OA公文审批管理系统说明

公文审批管理系统解决方案

模块功能简介

（软件项目）

郑州晨华科技有限公司

目录

一、公文审批系统的优势 (3)

二、流程设置说明 (3)

三、印章签名 (6)

四、私章管理 (7)

五、发文种类 (8)

六、文档类别 (9)

七、模板管理 (10)

八、常用语句 (10)

九、公文流转 (11)

1、公文起草 (11)

1．1公文起草 (12)

1．2公文监控 (14)

2、校核管理 (15)

3、公文中转: (16)

4、公文签发： (16)

5、发文办理 (16)

6、文件传阅： (18)

7、收文办理： (18)

8、部门公文管理： (21)

8．1收文档案 (21)

8．2发文档案 (22)

8．3待办事宜： (23)

9、档案管理： (24)

9．1收文档案 (24)

9．2发文档案 (25)

一、公文审批系统的优势

公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文签发、收文登记、收文传阅、外来文签收登记、公文传阅、承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。

公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，功能包括：拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询、密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置。

二、流程设置说明

使用公文流转首先设转置流程，

单击增加，进入如下页面：

在工作流程名称中输入名称，在工作流备注中输入备注，单击下一步，进入

单击插入工作点，进入

在工作点类别中选择类型，进入工作点名称，选择工作时限，选择办理人员，选择工作流方式，在选择办理人员时单击进入

从可选人员选择人员，可多选，也可单选，也可不选（如不选择办理人员，其他人员也可使用此流程进行起草，起草后任意选择下一步处理人员）。如果要从已选人员中删除已选人员，在已选人员中选择人员，单击删除，最后单击确定按钮，返回

单击，进入下一步工作流设置。

重复以上操作进行增加节点

如果要删除某一节点，单击进行删除

流程的修改点击上图进入、以下页面进行修改。

操作方式和新建流程相同。

如果要删除某一流程，在下图中单击进行删除。

三、印章签名

此功能只能由系统管理员使用，管理员在系统管理印章签名中设定。在这里可以根据印章名称查询印章签名，并可删除不合法的印章，如果用户忘印章的密码，系统管理员在这里点击初始化密码后，系统自动将印章密码初始化为1111。

系统管理员在准备好印章后，在这里点击添加签名印章，点击添加印章进入如下图所示

在选择了印章签名所在的部门后，并点击确定，出现如下图所示界面

输入印章名称、密码后，可以使用手写输入设备在这里写签名或将准备好的印章保存到系统，系统管理员可以调整签名窗口的大小。保存成功后，点击关闭或取消按钮，请稍做等待系统将自动转到印章签名列表，在印章签名列表里可以看到该印章签名。

四、私章管理

在工文流转参与审核，签发中用户必须对公文进行签名盖章，这样公文才能正常的流向下一节点的处理人。用户必须在公文处理意见处输入正确的私章密码。用户私章添加，在我的工作中我的私章增加。

用户在准备好私章后，在这里点击添加印章，点击进入如下图所示

（可以将真实私章扫描为46x46之内大小。）

如果用户有私章则弹出以下修改页面。

五、发文种类

发文种类：

发文种类页面可以查看文件的名称，增加文种名称，对文种名称进行修改。

点增加按钮跳转至下页面，输入文种名称，选择部门，然后保存则增加成功。

点修改图片按钮可以修改文种的名称，修改完成之后点保存图片按钮，则修改成功。

六、文档类别

对公文类别增加编辑或删除操作。操作类似职务信息管理操作。

七、模板管理

为了方便快速起草，在此将文档类型做成模板，完全支持Word格式。在本模块中，可对其进行增加、删除、修改操作。

新建Word模板：在上图中单击新建Word模板，进入如下页面

在文档主类别中选择类别，在文档子类别中选择子类别。在Word文档中建好模板后，选择保存，对该文档模板进行保存，，选择返回则返回上一个页面。

点击修改图片按钮跳转至以下页面，修改完成后点下一页进入Word页面修改完成之后点保存，则修改成功。

s 在操作栏中选择删除图片按钮则删除该文档

八、常用语句

常用语句在工文流转参与审核，签发中用户填写的意见。如下图

用户常用语句，在我的工作常用语句中增加。如图

本公文流转包含9个功能模块——公文起草、公文校核、公文中转、发文办理、公文签发、文件传阅、收文办理、部门公文管理、档案管理。

1、公文起草

公文起草包括公文起草和公文监控两个模块。

1．1公文起草

图三

用户可以在此页面需要填写公文的标题、主题词、起草人，选择秘密等级、文档主类别、紧急程度、文档子类别、可用流程以及使用模板。

用户可以在此页面编写自己的文档,页面上部分工具栏与微软WORD的使用方法完全一样。左边的工具栏功能具体如下：隐藏痕迹：签名印章：显示签名：验证签名：隐藏签名：

删除签名：保存版本：打开版本：显示签名：验证签名：隐藏签名：

删除签名：保存版本：打开版本：保存版本：插入图片：重调文档：打开本地文件：存为本地文件：

工具栏

工具栏有关闭常用工具栏、关闭格式工具、关闭审阅工具、打开审阅工具、关闭打印按钮、打开打印按钮。这些功能可根据用户的需要设置打开或者关闭状态。

其他调用

可以实现插入页眉、插入页码、插入字符、插入目录、插入表格功能，更好的对公文进行编辑。

已提交公文是指当前用户已经起草并且提交的公文，用户可以查看些文档的详细内容。

回退公文是当前用户已经起草并提交给别人后，没有通过的文档，用户可以点击公文标题栏目下的文档再次修改，并可再次提交。1．2公文监控

公文监控是起草人起草了公文完成提交之后，该公文就会出现在公文监控页面，至到该公文办理完毕。只有起草人才能对自己起草的公文进行监控，其他用户不能看到。

点公文标题可查看公文的详细信息，点查看流程信息按钮可查看流程的详细信息。

该页显示起草的公文现在所在的节点、处理人、节点规定处理期限、是否处理、处理意见、处理日期的详细信息。如果该公文已超出了处理期限，起草人可勾选催办，然后点催办按钮来催促下一节点的处理

人尽快处理该公文。应该处理该公文的用户登陆之后，未被处理的公文就会以消息小精灵的形式，通知该用户处理该公文。

2、校核管理

如果流程里面设置了校核节点并设置了校核人员，当一个文件被起草提交之后就需要被校核，系统就会以消息小精灵的形式通知校核办理人员，校核办理人员看到消息之后打开校核管理模块，进入到未校核子模块，页面如图六所示。

图六

点击标题栏进入到图七显示的页面，在此页面校核管理员可以查看文件的详细内容，并对文件签署意见、发表意见。

图

用户还可以查看下一处理人是谁，如果需要更换下一个处理人，用户可以点击更换下一节点处理人员按钮，进入如下页面，选中后，点击确定，设定完成，此设定不影响控制面板里流程设置，只是临时更改下一节点处理人。

3、公文中转:

如果流程里面设置了中转子节点并设置了中转人员，当一个文件被起草提交校核之后就需要被中转，系统就会以消息小精灵的形式通知中转办理人员，中转办理人员看到消息之后打开公文中转管理模块，进入到未提交公文子模块，进行修改或提交.

4、公文签发：

该模块的功能同校核管理相似，模块采用的页面也与校核管理相同，在流程设置里面我们可以自定义文件的审批流程，比如我们在流程里面设置了一个名为流程一的流程,在此流程里我们必须设置公文起草这个节点,也是第一个节点,那么接下来我们可以将第二个节点设为校核管理并设置校核管理员，把第三个节点设为签发管理，同样设置签发管理员。如果我们不需要校核管理，可以将第二个节点设为签发管理。当然用户应当根据自己的工作需要来设置流程。

5、发文办理

在日常工作中如果我们将起草完毕的公文交给领导校核或是签发之后，领导就会交给秘书处理将公文发给下级，这个时候发文办理就

会帮助秘书完成此项工作，比如我们在流程一中设置一个发文办理节点并将发文办理员设为A秘书，当领导签发完公文之后系统同样以消息小精灵的形式通知A秘书，当A秘书进入到发文办理模块下的未核发公文子模块时，需要办理的公文项就会出现在页面上。如图十所示

图十

点击标题栏进入如图十一所示的页面，在此页面可以看到公文的具体内容，点击返回按钮就回到图十所示的页面，在图十页面点击发文登记栏就可以将公文发出：

图十一

此公文项在未核发公文子模块中消失，同时出现在已核发公文项子模块中，在该模块中可以看见经当前用户处理后发出的所有公文。在未发文页面中点击发文登记图片按钮，在未发文页面的公文流向已发文页面。

用户可以查看己发文的发文签（发文稿纸），并可按工具栏上的打

印，打印该发文签。

6、文件传阅：

文件传阅:经领导批准,需传阅的文件,由指定人员来传阅,指定人员阅览后也可传阅下一位需要阅览文件的人员.如图

7、收文办理：

当秘书公文发出去之后，系统就会按照流程一中设置中收文办理节点里的设置，将公文发给收文办理人员。同时以消息小精灵的形式通知对方。收文办理人员接到通知后，可以点击桌面上的待办事宜下的列表或收文办理下的未收文进入收文办理模块，在未处理里面，列出当前用户所有未处理公文，点击标题查看公文详细信息，返回后，选中该文档后的收文登记图标，出现下图所示界面。

收文登记：收文登记只能由收文人员操作。收文人员登记发文办理发过来的公文或者是登记本系统外来的公文（如省级单位的发文），如果是本系统的发文办理人员发过来的公文，则没有上传附件，如果是系统外的公文，请选择上传附件。

登记完成之后点保存，则登记的公文就流向未传阅页面。点公文标题可以查看附件的内容。

点登记详情图片按钮可以查看公文的详细信息。

点查看处理图片按钮可查看文件传阅的处理情况。

如果下一节点的人已经处理，收文人员在正在传阅页面看到的查看处理按钮。点击该图片按钮则跳转至以下页面。在该页面的下面有领导批示、承办人员、置为办结三个按钮，收文人员可选择任意一种方式继续公文的流转。如果将该公文置为办结之后，公文就流向已办结页面。

阅办用户登录系统后可在此处看到将要处理的收文。点处理图片按钮

弹

点处理图片按钮弹出以下页面。用户可输入批示意见。点盖章按

钮加盖私章。如果用户没有私章，则在个人管理中的用户修改中增加

私章。