清单

会议名称会议时间会议地点明确分工明确牵头部门，综合部负责会务接待工作的统一归口管理，业务部门负责对具体公务接待工作的管理和实施与会人员确定与会人员类别，以及我司出席的领导，报备综合部会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主持人、主讲人等会议室预订根据会议形式及人数预订会议室会议通知撰写通知确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录内容同上准备与收集1、电子版资料，包括会议议程、会议指引、回执、通讯录等。2、会议使用文档（Word/Excel/PPT 等）必须经相关领导审核

储存确定会议用电脑，将所有需要展示的

资料储存到一定的文件夹，并告知相

关人员

打印列出打印清单及打印份数

装订将文件整理装入资料袋

住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询

问客房是否安静、包括早餐

确定接机人员名单、联络方式及航班/

高铁到达时间，确认上车地点

预订车辆（公司公务车辆、神州专

车）协助客人入住酒店公司饭堂：填写客餐申请单并交饭堂管理员，安排就餐专区（准备餐前小食、茶水）外部用餐：提前预订、提前到现场踩点，预定车辆发送短信温馨提醒短信示例：尊敬的来宾，欢迎您参加我司举办的xxx会议，会议时间为xx月xx日xx时xx分，地点安排在xx。欢迎联系

会务组xxx，电话xxxxxxxxxxx。

座位牌确认名字准确、摆放

欢迎辞

楼道、大堂会场欢迎辞

现场投影茶水、纸巾

瓷杯、纸杯、支装水、纸巾会议指引

会议议程、双方介绍等会议材料

摆放会议材料签到表

按需准备文具

便签纸、签字笔等横幅

电子横幅或者横幅悬挂茶歇

饼干、小点心、咖啡、水果等设备准备手提电脑、排插、投影笔、激光

笔、录音笔、充电器、充电宝、U盘等

会议事由确定回执收集资料接机餐饮

准备会议会议确认会议前期准备

就餐形式、地点确定接机

现场设备调试投影仪、电脑、座麦、移动麦克风、音响设备等网络提供网络账号、密码走道灯光打开走道的灯洗手间做好洗手间指引，备好厕纸、擦手纸检查会场情况确认会场清洁、桌椅摆放、文具摆放、横幅、欢迎牌、指引牌、座位牌是

否到位

车位预订车位提前一天报车牌号码，停放在专区

摄影

摄影联系会后上传到公司图片库会后活动安排

活动地点及人数联系活动场所，车辆预订穿着

接待穿着得体大方，重要会议着商务装设备

设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪会场

检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅、欢迎辞、座位牌、茶水是否到位控梯

建议客梯会前到大堂迎接；会后送客会议地点指引

会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议电脑与网络

笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器、充电宝、排插、U盘等茶水

茶水供给到位瓷杯、纸杯（红茶）、支装水摄影

摄影把关会中拍摄（包括领导致辞、每一议程，尤其签约仪式等重要环节）；会后集体留念会议记录

会议记录录音笔录音，人员现场记录现场设备麦克风、音响等

打开走道灯光、会场灯光、麦克风、音响等公司饭堂专区就餐

外部用餐做好车辆接送（公司公务车辆、神州

专车、e代驾），专人提前到会场做好

准备

中午休息

接送客人回酒店休息；准备午休地方设备就绪、会场状况恢复会场卫生、设备复查，会场布置晚餐

就餐地点指引做好车辆接送，专人提前到会场做好准备会后活动

活动地点及人数联系活动场所，做好车辆接送回程安排

送机安排人员送客人到机场、高铁站宣传报道

宣传报道发布当天撰写稿件及整理照片，进行宣传报道会议纪要

纪要整理会议后尽早整理会议纪要并发布报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳

理工作流程中出色之处及不足之处

工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理后续工作跟进会议后期工作

午餐会议当天工作中场休息