办公室管理B 卷
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题 1分,共10分)
1 .在办公室的布置方面,()的位置是上座。
A.离人口最远 B .离入口最近C.靠近门口 D .靠近窗户
2.在文员工作以及办公环境等方面,下面选项中哪种行为不合适宜?()
A .准备一些敞幵的文件夹,贴上相应的标识条
B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
C.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
D .下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?
()
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力
D .对每一项工作作出安排,定好最后期限
4.为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进?
()
A.工作人员工作尽可能专门化、单一化
B.尽可能定量控制办公室工作
C.重复性的工作尽量由机器完成
D.合理设计办公室的工作流程
5.以下哪些接打电话的行为是不正确的?()
A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B.给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D .中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置
6.在公务专用信件书写礼仪方面,一般在收函单位或个人称呼后习惯用
()。
A.“顷悉”、“际此” B .“谨启”、’钧启”
C .“台鉴”、“惠鉴”
D .“台安”、“钧安”
7 .按照美国人类学家爱德华?霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM- 120CM应该是()。
A.个人区 B .社交区C.亲密区 D .公众区
8.文员做会议记录时,可以在会议记录中
()。
A.加入自己的主观意见
B.不记录议题
C.与发言者用词不一致但意思完全一致
D.对所记内容作评论
9 .上司决定参加某个会议时,文员不应该()。
A.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料
C.如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D.只在便笺上写好会议名称
10.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决
于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(),了解要
求约会者的心理。
A.社交的能力 B .说话的技巧C .听话的能力 D .听写的能力
二、判断题(正确打“/',错误打“X”。每小题1分,共10分】
1 .办公室的灯光照明要避幵自然光,最好用人工灯光。()
2 .办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。()
3.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。()
4 .文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。()
5 .文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去
做。()
6.日常交往中的上下级角色关系不应淡化。()
7 ?如果需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间
表,如果这一时间有空,就可答应下来。()
8.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅背有一个拳头大小距离。
()
9.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。
如果上司不加采用,应说服上司。()
10.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密。()
三、简答题(每小题10分,共20分)
1.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的?
2.什么是文
员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
四、设计题(每小题15分,共30分)
1 .'某公司为了推销自己的产品,做好宣传和营销前的准备工作,以良好的
社会形象及合适的价格打人市场,决定组织召幵专家座谈会,对其推销产品进行评估。如
果你是办公室人员,领导责成你承办这个座谈会,你该如何做?
2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?
五、案例分析题(每小题 15分,共30分)
1 ?请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地,一天,江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱
发生爆炸的消息,几天之内,这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户
的投诉信或电话,而是记者纷纷上门。
厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后,技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常,又发现冰箱内有细小的红色纸片,便向副厂长汇报。畐U厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈,并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮,其他人不知道,取食品时碰撞所致,幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告,引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因,副厂长当即与上海厂方联系,在当地召幵了记者招待会,向新闻界说明了真相,隐去了户主的姓名,并承认了厂方的责任:“未在冰箱使用说明书上写明:冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑,这件事就此喜剧性结束。几天后,这种品牌的冰箱销售量迅速回升,一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例,可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
2 . A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召幵公司成立两周年庆祝活
动。为此,发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临,在请柬上把时间、地点写得一清二楚,要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16: 00
赶去时,却发现预订的能容纳 50人的大包房已为B公司占用。
经询问,当初A公司预订时,B公司已先预订,但正考虑与娱乐总汇变更预订
时间,没有最后确定。当时大堂负责人说:“若B公司换了时间,则包房由 A公司用,不用再通知了”,事后由于总汇工作人员的疏忽,忘了将时间冲突情况告知 A 公司。
结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突,造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时,最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场,大家扫兴而归。
(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?
(2)如果你是A公司的文秘人员,你应如何组织这次活动?(3)如发现已预订包房被他人所用,应怎样处理?
办公室管理试题答案
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题 1分,共10 分)
1 . A
2 . B
3 . C
4 . A
5 . A
6 . D
7 . A
8 . C
9 . D
10 . B
二、判断题(正确打“/,错误打“X”。每小题 1分,共10分)
1 . X
2 . X
3 . V
4 . X
5 . X
6 . X
7 . X
8 . V
9.X 10 V三、简答题(每小题 10分,共20分)
1 .简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的?答案要占:
八、、?
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议
记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。(2分)会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。(2分)
可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精
神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。(2分)
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。(2分)
(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。(2分)2.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4分)
(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不
在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。(2 分)
(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。(2分)(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。(2分)
四、设计题(每小题15分,共30分)
1 .题略
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;(3分)
(2)座谈会以小型为主,人数以七、八人为宜;(3分)(3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;(2分)(4)主持人负责引导、组织,可不做记录;(2分)(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;(1分)(6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短;(2分)
(7) 会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。( 2分)2.题略
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(3分)
(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3分)
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。( 3分)
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(3 分)
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。(3分)五、案例分析题(每小题 15分,共30分)
1 .(题略)
(1) 信访工作也不完全是被动地等人们写信,打电话或告上门来,文秘人员也应该注意到社会上的反馈。
(2)有些事涉及本单位的利益或信誉,应及时向领导汇报,采取主动出击的方法。
(3)文秘人员虽不是专业人员,不能解决技术性的问题,但是文秘人员应具有细
心、敏感的工作方式和作风,能从其他角度帮助领导解决问题。
2.
(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认,准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。
(2)应把这次活动的细节详细列出,每个项目由专人负责。
(3)由专人负责预订,初步确定以后向上司汇报,再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天,再和对方确认一下时间、日期、地点。
(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。
(5)在活动幵始前半天,文秘人员应提前到场,布置会场,落实有关细节,如有问题,可提前发现和解决。
(6)如发现已预订包房被他人所用,不应争执过长时间。
(7)应立即联系附近其他饭店、宾馆,先安排领导和嘉宾前往。
(8)可在活动项目上增加一些内容予以补救
(9)有必要的话,可向娱乐总汇进行索赔。