档案查借阅登记表

档案查借阅登记表 SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#

3档案查、借阅管理流程

3.1表单样式

档案查阅申请表

青岛人事档案流程

青岛人事档案流程 处室/部门名称人事档案中心负责人肖颖 处室/部门简介 青岛市人力资源和社会保障局人事档案中心于2011年10月，在人力资源和社会保障局所属的市人才市场加挂牌成立。人事档案中心按照建立统一、规范、灵活的人力资源市场的要求，着力打造管理体制统一、服务标准规范、运行机制健全的人事档案公共服务环境。目前，已对流动人员档案、退休人员档案、失业人员档案、在青就业的外国人档案等在青就业的进行统一归口管理。档案中心先后制定了《档案工作人员守则》、《保管保密制度》、《查阅借用制度》、《鉴别整理制度》、《收集送交制度》、《转递统计制度》等规范的管理制度。人事档案中心将不断探索，构建起社会化管理的人事档案与人事人才发展的桥梁，努力打造“档案连心”的服务品牌。 职能 人事档案中心主要负责人事档案服务平台的建设、运行和维护，负责社会化管理的企业退休人员和流动人员人事档案的统一存放和日常服务工作。 办事流程/指南 一、人事档案接收 （一）审核办理手续材料 提供人事专员身份证，人事专员证，《青岛市就业登记表》 （二）审核档案情况 1.存档事由 2.档案封口、签章是否符合相关规定 3.档案内材料是否齐全、完整 （三）登记档案材料 1.登记档案材料明细 2.送档人填写《人事档案材料明细表》相关内容 3.送档人在《综合登记簿》登记 （四）录入信息系统 将档案人信息录入档案管理系统，获取档案编号 二、人事档案借阅 （一）借阅手续材料审核 提供人事专员身份证，人事专员证 （二）借阅使用范围：办理退休、人才引进、工龄审核、预备党员转正等 （三）借阅档案办理

1.登记档案材料明细 2.借阅人在《借阅登记本》登记 3.将借阅信息录入人事档案管理系统 （四）借阅档案封签 档案密封签章 ◆借阅的档案需在15个工作日内由审档单位密封签章后归还 （五）借阅档案归还 1.审核档案封口、签章是否符合相关规定 2.核对档案材料明细 3.还档人在《借阅登记本》登记 4.将归还信息录入人事档案信息系统 三、鉴别收集材料 （一）提交存档材料 提供人事专员身份证，人事专员证 （二）鉴定存档材料 工作人员按人事档案归档材料鉴别规定，鉴定能否存档 （三）登记档案材料 工作人员在管理系统中登记归档材料明细 （四）入库归档材料 工作人员将材料归入个人档案 存档材料收集工作基本要求 ◆全面。要将组织人事等部门在工作中形成的人事档案材料全部收集到人事档案管理部门 ◆及时。人事档案材料形成后，应一个月内集中到人事档案管理部门。任何组织、个人不得以任何理由积压、 扣留归档材料 ◆真实。人事档案材料的内容必须客观真实地反映档案人的本来面貌 ◆准确。收集的材料必须是组织上形成的或经组织审定的符合客观实际的材料存档材料鉴别工作基本要求 ◆必须是办理完毕的正式文件材料 ◆必须完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间 ◆必须手续完备。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人签字 ◆档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

公司档案管理制度及流程60992

公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

档案管理借阅制度

公司档案管理及保密制度 第一条：总则 本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。包括：国家政府部门重要公文、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他档案（人事档案由人事部自行管理）。公司对档案实行集中管理。 第二条：档案管理架构 公司档案管理由办公室主管，并设有档案室 档案室由办公室档案管理员负责管理。 档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职 档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。 第三条：档案分类 文书类档案 政府部门各类文件 公司对外、对内各类正式发文 法律公文 项目文件 工程技术类 工程档案 销售档案 开发档案 财务类档案

公司各类证照 第四条：归档工作流程 一、档案工作分为七个环节：收集、整理、鉴定、保管、编 目、检索、统计。各部门以工程项目为单位，按档案分类 要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至 公司档案室归档。 二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责 人审签后，及时交送公司档案室备查，并依据要求将档案 原件移交公司档案室。如部门确需留存原件的，应与公司 档案室办理借阅手续。 第五条、归档要求 一、归档文件必须完整齐全。 归档文件必须按规定分类整理、编目。 档案编目 文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号 二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，就先补整、裁切、 折叠，使其整齐划一。 第六条、档案借阅、移交 一、档案借阅者必须做到： 1. 爱护档案、保持整洁、严禁涂改。 2. 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 二、内部借阅程序

1. 各部门经办人根据业务需要借阅档案时，就填写《档案 申请借阅单》，经其部门主管、办公室主任、副总核准 后向主管档案人员借阅。 2. 档案管理人员接到《档案申请借阅单》，经核查后取出 该项档案，并于《档案申请借阅单》上注明其借阅时间， 将档案交于借阅人员，《档案申请借阅单》由按归还日 期先后整理以备催还。 3. 在档案室当场借阅者，免填《档案申请借阅单》。 4. 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案归入档 案夹。《档案申请借阅单》由档案管理人员留存备查。 5. 《档案申请借阅单》以一案一号为原则，借阅时间最长 以一周为限，如有特殊情况就延长借阅期限时，应按 借阅程序重新办理。 6. 借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要 时，亦须报明原因，请管理档案人员负责处理。 7. 借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人 员借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自接受。 8. 借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之 案件，应经相关部门主管同意。 9. 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经 各主管部门负责人批准。 三、外部借阅程序