甲方资料管理办法
甲方资料管理办法-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
工程资料管理办法
为了科学、合理、有序的管理工程资料，保证工程资料的真实性、准确性、及时性、完整性，使工程资料达到规范化、标准化、统一化、系统化，以便查找、归档，制定本办法。
一、本办法所指工程资料包括：1、施工技术资料；2、监理资料；3、建设单位公司内部资料：1）设计变更单2）技术核定单3）工程管理通知4）会议纪要5）工程材料认质认价单、工程签证单；6）、合同、协议；7）、公司各部门间文件；8）、外单位来文；9）、其它与工程有关的资料。
1、施工技术资料：由总包单位在施工过程中形成并收集汇整的文件或资料统称。
2、监理资料：由项目监理机构在工程建设监理过程中形成并收集汇整的文件或资料统称。
3、建设单位公司内部资料：
1）设计变更单：设计单位对原设计存在缺陷的部位或表达不清楚的部位编制的设计文件。
2）技术核定单：在施工过程中，由于设计图纸本身差错，设计图纸与实际情况不符，施工条件变化等原因，由施工单位、监理单位或建设单位提出对设计文件部分内容进行修改而办理的工程技术文件。
3）工程管理通知：建设单位在工程管理过程中，对施工单位或监理单位关于施工管理方面的要求发出的通知。
4）会议纪要：主要指由建设单位组织的关于工程的会议记录。
5）工程材料认质认价单、工程签证单：主要指公司签发的建设单位关于某些指定材料价格的限定。
6）、合同、协议：主要指工程中的与勘察、设计、施工、监理等单位签订的合同、协议以及材各种材料的供应、安装合同、协议。
7）、公司各部门间文件：工程管理过程中，公司各部门形成的关于工程方面的文件和资料。
8）、外单位来文：在工程施工过程中，政府职能部门签发的各种通知类等文件。
二、工程资料管理流程及要求
1、施工资料：此部分资料由施工单位负责在施工工程中编写、收集、整理，在工程竣工后由施工单位按照城建档案馆接收目录组卷。一式两份，一份原件交城建档案馆，一份交建设单位存档。由施工单位负责向档案馆移交，建设单位配合、组织、指导施工方填写档案验收申请表。
本部门收到工程竣工施工资料后，负责对资料进行核实、审查、整理，按公司档案室要求立卷、归档，向公司档案室移交。
2、监理资料：在施工过程中，建设单位随时收集、整理监理单位报送的资料，并分阶段的进行立卷，工程竣工后，分别向城建档案馆和公司档案室移交。
3、公司内部资料，随时收集整理立卷，工程竣工后根据档案室要求移交。1）设计变更单：原件10份，带下划线部门需要留存原件，工程部可不留原件，留存复印版，除下发给工程部、监理单位、施工单位8份文件外，其余文件由公司合约预算部予以保存、归档。
设计单位→外协综合部→工程部→监理单位→施工单→预算部
2）技术核定单：原件5份，带下划线部门需要留存原件，工程部、监理公司也可不留原件，留存复印版，资料由各方统一签认、盖章后，下发给工程部、监理单位、施工单位，公司及设计院。以上资料由工程部返回综合发展部合2份原件，由综合发展部给合约预算部1份，设计院1份。
施工单位→监理单位→工程部→设计院（审批后）→工程部→监理单位→施工单位→预算部→设计院
3）工程管理通知：原件3份，带下划线部门需要留存原件。
工程部→监理单位→施工单位
4）会议纪要：原件份，带下划线部门需要留存原件
工程部→监理单位→施工单位
5）材料认质认价单：原件至少5份，带下划线部门需要留存文件，资料由各方审核签认后，由合约预算部下发给工程部，工程部下发给监理、施工单位。
合约预算部→工程部→监理单位→施工单位
6）、合同、协议：关于工程的各类合同收集到后，建立合同及付款情况一览表为工程管理提供迅速、准确的合同信息。
7）、公司各部门间文件：其他部门转来文件做好公司各部门间文件接收记录，交部门经理审阅，审阅后存于档案盒内。
本部门转出到各部门间的文件做好各部门间文件发放记录，签发给各部门。
三、工程资料的立卷、归档
归档的资料要干净、整洁、齐全、完整。
1.施工资料的立卷、归档,按照城建档案的立卷、归档的顺序、方法进行立卷、归档，同时根据公司档案室要求进行调整，最终按照公司档案室归档要求归档。
2.监理资料的立卷、归档具体内容按有关规定执行。
四、工程资料的收发、借阅
1、技术资料的发放：工程管理部各种技术资料，在资料管理员处统一记录后，经部门经理校核、工程部审核后，由资料管理员盖章下发。资料管理员应建立相关的文件资料发文薄，并做好记录。
2、文件的签收：所有外来文件, 由资料管理员统一签收并填写《文件收文记录》,经部门经理校核、工程部审核后，下发相关主管人员处理,并将处理结果按期反馈主管领导、登记备查。
3、一般的工程资料借阅要做好借阅记录，借阅公司内部的文件要经部门经理批准及办理公司借阅手续。
4、归还的文件资料要求进行检查、清点。
5、借阅的资料用完后，要及时归还，超过规定时间另外办理借阅手续。
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二零一一年七月