大数据时代下的秘书工作

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大数据时代下的秘书工作

作者：许继莹

来源：《青年与社会》2018年第17期

当今社会，秘书已经成为一个特定的社会职业，秘书工作作为一个企业或机构运营过程中的重要组成部分，其主要是帮助领导层人民进行文件传达、协调各部门间沟通，负责帮助领导层人民出谋划策，它有着广大的社会需求和简答规模的从业群体。

随着大数据时代的到来，秘书工作各项工作要求越来越高。为了适应现实生活和工作的要求，秘书从业人员必须对信息视域下的秘书工作、技能和理论主张有充分的了解和认识，才能适应现代化社会中企业单位以及各单位行政机关中所设的秘书工作。

一、大数据背景下秘书办公事务能力要求

（一）办公室时间管理能力

面对快节奏的大数据新时代，秘书的时间管理能力尤为重要。“所谓时间管理是指利用现代科学技术方法，对工作时间消耗进行计划、安排与控制，以提高时间的有限利用率。办公室时间管理就是要用发现办公室使用时间的各种规律，合理地计划、安排，实施与控制时间，组织与调度上司乃至整个领导机关的办公室管理活动。”因此要求秘书应该树立时间观念，培养控制时间的能力，并能够在区分事务轻重缓急的基础上，合理安排自己和领导的时间。

此外，秘书服务的领导经常要主持参加重要的管理活动，比如各种接待工作、约见活动；公务旅游活动；参加或召集各类会议；实地调研或战场检查指导工作，主持或参与社会组织的各类重大活动。因此，秘书工作人员应该掌握一定的安排上司工作日程的原则：比如协调、优先、弹性等原则。例如，广州立白集团发布的总裁秘书岗位就对秘书的时间管理能力提出要求：按照事情的轻重缓急合理安排总裁日常工作，积极做好与各部门之间的沟通对接工作；天津浩华恒基投资有限公司的行政秘书同样要求秘书人员：具有较强的时间管理能力。

（二）办公室保密工作

纷繁复杂的网络环境，存在很多安全隐患，而秘书人员作为密切接触领导的重要公司成员，秘书的保密工作在当今大数据时代背景下显得尤为重要。在传统经济背景下，秘书保密一般只覆盖纸质文档保护，而网络大数据时代下，秘书人员不仅要进行文档保密，通信保密、网络保密也列人秘书保密工作的重点。保密工作同样要求秘书人员掌握一定新保密措施。瑞宝康健科技发展（北京）有限公司发布的行政秘书一职就对保密工作提出了要求：保密意识强。

二、大数据背景下个人基础技能能力

（一）口头沟通能力