档案管理信息化建设的保障措施和具体方法
摘要:随着计算机技术的飞速发展及逐步推广应用,对档案进行信息化管理的条件也已日趋成熟。面对施档案信息化管理的实施,档案管理者迎来挑战,也直面机遇。只要充分发挥档案管理人员的主动性、积极性,必将开创信息话档案管理的新局面。
关键词:档案管理;信息化建设;重要性;保障措施;具体方法
档案信息化是国家信息化建设的必然要求和重要内容,信息化以信息的网络传递和信息资源的共享为主要特征,档案信息这一社会原生信息源必将在国家信息化建设过程中发挥重要的基础性作用。因此,档案信息化建设具有显著的时代特征和重要的现实意义。
一、档案管理信息化建设的重要性
1、可改善档案管理工作。只有实现档案作息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。
2、可用详实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确,管理措施得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此,档案信息有着独特的优势,可以发挥重要作用。
3、可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化,可一次投入,多次产出,远程服务,资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性;可提供丰富的具有地方特色的知识,进行爱国主义教育等。
4、可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及,电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案,就是提前介入电子文件和管理工作中,以管理档案的形式管理电子文件等有用信息,使信息发挥最大的效益。
二、实现档案信息化管理的保障措施
1、经费到位。档案信息化建设投入是较大的,网络管理系统的开发建设,计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘等设备的配备都需要经费投入作保障。如何解决好这一问题,对档案信息化建设至关重要。笔者认为,可由国家拨一部分专项资金,
地方政府补助一部分,档案部门自己筹集一部分,这样既不增加国家和集体的负担,又能有效地解决问题。另外,还应鼓励有条件的地区和部门对口支援贫困地区和部门的档案信息化建设,促进档案信息化的均衡发展。
2、制度健全。档案部门要加强档案信息化管理的规章制度体系建设,制定文档一体化制度、归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、机房管理制度、软件管理制度、操作管理制度、监督管理制度及具体
工作人员的岗位目标责任制等,使其具有可操作性,并形成约束机制,确保具体工作的规范有序。
3、技术支撑。档案信息化的基础是高科技含量的现代计算机技术的应用,档案部门应具备相应的技术力量的支持,不仅能够进行正常的保养维护、安全保护和故障处理等日常工作,还要能适应时代发展的要求随时进行技术的更新和升级。为克服档案部门信息技术力量不足的实际情况,可采取与高校、科研单位合作的方式,取人之长,补己之短。
笔者认为,档案部门与相关部门的合作应由国家档案部门统筹安排,共同开展相同的科技攻关项目,避免重复性开发和技术的互相封锁,增强档案信息化成果的高科技含量和标准化水平。
4、人才保障。档案信息管理人员不仅应具备过硬的档案业务知识和技能,还应了解掌握计算机操作、数据录入、网络管理、数据库建设、图像处理、网页制作等方面的知识,这就需要档案部门要为档案信息管理人员的培训和进修创造条件,不仅要鼓励档案管理人员开展自学,而且要制定规划,把这方面的内容纳入继续教育中,
列入到上岗资格的考试中,作为一项常规的档案教育培训内容来抓。
三、推进档案信息化建设的一些具体方法
档案管理现代化、信息化,其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化,管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备,缩微机及其相关设备,保护技术的现代化,主要是档案存储?环境控制档案存储载体更新改造的科学化。要加快档案管理现代化、信息化的建设,主要做好几方面的工作。
1、加强领导、提高认识。加快档案信息化的建设,要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新,关键在于管档案的人,使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平,以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容,逐步构建起各地档案信息平台,提高工作水平和工作效率、提高服务质量。
2、加大投入、增配软、硬件设施。
要加快档案信息化的建设。首先,要舍得投入财力,配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前,各级档案部门的财力主要来源于各级政府,这就需要做大量的工作,引进资金加快更新改造的步伐。同时,作为上级档案主管部门,也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法,在政策上给下级部门创造条件,使档案信息化建设加快发展。
3、引进和培养现代化管理人才。
提高人员素质,培养管理人才。积极更新、改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件,但
现代化设备要求管理人员必须有现代化素质。为此,一要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。二要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。三要抓好档案专业人员的在职培训、进修,提高档案管理人员的知识结构和整体水平。
四要加强理论研讨,增进学术交流,提高编研水平。
4、提高档案信息的获取能力。长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代,社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此,档案工作者必须具备较强的信息获取能力,不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者,而且要充分利用网络的便利和优势,熟悉网上的档案信息资源,引导利用者获得更多的档案信息。
5、提高档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下,信息量十分巨大,内容十分庞杂,档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力,对档案信息进行判断、鉴选、综合分析,从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分,为利用者提供优质的服务。
总之,档案工作的信息化建设应在档案信息资源的有序整理的基础之上加快档案信息网络的建设、加强档案信息资源的开发利用、做好档案信息化人才队伍的建设、促进档案信息资源开发利用的政策法规及标准的制定,同时对欠发达地区,要正确处理经济瓶颈对档案信息化建设的制约,从而使得信息化建设成为一个系统网络。在以知识和信息为主要特征的知识经济时代,档案信息存储和处理的数字化、
收集与传递的网络化已势在必行,
我们必须重视和加强档案的现代化管理进程,不断加快行业档案的信息化建设。
结语
随着科技的进步,信息化已不可避免地进入了档案管理的领域,因此,新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善,档案工作面临着从传统向现代信息化的重大转变,而如何加速实现档案管理的信息化,提高档案的利用水平,成为需要档案工作者不断探讨和研究的问题。