Word邮件合并实例：批量制作有照片的工作证[1]

Word邮件合并实例：批量制作有照片的工作证

时间：2010-12-23 15:46 来源：天极yesky 收藏复制分享共有评论(0)条

Word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。

素材的准备

这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：\职工信息”。

建立职工信息数据库

使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:\职工信息\001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图 1所示。

图1

创建工作证模版

启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。

图2

添加域

步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。

步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。

图3

步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。

图4

步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。

步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外边引号)，注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。

步骤6 最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“××中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。

小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。

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下面的示例使用Microsoft Excel 工作表作为数据源为Word 中邮件合并。如果您在邮件合并中使用不同的数据源，可以将应用相同的步骤。

在Excel 中，请按照下列步骤操作：

1. 打开Excel 工作表作为邮件合并数据源使用的。

2. 插入新列具有列标题，如图片的列。

3. 对于的Excel 工作表中的每一行插入图片列中的路径和$ 图片中要使用该记录的数据

源的文件名。此外，将路径和文件名括在引号(")。

在Windows 资源管理器中，例如对于复制路径和$ 图片的文件名。然后，粘贴到Excel

工作表的路径和文件名。

注意路径和图片列中的每张图片的文件名将出现类似于下面的示例：

"C:\Documents 和Settings\ username \My Documents\My Pictures\ foldername \

filename.jpg"

4. 在编辑菜单上单击替换。然后，替换单个斜杠(\) 的每个实例中的每个路径的双斜杠标

记(\)。

例如对于每个路径应类似于下面的示例：

"C:\\Documents 和Settings\\ username \\My Documents\\My Pictures\\

foldername \\ filename.jpg"

5. 保存并关闭Excel 工作表。然后，退出Excel。

在Word 中，请按照下列步骤操作：

1. 打开邮件合并主文档。

2. 如果不附加Excel 数据源，则将附加数据源。要这样做请在邮件合并任务窗格中转到6

的步骤3。单击浏览，然后将附加Excel 数据源。

3. 单击下一步：撰写信函。

4. 在邮件合并主文档中，请将插入点移动到您希望显示图片的位置。

5. 在插入菜单上单击字段。

6. 在字段对话框在字段名称下，单击IncludePicture，然后单击确定。

注意您可能会收到以下错误消息：

错误!未指定的文件名。

7. 请按ALT + F9 以显示邮件合并主文档中的域代码。您将看到类似于下面的字段中的字段：

{INCLUDEPICTURE \ * MERGEFORMAT}

8. 将插入点移到紧随INCLUDEPICTURE域。

9. 按空格键，然后单击邮件合并任务窗格上的其他项目。

10. 插入合并域对话框中单击图片合并字段的图片，例如，然后单击插入。

11. 单击关闭关闭插入合并域对话框。

现在，INCLUDEPICTURE字段应类似于以下字段：

{INCLUDEPICTURE {MERGEFIELD"图片"} \ * MERGEFORMAT}

12. 请按ALT + F9 以隐藏域代码，在邮件合并主文档中。

注意您可以在邮件合并主文档中插入其他合并域，此时所示。

13. 单击下一步：预览信函。

14. 单击下一步: 完成合并。

15. 在邮件合并任务窗格中单击编辑单个信函。

16. 在合并到新文档对话框中单击确定。

17. 在合并文档中编辑菜单上单击全选。

18. 按F9 更新在合并文档中的字段。

19. 若要打印合并文档中的信函，单击在文件菜单上的打印。每个打印的字母将包含您在

Excel 数据源中指定的图片。

利用word邮件合并批量导入照片

-------------嘉为张辛

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档，提高工作效率，深受办公人员欢迎。但是，图片或者照片能不能进行邮件合并呢？答案是肯定的，本文将通过制作员工工作证为例子，给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。

一.素材准备

建立一个Excel表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””，很容易就搞定了。

在word中创建一个工作证的模版文件，如图所示。

将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。

二.利用WORD邮件合并制作工作证件

1.链接数据源

将word模版和Excel信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。

打开选取数据对话框，在硬盘上找到Excel员工信息表，选择打开。

确认数据源是“OLE DB数据库文件”。

在打开的数据源中选择sheet1表格。

此时，word模版和Excel信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。

2.插入合并域

将Excel信息表中数据导入到Word模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。

3.批量插入照片

接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。

在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。

源文件的最终效果如下图所示。

此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。

4.查看合并效果

最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。

这时候会出现一个新的WORD文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经成功了。

但是我们发现两个问题：

(1)照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小？

(2)比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢？

三.后期调整

1.调整邮件合并文档的图片大小

很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。

2.选择邮件合并的文档类型

回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，如下图。（注：该操作一定要在最初的主文档中进行）

此时合并文档的效果如下图：

注：后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下：

(1)设置文档类型为“目录”。(2)链接数据源

(3)插入合并域及照片域

(4)调整照片大小