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(定稿)湖南大学2015年迎新工作方案

(定稿)湖南大学2015年迎新工作方案
(定稿)湖南大学2015年迎新工作方案

湖南大学2015年迎新工作方案

一、报到时间

今年办理新生报到手续的时间为9月3、4、5日。

9月3日14:30正式开始办理新生报到手续。

9月3、4日实行“通宵接站、通宵运输、通宵办理报到手续”。学校集中办理报到手续时间截至9月5日24时。

二、报到地点

1.南校区复临舍内,负责南校区学生的报到工作。

2.北校区二教学楼一楼大厅,负责北校区学生的报到工作。

三、迎新点设置

1.学校在迎新总站设立了学院迎新棚、报到注册、缴费、绿色通道、研究生住宿申请处等报到手续办理处,以及新生咨询站、志愿者服务站、家长休息区、后勤医疗等服务站点。

2.学校在长沙火车站、长沙火车南站(高铁)设立新生接待站,在民航黄花国际机场设立引导员,负责新生的咨询服务和接送(接待)工作,具体工作由机械与运载工程学院负责组织。

3.学工机关安排工作人员在迎新点进行24小时值班,值班人员为迎新点负责绿色通道的工作人员。

四、报到流程

1.新生(本科生、研究生)报到流程

五、迎新工作时间推进:

(一)总体日程安排

1.迎新方案制订、审定: 7月13日前

2.迎新工作协调会、迎新工作文件下发: 7月18日前

3.各部门工作方案、经费预算报送: 7月23日前

4.工作人员培训:9月2日前

5.工作资料、设施准备:9月2日前

6.校内场地布置:9月2日

7.集中办理新生报到手续:9月3(14:30正式开始)、4、5日

8.新生开学典礼、入学教育:9月6日开始

9.各部门工作总结、整理报送经费开支:9月20日前

(二)其他具体工作时间安排

1.火车站迎新棚、火车南站迎新点的设计:8月23日前

2.火车站迎新棚、火车南站迎新点的制作:8月23日前

3. 火车站迎新棚、火车南站迎新点的搭建:9月3日24:00前

4.校内场地布置完成:9月2日17:00前

5.火车站、火车南站迎新点进场工作:9月3日13:00

6.黄花机场进场工作:9月3日13:00

7.校内各部门进场工作:9月3日13:00

8.各部门结束工作:9月5日24:00

六、系统保障

1、迎新系统(本科生)在8月10日前开放,迎新系统(研究生)在7月20日前开放,保证新生能顺利进行网上住宿申请。

2.迎新系统确保在9月2日前将学生的住宿安排和报到地点通知到每名新生,确保新生能到指定报到点报到。

3.新生宝典在7月25日前开放。

4.网上迎新工作时间推进:

(1)网上迎新方案制订、审定:7月13日前

(2)网上迎新平台升级:7月25日前

(3)网上迎新平台运营:7月25日-9月5日

(4)数据导入和导出:

导入研究生新生数据: 7月1日前

导入本科生新生数据:7月20日前

导出新生购买卧具和保险数据(财务处):8月20日-9月5日

导入财务处扣费数据:8月20日-9月5日

导出新生预报到统计数据:9月2日

七、人员安排

1.迎新办公室领导值班:由相关部门领导担任值班主任。

为便于工作开展,成立迎新工作领导小组,组长由陈伟担任,副组长陈收担任。迎新工作领导小组下设迎新办公室,具体负责组织协

调迎新工作。

主任:陈厚丰

副主任:徐国正

成员:(按姓氏笔画排列)

于祥成王文格刘玉堂宋杰汪卫斌胡长生

夏云超夏树人聂国军唐珍名徐少华徐启

韩峰熊建练颜永红戴谋元

2.注册组值班:学工部安排工作人员。

3.招生办公室值班:招生办公室安排工作人员。

4.注册组工作人员:学生工作部统一协调,部分学院学生担任,地点为复临舍和北校区二教学楼。

5.收费组、绿色通道等其他手续办理由计划财务处和学工部派出工作人员。

6.火车站、火车南站:机械工程学院担任;派出学生80人,具体组织工作由学院根据工作需要安排。

7.随车人员:校团委选拔36名志愿者担任。每2人负责1辆车;负责随车向学生及家长介绍学校的基本情况及报到流程,并协助乘车的组织工作。

8.车辆调度:机械工程学院安排专人负责火车站、火车南站车辆的调度,学工部北校区值班点负责北校区至望麓桥公寓车辆的调度,空军选培办负责南校区至各园区车辆的调度。

9.志愿者服务队:60人(南校区40人;北校区20人),团委组织各学院学生;负责学生的咨询引导。

10. 注册手续办理的志愿者:24人(南校区15人,北校区9人),团委组织各学院学生;负责学生注册手续的办理。

八、运行管理

1.通宵工作:不管新生到达数量多少,要求各工作点必须派专人通宵值班。

2.车辆管理:

(1)火车站、火车南站-南、北校区:在人员流动高峰期能安排足够车辆保证运力;在其他时间保证正常运转。

(2)黄花机场-南、北校区:不安排车辆接送,只负责指引乘车方式。

(3)南校区至天马园区:8:00-24:00之间必须保持不间断发送车辆。

(4)南校区至德智园区:8:00-24:00之间必须保持不间断发送车辆。

(5)北校区二教—>望麓桥园区:8:00-24:00之间必须保持不间断发送车辆。

(6)南-北校区:不另行安排车辆。

(7)迎新车辆停放:火车站前坪、火车南站停车坪、南校区自卑亭、北校区班车停靠点、天马园区门口、德智园区麓山南路出口。

(8)车辆分配:火车站、火车南站->南、北校区12辆;南校区至天马园区3辆;南校区至德智园区3辆;北校区至望麓桥园区1辆。

3.服装:车站与机场迎新人员、志愿者服务队、随车人员、注册组、绿色通道每人1件文化衫;学院20件/院;预计共600件。

4.后勤保障:各部门自行安排解决食、宿、饮等经费。

5.所有车辆由学生工作部负责安排。

6.校区内禁止任何单位及个人安排营业性摊位进行营业及咨询(包括通信、旅游等各项服务)。

7.学院不在广场和园区摆放展版、悬挂横幅;有关宣传展版、横幅可在学院主楼、新生宿舍展示;其他特殊形式的宣传方式需报经迎

新办公室许可后统一安排。

8.迎新期间广场实行交通管制;南校区车辆停放五食堂前坪、法学院前坪及麓山南路沿线;北校区车辆停放三叉路口右转方向道路。天马公寓车辆停靠天马路和阜埠河路沿线,德智公寓车辆停靠公寓内。

9.为新生及家长提供免费饮水:火车站、火车南站用水由机械学院负责;南校区复临舍、北校区二教学迎新点饮水由注册组工作人员管理,工作人员换水时索取相应水票。

10.学校协助家长安排住宿:在广场显眼位置设置摊位,由后勤服务总公司安排具体事宜。

11.所有参加迎新工作学生由学生工作部统一制作工作证。

12.注册点工作人员必须严格审查新生录取通知书、身份证等有效证件,加强资格审查。

九、场地布置

要求指示性标志明显,通俗易懂,凸显人性化;气氛营造热烈,充分体现学校文化底蕴。

1、气氛营造:

(1)横幅

(2)标识性横幅

(3)基本设施

(4)火车站迎新棚、火车南站迎新点

要求简洁美观,能体现湖南大学历史文化特色,由学工部统一设计制作。

(5)喷绘清单,由学工部统一设计制作。

十、2015迎新工作创新点

1.根据学生、家长实际需求,优化、扩充原有网络平台,使用PC端、移动端开展网络迎新工作,进一步提升网络迎新的科学化、人性化水平。

PC端:湖南大学迎新系统、湖南大学新生宝典(网页版)。迎新系统主要实现新生预报到、登记个人信息、预选购买卧具和保险、查询宿舍、缴费情况,查询同学、辅导员信息,以及在入学报到期间“一站式”办理入学报到手续;新生宝典(网页版)主要实现通知公告、入学报到、大学生活、校园周边、校园环境等相关情况的介绍。

移动端:湖南大学新生宝典(微信公众号)。在移动端实现迎新系统和网页版新生宝典的所有功能,新生及家长可以通过手机操作绑定新生宝典微信后,查询各类信息,浏览各类资讯文章,与辅导员老师和通讯进行互动交流,并通过微信每日推送通知公告和各类信息,同时组织学生志愿者通过微信“多客服”进行开展咨询,解读新生及家长疑问。

2.设计制作2015年迎新整体包装宣传。在校区、园区、各迎新点等处,统一设置迎新系列海报、横幅、大型喷绘展板,配合志愿服务、校史校情讲解,积极开展爱国、爱校教育,引导新生尽快融入母校氛围,将其对大学生活的向往及憧憬落到实处。

十一、其他问题:

所有环节的设置必须经过统一批准,应避免各部门为方便行事,随意更改迎新工作流程,随意张贴、摆摊设点,对学校整体形象造成影响。

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