定的主题词和分类号是否确切表达了主题、这些主题词和分类号的选定是否符合标引规则和组配规则、著录有无错误等。对审核中发现的问题要进行记录，以便更改，同时便于总结交流、积累经验。标引审核工作要选派精通业务人员担任，也可由标引人员互审。

3. 试述档案利用工作在整个档案工作中的地位？

档案利用就是以馆、室藏档案信息资源为基础，通过一定方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。档案利用工作的基本内容，就是介绍、报道馆、室藏档案的内容和成分，通过各种方式、方法为利用者提供档案信息，进行咨询服务。

档案利用是档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会服务的直接手段。开展档案利用工作对档案工作的发展具有重大乃至决定性影响。档案利用工作兼承着档案工作的内外关系，在档案工作中占有突出地位。

4. 档案利用的方式和途径有哪些？

档案馆、室开展档案利用的方式和途径很多，总的来说有如下几种：

按提供档案材料的形式划分，可分为以下类型：以档案原件的形式提供利用；以档案复制品（件）的形式提供利用；以综合档案内容编写书面材料的形式提供利用。

从档案利用的方式可具体划分为以下方式方法：阅览室阅览;外借;制发复制本;档案展览 ;制发档案证明；档案咨询。

5. 编写大事记有哪些具体要求？

第一，观点正确，用材真实。在分析人、物、事时，必须坚持实事求是，取舍合理，详略得当，褒贬公允，如实地反映事物的本来面貌。用材力求真实可靠、有根有据，对每件材料的形成时间、地点以及内容的正确性都要认真加以鉴别。

第二，大事突出，要事不漏，小事不要。大事是指事件涉及的范围广、影响大，不仅在当时属重大事件，而且事后影响久远的事情和事件。要事是指在一定的范围、一定的时间有较大影响，事后仍有一定参考意义。小事是指那些局部性的、只有一般意义的事情和活动。编写大事记时，应坚持大事突出、要事不漏的原则，记载要事是对大事的补充、衬托，使大事记内容完整、充实。

第三，系统条理，简明扼要。大事记按时间顺序记事，一事一条，不要数事一条，但事与事之间前后照应、首尾关联、脉络清楚，给人以条理清晰之感。

6.常见的档案参考资料有哪些？

（1）大事记

大事记可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律；回顾以往情况，总结研究工作。此外，大事记则从纵的方面记述大事，可以补充档案史料汇编、历史著作和地方志等只能从横的方面了解事物之不足。

（2）组织沿革

组织沿革是系统地记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料。组织沿革主要包括如下内容：地区、专业系统或机关的历史概况、行政区划、建制变更情况；机关成立、合并、撤销的时间、原因，机关名称的变更，办公地点的迁移；机关的性质、任务、职权范围、隶属关系以及领导人的任免情况；机关内部组织机构的设置及变化情况，职权范围，机构负责人的姓名、任职情况；机关及内部组织机构的人员编制的扩大或缩小情况。

（3）统计数字汇集

统计数字汇集（又称基础数字汇集）是以数字的形式反映某一单位或某一地区或某一方面的基本情况的档案参考资料。

（4）专题概要

专题概要是以文字叙述的形式简要地记述和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的产生、发展、变化情况的档案参考资料。它的一般称呼和具体名称很多，如（xx市历年工业发展基本情况）、（xx省历届政协会简介）等等。专题概要用途很广，它既可为机关领导和有关人员系统、扼要地提供某一方面的工作、生产和其他方面的历史材料，又能为编写地方志、历史研究和科学研究等提供具有参考价值的素材。会议基本情况简介（又称会议简介）是专题概要的常用形式之一。它是利用会议文件简要叙述会议过程、反映出每一次会议基本情况的档案参考资料。

第十章特殊载体档案的管理

1. 电子档案是否能完全取代纸质档案？

电子文件的出现对纸质文件提出了严峻挑战，但由于电子文件的先天不足以及历史条件的局限性，电子文件在相当长的时间里就难以取代纸质文件。

可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因为从总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔，就会有以纸介质形成的社会活动记录，如特定环境（包括书写条件、阅读条件和传递条件等）下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失，这其中不仅有技术问题，还有习惯、文化等诸多因素。

2. 照片档案收集的范围有哪些？

照片收集归档的主要范围如下。

（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

（2）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

（4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

（5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

（6）其他具有保存价值的照片。

3. 如何利用录音、录像档案？

档案部门要建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，原版声像档案一般不得外借。并配备必要的录音、录像、放像设备，编制必要的声像档案目录、卡片等检索工具，方便提供利用。

配合本部门的中心工作，在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案。

电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。电子文件是电子档案的前身，电子档案是电子文件的衍生物。并非所有的电子文件都是电子档案，只有经过筛选、甄别、归档并具有利用价值的电子文件才有可能成为电子档案。

声像档案：机关、团体、企事业单位及个人在各种活动中直接形成的有查考价值的，并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。包括照片、录音带、录像带、光盘等。需编制文字说明，针对记录内容、记录内容产生过程及相应支持软硬件的“文字说明”是声像档案不可缺少的部份。

照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

1．电子文件有哪些特性？

（1）电子文件的数字化信息形态

电子文件是在电子计算机中产生和处理的,其信息形态是数字化的。在电子计算机内部,无论是传输还是存储等处理,电子文件均以数字编码的形式存在，电子计算机采集处理信息的一般是先对自然形态的信息模式进行拾取,得到信息模拟物理量,再对模拟物理量进行转换获得信息的数字编码,然后对信息的数字编码进行存储、传递、编辑等加工处理。当需要输出信息给人们使用时,则将上述过程进行逆行处理,即可恢复原来的信息形态。

（2）电子文件对设备及标准的依赖性

电子文件从生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的。电子文件的运作环境对标准化的要求很高，无论是信息加工、存储、传递、检索,还是软件的运行、载体的更换都会受到标准的制约。例如,制作生成要有代码标准,存储要有机读载体的格式标准,传输要有网络通讯协议标准,查找要有检索语言标准等。

（3）电子文件载体的非直读性

与纸质文件不同,存储于某一载体上的电子文件,在制作时是把可识别的文字、图形等传输到电子计算机中换成二进制码来表示的。电子计算机内形成的电子文件,记录到载体上的是数字编码序列,因而不能直接观看其内容,必须由相应的电子计算机软硬设备将载体上的编码序列读取出来,然后转变成人能识别的形式,显示在屏幕上或打印到纸张上,人们才能知晓其内容。

（4）电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性

电子文件的物理结构是指其存储在载体上的位置及分布情况,例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存储位置。信息的逻辑结构是指其自身的结构,例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图标号等。对于电子文件来说,其物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放,甚至可以存放在不同的载体上,而不影响其正常的显示输出。在电子文件的传输、载体转换等信息处理过程中,其物理结构经常发生变化,而逻辑结构却可以保持不变。在电子文件归档时,如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系,是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。

（5）电子文件的信息与载体的相分离性

纸质文件的内容与载体是不可分离的整体。例如墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形。电子文件则不然,其内容存放的位置不是固定的,而是可以发生变化的,甚至可以从一个载体转换到另一个载体,其内容却不发生任何变化。同样还可以通过网络传给远方的一个或多个接受者。这就造成了电子文件与载体关系的分离性质。这个特征给电子文件的保管带来许多新问题,处理不好会直接影响其可靠性、真实性和完整性。

（6）电子文件的信息共享性和不安全性

对于一份纸质文件来说,通常只能在某时某地让能接触到它的人阅读。而电子文件可以不受这种限制,电子文件由于不受物理载体传递的限制,所以对信息获得者来说,可以产生一种共享的感觉,从而摆脱了时间和空间的制约。随着网络化的发展,不安全性已成为限制其发展的最大障碍,对这个问题,不应只当工程技术问题解决,而必须从政府行为和社会行为上综合采取措施,才可能是有效的。

（7）电子文件的易更改性

电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改很方便,改后又不留痕迹。电子文件与载体的可分离性质,也造成了电子文件被传递或更换至其它载体时存在着被改动的可能性。处理后得到的电子文件是否与原来一样,存在着认定上的困难。也就是说如果没有采取专门的技术措施,就难确定新、老电子文件的一致性。由此看来,电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作,带来纸质文件所没有的新问题。

2．如何保管电子档案？

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子档案还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

（1）软磁盘的保护

①统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

②把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年就读不出数据。在选购软磁盘时要认真把好质量关。

③规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

④加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

⑤对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

⑥在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

（2）光盘的保护

①规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

②保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14－24℃，相对湿度40％-65％。

③注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

3．如何保管录音、录像档案？

（1）对重要声像资料和档案的管理实行双轨制,即将重要的和优秀的资料保存双份，原版另存不外借、不播出使用，复制版用于播出或借阅，一旦有损，再制备份。

（2）对声像档案进行倒带保护。为了避免磁带粘连、脱磁和霉变，防止产生复印效应，利用专用设备进行定期或者不定期的倒带（跑带）处理。

（3）把声像档案刻录成光盘。

（4）配套的声像档案库房管理及温湿度控制。对多种新型载体并存的库房，要求库内温度保持在18～20℃，相对湿度保持在45～60％范围内，避免30奥斯特以上的磁场并定期对声像档案进行检查。

4．照片档案的鉴定包括哪些方面内容？

对于收集到的照片,应首先对其进行鉴定,考证其是否具有档案价值,这是继档案收集工作之后的一个重要工作环节。主要是以照片所包含信息的质量及价值为依据进行分门别类的鉴定。

（1）鉴定照片范畴和质量

照片是否需要保存首先应从全局考虑,从保存照片便于利用考虑,特别是历史照片和重大会议的照片要认真选择。同一内容的照片只需选取一、两个角度,按照专题进行整理取舍,应选取拍摄质量好、艺术性强和具有代表性的照片,归档照片应加工制作精良，无损害物质残留，数量不必多,力戒面面俱到。

（2）考证照片真实度

对选中的每张照片要作进一步的考证,确定照片所反映的各类要素,如拍摄时间、地点、事由、背景、人物、摄影者等,对已有文字记录的要进行核实,对无文字记载的要了解后补正。

企业文书档案归档范围及保管期限表

纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久3.2违纪案件调查处理材料 3.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久 3.2.2一般案件的调查处理材料30年 3.3纪检与监察工作统计报表30年 4、工会工作 4.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录 30年4.2职工代表大会及有关会议文件 4.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久4.2.2发言、简报、小组会议记录等10年4.3工会会员名册永久4.4民主管理、劳动竞赛、劳保福利、职工维权方面的文件重要的永久一般的30年或10年 4.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育 4.5.1重要的30年

4.5.2一般的10年4.6工会会费与财务管理材料30年4.7工作统计报表 4.7.1重要的30年4.7.2一般的10年4.8 评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、2.4）4.9 职工纪律处分材料 4.9.1受到警告（不含）以上处分的永久4.9.2受到警告处分的30年 5、共青团工作 5.1共青团工作规划、总结30年5.2团代会、团委（常委、扩大）会会议文件 5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久5.2.2发言、简报、小组会议记录等10年5.3团员及团组织管理方面的决定、通知、批复30年5.4团费收据与团组织关系介绍信及存根30年 5.5共青团工作统计报表 5.5.1重要的30年

5.5.2一般的10年5.6 评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、2.4） 5.7 团员纪律处分材料（参照一、4、4.9） 6、在本部门工作中形成的除以上条款以外的其他材料 6.1重要的永久6.2一般的30年或10年二、办公室 1、行政事务 1.1上级机关颁发的本单位应执行的有关文件30年1.2上级领导视察本单位的题词、指示、讲话材料 1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年1.3行政工作计划总结等永久1.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久1.5公司制发的行政决定、通报永久1.6公司同外机关签订的行政协议、合同 1.6.1有效期20（含）年以上的永久1.6.2有效期10（含）年至20年的30年

文书工作与档案管理考试题

《文书工作与档案管理》试题A卷一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分为、、三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方面：、、、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包括、、、、、六个环节。 4．信访文书的特点是：、、。二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。（1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。（1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用（2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量（3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度（2）文书部门立卷的制度（3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。（1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。（1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。（1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。（1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发

3．收文登记 4．组合案卷四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则：五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函《文书工作与档案管理》试题B卷一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。５、文书管理，就是对文书工作的、和。二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分）１、以下文种中不属于下行文的是。Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律４、制定是建立岗位责任制的中心环节。Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度５、拆封的任务不包括。Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置

提升办公室文书档案管理工作的思考

提升办公室文书档案管理工作的思考摘要：在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料，其中大部分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，事业单位中的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。基于此，以下对提升办公室文书档案管理工作的思考进行了探讨，以供参考。关键词：办公室;文书档案管理;思考引言从表面上看，办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档，但是，其实质上与办公室各个工作细节息息相关，既关乎大局，又强调细节落实。在社会不断进步中，办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度，其涉及的内容更加复杂。为此，要全面落实文书档案管理工作，充分发挥其在整体管理中的作用，实现有效对接，发挥文书档案的价值，创设更加优质的发展氛围。 1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得其包含的内容越来越广泛、复杂。其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例，各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下，文书档案收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。 2办公室文书档案收集和归档问题 2.1文书档案管理模式滞后，制约管理效率的提升基于当前办公室文书档案管理工作，深受落后观念的制约，加之整个专业素质的落后，档案管理模式仍以手工方式为主，忽视业务类型的差异，尚未认识到归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工作的现代化进程，尤其是依托先进的信息技术，电子化档案管理成为趋势。在这种情况下，如果文书档案管理模式仍停滞不前，采取落实的传统模式，管理效率无法提升，文书档案管理质量很难得到保障，势必影响信息资源的可靠性，阻碍档案利用效率的提升，制约档案价值的实现，很难有效服务于办公室以及单位的发展。 2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现，而对于档案管理工作则没有进行重视，认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处，多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着较多的困难。另外，对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善，使得档案管理的职责没有落实到每个部门和个人，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。

文书档案管理作业以及答案

一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、（C ）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 2、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（A ）。 A、永久 B、30年 C、10年 3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（B ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（A）。 A、永久 B、30年 C、10年 5、（D）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办 6、单份文件整理的最终“产品”是（C ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、归档就是（A ）的文件经（C ）交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

2、对于本单位收文，是以是否（BC）为归档判断标准的。 A、上级文件 B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件 3、归档文件的特点是（ACD ）。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高 4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ABCD）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际 5、归档时每份文件必须齐全完整，即（ABD ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本 D、转发件与被转发件 6、公文标题由（ABC ）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度三、判断题（共8 小题，每题5 分） 1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用. 对 2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。错 3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。错 4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。对 5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错

企业档案中的文书档案

企业档案中的文书档案一、经营管理序号基本范围保管期限1 经营决策 1、1 企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久 1、2 转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久 1、3 董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久 1、4 厂务公开文件30年 1、5 厂长（经理）责任制、任期目标等30年 1、6 股东大会文件 1、6、1 重要的永久 1、6、2 一般的10年 1、7 董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久 1、8 监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久 1、9 股票、股市方面的材料30年 1、10 红利分配材料永久2 生产经营计划 2、1 生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年 2、2 计划任务书或作业计划30年 2、3 生产技术、经济指标完成情况分析30年3 统计工作

3、1 统计工作制度、规定、办法、通知30年 3、2 生产、技术、经济统计报表永久 3、3 企业综合性统计报表及分析材料30年 3、4 工业普查报表永久4 财务管理 4、1 财务管理制度、规定、办法、通知30年 4、2 财务管理计划、总结10年 4、3 固定资产的新增、报废、调拨材料30年 4、4 生产财务和成本核算永久 4、5 税务方面的材料永久 4、6 资金管理、价格管理、会计管理的材料永久5 资产管理 5、1 房产、土地方面的文件 5、1、1 房地产的权属证明材料永久 5、1、2 房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年 5、2 对外投资项目 5、2、1 投资规划、决策等方面的材料永久 5、2、2 投资企业的董事会、股东会材料永久 5、2、3 投资企业的财务报告、红利分配材料永久 5、2、4 股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久 5、3 国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久 5、4 企业的产权变动

文书档案工作心得体会范文_心得体会.doc

2012年8月文书档案工作心得体会范文_心得体会是由转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何和档案工作，实现文书档案的规范化、科学化，是新时期文书和档案管理人员的历史责任。笔者从事文书和档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。一、争取领导重视是做好工作的前提 1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。二、实施档案管理现代化是加强文档管理工作必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。 1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与造化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解铪同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的现象，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档

办公室档案管理工作总结

办公室档案管理工作总结办公室档案管理工作总结范文本人多年来，一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习，使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验，逐渐成长为业务骨干，受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下：一、加强政治业务学习不断提高自己的素质多年来，我始终认真学习党的精神，同党中央保持高度一致，认真学习业务知识，从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任，深学理论、精学业务、博学相关知识，坚持理论学习与指导实践相结合，把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力，努力使自己的本职工作做的更好。二、突出档案规范管理，提高档案管理、服务能力《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范，贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策，是档案管理工作人员应有的责任。多年来，我忠于职守，并根据《档案管理条例》，统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度；加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、

借阅制度，无泄密及损害单位利益事件发生；完善特种载体档案的管理，加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利，做到及时准确，对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设，全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。多年来，为了更好的服务于公司事业，在工作中，我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统联系，合理、规范组卷使档案，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用，又使我公司的.档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率；重要基建项目、设备档案按归档范围完整率；查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作，为有效发挥档案的功能，促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章印章管理工作同档案管理工作一样，是一个既枯燥无味，又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性，只有严谨、认真；没有业绩，只有平凡与责任。在多年来的工作中，我甘于寂寞和平凡，始终把强烈的责任心，认真、严谨的工作态度放在首位，在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠，从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度，严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出，必须经公司主要领导批

文书档案管理作业

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 2、.单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年 4、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 5、承办是公文处理过程中的（）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动 2、公文构成要素中的收文单位包括（）。 A、上级单位 B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位 3、公文结构的必备要素包括（）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者 4、归档的时间一般设定为（）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底 5、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者 6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期三、判断题（共 8 小题，每题 5 分） 1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对错 2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对错 3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对错 4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对错 5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对错 6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对错 7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对错 8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对错

公司文书档案管理办法(6)

公司文书档案管理办法(6) 公司文书档案管理办法(六) 1 总则为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。 2 适用范围本标准适用于公司文书档案管理。 3 术语和定义文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。 4 管理职责 4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 管理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。 5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅

浅谈文书工作对文书档案管理的重要性

浅谈文书工作对文书档案管理的重要性摘要：文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此，本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。关键词：文书工作；文书档案管理；重要性文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。 1文书工作的含义文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为公司领导工作服务。 2文书处理工作和档案管理之间的关系文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理工作和档案管理工作十分重要。 2.1文书工作是文书档案管理的基础是在企业生产经营过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文，档案来源于公文，公文质量的高低直接影响着档案的质量，因而，我们在实际工作中把各种文书办理完毕之后，通过立卷、归档工作，把其中有利用价值的文件变成档案保存起来，对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都起着十分重要的档案依据查考作用。 2.2文书档案管理是文书工作的延续简单的讲，文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中，首要的程序是收集，而收集工作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高，那么档案材料的收集完整性就有了可靠的保证。 2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。 3目前文书档案管理工作中存在的问题 3.1文书与档案衔接渠道不畅通一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，

文书档案管理细则

文书档案管理细则第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。第三条职责（一）办公室负责公司文书档案的管理。（二）各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。（三）各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。第四条文件材料的归档范围（一）外单位来的文件材料.： 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。 3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。（二）公司在工作中形成的文件、资料： 1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。 2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。 3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。 5、公司编制的各种计划、统计报表等。 6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、

计划、总结、重要简报等。（三）下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间公司各部门（除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。第六条归档文件的系统性要求（一）应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。（二）归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。第七条归档文件在技术加工方面的要求（一）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。（二）卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。（三）归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。（四）整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。（五）拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。（六）案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。一、定义本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总

《文书工作与档案管理》期末试卷A卷

广东外语艺术职业学院成人高等教育 2012学年第一学期三年制2012级初等教育专业文书工作与档案管理课程期末考试试题试卷类型：A 考试形式：闭卷本试题共六大题， 3 页，满分 100 分，考试时间为 120 分钟，答案请写在答卷上，否则无效一、填空题(每空1分，共1分×15空=15分) 1.文书，包含有私人文书和__公务文书_两大门类。 2.周朝注意文书的保管利用，重要的送__宗庙 _保存，并作为教化子弟的教材。 3.从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和__平行文__三类。 4.向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用___报告___这一文种。 5.文件名称指的是具体公文种类的名称，“文件名称的用法”实指__公文种类___的用法。 6.公文标题一般应标明机关名称、___公文主题___、文种三部分。 7.根据《发文稿纸格式》，联合行文的公文，非主要承办的各有关单位负责人应在____会签___栏内签署核准意见及姓名与日期。 8.会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和__记账凭证__两种。 9.文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_ 技术性 _ 等多重性质。 10.文书工作的具体内容有：文件的制作，___文件的处理__，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。 11.做好文书工作的意义重大：(1)是机关工作的____纽带 ___，(2)是机关领导工作的助手，(3)是保守党和国家机密的一个重要环节，(4)为档案工作打好基础。 12.公文稿在送领导人签发之前应当由办公厅(室)审核把关，其意义在于：(1)可为领导人节省时间，(2)可使本机关各部门所起草的公文稿避免矛盾、重复和脱节现象，(3)可以__提高文件质量_，有利于文件的贯彻。 13. 根据行文规则，有双重领导关系的机关单位，在下发重要文件给下级机关单位时，应当抄送给__另一个上级__机关单位。 14.拟文核稿要把“五关”，指的是：程序关、政策关、__事实关____、数字关、文字关。 15.案卷标题是对卷内文件的概括，标题的结构一般由作者、___内容__、名称(文种)组成。 … … … … … … … … … … … ………密………………………………………………封………………………………………注意：密封线内不要答题密封线外不要写姓名学号班级违者试卷作零

文书档案管理论文

文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件

取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查