浅谈档案信息资源的开发与利用

浅谈档案信息资源的开发与利用

摘要档案信息资源开发是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作。开展各种形式的开发利用,更好地为利用者服务,最终充分体现出档案本身的作用和价值。

关键词档案;信息资源;开发和利用

随着人类知识生产的日新月异,档案作为知识的结晶和信息资料,越来越被人们和社会高度重视和利用。切实加强档案的利用和服务,开发档案信息资源,以适应社会信息化进程的需要,使之更好地为经济建设和精神文明建设服务,已成为档案管理工作的重要任务。在当今信息网络化、资源共享化、知识经济化、科技创新信息化时代,社会经济发展对信息的需求量日益增加,而档案资源管理中蕴藏着丰富的知识与信息,在新时期如何更好地开好利用档案资源是档案工作的重中之重。

1档案信息资源的结构

丰富并改善档案信息资源的结构,建立档案信息资源保障体系档案部门要加强档案的接收和征集工作,扩大档案的接收范围和征集门类,力争建成档案数量充足,内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。

1)从基层的档案室来说,要改变单位档案信息资源的分散管理体制,设立综合档案室,集中统一管理本单位的全部档案。2)从大规模的档案储存部门——档案馆来说,要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则,一方面要合理扩大接收范围,另一方面要对接收档案的质量进行控制。3)我们要完善档案补充机制,广泛开展档案资源征集工作,要想方设法收集散存在社会和个人手中的历史档案资料。4)还要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面,加大对保存在各单位的专门档案接收力度。5)同时也要加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系和沟通,掌握馆藏情况,协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等,实现馆际交流,资源共享。

2改进和更新档案利用的方法与技术

改进和更新档案利用的方法与技术,加强检索工具体系建设,建立档案目录中心随着档案数量的急剧增加和现代社会对档案利用频繁需求,传统的档案利用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要,因此,档案部门必须大力改变和更新档案利用的方法,并尽可能地使用现代科学技术,特别是计算机技术和现代缩微技术等。

目前,各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象存在,加强检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为一项重要任务。编制的检索工具应力求符合规范标准,馆藏性、查找性、指导性检索工具应配套,并能把馆藏档案的内容特征、形式特征和储存地点揭示出来。各级档案部