文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法
（一）收集
收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确
（二）确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关
键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：
1、文件正本与定稿为一件；
2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、
领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分别为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；
9、正文与文件处理单（办文单）为一件；
10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；
（三）件的装订
件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；
（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
2、装订：
我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多，一般为上下两个。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）
3、件内的排序：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，复制件在后；
（4）转发文前，被转发文在后；
（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；
（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类
分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
1、按年度分类：
（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；
（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档
（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
2、按保管期限分类：
文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
（五）“件”的排列
排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
（六）编制归档号
归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上
1（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位臵应统一；
（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；
（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：
（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大
家编制室编件号，馆编件号暂空不填。同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开
始编。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。采用年度－机构
（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。
（七）编制归档文件目录
编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管
填写归档文件目录的要求：
1、件号：填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别
编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用
简称或全称，注意不要用“本局、本部门”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前
面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如
惠档发[2008]0012号。
4、题名：即文件标题。一般应如实填写。
（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“[]”。
（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，可以输在二级目录内，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“2007-06-11”，若文件无日期，可用“2007-00-00”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，封面采用档案局统一印制的红色硬封面归档文件目录夹。用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
（八）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题：
1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；
2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；
3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放臵文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应视厚度相对统一。
（九）档案排架
在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
（三）文书档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。
1、整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。
2、文件的装订：文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
四）文书档案管理分类：
文书档案管理归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1、区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2、文书档案管理区分保管期限
将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。
永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：
①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设臵、人员编制等
文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理
工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会
议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。
准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：
上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设臵、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存
10年。
本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界
定具体清晰）
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
（五）文书档案管理排列
1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。
3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。
（六）文书档案管理编号
文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位臵标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位臵得以确定，并为后续的编目工作以及将来
查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位臵和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。
文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位臵加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设臵全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。
2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
3、保管期限：文书档案管理归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
4、件号：文书档案管理归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
件号包括室编件号和馆编件，分别在文书档案管理归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3 (82)
30年件号：1、2、3 (73)
10年件号：1、2、3 (243)
馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
（七）文书档案管理编目
文书档案管理归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制文书档案管理归档文件目录。
文书档案管理归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。
文书档案管理归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1、件号：填写室编件号。
2、责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的文书档案管理归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
3、文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“??”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。
5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如20080708。
6、页数：每一件文书档案管理归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
7、备注：用于填写文书档案管理归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
（八）文书档案管理装盒
装盒是将文书档案管理归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
1、装盒要求：文书档案管理归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与文书档案管理归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。
3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设臵全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。
4、备考表放在盒内所有文书档案管理归档文件之后，用以对盒内文书档案管理归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：填写盒内文书档案管理归档文件需要说明的情况，包括文件收集
的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后文书档案管理归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行文书档案管理归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
②整理人：填写负责整理文书档案管理归档文件的人员姓名，以明确责任。③检查人：填写负责检查文书档案管理归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
④日期：填写文书档案管理归档文件整理完毕的日期。
（九）文书档案管理编制检索工具
1、归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设臵情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。
2、打印文书档案管理归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。文书档案管理归档文件目录封面设臵全宗名称、年度、保管期限等项目。
全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
一、什么是文件材料的归档整理
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法
（一）收集
收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确
（二）确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关
键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：
1、文件正本与定稿为一件；
2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、
领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分别为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；
9、正文与文件处理单（办文单）为一件；
10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；
（三）件的装订
件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；
（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
2、装订：
我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多，一般为上下两个。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）
3、件内的排序：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，复制件在后；
（4）转发文前，被转发文在后；
（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；
（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类
分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
1、按年度分类：
（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；
（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档
（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
2、按保管期限分类：
文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
（五）“件”的排列
排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
（六）编制归档号
归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上
1（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位臵应统一；
（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；
（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：
（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大
家编制室编件号，馆编件号暂空不填。同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开
始编。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。采用年度－机构
（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。
（七）编制归档文件目录
编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管
填写归档文件目录的要求：
1、件号：填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别
编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用
简称或全称，注意不要用“本局、本部门”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前
面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如
惠档发[2008]0012号。
4、题名：即文件标题。一般应如实填写。
（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“[]”。
（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，可以输在二级目录内，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“2007-06-11”，若文件无日期，可用“2007-00-00”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，封面采用档案局统一印制的红色硬封面归档文件目录夹。用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
（八）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题：
1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；
2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；
3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放臵文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应视厚度相对统一。
（九）档案排架
在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
文书工作与档案管理考试题
《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面：、、 、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包 括、、、 、、 六个环节。 4．信访文书的特点 是：、 、 。 二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 （1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。 （1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 （2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 （3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度 （2）文书部门立卷的制度 （3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。 （1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 （1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。 （1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。 （1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷 三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发
3．收文登记 4．组合案卷 四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则： 五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。 ２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。 ３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。 ４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 ５、文书管理，就是对文书工作的、和。 二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分） １、以下文种中不属于下行文的是。 Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定 ２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文 ３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。 Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律 ４、制定是建立岗位责任制的中心环节。 Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度 ５、拆封的任务不包括。 Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置
档案归档及维护流程
档案归档及维护 1范围 适用于公司依据《中华人民共和国档案法》及其它相关法律法规，收集、整理、维护、开发利用以及管理公司内部的十大类档案资料
2控制目标 2.1确保整个公司范围内档案管理网络的建立和健全 2.2确保各部门的档案资料能够及时、规范的收归公司档案室 2.3确保公司档案资料的销毁符合国家相关规定 3主要控制点 3.1档案室检查各部门移交的档案资料是否符合归档要求 3.2公司档案主管部门经理审核档案销毁清单，并上报档案局备案 3.3档案室与相关部门共同监督档案的销毁工作 4特定政策 4.1档案的分类、归档范围、立卷应按照国家、省、市有关规定执行及相关法 律法规 4.2分类、归档范围包括行政管理、经营管理、党群工作、生产技术管理、产 品档案、科学研究档案、设备档案、基本建设档案、会计档案、干部职工档案等十大类，具体执行请参见国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》 4.3集团各部、室、中心设兼职档案员 4.4各部门技术人员和管理人员在工作中必须做好资料的收集、整理工作，及 时交部门兼职档案员管理 4.5党群工作类档案资料、行政管理类档案资料、经营管理类档案资料、生产 技术管理类档案资料，要在第二年三月份以前向档案室移交完毕 4.6产品类档案资料、科学技术管理类档案资料、基本建设类档案资料、设备 仪器类档案资料分别在新产品验收、科技成果鉴定、基建工程竣工验收、新购设备、仪器开箱时，由有关部门通知档案室参加，随时归档
4.7会计档案资料、干部职工档案资料按国家财政部和国家档案局颁布的《会 计档案管理办法》和中组部颁布的《干部档案工作条例》的有关规定规定及时向档案室归档 4.8工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料 要按照归档范围的规定，及时交本部门兼职档案员管理，再由兼职档案员按规定时间向档案室归档 5档案归档及维护流程C-15-03-001
文书档案工作心得体会范文_心得体会.doc
2012年8月文书档案工作心得体会范文_心 得体会 是由转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何和档案工作，实现文书档案的规范化、科学化，是新时期文书和档案管理人 员的历史责任。笔者从事文书和档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。 一、争取领导重视是做好工作的前提 1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、实施档案管理现代化是加强文档管理工作必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。 1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与造化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解铪同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的现象，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。 三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质 文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档
文书档案管理课程作业
文书档案管理课程作业
文书档案管理课程作业 共 3 大题，总分 100 分，60 分及格 一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、承办是公文处理过程中的（c ）。 A 、首要环节 B 、重要环节 C 、中心环节 D 、次要环节 2、（b ）可不用去除文件上的金属钉。 A 、永久保存的文件 B 、10年以下保存的文件 C 、30年保存的文件 3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（a ）。 A 、永久 B 、30年 C 、10年 4、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（b ）种。 A 、12 B 、13 C 、14 5、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保 存价值（ ）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。B A 、等于
B 、大于 C 、小于 6、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（a ）。 A 、处置办毕公文 B 、分发 C 、签注 D 、用印 二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1 、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（b c ）。 A 、穗档函（2006）1号 B 、穗档〔 2006〕1号 C 、穗档办〔2006〕1号 D 、穗档字〔 2006〕1号 2、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( ad)两种 . A 、永久 B 、长期 C 、短期 D 、定期 3、公文结构的必备要素有(abc ). A 、标题 B 、正文
档案管理流程及制度
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
浅谈文书工作对文书档案管理的重要性
浅谈文书工作对文书档案管理的重要性 摘要：文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要 工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此，本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。 关键词：文书工作；文书档案管理；重要性 文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的 水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理 的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。 1文书工作的含义 文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、 文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在 公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与 管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工 作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为公司领导工作服务。 2文书处理工作和档案管理之间的关系 文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理工作和档 案管理工作十分重要。 2.1文书工作是文书档案管理的基础 是在企业生产经营过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件 材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文，档 案来源于公文，公文质量的高低直接影响着档案的质量，因而，我们在实际工作 中把各种文书办理完毕之后，通过立卷、归档工作，把其中有利用价值的文件变 成档案保存起来，对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都 起着十分重要的档案依据查考作用。 2.2文书档案管理是文书工作的延续 简单的讲，文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、 鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中，首要的程序是收集，而收集工 作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高，那么档案材料的收 集完整性就有了可靠的保证。 2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进 文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整 齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要 审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文 书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否 完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。 3目前文书档案管理工作中存在的问题 3.1文书与档案衔接渠道不畅通 一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，
文书档案管理课程作业
1、承办是公文处理过程中的（c ）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 2、（b ）可不用去除文件上的金属钉。 A、永久保存的文件 B、10年以下保存的文件 C、30年保存的文件 3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（a ）。 A、永久 B、30年 C、10年 4、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（b ）种。 A、12 B、13 C、14 5、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保存价值（）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。B A、等于
B 、大于 C 、小于 6、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（a ）。 A 、处置办毕公文 B 、分发 C 、签注 D 、用印 1 、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（b c ）。 A 、穗档函（2006）1号 B 、穗档〔2006〕1号 C 、穗档办〔2006〕1号 D 、穗档字〔 2006〕1号 2、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为 ( ad)两种 . A 、永久 B 、长期 C 、短期 D 、定期 3、公文结构的必备要素有(abc ). A 、标题 B 、正文
C 、成文日期 D 、责任者 4、归档文件的特点是（acd ）。 A 、办理完毕 B 、应归档 C 、系统整理 D 、来文机构的规格很高 5、归档时每份文件必须齐全完整，即（abc ）必须完整齐全。 A 、文件的定稿与正本 B 、主件与附件 C 、正本与副本 D 、转发件与被转发件 6、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（abcd ）。 A 、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B 、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C 、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D 、本单位主要职能和主要业务工作的实际 1、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。Y 对 错 2、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.Y
档案归档 流程
档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。 二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。 三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。 四、装订 用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。 五、排序 对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号
的自然连续性。 七、着录 着录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，着录是为了满足检索查找提供利用的需要。 八、装盒 即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。 九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。 十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。 档案归档整理流程图
档案立卷归档制度
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。
三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。
《文书工作与档案管理》期末试卷A卷
广东外语艺术职业学院成人高等教育 2012学年第 一 学期 三年 制2012级 初等教育专业 文书工作与档案管理课程 期末 考试试题 试卷类型：A 考试形式：闭卷 本试题共 六 大题， 3 页，满分 100 分，考试时间为 120 分钟，答案请写在答卷上，否则无效 一、填空题(每空1分，共1分×15空=15分) 1.文书，包含有私人文书和__公务文书_两大门类。 2.周朝注意文书的保管利用，重要的送__宗庙 _保存，并作为教化子弟的教材。 3.从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和__平行文__三类。 4.向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用___报告___这一文种。 5.文件名称指的是具体公文种类的名称，“文件名称的用法”实指__公文种类___的用法。 6.公文标题一般应标明机关名称、___公文主题___、文种三部分。 7.根据《发文稿纸格式》，联合行文的公文，非主要承办的各有关单位负责人应在____会签___栏内签署核准意见及姓名与日期。 8.会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和__记账凭证__两种。 9.文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_ 技术性 _ 等多重性质。 10.文书工作的具体内容有：文件的制作，___文件的处理__，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。 11.做好文书工作的意义重大：(1)是机关工作的____纽带 ___，(2)是机关领导工作的助手，(3)是保守党和国家机密的一个重要环节，(4)为档案工作打好基础。 12.公文稿在送领导人签发之前应当由办公厅(室)审核把关，其意义在于：(1)可为领导人节省时间，(2)可使本机关各部门所起草的公文稿避免矛盾、重复和脱节现象，(3)可以__提高文件质量_，有利于文件的贯彻。 13. 根据行文规则，有双重领导关系的机关单位，在下发重要文件给下级机关单位时，应当抄送给__另一个上级__机关单位。 14.拟文核稿要把“五关”，指的是：程序关、政策关、__事实关____、数字关、文字关。 15.案卷标题是对卷内文件的概括，标题的结构一般由作者、___内容__、名称(文种)组成。 … … … … … … … … … … … ………密………………………………………………封………………………………………注意：密封线内不要答 题 密 封 线 外 不 要 写 姓 名 学 号 班 级 违 者 试 卷 作零
档案课程作业答案汇总 (1)
档案工作概论课程 一、单选题 1.《广东省档案条例》属于（）A、地方性法规 2.《中华人民共和国档案法实施办法》发布于（）D、1990 3.《关于统一管理党、政档案工作的通知》的发布，标志着我国党政档案工作实行（）C、统一管理 4.《档案法》通过修改的时间是（）C、1996年7月 5.《档案法》第二十二条：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机 关同意，任何组织和个人无权公布。”规定了（）C、档案的公布权 6.（）年国家档案局创办了世界上第一份档案专业报纸—《中国档案报》C、1995 7.《中华人民共和国档案法实施办法》属于（）A、档案行政法规 8.“档案”一词最早见于（）C、《清太宗皇帝实录》 9.《中华人民共和国档案法》于（）年通过，并于1996 年通过修改B、1987 10.《档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（）年向社会开放C、30 11.“档案”在唐宋以前不称“档案”，在秦汉叫做（）A、典籍 12.《档案法》规定档案工作人员应当具备（）D、档案专业知识 13.（）年在北京召开了第十三届国际档案大会C、1996 14.（）是我国档案行政事务的最高管理机关B、国家档案局 15.（）明确了县以上档案行政管理部门为行政执法主体年修改后的《档案法》 二、多选题 1、档案产生的基本前提是（）C、文字D、载体 2、1996年修改的《档案法》，其内容涉及到以下哪几个方面？（） A、行政执法主体的确立 B、国有企业事业单位变动时档案的处置 C、集体和个人所有档案的处置 D、对各类违法行为的惩处规定 3、档案的凭证作用是由（）决定的B、档案的形成过程D、档案的本质属性 4、档案工作的性质主要有（）A、管理性B、服务性D、政治性 5、档案法律法规体系是以《档案法》为核心，以（）组成的档案法制管理体系 A、行政法规 B、地方法规 C、部门规章 D、政府规章 6、档案工作的机要性是由（）决定的B、档案本身的特点C、国家利益 1、《档案法》规定涉及（）的档案向社会开放的期限可以多于三十年 B、国家安全 C、国家重大利益 D、其它到期不宜开放 7、档案的作用有（）A、经济建设的重要依据B、科学研究的基础材料 C、宣传教育的生动教材 D、政治斗争的有力武器 8、按内容性质分，国家档案全宗可分为（）A、科技档案和各种专门档案C、文书档案 9、档案法律法规适用的原则是（） A、上位法优于下位法 B、同位阶的法律法规具有同等的法律效力 C、特别规定优于一般规定 D、新规定优于旧的规定 10、《档案法》规定公民在档案事务方面的义务有（） A、保护档案的义务C、接受档案行政管理部门采取保护措施或征购的义务 11、从档案的本质来看，下列选项中属于档案的是（） A、张积惠日记手本 B、《广州日报》某日定稿 C、某教学楼底图 12、1956年国务院常务会议通过了《关于加强国家档案工作的决定》，规定了（） A、县以上人民政府设立档案局，机关、企事业单位也要设立档案室或配专人管理档案工作 B、划定了国家全部档案的范围D、确立了档案工作的基本原则 三、判断题（共8 小题，每题 5 分） 1、档案的真实性是指档案的保存过程和形成过程是真实的和符合《档案法》的要求的，真实的档案也可能包含不真实的内容对 2、按照有关法律法规的规定，广州市林业局形成的档案应当自形成之日起，满10年即向广州市档案馆移交错
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (四)平时归卷 第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
文书档案管理论文
文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件
取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查
档案课程作业答案汇总
档案课程作业答案汇总
档案工作概论课程 一、单选题 1.《广东省档案条例》属于（）A、地方性法规 2.《中华人民共和国档案法实施办法》发布于（）D、1990 3.《关于统一管理党、政档案工作的通知》的发布，标志着 我国党政档案工作实行（）C、统一管理 4.《档案法》通过修改的时间是（）C、1996年7 月 5.《档案法》第二十二条：“属于国家所有的档案，由国家 授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。”规定了（）C、档案的公布权 6.（）年国家档案局创办了世界上第一份档案专业报纸— 《中国档案报》C、1995 7.《中华人民共和国档案法实施办法》属于（）A、档案 行政法规 8.“档案”一词最早见于（）C、《清太宗皇帝实录》 9.《中华人民共和国档案法》于（）年通过，并于1996 年 通过修改B、1987 10.《档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案， 一般应当自形成之日起满（）年向社会开放C、30 11.“档案”在唐宋以前不称“档案”，在秦汉叫做（）A、 典籍 12.《档案法》规定档案工作人员应当具备（）D、档案 专业知识
7、档案的作用有（）A、经济建设的重要依据B、科学研究的基础材料 C、宣传教育的生动教材 D、政治斗争的有力武器 8、按内容性质分，国家档案全宗可分为（）A、科技档案和各种专门档案C、文书档案 9、档案法律法规适用的原则是（） A、上位法优于下位法 B、同位阶的法律法规具有同等的法律效力 C、特别规定优于一般规定 D、新规定优于旧的规定 10、《档案法》规定公民在档案事务方面的义务有（） A、保护档案的义务C、接受档案行政管理部门采取保护措施或征购的义务 11、从档案的本质来看，下列选项中属于档案的是（） A、张积惠日记手本 B、《广州日报》某日定稿 C、某教学楼底图 12、1956年国务院常务会议通过了《关于加强国家档案工作的决定》，规定了（） A、县以上人民政府设立档案局，机关、企事业单位也要设立档案室或配专人管理档案工作 B、划定了国家全部档案的范围D、确立了档案工作的基本原则
档案管理业务流程
单位名称人事部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导人事部员工 节点 A B C 1 2 3 4 5 7 提供材料开始 收集员工 人事材料 9 编制明细 目录 标识 编号 审批 结束 身份证明 学历学位证明 各类证书 招聘资料 试用转正文件 奖惩文件 绩效评估报告 劳动合同及附件 离职文件 各类人事通知单 归档 入库 8 6
任务名称节 点 任务程序、重点及标准时限相关资料 材料收集 程序 1、《员工登 记表》、 2、《个人简 历》 3、《相关材 料》 B2 由人事部建立公司员工的人事档案，档案材料包 括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核 奖惩材料、录用材料、其他材料等 每月1次 C2 员工应积极提供材料即时 统一装订1个工作日 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 档案编号标识 程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览 表 1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 档案归档入库 程序 人事部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档1个工作日B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密
档案管理制度 节选公司《人事管理制度》第十章人事信息管理 1．人事信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司人事部组建人事信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。 1.3公司将借助现代化的人事管理软件，逐步实现人事管理信息化。 2．人事档案管理的基本要求 2.1公司人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。 3．确立两级档案管理制度 3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料； 3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4．人事档案分类 第一类：履历材料； 第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料； 第五类：政治面貌材料； 第六类：奖励材料； 第七类：处分材料； 第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第九类：其他可供组织上参考的材料。 4.1一般文档管理 4.1.1人事部文件 (1) 人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2) 人事工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3) 薪资福利类保密文件由人事部经理自行建档保存。 4.1.2公司文件 新峰集团制造事业本部及集团公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。 4.1.3 外部文件 包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务
一文书档案立卷归档制度
第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
文书档案管理工作总结
文书档案管理工作总结 篇一：档案管理员年度个人工作总结 档案管理员年度个人工作总结 今年以来，在上级领导的正确指导与帮助下，我始终坚持学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持党的路线方针政策和国家的法律、法规以及各项规章制度，能以员工行为守则严格要求自己，刻苦钻研业务，熟练掌握本岗位的管理办法和操作规程。现将一年来的主要工作汇报如下： 一、思想政治学习方面 能够认真学习马列主义、毛泽东思想及邓小平理论和“三个代表”重要思想，深刻领会党的十六届五中全会精神，不断加强自身党性修养，在政治上、思想上始终与党中央保持一致，实事求是，坚持原则，遵纪守法，没有出现违纪违规行为。特别是通过前一阶段保持党员先进性教育活动开展以来，通过学习《读本》，学习邓小平同志、江泽民同志、胡锦涛同志的讲话，使自己在思想政治水平方面有了更进一步的提高。撰写个人心得体会2篇，撰写分析整改材料1篇，并按照大家提出的在写作方面多下功夫，以提高写作水平等3条意见，制订了整改措施。 二、认真完成本职工作及领导交办的各项工作任务。 1、加强对文件的收发与管理。首先加强对来文的登记与管理。XX年，共收到行政及党委来文1000多份，地直机
关来文170 多份。每份文件都能及时送领导传阅，然后按领导的批示再分送到各个部室办理，让上级行的精神迅速传达下去，基本杜绝了公文处理上的积压、延时、误事等现象的发生。其次，认真核登规范了内部发文。XX年全行共发文500多份，每份文件都经过认真登记编号。第三，每年年底，每个部室处理完毕的文件，都要分门别类，妥善保管，为以后装订档案做好准备。 2、认真做好电子公文传输工作。自从XX年11月份电子公文系统开通到各县以来，所有的文件都要从公文系统传输，因为对于县支行操作人员来说，这毕竟是一门新技术，每天既要收发省分行来文及本行发文，又要及时解决各县支行在传输过程中出现的问题，由于文件发送及时，周报被“信息情况”采用27期，“XXXXX”采用3期，“XXX分行简报”采用2期，发送的“XX分行保持党员先进性教育活动简报”27期，被上级部门采用6期，信息采用率排名同行前列。 3、促进档案管理与达标。根据《档案法》和《档案管理条例》，以及《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》和一级档案管理的标准，今年共装订档案1312件，其中：永久 104件、长期674件、短期544件，所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录都由我一人完成。既为机关节省费用4000多元，又使机关的档案管理从收集、