QP7与顾客有关的过程控制程序

标题：文件控制程序

1目的

对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程做出规定，并加以实施和保持。

2范围

适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。

3职责

3.1营销部负责识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责

与顾客沟通。

3.2研发部负责评审对新产品质量要求的检测能力。

3.3生产厂负责评审产品的生产能力及交货期。

3.4采购部负责评审所需物料采购的能力。

3.5总经理负责审批特殊合同的产品要求评审表。

4程序

4.1顾客需求的识别

4.1.1营销部负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，如

合同草案、技术协议草案及口头订单等填写在《产品要求评审表》和《订单

确认表》中内容包括：

4.1.2顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务

（如运输、保修等）、价格等方面的要求；

4.1.3顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求。这是一类习

惯上隐含的潜在要求，公司为满足顾客要求应作出承诺，填写在《产品要求

评审表》和《订单确认表》中的“本公司为满足顾客要求做出的承诺”和“其他

要求”栏目；

4.1.4顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求。

4.2对产品要求的评审

4.2.1在投标、接受合同或订单之前，营销部应对已识别的顾客要求及本公司确

定的附加要求组织相关部门对标书、合同的产品要求实施评审。

4.2.2评审

4.2.2.1产品要求的评审应在投标、合同签定之前进行，应确保：

a）产品要求（包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定；

b）顾客没有以文件形式提供要求时（如口头订单），顾客要求在接受前

标题：文件控制程序

得到确认；

c）与以前表述不一致的合同或订单要求（如投标或报价单）已予以解决；

d）公司有能力满足规定的要求。

4.2.3合同的分类

4.2.3.1常规合同：对公司定型产品所定的合同。

4.2.3.2特殊合同：常规合同以外的所有发售合同，如新产品合同或有定型

产品改进、维修要求的合同。营销部负责将《产品要求评审表》交

相关部门进行评审。

4.2.4常规合同由营销部经办的填写《订单确认表》，审核后报总经理批准即完

成合同评审；特殊合同：各个部门联合评审。

4.2.4.1对于特殊合同，除研发部、生产厂、营销部（包括对顾客潜在要求

及与产品有关的法律法规要求的评审）进行评审外，研发部对确保产

品质量要求的检测能力进行评审，并在《产品要求评审表》中签名确

认。《产品要求评审表》报总经理批准。

4.2.4.2对于口头订单（如电话定货），营销部需详细记录其内容，形成书

面订单，经双方确认（可用传真件、电话记录等方式确认）后，该订

单正式执行。

4.2.4.3在评审过程中，评审人员对产品要求中有关内容提出问题或修改建

议时，由营销部负责与顾客联系，征求其书面意见。

4.2.4.4营销部负责保存《产品要求评审表》、合同及其他相关文件，包括

对于评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记

录。

4.3合同的签定和实施

4.3.1对产品要求评审后，总经理与顾客签定合同；对原有业务顾客的口头订单，

双方对《订单确认表》的内容确认后，亦可视同签定合同。对于新顾客则必

须签定正式合同。

4.3.2合同签定后，营销部负责将相关的文件，根据各部门的需要发到相关部门，

作为生产、采购、检验和发货等的依据。

4.3.3营销部负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。

4.4产品要求的变更

标题：文件控制程序

当产品要求由于某种原因需要变更时，相应的文件（如合同、订单确认表等）应得到修改，应把变更的要求与顾客协商一致，并通知相关部门，执行《文件控制程序》的有关规定。必要时,对更改的内容还需再评审。

4.5营销部负责与顾客的沟通

4.5.1在产品售出前及发售过程中，营销部应通过多种渠道（如广告宣传、产品

服务、顾客定货会等）向顾客介绍产品，回答顾客的咨询，并予以记录。

4.5.2根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，包括产品要求方面

的更改，要与组织内部相关部门及顾客协调一致。

4.5.3产品售出后，要搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客的

持续满意，执行《顾客满意程度测量程序》的有关规定。

5相关文件

《文件控制程序》。

《顾客满意程度测量程序》。

6记录

《产品要求评审表》

《订单确认表》

《发货单》

制定：李磊审核：批准：

上海思源香精香料有限公司

产品要求评审表

□初次评审□修订(原评审表号: ) 编号:SY/QR-07-01订单编号: 顾客名称订货日期交付日期

产品名称订货数量

信息来源□电话记录□附招标书或合同草案等共页

主要技术指标、规格要求

验收规定及质量保证要求

是否要求样品确认

包装运输方式及费用

产品价格及付款方式

其他特殊约定（是否有指定

遵守的国家、行业法律、法

规要求；质量管理体系要求；

顾客验厂；供应商确认要求

等）

本公司为满足顾客要

求做出的承诺

填写人：

各个部门联合评审

情况

研发部

评审意见

评审人

签名采购部

评审意见

评审人

签名生产厂

评审意见

评审人

签名营销部

评审意见

评审人

签名

评审结论

填写人：备注：

上海思源香精香料有限公司

订单确认表

编号: SY/QR-07-02 客户信息订单编号：

TO: FM:上海思源/小谢&夏经理电话：电话：021-********

传真：传真：021-********

订购日期：

交付日期：订购产品明细如下：

品名及规格数量单位单价金额（元）备注

合计：0 0

请将汇款汇入以下帐号：

单位：上海思源香精香料有限公司

税号：310229703284142

地址：青浦重固镇北青公路6725弄26号

电话：021－59788460 传真：59789950

开户行：农行青浦区重固支行

账号：03-773900040007203

请签字确认后回传，谢谢！

客户签字：

日期：

上海思源香精香料有限公司

发货单编号: SY/QR-07-03 序号:

发货单号：发货日期：币种：页次：

客户：部门：统一编号：

电话：FAX：

联络人：发票号码：

送货地址：

序号品号/客户品号规格型号数量单位单价金额备注

注记：发货总额：

税额（17%）：

合计总额：

客户签收：开单人：验收：发货人：经办人：