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最新紫光档案管理系统使用手册资料

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精品文档

紫光档案管理系统标准版使用手册

(普通用户)

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目录

1. 文档介绍 0

1.1.文档目的 0

1.2.文档范围 0

1.3.读者对象 0

1.4.术语与缩写解释 0

2. 系统角色 0

3. 系统功能概述 (2)

3.1.系统功能划分 (2)

3.2.模块汇总表 (3)

4. 业务定制流程 (5)

5. 信息服务 (7)

5.1.信息服务主界面 (7)

5.2.普通检索 (7)

5.3.全文检索 (15)

6. 个人信息 (17)

6.1.个人预约 (17)

6.2.个人借阅 (20)

6.3.个人赋权申请 (21)

6.4.推送查阅 (22)

7. 个人待办事项 (24)

7.1.功能说明 (24)

7.2.界面说明 (24)

7.3.约束说明 (25)

7.4.操作说明 (26)

1.文档介绍

1.1.文档目的

指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。

1.2.文档范围

本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档,未包含其相关软件。

1.3.读者对象

本文档主要提供给各单位普通用户,以指导其能正确理解、操作、使用系统。

1.4.术语与缩写解释

2.系统角色

3.系统功能概述

3.1.系统功能划分

紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分:

根据上面的总体功能分类,系统的功能模块如下图所示:

上图中通过颜色区分了模块的使用角色,其中:

颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块;

颜色的模块为主要档案业务管理部份,提供全宗档案管理员和兼职档案管理

员使用的功能模块;

颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块; 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块;

3.2. 模块汇总表

根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下:

4.业务定制流程

系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时,还能适应各全宗单位具体的管理需求,将业务设置部份分为了多个层次,不同层次由相应的角色完成定制工作,上层对下层进行约束和限制,下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。具体定制层次如下表所示:

上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系,但在每项设置内也同样存在设置的顺序关系。

●标准业务定制

按照:全宗管理、代码表、分类表、档案类型、机构用户、文件库、扩展定制设置。

其中:文件库、项目设置与顺序无关,不受上述约束。

●全宗定制

按照:个人资料管理目录树、显示字段、辅助定制、权限管理。

由于系统业务定制工作分别是由高级档案管理员和全宗档案管理员完成的,因此在进行系统业务定制之前需要先形成《标准业务定制说明书》和《全宗业务定制说明书》,分别指导项目实施人员、系统管理员和全宗档案管理员完成系统的业务定制的工作。

普通用户(利用者)在本系统中主要可以利用以下几个模块:

档案信息查询(包括:普通检索、高级检索、全文检索)

个人代办事项

档案业务管理(包括:中间库、个人借阅、档案编研)

业务设置(包括:中间库目录树)

下面我们按照上述模块对系统进行详细的介绍。

5.信息服务

5.1.信息服务主界面

5.1.1.功能说明

这种检索方式适合了解档案管理且拥有明确检索条件时使用,检索结果更精确,能够快速准确的定位到需要的数据。

5.1.2.界面说明

单击鼠标左键选择“信息服务”按钮,打开检索主页面。

图5.1-1 档案检索主页面

如图7.1-1所示,检索分为普通检索,全文检索,后面来逐一介绍。

在页面中间部分显示的是本全宗单位最热门的搜索关键词。

5.1.3.操作说明

左键单击热门关键词则立即对该词进行普通检索。

5.2.普通检索

5.2.1.功能说明

普通检索为分词检索,根据输入的检索关键词条件对档案信息条目的所有字段进行词汇匹配。这种检索方式适合普通用户对于不明确检索条件进行查询时使用,但检索的结果往往不十分精确,需要对多次检索的结果进行过滤。

普通检索支持同时输入多个关键词,中间用空格隔开,如:输入关键词“中国档案”。

5.2.2.界面说明

普通检索如下:

图5.2-1普通检索页面(缩略图模式)

图5.2-2普通检索页面(列表模式)

如上图所示普通检索界面为左右结构。

左侧目录树有三级,分别是全宗单位、档案门类、级别。如果是多全宗单位检索,则在检索结果页面中,左侧树结点会显示多个全宗单位。档案门类、级别会显示相应的结果条数。

右侧是数据区、数据筛选区和功能操作区,再次检索可以同步刷新显示左侧结点下的内容类表。在检索输入框下面的部分为筛选区,可以对查询结果进一步缩小范围。同时在列表上方显示可进行的功能操作图标,在功能操作图标最右边有显示模式功能按钮,文件级别的档案默认为缩略图模式显示,如图5.2-1,切换列表模式显示如图5.2-2。

5.2.3.操作说明

单击“”可以返回到信息服务主界面。

如需要继续缩小检索结果范围,需要在检索条件输入框再次输入检索条件,单击鼠标左

键选择“结果中检索”按钮,页面会显示符合再次检索条件的“检索结果”

页面。同时还可以利用筛选区对检索范围进一步缩小,单击鼠标左键选择筛选区选项,数据列表立即刷新显示符合筛选条件的检索结果。

如需将查询出来的条目全部导入到一个Excel表格中,单击鼠标左键选择“”按钮,系统会自动弹出下载的对话框,用鼠标左键选择保存到本地磁盘。

如需要查阅某条档案,可先单击鼠标左键选择“加入预约单”按钮,然后单击鼠标左键选择“”按钮,弹出完成预约界面。如果确实要预约此条档案,单击鼠标左键选择“提交”按钮,如果取消预约,单击鼠标左键选择“取消”按钮。如下图7.1.1.3-1所示。

图5.2-3

5.2.3.1.查看档案条目信息

单击鼠标左键选择需要查看的检索结果中的“档案条目信息”按钮,系统弹出“档

案条目信息”页面,如下图所示:

图5.2-4档案卡片信息页面

5.2.3.2.加入借阅单

单击鼠标左键选择需要借阅的检索结果左侧的“加入预约单”按钮,系统弹出“加

入预约单”页面,如下图所示:

单击鼠标左键选择“确定”按钮,系统弹出“加入预约单成功”页面,如下图所示:

图5.2-6保存单条预约信息成功页面

单击鼠标左键选择“确定”按钮,“加入预约单”操作完成。

注意:整编库中的文件没有加入预约单的按钮,只有档案库(数据管理)中的文件才有“加入预约单”的按钮。

5.2.3.3.完成预约

查看所将需要借阅的文件全部添加到预约单中后,单击鼠标左键选择页面右侧的“”按钮,系统弹出“借阅车”编辑页面,如下图所示:

图5.2-7完成预约编辑页面

选择利用方式和利用目的、填写借阅份数,如果不需要预约某一档案可点选删除按钮,将其删除。

单击鼠标左键选择“提交”按钮,“完成预约”操作完成。

5.2.3.4.查看案卷内文件信息

单击鼠标左键选择需要查看案卷内文件信息的检索结果左侧的“卷内文件信息”按钮,系统弹出“卷内文件信息”页面,如下图所示:

图5.2-8卷内文件信息页面

查看完毕后鼠标左键单击左侧“案卷”按钮,返回案卷列表操作完成。

5.2.3.5.电子原文

1.单击鼠标左键选择需要查看条目信息的检索结果右侧的“查看电子原文”按

钮,系统弹出“电子文件浏览”页面,展开正文,选择pdf格式的文档,如下

图所示:

清华紫光档案系统

清华紫光电子档案管理系统 技术白皮书 清华紫光股份有限公司电子档案事业部 二○○七年

目录 第一章档案资料的有效管理 .......................................................................................... 错误!未定义书签。 1.1问题的提出 ................................................................................................................ 错误!未定义书签。 1.2电子档案资料管理系统解决的问题......................................................................... 错误!未定义书签。 1.3电子档案管理系统在发达国家的广泛应用............................................................. 错误!未定义书签。 1.4清华紫光电子档案管理解决方案............................................................................. 错误!未定义书签。 1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 .............................................................. 错误!未定义书签。 1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案 .............................................................. 错误!未定义书签。第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 ........................................................... 错误!未定义书签。 2.1硬件系统的组成 ........................................................................................................ 错误!未定义书签。 2.2软件系统的组成 ........................................................................................................ 错误!未定义书签。第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 . (1) 3.1、系统维护 (2) 3.2、文件管理 (10) 3.3、收集整编 (12) 3.4、档案管理 (15) 3.5、开发利用 (22) 3.6、信息服务子系统 (26) 第四章OA接口程序描述 (29) 4.1功能作用 (29) 4.2工作流程 (29) 4.3档案管理系统与OA系统的关系 (30) 4.4.OA接口维护程序 (31) 第五章清华紫光电子档案管理系统主要特点 (32) 5.1软件特点 (32) 5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 (34)

电子档案管理系统平台

电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段,将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档,通过系统建立与各类相关信息的索引,使得办理事务时,可以非常方便的调用各种资料,提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块,实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来,艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中,这给档案管理、应用带来很多难题:首先,实物档案资料随着档案资料数量的增大,安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力;其次,档案资料的实物形式限制了流通效率,存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

档案管理操作手册

档案管理操作手册 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

目录

档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生,修改,批准到修订的系统管理,而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理,收集归档文档的相关信息,可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时,档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。 在实际项目中,许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集,加工,分解,编目,存档,并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础,是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。 在【工程中心】中单击【档案管理】,或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】,即可进入档案管理模块。 首先跳出的是档案库的选择窗口。

图17-1 档案库选择窗口 档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护 用户选择【定义】=>【档案馆】菜单,系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息,默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆,点击设置默认档案馆。系统将当前档案馆设置为默认档案馆。

图17-1-1 档案馆信息 17.1.2 定义ABS码 标准档案分类码在系统中简称ABS码。不同行业均有自己的行业标准档案分类码。所以,系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。 选择【定义】=>【标准档案类目(ABS)】菜单,进入ABS编辑的窗口。

档案管理操作手册

目录 一、档案管理平台综述 (2) 二、档案案卷管理 (3) 三、档案文件管理平台 (6) 四、档案文件的列表导入 (10) 五、档案借阅管理 (12)

一、档案管理平台综述 档案管理分为文书档案和工程档案。 操作路径为: 工作管理→档案管理→分类档案管理 →文书档案/工程档案 如右面图1所示。 双击打开进入档案管理平台界面, 如下面图2所示(以文书档案为例) 图1 图2 案卷平台 卷内文件 未归卷文件 组织目录树

1.组织目录树:显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表,选择相应的组织,在其下建立档案目录分类(文书档案以年份分类,工程档案以工程项目分类); 2.案卷平台:显示的是具体档案目录下的卷(盒)列表,对文件进行归盒归卷处理; 3.卷内文件:选中具体的卷(盒),会将卷(盒)内已有的文件在此平台中以列表的形式展现; 4.未归卷文件:所有已经入档,但未归卷(盒)的文件列表。 二、档案案卷管理 图3 如上面图3所示,在档案管理平台组织目录树中,选中相应的档

,点击“新增”,出现案卷管理平台,如下面图4所示: 图4 文书档案案卷管理平台字段说明: 编号数据名称来源说明其他说明 1档号自动生成组织号.年+流水(2位) 2保管期限选择录入永久、长期、短期 3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通 4件数自动生成本卷内文件总份数 5页数自动生成本卷内文件总页数 6案卷题名手工录入卷名 7立卷单位选择录入 8存放位置手工录入实体档案存放地点 9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期 10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期 工程档案案卷管理平台字段说明: 编号数据名称来源说明其他说明 1档号自动生成项目编号.流水(2位) 2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目 3保管期限选择录入永久、长期、短期 4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通 5件数自动生成本卷内文件总份数 6页数自动生成本卷内文件总页数 7案卷题名手工录入卷名 8立卷单位选择录入 9存放位置手工录入实体档案存放地点 10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期 11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期

通用档案电子化综合管理解决方案

通用档案电子化综合管理解决方案 一、前言 随着计算机技术的迅速发展和广泛应用,社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。 我公司总结了多年以来在工商、医疗、档案馆等行业的档案管理系统开发经验,不断求实创新,同时深入分析并概括总结了各行业档案管理工作的异同,严格遵循国家档案局档案工作标准,面向社会各界档案管理部门推出了专业完善的《电子档案综合管理解决方案》。 本文将从文档数字化开始,内容涵盖电子档案的存储、归档、检索等方面,为用户提供专业完善的一体化解决方案。 二、文档数字化 2.1纸质档案资料数字化 纸质档案数字化,就是将纸质档案(含照片)资料通过扫描、OCR识别、排序标引转化为基于文字和图像信息的数字档案,并备份到光盘或磁盘设备中,用于长期保存。 ◆文档扫描 采用标准的TWAIN、ISIS编程接口,直接控制各类扫描仪,自动实现图像压缩;支持平板和连续两种扫描方式,能够扫描A3、A4等多种幅面的档案。 支持黑白二值、灰度和彩色等多种图像格式,有盖章、照片的页面采用灰度或彩色图像处理。分辨率可灵活设置,一般为200DPI以上。 ◆图像压缩 每卷档案作为一个图像文件,采用TIFF多页存储格式,能将任意多页的黑白二值、灰度、彩色、各种不同幅面图像压缩到一个图像文件中。 ◆黑白图像采用TIFF CCITT_GROUP4或国际最新标准JBIG格式。灰度、彩色图像采用JPEG(YUV4:4:4)或国际最新标准JPEG2000格式。200DPI,A4幅面,黑白二值图像压缩效果:TIFF。CCITT_GROUP4,平均每页大小为20K左右;JBIG平均每页10K左右。对于灰度和彩色图像,JPEG2000格式的压缩率比JPEG高30%左右。 ◆智能OCR识别 对于较为规范的印刷体及表格类型的原文材料,可通过在排序索引处理过程之前进行自动的OCR标引识别和OCR全文识别。具体特点: 识别字体多:识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。 识别功能强大:支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。 识别速度快:在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。

清华紫光A688型扫描仪说明书

Uniscan A688 扫描仪 用户手册



一、扫描仪的安装与设定 ............................................................................ 3
设备清点: ..................................................................................................................... 3 安装与设定扫描仪 ......................................................................................................... 4
步骤一: 扫描仪保护锁...................................................................................................................... 4 步骤二: 安装软件.............................................................................................................................. 5 步骤三: 连接您的扫描仪和计算机 .................................................................................................. 7
测试扫描仪 ..................................................................................................................... 7
二.扫描仪的使用与维护 ............................................................................... 9
使用扫描仪上的功能按键 ............................................................................................. 9
OCR 文字识别按键............................................................................................................................... 9 E-Mail 电子邮件按键 ......................................................................................................................... 10 Copy 复印按键 .................................................................................................................................... 10 Scan 扫描按键..................................................................................................................................... 10
维护 ............................................................................................................................... 11
三.设定扫描仪按键 ..................................................................................... 12
设定【文件】按键 ....................................................................................................... 12 设定【应用程序】按键 ............................................................................................... 13 设定【传真】按键 ....................................................................................................... 14 设定【邮件】按键 ....................................................................................................... 15 设定【复印】按键 ....................................................................................................... 16 设定【文字识别】按键 ............................................................................................... 17 设定【设置】按键 ....................................................................................................... 18
四、Twain 界面........................................................................................... 19
(一)简单模式 ........................................................................................................... 19 (二)高级模式 ........................................................................................................... 21
附录:规格 .................................................................................................. 30

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示:

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构,根据文档管理工作的分工不同分为:信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容,实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接,完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作,同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式,为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性,使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具,可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构,无论是从眼前,还是从长远考虑,都将比

关于档案管理系统用户操作手册.doc

汾西矿业集团公司 档案(信息化)管理系统 用 户 操 作 手 册

1、系统应用价值 2、产品的特点 3、系统档案库结构 4、系统基本操作

1、系统应用价值 购买档案管理系统主要用来解决以下问题: 1.档案没有管理,档案散落在每个职工手里,没有档案管理部门,并且每年有200 份以上的文件产生。 2.有档案管理部门,但没有计算机管理,查询利用还是手工操作。 3.原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张,房价越来越高的今天,,如何节省档案占 用的空间? 4.档案的保管成为问题,南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题,如何能保证档案信息 不随着时间的流逝而消失。 5.有计算机管理档案,但没有实现联网,档案信息被困在“信息孤岛”中,无法得到有效利用。 6.有了计算机管理档案了,但系统维护非常困难,出现问题找开发厂商,几个月也没有回音。 7.上了计算机系统,但查询起来还是比较慢,不能达到预期的目的。 8.实现计算机联网了,但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入和查询利 用困难。 9.档案管理系统也联网了,与其它系统的数据也可以互通了,但档案的全面信息的保存没有实 现。如档案的产生过程(例如审批过程),并没有记录到档案中,而这些对于档案信息保持完整也 是必须的。 10. 上面的问题都解决了,是不是就没有问题了?也不一定!联网了、数据互通了,只是解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性,每个重要的单位都有非常保密的档案,和无法用价值衡量的珍贵档案,这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力” 了。怎样绝对的防止丢失和不能扩散,如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密,显然是不够的。我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。举一个例子:战场上侦查敌情,过去有飞机已经不错了,现在使用上了卫星,敌人的一举一动就一目了然,胜利就有了 每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统结合档案管理,可靠的保证!的使用得到严密的控制,丢失、泄密时有发生,而且不被人察觉,造成的损失是巨大的,有时是不可弥补的。 让客户明明我们都有对应的软件部件给予解决,对于以上问题的解决,并且量体裁衣,白白的上系统,实实在在的解决问题。2、产品特点:1. 数据库树形结构技术数据库树形结构技术是我们系统的独有优势,针对某一具体档案管理类型,树形扩展深度没有限制,提供了复杂文、档资料的管理平台。 理支持档案管类型深度扩充 档案管理中可能出现个性的地方均可灵活定制

档案管理系统需求

.. . z 档案管理系统需求 一、硬件系统配置需求(根据实际需求更改) 本次招标的硬件系统包括以下容: 二、软件平台 投标人需要根据公司要求制定具体的解决案。 特别声明:项目实施完成后,此项目软件平台产权属公司所有。 三、项目工期 签订合同2个月完工。 四、系统总体功能要求 1.建设原则 开放性原则 电子档案管理系统除了完成本系统的各种业务工作之外,还应可以与其他系统互联。在系统设计中,采用数据接口技术并考虑软件系统以后的扩充问题,将该软件系统设计成一个可扩充的开放性的系统。 扩展性原则 在该软件系统的设计中,所有产品(包括软硬件)的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。 安全性原则

在系统设计中,采用良好的安全机制;在数据传输中,选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全;在网络上,选用多层结构技术。同时,利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。 先进性原则 采用先进成熟的技术,确保系统的先进性和实用性。 规性原则 开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规化,并遵循相应的国外标准。开发结束,需要提供必要的文档资料。 可靠性原则 保证系统的可靠运行和在升级过程中的便快捷。 2.系统总体功能要求 基本要求 1、档案管理软件应具备数据录入、整理编目、数据转换、检索查询、统计报表、借阅管理、权限设置、系统设置、数据维护、销毁管理、光盘制作、WEB 查询系统、全文检索模块、在线识别(OCR)等基本功能,并能辅助实体管理及根据特殊需求增扩其他相应功能。 2、档案管理软件的功能设计必须符合有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。 3、档案管理软件的安装和使用,必须具有格的安全保密机制。 4、档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性,并做到界面友好,用语规,操作简单,使用便。 5、档案管理软件应具备较强的数据独立性,确保在软硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者:薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体,而办公自动化(OA)是信息管理系统,这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统(OA), 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较,这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 (一)电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 (二)电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 (一)办公自动化系统(OA) 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理

和决策支持的综合自动化计算机应用系统,英文缩写OA。 (二)电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 (三)电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术,实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期,其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式,电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 (一)价值的区别 电子文件具有凭证价值,而电子档案除凭证价值外,还具有保存价值。 (二)文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段,而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下:(一)归档要求

信息化建设是提升设计单位核心竞争力的重要手段之一

信息化建设是提升设计单位核心竞争力的重要手段之一 【摘要】 阐述了企业在信息化建设是提高企业核心竞争力的重要手段;信息化提高了企业的工作效率和管理水平;我院在信息化建设的中的体会。 【关键词】 信息化系统建设;企业核心竞争力;工作效率和管理水平;信息化建设的体会。 随着我国市场经济不断发展,互联网、通讯技术飞速发展,计算机硬件和工程设计软件得到广泛普及应用并时刻升级换版。局域网、广域网内的协同设计技术成功用于设计单位的生产和管理,工作条件已得到日新月异的改善。但长期困扰业界管理者的问题却一直没改变,在激烈竞争的市场经济环境中,没有核心竞争力就面临处处被动的局面。怎样才能提高企业自身的核心竞争力? 企业的核心竞争力就是自己独有的、他人不易仿效的、有明显效果和优势的能力。设计单位的核心竞争力可分为三个方面:市场经营和服务能力、生产技术和质量保证能力、企业管理和发展能力。市场经营和服务能力是最容易被仿效的,所以很难形成或保持明显优势。生产技术和质量保证能力,首先需要拥有数量足够、且具备较高素质的研发人才资源,加上长期持久的大量研发资金投入,研发成果快速 转换形成生产力,并申请专利、对自主知识产权予以保护。就在技术和质量上能不能形成核心竞争力,很多中小设计单位目前已经不具备竞争能力。而企业管理和发展能力,首先要求企业管理者遵循科学发 本文研究受国家“十一五”课题“勘察设计企业关键技术研究与应用”(课题编号2007BAF23B03)支持。

展观,顺应市场经济规律,结合本单位内部的实际情况、本地区的外部环境,采用计算机信息化管理技术,建立本单位的管理体系和确立本单位的发展战略。在企业管理和发展能力上形成核心竞争力,信息化建设是提升设计单位核心竞争力极为重要的手段之一。 为此2009年五月我院启动了信息化建设。 一、 我院信息化现状 黑龙江省电力勘察设计研究院成立于1955年5月,已经有50多年的发展历史,是国内知名的甲级电力勘察设计单位。有能力承担大中型火力发电厂、超高压输变电工程、城市热力管网、电力系统规划、风力发电以及通信、工业与民用建筑等勘察设计工作,具有从事电力工程总承包、工程监理、技术咨询、地基处理等业务的资质。2002年通过ISO9001:2000版质量管理体系认证,2002年以来,荣获全国质量管理小组活动优秀企业、黑龙江省质量效益型先进企业、黑龙江省质量管理先进企业、全国电力行业质量效益型先进企业、省级文明单位标兵、劳动保障诚信示范单位、守合同重信用企业、纳税贡献大户、省诚信示范企业等称号。 龙江院创建以来,半个世纪的创业和积累,已经成长为实力雄厚的科技型企业,拥有丰富的工程实践经验,科学的经营管理体系,专业化的员工队伍,良好的财务状况和先进的企业文化。工程业绩和技术交流遍及国内20个省、市、自治区和多个国家。累计设计完成发电工程186项,投产机组总容量9000MW;变电工程406项,累计完

电子档案管理系统解决方案

电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示:

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构,根据文档管理工作的分工不同分为:信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容,实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接,完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作,同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式,为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性,使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具,可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构,无论是从眼前,还是从长远考虑,都将比

档案管理系统使用说明

档案管理系统使用 说明

档案管理系统使用说明 系统运行环境: 显示器分分辨率在1024x768以上; windows 9x;windows xp;windows ;建议使用windows xp 效果最好。 excel.97及以上版本;word.97以上版本;建议使用word 及excel 系统使用: 只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下(不能在其它位置,若在其它位置将出错)即可使用 特别注意:不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构,任何表格只能增减、修改记录。 一、系统登录: 打开D:\文书档案管理系统,将快捷图标复制到桌面上,双击打开。 初始用户名:123;密码:123

首次使用,将提示软件尚未注册,点击“是”打开注册界面,出现下图界面时请电话联系索取注册码。 二、系统使用方法: 注册成功后,再次登录出现如图主界面:

本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案,请参照相关说明操作。 其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同,现以文书档案为例进行操作方法介绍。 点击“文书档案”按钮,出现以下界面: 文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归

档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行,但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。 (一)文书档案收文簿 1.新增 点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容 自动增加一条新记录并自动保存。 注意: (1)收文号与年度自动生成,一般不需改动。但年度发生变化时,请改动。 (2)收文月与收文日自动与上次输入的内容一致(避免同一天收文时重复输入收文月与收文日),若收文月与收文日与当前日期不一致,请修改。

紫光档案管理系统运行维护制度

紫光档案管理系统运行维护实施细则(试行) 第一章总则 第一条为加强和规范XXX公司紫光综合档案管理系统运行维护的管理,确保紫光综合档案管理系统安全稳定运行,结合XXX公司档案管理要求与档案信息化建设特点,制定本细则. 第二条本细则适用于XXX公司紫光综合档案管理系统,版本号为TH-AMS2010VM3.06。 第二章职责分工 第三条为确保紫光综合档案管理系统稳定运行,紫光综合档案管理系统运行维护管理工作应由档案部门与信息部门密切合作、共同完成. 第四条各部门、岗位职责 (一)档案部门岗位与职责 1。档案业务管理员:负责档案系统的具体应用,包括档案数据输入、分类、编号、编目、归档、保管、统计、编研等。 2.档案赋权管理员:负责档案系统中的赋权审批,包括档案借阅、预约,以及电子文件浏览、下载、打印等权限申请的审批。 (二)信息部门岗位与职责 档案系统管理员:负责档案系统的维护工作,包括服务器

主机维护、数据库(具体名称及版本,如SQLServer2005或者Oracle 10g等)维护、应用服务维护、客户端维护、系统的备份与恢复等. 第三章使用操作管理 第五条为了加强档案管理系统软件的操作使用管理,确保软件的正常运行及档案信息的全面、准确与安全特制定本制度。 第六条使用人员的操作管理 (一)严格授权制度 要严格系统管理员的授权权限,必要时所有软件操作员的操作权限清单要经过主管领导或档案主管审核,尤其是对于档案归档、档案查询、电子文件浏览与下载等重要的功能权限一定要详细设置,应由专门人员或由档案主管亲自负责。 (二)严格标准编码制度 所有档案数据管理人员必须严格遵守公司已经下发的档案管理标准编码规范,并且按规定好的标准编码、标准目录报表格式输入、输出档案数据,严禁私自改变标准编码。系统管理员必须根据公司的整体要求和档案管理的实际特点进行初始化设置. (三)数据操作管理 档案业务员进行数据录入操作时应严格遵守档案著录规范,对于如序号、日期、文号、页数、页号等著录项的录入,

电子档案管理系统有哪些

电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些?现在市面上有很多电子档案系统,那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢?选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择,下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设,丰富干部档案工作和改进服务手段,为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范,实现干部档案电子化管理,系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能,覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能,并提供档案材料欠缺情况,通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理,避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题,加强档案的保护,实现档案无损管理,确保档案材料完整、安全,为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径,提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括:接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料,提供档案材料欠缺情况,并提供强大的备份功能,有效保证重要数据不被遗失。

三、系统特点 1.专业的目录打印:专业定制的目录打印,默认为16K纸打印,支持B5纸和A4纸打印,可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行,自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换:可以向省委、市委直接汇报数据,可接收下级单位上报的数据,上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片,可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅:通过授权可以让外单位人员查阅电子档案,缩短查找原始档案的时间,减少原始档案 的磨损,管理员可以设置查阅时间,查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成:电子档案系统已由单机版全面升级为网络版,功能更丰富,并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范,全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发,目前已有数百家单位使用,并得到用户一致好评,以下为用户评价摘录: ☆我单位的档案管理评级一直通不过,使用电子档案系统之后,进行了规范化管理,顺利通过了评级。

针对《档案管理系统》需求分析报告说明书

目录 第一章引言。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 1. 编写目的。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 2.项目背景。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 3.定义。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 4.参考资料。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 第二章任务概述。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[6] 1. 目标。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[6] 2.运行环境。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[7] 3.条件与限制。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[7] 第三章数据描述。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[9] 1. 静态数据。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[9] 2.动态数据。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[11] 3.数据库描述。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[14] 4.数据词典。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 第四章功能要求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 1. 功能划分。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 2.功能描述。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 第五章性能需求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[16] 1。数据精确性。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 2. 时间特性。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15]〕 3. 适应性。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 第五章运行需求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[16] 1。用户界面。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 2. 硬件接口。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 3.软件接口。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 4.故障处理。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 第五章其他要求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[16]

用户操作手册_档案管理系统

WD_QP_3-03_QR_05 编号:WD_HS_CUM_011129_CJG 江苏省卫生监督综合管理信息系统 软件开发项目 档案管理系统 用户操作手册 (Version版本0.1) 万达信息股份有限公司 2010年11月 文档修改情况记录 版本号修改状态修改日期修改摘要修改人

1.0 创建 2010-11-25 创建崔静圭 目录 第 1 章引言 (3) 1.1编写目的 (3) 第 2 章系统概要 (4) 2.1软件环境 (4) 第 3 章操作说明 (5) 3.1启动信息平台 (5) 3.2户综合管理 (7) 3.2.1户的查询 (7) 3.2.2创建户 (7) 3.2.3修改户(机构) (9) 3.2.4修改户(人员) (9) 3.2.5查看户详细信息(机构) (11) 3.2.6查看户详细信息(人员) (11) 3.2.7删除户 (12) 3.3户对象管理 (12) 3.3.1户对象(人员) (12) 3.3.2户对象(机构) (12) 3.4具体机构的操作 (17) 3.4.1机构(供水单位)查询 (17) 3.4.2机构(供水单位)的创建 (17) 3.4.3机构(供水单位)的修改 (18) 3.4.4查看机构(供水单位)详细 (18)

3.4.5机构(供水单位)的删除 (19) 3.5无证监管记录(单位)的操作 (19) 3.5.1无证监管记录的查询 (19) 3.5.2无证监管记录的查看 (19) 3.6无证行医的操作 (19) 3.7健康证明管理的操作 (20) 3.7.1健康证明的查询 (20) 3.7.2健康证明的创建 (20) 3.7.3健康证明的修改 (20) 3.7.4健康证明的查看 (21) 3.7.5健康证明的删除 (21) 第 4 章常见问题解决 (21)

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