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会计循环-财务会计的日常程序与方法

第2章会计循环--财务会计的日常程序与

方法

会计循环-财务会计的日常程序与方法

【重要概念】

●会计循环●账户

●会计科目●复式记账法

●借贷记账法●单式记账法

●会计凭证●账簿

●会计分录●过账

2.1 会计循环概述

2.1.1会计循环的概念

财务会计围绕其目标,必须在会计信息系统中对会计主体发生的大量交易和事项进行确认、计量、记录和报告,最终以会计报告的形式反映企业的会计信息。这一实际工作包含了一系列的会计程序,每一程序又有相对应的会计方法。这些会计程序和方法包括设置会计账户和科目、运用复式记账原理分析交易和事项、编制和审核会计凭证、登记账簿、进行会计控制、试算平衡和编报财务会计报告等。对于一个新创办的企业来说,该程序开始于设置账户,但只要企业开始生产经营后,各账户的余额就从一个会计期结转到下一个会计期,所以会计程序通常始于账户的期初余额,其实际处理始于交易和事项的分析和确认。会计循环(Accounting Circle)主要由凭证、账簿和报表三个基本因素组成,而且遵循一定的顺序,即:

凭证账簿报表

会计工作总是在每一个会计期间按照上述顺序周而复始,循环往复。所以,我们把在一个会计期间,从交易和事项的分析确认开始到编报出财务报告止的一系列会计处理程序称为会计循环。

2.1.2会计循环步骤

一个完整的会计循环可以分成两个主要阶段:会计的日常程序和会计的期末程序。这两个阶段各自包含着相对应的技术和方法。从会计循环的主要程序来看,手工系统下的会计循环主要包括以下步骤:

(1)会计程序的第一步,也是最重要的一步,是交易和事项的分析。这是一个确定一笔交易应该借记哪个账户,贷记哪个账户,以及记录的数额,以便在会计记录中能准确地反映交易的过程。这一步既需要相关的会计知识,也需要作出必要的会计判断。

(2)第二步是完全机械地用记账凭证(或普通日记账)作分录的过程—在记账凭证(或普通日记账)中记录交易分析的结果。

(3)过账与对账,将记账凭证上的内容转移到分类账和日记账(特种日记账)中,并相互核对的过程。这也是一个机械过程。

(4)会计期末,编制账项调整前的试算平衡表—以计算出各个账户的发生额和余额,并通过此来查找前面过程中可能出现的差错。(这是一个可选程序)。

(5)会计期末,按照权责发生制原则,通过判断确定调整分录,并登记入账。

(6)编制调整后的试算平衡表,以确定调整之后账簿记录的正确性。(这也是一个可选程序)

(7)结账,包括:计算结转各临时性账户和过渡账户,以确定当期净收益,并且结出实账户余额,以结转至下期连续记录。这也是一个纯机械的步骤。

(8)编制结账后的试算平衡表。

(9)编制财务报表。这一步需要对最佳的排列次序和项目选择作出判断,但所用的数字来自于第1-5步所做的判断。

当然有的企业还有转回分录的编制。

以上1~3步为会计的日常程序,而4~9步为会计的期末程序。会计循环流程如图2-1所示。

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说明:横上方为基本程序,横线下方为对应的技术和方法

图 2-1 会计循环

以下将对会计循环程序中的技术和方法进行说明,这一章主要阐述会计的日常程序及其方法。

2.2 账户

2.2.1账户和会计科目

1)账户和会计科目的概念

企业发生的交易和事项,会影响会计要素及其内容的增减变化,为了全面、连续、系统、综合地记录和反映会计要素的变动,会计就需要借助某种方式或工具来对这种变化的过程和结果进行记录。这种工具在实务中就是账户。所以,账户(Account)就是对会计要素进行记录和分类核算的工具。会计用账户对交易数据进行分类归集,并在此基础上进行会计记录、计量和汇总。

设置账户是会计核算中的一个专门方法,而且是新成立企业会计的首要工作。会计要素是对会计对象的基本分类,是构成会计报表的基本内容和框架,这种分类具有严密的概念特征,各个要素间完全具有不同质性,并能体现财务报表的基本目标。但是,这种分类还比较

粗,不能适应编制会计报表和满足经济信息使用者的需要;要对会计信息充分揭示,就必须对会计要素进行再分类,这种对会计要素的科学、系统的再分类项目就是会计科目。

“账户”与“会计科目”两个概念既密切联系又有区别,会计科目仅仅指账户的名称,而账户除了有名称(会计科目)以外,还具有一定的格式和结构,能分类反映会计要素的增减变动情况及其结果。在实际工作中,一般先设置会计科目,然后再依据会计科目设置账户,账户在会计实务中的具体实物形式是“账簿”中的账页形式。总之,账户是分类、记录、整理和汇总原始数据和其他会计资料的手段和工具。通常人们对设置账户和设置会计科目不加区别。

2)账户的设置

账户的设置即会计科目的确定,是会计核算的起点,是编报会计报表的基础,也是复式记账系统发挥作用的关键。因此,会计科目的设置必须在充分考虑不同使用者对会计信息需求和会计工作规律的基础上,遵循统一性和灵活性相结合、内外兼顾、通俗易懂和简明适用、相对稳定和易于扩展等原则。

按照上述原则,在我国,为了保证国家进行宏观经济管理和调控的需要以及有助于经济决策,强调统一性、一致性和可比性,体现会计信息的质量特征,企业必须按照国家财政部最新颁布的《企业会计准则应用指南》要求,设置和使用会计科目(Accounting Subjects)。在不影响会计核算要求和会计指标汇总,以及对外提供统一财务报告的前提下,企业可以根据实际情况自行增设、减少或合并某些会计科目;包括对于明细科目的设置,除了指南有规定的以外,在不违反统一会计核算要求的前提下,企业根据需要还可以自行确定;会计科目的名称,在不违背会计科目使用原则的基础上,也可按照企业自身要求来设置。

为了便于会计处理和电算化需要,我国新颁布的会计准则要求企业对会计科目进行统一编号。常用一级会计科目的编号一般为4位数,其中第一位数代表该账户的类别,第5位以后代表明细账户的级别和名称。我国统一会计制度下的会计科目表如表2-1所示。

表2-1 我国会计准则规定的会计科目一览表

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2.2.2账户的基本结构

账户的基本结构是由会计要素的数量变化情况决定的。从价值量上看,交易或事项的发生所引起的会计要素的变动,无外乎是增加和减少两种情况。因而账户也可以相应地分成左右两方、两部分,一部分登记增加额,一部分登记减少额。至于哪方登记增加,哪方登记减少,则取决于记账方法、账户的性质以及所记录经济业务的内容。其中本期增加的金额称为本期增加发生额,本期减少的金额称为本期减少发生额,增减相减后的差额称为余额。按照表示的时间不同,余额又分为期初余额和期末余额,本期的期末余额转入下期就成为下期的期初余额。它们之间的关系如下:

期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额

在借贷记账法下,账户的左方规定为借方,右方规定为贷方,为了教学和练习的方便,教学上一般采用简化的“T”型账户结构,其格式如图2-2。

借方(Dr.)账户名称贷方(Cr.)

图2-2 账户的基本结构

在实务中,账户的基本结构主要包括这样一些内容:账户的名称;记录经济业务的日期和经济业务的内容摘要;所依据的记账凭证的编号;增减金额及其余额。实务中的账户结构如表2-2所示。

表2-2 实务中的账户结构

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2.2.3账户的分类

账户按照不同标准有不同的分类。

1)按账户所反映内容的详细程度划分

按账户所反映内容的详细程度,可以分为总分类账户和明细分类账户。总分类账户也称总账或总账科目,总分类账户是用来总括反映会计要素增减变化情况的账户;明细分类账户也称明细账或明细分类科目,是详细反映各会计要素变动的具体信息的,是对总分类账户的进一步说明和具体化。总分类账户是概括六大会计要素来分别设置的,其反映的信息只限于价值信息,且不够详细具体;而明细分类账户是根据每一个总分类账户所核算的内容,按照其详细类别来设置的,明细分类账户不仅可以提供货币指标,还可以按照需要反映详细、具体的指标,包括数量信息等。

由于企业规模、业务的繁简不尽相同,有些企业在组织明细分类核算时,还会设置更具体、细化的账户。为了区别这两种详简程度不同的明细账户,习惯上把较为简括的明细账户称为“二级账户”,而把更为详细、具体的明细账户称为“三级账户”。二级账户便于帮助一级账户分类统驭和统计所属明细核算资料,以适应管理的需要。它们之间的层级关系如图2-3。

三级账户

二级账户(三级明细账户)

一级账户(二级明细账户)(三级明细账户)

(总分类账户)(二级明细账户)…………….

…………

图2-3 账户之间的层级关系

2)账户按经济内容分类

账户的经济内容,就是账户所反映的会计对象的具体内容,其分类口径往往与会计六要素相一致,但为了核算上的方便,我国制度中规定账户按照资产、负债、所有者权益、成本和损益五大类来设置。

3)账户按其与会计报表的关系分类

为资产负债表的各个项目设置的账户称为永久性账户(或真实性账户、实账户)。这些

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账户包括资产、负债和所有者权益类账户,它们在每个会计期末一般都有余额,这些余额就是资产负债表中的数字。永久性账户的期末余额进入下一会计期,作为期初余额。

收入和费用分别是会计主体赚取收益活动中所产生的留存收益的增加和减少。尽管收入和费用可以直接增加和减少留存收益,但实务中却不这样做;否则,容易导致留存收益账户的混乱。因此,就必须为每一笔出现在损益表中的收入和费用项目设置临时性账户,这些临时性账户最终都要把金额汇总合并在一起计算出主体的期间净收益,因而这些账户期末结转后没有余额,所以又称为“虚账户”。

4)账户按其用途和结构分类

所谓账户的用途,是指通过账户的记录能够提供些什么指标,设置或运用这个或那个账户的目的是什么。所谓账户的结构,是指在账户中如何记录经济业务,即确定在借方记什么,贷方记什么,余额在哪一方。账户的用途和结构一般取决于账户的经济内容,但相同经济内容的账户也可能具有不同的用途和结构,因此,需要在按经济内容分类的基础上,按照账户的用途和结构进一步分类,以满足核算和管理的需要。账户按其用途和结构的分类可以在参考文献中查阅。

2.3 复式记账

设置账户,仅仅是对会计要素作出进一步分类,为加工信息提供了平台和工具。而要把会计主体发生的大量交易和事项加以记录,就不只是设置账户的问题,需要运用科学的记账方法,以解决按什么方式记录交易和事项的问题。

所谓记账方法,是指根据一定的原理、记账符号、记账规则,采用一定的计量单位,利用文字和数字记录交易和事项的一种专门方法。记账方法按照记录方式的不同,可分为单式记账法和复式记账法(Double entry method)。在会计的发展历程中,先有单式记账法,后有复式记账法,它们的原理和科学性不同。复式记账法是科学的记账方法。

2.3.1复式记账原理

1)复式记账法的概念

所谓复式记账法,是指对于每一项交易或事项,以相等的金额,同时在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记的记账方法。我国曾经采用过借贷记账法(Debt-credit Method)、增减记账法和收付记账法等。国际通用的记账方法是借贷记账法,为了与国际惯例接轨,我国会计准则和会计制度规定,会计主体的会计核算只能采用借贷记账法。

2)复式记账原理

复式记账法的理论依据是“资产=负债+所有者权益”这一平衡原理。前面对会计等式的讨论已经说过,在任何一个会计主体的任何时点,其资产必有其来源或对其要求的相应权益(负债和所有者权益),即存在“资产=负债+所有者权益”这样一个平衡关系,且无论经济业务如何变化,其引起的资金运动都不会打破这个平衡。具体来讲,在不同的日期,由于资

金的运动变化,尽管资产和权益各自的具体构成不会相同,其总额在不同的日期中也会有所不同,但在任何时候,资产总额和权益总额总是相等的。会计主体发生的大量交易和事项尽管千差万别,但任何一笔交易或事项引起的资金运动无外乎包括总额的增减变动以及资金构成内部结构的变化这两个方面,具体可以表述为四个方面的内容,如图2-4所示:既然任何一笔交易或事项的发生都会同时引起两个方面的变化,但却不会破坏资产和权益之间的平衡关系,那么在记录每一项交易和事项时,就必须同时、等额地在相互联系的不同账户间反映其所引起的不同方面的变化,以便完整地反映经济业务的全貌,揭示资金运动的来龙去脉。这就是复式记账方法的基本原理。

资产和权益双方同时等额增加

变化

资金总额资产和权益双方同时等额减少

资产内部结构变化,一项资产增加,另一项资产同时等额减少

不变化

图2-4 资金运动变化情况

复式记账是相对单式记账而言的,例如当企业用500元现金购买货物时,如果同时等金额地记录现金的减少和货物的增加,那么采用的记账方法就是复式记账方法;如果只记录现金的减少,而不同时记录货物的增加,那么采用的就是单式记账法(Single-entry Method)。显然复式记账法比单式记账法要复杂一些,但是具有这样一些优点:

(1)便于事后了解一笔交易和事项的数据在各账户之间的对应关系以及来龙去脉。

(2)便于检查账户记录的正确性,为运用试算平衡提供了基础,为编制会计报表提供了依据。

(3)便于日后进行财务审计

在复式记账法下,对一项经济业务所记录的几个账户称为对应账户。

2.3.2借贷记账法及其基本内容

1)借贷记账法

所谓借贷记账法,是指以“借”、“贷”作为记账符合,以“有借必有贷,借贷必相等”作为记账规则,来记录经济业务的一种复式记账方法。现代借贷记账法中的“借”、“贷”两字已经失去了其本身的含义,仅仅是一种记账符号而已,其意义视账户的性质而异,而账户的性质一般按其所反映的经济内容来确定。

(1)借贷记账法的账户结构

借贷记账法下,账户的左方是借方,右方是贷方,但借贷各方究竟登记什么内容取决于账户的性质。构成资产负债表项目的实账户是资产、负债和所有者权益。在按账户法格式编制资产负债表时,由于资产负债表的左方反映资产项目,因此习惯上以资产的借方来登记资产的本期增加额和期初余额,贷方登记资产的本期减少额。正常情况下,资产的期初余额与本期增加额之和总是大于本期减少额,所以资产账户的期末余额往往在借方。这四项金额间的关系为:

资产账户:期末借方余额=期初借方余额+本期借方发生额-本期贷方减少额

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由于负债和所有者权益列示在资产负债表的右方,因此,习惯上在负债和所有者权益账户的贷方登记期初余额和本期增加额,借方登记本期减少额,余额一般在贷方。其四项金额关系如下:

权益账户:期末贷方余额=期初贷方余额+本期贷方发生额-本期借方发生额

由于收入、费用和利润是构成利润表的要素,收入最终导致所有者权益的增加,费用最终导致所有者权益的减少,利润本身就是收入与费用相抵后的净结果,是企业通过经营对所有者权益的追加。因此,收入和利润账户的性质应与权益账户一致,而费用账户则与权益账户性质相反。也就是说,收入和利润账户的贷方登记本期增加额,借方登记本期减少额,如果有余额(未结转前),一般在贷方。费用账户的借方登记其本期增加额、贷方登记其本期减少额,如果有余额(未结转前),一般在借方。但是,由于收入和费用构成各期的损益,其账户期末一般要结转到本年利润账户中,所以一般没有余额;年末,本年利润账户也要结转到所有者权益账户中,年末也不存在余额。借贷记账法下,六类账户的基本结构如图2-5所示。

(2)借贷记账法的记账规则

根据复式记账法的基本原理,对每项经济业务都要以相等的金额,同时在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记。依照上述账户的基本结构,记账时,对每一项经济业务,必定会用相等的金额,一方面记入一个或几个有关账户的借方,另一方面记入一个或几个有关账户的贷方,且记入借方账户和贷方账户的数额必然相等。这就形成了“有借必有贷,借贷必相等”的规则。

借方资产、费用类账户贷方借方权益、收入类账户贷方

期初余额本期减少额本期减少额期初余额

本期增加额本期增加额

本期借方发生额本期贷方发生额本期借方发生额本期贷方发生额

期末余额期末余额

图2-5 借贷记账法下账户的基本结构

(3)借贷记账法的广泛平衡

根据“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则,每一项经济业务的会计记录就能保持借贷双方平衡。以此为基础,进行记账,从一个静止的时点(期初),通过一定的时期,到下一个静止的时点(期末),总结所有账户的全部记录,必然形成广泛的平衡关系。即存在各期发生额的借贷平衡和余额的借贷平衡关系。以此为依据来进行试算平衡(Trial Balance),可以保证账户记录的正确性,并为编制会计报表提供基础。借贷记账法下试算平衡表的格式如表3-1。

借贷记账法下发生额平衡的基本关系式:

全部账户的本期借方发生额=全部账户的本期贷方发生额

借贷记账法下余额平衡的基本关系式:

全部资产类账户的期末借方余额合计=全部负债和所有者权益类账户的期末余额合计

2)借贷记账法的简单应用和会计分录

利用借贷记账法,可以分析会计主体发生的交易和事项,并记录到相关的账户中,这一过程需要借助做“会计分录”来完成。

(1)会计分录

所谓会计分录(Entry),是指按照一定的格式标明某项交易或会计事项应计入的账户、记账方向与金额的一种记录。这一过程称为“编制会计分录”,编制会计分录是编制记账凭证的核心工作,所以在实务中,根据已经审核后的原始凭证“做会计分录”指的就是填制记账凭证。

编制会计分录是将会计数据转化为会计信息的第一步,而且是具有决定意义的一步,它决定了会计信息的质量,做这一工作通常需要会计人员的分析、判断。这是完成会计确认和计量的过程。要做好这一步,必须遵循以下几个步骤:

①判断某一交易或事项是否可以用货币来计量,是否是会计核算的对象;

②确定这一交易或事项发生后所影响的账户名称和类别;

③根据账户的性质,确定所记录账户的方向是借方还是贷方,记录后是否借贷平衡。

(2)编制会计分录

以下例举会计分录的编制,蓝生公司200×年1月发生以下交易和事项:

【例2-1】1月2日,投资者甲、乙、丙各向公司投资120 000元,存入该公司开户银行。

这笔会计事项引起该公司资金总额增加360 000元,表现为企业资产--“银行存款”增加360 000元,同时增加了所有者的权益--“实收资本”360 000元。按照记账规则做的为:

借:银行存款 360 000

贷:实收资本 360 000

为了教学的方便,在做会计分录时,要按照常规的格式进行编制,包括借贷位置、账户名称的使用以及金额单位的使用等。采用这种格式是由于在实务中,如果采用分录簿和普通日记账的格式来记录业务就是如此,因此形成惯例。但我国是用记账凭证作为分录的载体,格式会有所差别。理论教学采用这种方式比较简便,易于理解和把握。编制会计分录时,还可以省略“借”、“贷”记账符号,也可以用“Dr.”、“Cr.”来替代。

【例2-2】1月5日,公司以银行存款偿还前欠A公司货款50 000元。

这笔交易引起企业资金总额减少50 000元,具体为一方面公司资产—“银行存款”账户减少50 000元,另一方面公司负债—“应付账款”账户也同时减少50 000元,按照记账规则,作分录如下:

借:应付账款 50 000

贷:银行存款 50 000

【例2-3】1月7日,公司以银行存款45 000元购买机器设备。

这项会计事项属于公司资产内部结构的变化,涉及“固定资产”和“银行存款”两个资产账户,前者增加,后者减少,按照记账规则,固定资产增加记借方,银行存款减少记贷方。分录为:

借:固定资产 45 000

贷:银行存款 45 000

【例2-4】1月8日,公司向M公司购入材料一批,价值30 000元,货款尚未支付。

这笔交易引起企业资金总额的增加,体现为资产增加的同时负债也增加,涉及“原材料”

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和“应付账款”两个账户。按照记账规则,资产增加记借方,负债增加记贷方,因此借贷平衡,分录如下:

借:原材料 30 000

贷:应付账款 30 000

【例2-5】1月20日,公司欠C公司货款60 000元到期,根据协议规定进行债转股。

这笔交易涉及权益内部结构的变化,即负债和所有者权益之间的变化,一方面负债“应付账款”减少,另一方面所有者权益“实收资本”增加,按照记账规则,权益类账户增加记贷方,减少记借方,分录如下:

借:应付账款 60 000

贷:实收资本 60 000

企业在为每笔会计事项作分录时,大多数情况下只涉及两个账户,这样的分录称为“简单会计分录”,有时企业发生的某笔业务可能会涉及两个以上的账户,即存在一借多贷、一贷多借和多借多贷的分录,这样的分录称为“复合会计分录”。

【例2-6】1月25日,公司向银行举借3个月的借款3 000元偿还前欠D公司的购货款。

这笔交易涉及到负债内部结构的变化,表现为一项负债的增加—“短期借款”和另一项负债的减少—“应付账款”。按照记账规则,借方记录负债的减少,贷方记录负债的增加。其分录如下:

借:应付账款 3 000

贷:短期借款 3 000

【例2-7】1月30日,以银行存款支付某股东的撤资款20 000元。

这笔交易涉及到公司资产总额的减少,表现为资产—“银行存款”减少的同时,所有者权益—“实收资本”的减少,按照借贷记账法,资产的减少记在贷方,所有者权益的减少记在借方。其会计分录如下:

借:实收资本 20 000

贷:银行存款 20 000

【例2-8】1月31日,公司从净利润中预提10 000元的盈余公积。

这笔业务涉及所有者权益内部结构的变化,表现为一项所有者权益—“盈余公积”的增加,另一项所有者权益—“利润分配”的减少,前者记在贷方,后者记在借方,分录如下:借:利润分配 10 000

贷:盈余公积 10 000

【例2-9】1月31日,公司宣告分派股利20 000元,股利尚未支付。

这项业务涉及负债和所有者权益之间的增减变化,公司的资金总额未变,体现为所有者权益—“利润分配”减少,记借方;负债—“应付股利”增加,记贷方。分录如下:借:利润分配 20 000

贷:应付股利 20 000

公司对1月份的交易和事项的记录进行试算平衡结果如表2-3。

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2.4 会计凭证

2.4.1会计凭证的概念和分类

1)会计凭证的概念

以上对会计程序的初始工作,即设置账户和登记账户的方法进行了讨论。但是企业发生的大量交易和事项要在会计系统中得到如实地反映,首先必须取得交易和事项已经发生的证明文件,以此为依据来记录经济业务对会计诸要素的影响。这些用来证明经济业务发生、明确经济责任和作为记账依据的书面凭证就称为会计凭证(Accounting Voucher)。

2)会计凭证的分类

会计凭证,按其填制程序和用途,可以分为原始凭证和记账凭证。

2.4.2、原始凭证

1)原始凭证的概念

原始凭证又称单据,是在经济业务发生或完成时取得或编制的,用以明确经济责任,具有法律效力的书面证明。如销货发票、支票存根、收货单、领料单、各种报销凭证、结算凭证等。原始凭证作为文件保存,以便必要时用它们来证实记录交易的准确性、合理性和合法性等。

2)原始凭证的种类

(1)原始凭证按其来源不同可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。

①外来原始凭证,是指交易发生时从外部单位取得的,证明交易发生或完成的证明。如购货时取得的发票、付款时取得的收据等。

②自制原始凭证,是指经济事项发生时由本单位经办人员填制的,证明经济事项已经发生或完成的证明。如收款时开出的收据、货物入库时签发的收货单、销售商品时开具的发票等。

(2)原始凭证按填制手续和方法的不同,可以分为一次性凭证、累计凭证和汇总凭证。

①一次性凭证,是指对一项或若干项交易或事项,在其发生后一次填制完毕的原始凭证。大部分的原始凭证都是一次性原始凭证,如收货单、发货单、收款收据和费用报销单等。

②累计凭证,是指在规定的一定时期内,连续地记载若干同类交易或事项,到期末将累计数作为记账依据的自制原始凭证。主要用于某些经常重复发生的交易或事项。如限额领

2 会计循环—财务会计的日常程序和方法15

料单等。

③汇总凭证,是根据许多同类交易或事项的原始凭证定期汇总编制的凭证。工资汇总表、收发料凭证汇总表等都是汇总凭证。汇总凭证由于将多次发生的同类数据进行汇总成一笔数据,因而可以简化编制记账凭证和登记账簿(Books of Accounts)的手续。

原始凭证还可以按照其他标准来分类,如按照用途、格式的不同来分类等。

3)原始凭证的基本内容

企业发生的交易和事项繁多,因而记载这些交易和事项的各种原始凭证的具体内容和格式也不尽相同。但它们都必须具备一些共同的基本内容,通常称为凭证要素,主要有:(1)原始凭证的名称;

(2)填制凭证的日期;

(3)对外凭证要有接受单位的名称;

(4)交易或事项的内容摘要;

(5)交易或事项所涉及的财物数量、单价和金额;

(6)填制单位的名称和公章;

(7)经办人员的签字或盖章。

4)原始凭证的填制和审核

(1)原始凭证的填制

原始凭证作为交易或事项发生的原始证明,其填制必须满足一定的要求,这些基本要求是:

①真实可靠、手续完备;

②书写清楚、内容完整;

③及时填制、连续编号;

总之要按照《会计法》和《会计基础工作规范》等相关法规的规定来取得和填制原始凭证。

(2)原始凭证的审核

为了保证会计记录的真实和正确,充分发挥会计的监督作用,原始凭证必须经过审核后才能作为记账的依据。原始凭证的审核内容主要包括以下三个方面:

①合法性、合规性以及合理性审核。即审核交易或事项的内容是否符合有关政策、法令、制度、计划、预算和合同等的规定,是否符合审批权限和手续,开支是否合理等。

②完整性审核。即审核原始凭证填写手续是否完备,项目是否填写齐全,有关经办人员是否都已签名和盖章。对内容填写不全、手续不完备的凭证,应退还给经办人员补办完整后,才能据以办理收付业务和登记入账。

③正确性审核。即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额、合计数等是否无差错,大小写金额是否相等。对于数字填写有错误的凭证,应退还给经办人员更正后才能据以入账。

会计法所要求的会计监督或控制作用也主要体现在原始凭证的审查上。

2.4.3记账凭证

1)记账凭证的概念

前已述及,交易和事项发生后,会计人员要根据审核后的原始凭证编制会计分录(Entry),列示应借记和贷记的账户和金额,作为记账依据。在实务中,会计分录一般编制在专门的表单中。这种表单就是记账凭证。

记账凭证又称传票,是由会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制的,用以确定会计分录,作为记账的直接依据的书面文件。企业原始凭证的格式和内容不一,且数量很大,直接根据它们来记账容易发生差错,而记账凭证是对原始凭证按照复式记账原理和规则来进行的整理和记录,与记账内容相一致,因此记账前,一般先根据原始凭证来编制记账凭证。

2)记账凭证的种类和要素

(1)记账凭证的种类

记账凭证,一般分为通用记账凭证和专用记账凭证。而专用记账凭证按其所反映的交易或事项是否与现金和银行存款有关,可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种,前者用于记录现金和银行存款的收付款业务,而收付款凭证又可以分为现金收款凭证、现金付款凭证,银行存款收款凭证以及银行存款付款凭证。转账凭证是指反映不涉及现金和银行存款收付业务的记账凭证。

一个企业采用何种凭证格式取决于企业交易规模的大小和管理的繁简程度。对于业务量较小的企业为了简化凭证类别,可以只采用通用记账凭证,即将收款、付款、转账凭证统一为一种转账凭证的格式,名称统一为“记账凭证”。

为了简化登记总分类账户的工作,还可以根据记账凭证按账户名称进行汇总,编制记账凭证汇总表或汇总记账凭证,然后据以登记总账。

记账凭证的分类主要是为了手工方式下分类查询的方便,计算机会计信息系统中,最方便的是采用通用的记账凭证。

(2)记账凭证的要素

无论编制什么记账凭证,都必须具备以下内容:

①填制单位的名称;

②记账凭证的名称;

③凭证的填制日期和编号;

④交易或事项的内容摘要;

⑤应借、应贷账户的名称和金额,包括总分类账户、二级账户和明细分类账户的名称和金额;

⑥所附原始凭证的张数;

⑦会计主管人员、复核、记账和填制人员的签名或盖章;收付款凭证还要有出纳人员的签名或盖章。

3)记账凭证的填制

记账凭证应依据上述内容、有关惯例和规定来填制,其规范性和技术性都比较强,需要认真对待。

对于现金和银行存款之间互相划转的款项,为了避免重复记账,一般只编制付款凭证。

2 会计循环—财务会计的日常程序和方法17

三种专用记账凭证的格式和有关登记的内容举例如表2-4-1、2-4-2、2-4-3。

表2-4-1某公司收款凭证

单位:蓝生公司 200×年01月02日附件: 3 张编号:收字1号

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会计主管陈明记账李梅出纳张铮审核陈理营填制吴晓玉

表2-4-2某公司付款凭证

单位:蓝生公司 200×年01月05日附件: 2 张编号:付字1号

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会计主管陈明记账李梅出纳张铮审核陈理营填制吴晓玉

表2-4-3某公司转账凭证

单位:蓝生公司 200×年01月20日附件: 3 张编号:转字2号

会计循环-财务会计的日常程序与方法

会计主管陈明记账李梅审核陈理营填制陶林4)记账凭证的审核

为了保证账簿记录的准确性,记账前必须对已编制的记账凭证由专人进行认真、严格的审核,记账凭证的审核内容主要有:

(1)按原始凭证审核的要求,对所附的原始凭证进行复核。

(2)记账凭证所附的原始凭证是否齐全,是否与所附原始凭证的内容相符,金额是否

一致等。对需要单独保管的原始凭证和文件,应在凭证上加注说明。

(3)应借、应贷的账户名称和金额是否正确,账户的对应关系是否清晰。所用的账户名称、账户的核算内容是否符合会计制度的规定。

(4)记账凭证中的有关项目是否填列齐全,有关人员是否都已签字盖章等。

审核中如发现差错,应查明原因予以重填或用划线更正法更正,并在更正处由更正人员签字盖章,以示责任。只有经过审核无误的记账凭证才能作为记账的依据。

记账凭证的审核同原始凭证的审核一起组成会计确认的一个环节,都是会计数据正式记录之前必经的步骤。由于会计信息具有预测和反馈作用,所以对凭证编制的严格审查,可以理解为在复式记账系统内增强防护性控制功能的一种有效措施。

2.5 会计账簿

2.5.1账簿的概念

前面已经说明了怎样用借贷记账法,把会计主体发生的交易和事项,依据原始凭证逐笔地以分录的形式记录在记账凭证中。但是,记账凭证是按照时间的先后顺序来记录企业发生的每笔交易和事项的,比较分散,而且数量繁多,不具备对账户的系统、分类集成功能。为了更加系统、综合地反映某一系列特定信息,需要设置账簿。

所谓账簿,是由一定格式、互相联系的账页组成,用来序时、分类地记录和反映各项交易和事项的会计簿籍,其依据是会计凭证。簿籍是账簿的外表形式,而账户记录则是账簿的内容。它是在手工会计系统中登记、分类、加工、记录和贮存会计数据并逐步转化为会计信息的一种专门方法。通常所说的记账,就是根据审核无误的记账凭证,在账簿中按账户进行的登记,日常中也将这个过程称为“过账”(Posting)。

账簿是企业重要的经济档案,是编制报表的依据,企业需要根据实际情况设置必要的账簿,并及时按规定进行登账。

从原始凭证到账簿工作步骤如图2-6

原始凭证记账凭证账簿

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图2-6 从原始凭证到账簿的工作步骤

2.5.2账簿的分类

账簿按照不同的标准有不同的分类方法。

1)账簿按用途的分类

账簿按其用途可以分为序时账、分类账和辅助账三类,见图2-7

2 会计循环—财务会计的日常程序和方法19

现金日记账

特种日记账银行存款日记账

序时账销货日记账

普通日记账

账簿按用途分总分类账

分类账二级账

(账簿体系)明细分类账

三级账

同时提供货币、数量指标信息的明细账

辅助账—各种备查账

图2-7 账户按用途分类的账簿体系

2)账簿按外表形式分类

账簿按外表形式可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三类,其特点及适用范围如图2-8。

订本式账:账页顺序编号,固定装订成册,任何时候不能拆散的账簿。

如现金、银行存款日记账和总账等重要账簿采用此形式。有

利于防止抽换和散失,但不利于分工记录,也容易造成浪费。

按账簿的外表形式分活页式账:活页登记,随时存放于账夹中,使用完毕装订成册保管的账簿。

(账簿体系)多用于各种明细账。有利于分工登记,使用方便,但容易散失

和被抽换

卡片式账:由许多硬纸卡片组成,存放在卡片箱中的账簿。常用于固定资

产和材料等明细分类账的登记。

图2-8 账簿按外表形式分类的账簿体系

3)账簿按账页格式分类

账簿按账页格式可以分为三栏式、多栏式、数量金额式和平行登记式四种。其内容见图2-9

通三栏式和设对应科目的三栏式。这是最常见的格式。

按账页格式分多栏式:把账页分成若干栏目,分列更细小的会计科目或项目的账簿。多用于成

本、收入和利润类账户。

(账簿体系)数量金额式:总的分为收、发、存三大栏,每栏中又分为数量、单价、金额三小

栏。是三栏式账页的变化形式。

平行登记式:用来全面反映某一交易发生过程的账簿,也称为横线登记式。

图2-9 账簿按账页格式分类的账簿体系