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酒店备用金管理

制度名称:备用金

制度目标:保证备用金按经营管理要求而设置,运作及控制。

制度程序:1、备用金之设置

1.1备用金乃按照酒店前台及各营业部门实际运作需要而设立;

1.2财务部另设零用现金,由专人负责,以便各部门报销符合零用金报

销规定之小额费用。

1.3各营业点备用金及零用金之金额由财务总监与总经理决定。财务总

监每季度重新按业务情形调整或维持各项备用金或零用金之额度;

1.4备用金采取补充定额制,各备用金保管人须经常检查其金额与未补

款单据须相等于其核发金额。

1.5各职能人员获发备用金者,均须填妥《备用金申请单》(表格ACF009),

由财务总监审批后到总出纳处领取。

1.6《备用金申请单》一式四份,分发如下:

a)总出纳处作为支付凭证;

b)总出纳处存档备查及作退款时纪录;

c)存入该员工之人事档案中;

d)员工本人存根;

2、备用金分类

2.1营运性备用金

a)专管备用金(Individual Float)

由保管人专人专用,只限于保管人当班时间在指定当班地点运作,

下班时须锁入指定的保险箱中;

b)滚存备用金( Rotating Float)

按照某部门营运特点(例如前台为24小时运作)而授予该职能运作

而非个人。此类备用金由当班保管人下班时移交给接班的保管人,

双方点算金额无误后在特设的备用金交接本上签署交收;

c)临时备用金(Temporary Float)

各营业点按特殊情形需领用额外之临时备用金时,填妥《备用金申

请单》注明该临时备用金的金额、用途及退还时间,由财务总监审

批。

2.1总出纳处备用金

总出纳处备用金用于应付营业性备用金的变化情形及临性需要。总出纳

员下班时须将备用金锁入其专用保险箱中。

2.2零用现金

详见1。2。

3.备用金使用范围

备用金之使用范围只限于《备用金申请单》上指定之用途,保管人不不

得移作他用。

4.备用金之保管与控制

4.1保管人对其保管之备用金负全部责任,备用金只限于

上述第3项规定范围内,下班时须按上述2。1项保存,不得带离酒店

范围;

4.2总出纳员按照备用金发出情形制作备用金汇总表,经

收人审核员核实后呈交财务总监核准后之汇总表一式两份由财务总监

与总经理存档;

4.3备用金若有变动,总出纳员须按最新情形重新编制汇

总表按以上4。2程序处理;

4.4收入审核员每月不定期由另一财务人员见证下核点各

备用金,将点算结果填写《备用金审核表》(表格ACF010),记录点算

日期、时间、保管人、见证人、实点金额、长短款等,并由收入审核

员备用金保管人及见证人签署确认后呈交财务总监签署存档;

4.5填写点算表,外币与本位币须分别列出,外币按当日

酒店牌价折算,其中如有票据则须注明票据日期及名称、金额等;4.6备用金发现长款,保管人员提交书面报告,解释长款原因,收入审计将现金点算表复印件交总出纳处跟进,保管人须即日向总出纳处缴付长

款,总出纳处开出收据作实;

4.7长款的缴付由总出纳员跟进,如保管人未按规定缴付,总出纳员于月底将有关资料交工资核算处从工资中扣缴;

4.8备用金发现短款,须由保管人负责赔偿;

4.9 收入审计员每月最少点算零用现金一次,并按上述4.4至4。5程序记录点算结果,发现长短款情形按上述4。6至4。9项处理;

4.10财务总监每年度至少随机检查各备用金及零用金一次;

4.11每月收入审计员列出当月之备用金长短情形经财务总签署后报总经理

核准,不可追回的短款作为费用列支。

5.备用金之增减变化

5.1财务总监每季度按营业情形检讨备用金水平是否适当;

5.2临时性之备用金增加按2。1c项办理;

5.3长期性之备用金增加由财务总监建议,总经理核准后按1。5项办理;5.4长期性之备用金减少由财务总监书面通告,总出纳处收集各保管人交来之退款并开出收据确认后,当日存入银行;

5.5备用金保管人离职或调离岗位前须先向总出纳处退还备用金,凭总出纳处收据取回总出纳处及人事部存档之备用金申请单副本,总出纳员

及人事部退还签收单上盖上作废章以示手续完成;

5.6特殊情形,例如在营业额中之现金不足,须由备用金中垫付时,收银员填妥补款单经收人审核员核实后翌日向总出纳员领回;

5.7零用现金之增减手续与备用金相同;

5.8总出纳员根据备用金变动情形重新编制备用金汇总表,按4。2项处理。

6.零用现金之补充

6.1零用现金采用补充定额制管理,保管人根据制度与标

准程序AC-10《付款审批》第5项办理操作;

6.2保管人对其保管之金额负全部责任;

6.3当零用现金降低至定额之25%以下时,保管人根据已报销单据制作汇总表,填具付款申请书,一并交财务部复核后呈交财务总监与总经理

审批;

6.4审批后由总出纳处开出现金支票,以维持其定额现金

7.安全守则

7.1所有备用金均须时刻置于安全地点,保管人离开岗位前须将备用金锁入指定的保险箱内;

7.2保险箱钥匙随意乱放或交他人代存;

7.3以下情形时,保险箱密码与需立即更换;

a)转换保管人

b)有迹象显示其他人可能已获悉密码或持有钥匙;

7.4不得在公众地点展示或点算现金;

7.5总出纳处的门须经常保持锁上,除总经理与财务总监或授权人外,其他人等不得进入。工程部与客房部员工内进工作前必须将所有现金与

票据妥善放入保险箱并上锁。