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怎样才能做好会议记录

怎样才能做好会议记录?

会议记录是会议的重要组成部分,如果没有会议记录的会议,在会后很多议题和措施很难得到实际和有效的贯彻执行,如果没有会议记录,很可能在会后问题的处理和解决过程中存在推诿的现象。下面就谈谈怎样才能做好会议记录呢,须要注意以下六个方面的问题:

第一是记录会议的组织情况、应写明:1.会议的名称;2.开会的时间;3.开会的地点;4.出缺席和列席人员;5.主持人的姓名;6.记录人的姓名;7.备注;有些会议还要写清楚会议的起止时间。

第二是记录会议的内容,这是会议记录的重要组成部分。1。要写明发言人的姓名,发言的内容,包括讨论的内容,提出的建议,通过的决议等。必要时,还要记下表决情况(如全体通过或多少人同意,多少人异议,多少人弃权)。2。记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声,临时中断以及会场重要情况等等。3。会议结束,记录完了,就要另起一行写“会议结束”。重要的会议记录,要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。4。会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录,采用哪一种,要根据会议的性质和内容来定。

第三是如果人员参与多、发言多、议题多,最主要的就是采用速记。把每一位发言的人所讲的中心意思概括出来,不一定要一字一句的写出来。重点放在所讨论的问题上,把问题的核心点出来。如:会议待解决的问题,提出的观点,问题各个小点解决的方案,问题讨论到最后的结果。

第四是采用录音方式然后再整理会议记录。用MP3录音,或者是录音笔等其他录音器材录音,此种方式采用在重要会议才使用,如重要客户会议,商业谈判等。不过此种记录方式如果客人或对方知道的话,可能会对会议产生一些负面影响,如有的人不愿意发言或怕说错话等,当然在客户事先申明不能录音的前提下,这种方式就不可以采用。另外事后整理录音记录也需要大量的时间,因为需要重新听和提炼会议内容,建议此种方式不要经常采用。(注意:在同国外客人开会的时候,如果你要录音,最好征得其同意后才能进行,千万不要随意放个录音机在会议场所,因为在国外客人看来,不是他认为不方便,而是在他们的文化背景下,录音含有“人权”的基本概念,不过有的客人事先会主动申明不能录音,也许他们认为牵涉到商业秘密等。如果要照相也必须事先征得客人的同意后才能进行,否则订单泡汤或谈判无果的可能性非常大,因为客人认为可能涉及到其“隐私”问题等内容。)第五是要对会议各项责任人和会后实施的有效性进行跟踪和评估。会议上的议题需要在会议记录种详细而严明的提出,最好作为标题,要表明责任人,实施时间,完成时间和评估人等后续跟进工作,让会议的有效性得到实施,并用会议记录加以确认和证实。

第六要确保会议记录的准确性和及时性发出。如果遇到不太清楚的,在发出之前最好将跟发言人本人和会议的组织者确认不清楚的会议内容,以免发出会议记录后产生异议或错记。最后分发记录,要做好分发的收到确认记录。

如何开好会议?

董事长请教新上任的总经理:“过去召集部门经理开会,他们老是心不在焉,这种会风怎么整顿?”“这好办,”总经理胸有成竹地说,“撤掉会议记录员,立出新规矩,在会议结束时才宣布由哪位负责记录。”这是一则笑话,却蕴含着深刻的道理。你也许会说上班的人谁没有开过会?又有谁不会开会呢?!的确,开会不难开,而开好会却不易。

经常开会的人会觉得开会费时费力费心,但你细想过没有,开会的成本到底有哪些呢?你也许会说无非是场地和设施租用费,差旅费,食宿费,文件费。其实这些只是直接成本。会议的成本还包括时间成本和间接损失成本!时间成本等于与会者平均每小时的薪水乘以与会者人数再乘以他们投入的时间,这些时间包括会议的准备时间,与会者的旅行时间以及会议本身所消耗的时间。间接损失成本指的是,由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位,从而造成公司管理效率的下降。例如,没有及时接听客户的电话而损失定单,不及时处理客户的投诉使得客户满意度降低,不及时处理突发事件乃至造成停工停产等严重事故。

由此看来,开会的成本还真的不少。为此,要谨慎召集开会。召集开会前你要认真地问自己三个