ISO文控管理解决方案.doc

ISO文控管理解决方案1

易度ISO文控管理解决方案

广州润普网络科技有限公司

2010年4月

前言

本文档作为易度文档管理系统产品介绍的一个组成部分，主要是对ISO文控管理解决方案的阐述，使用户通过阅读本文对易度ISO文控管理有一个大致的了解。

如果您想了解更多关于易度文档管理系统的产品介绍细节，可以参考相关文档：

《易度文档管理系统产品介绍》

《易度文档管理系统使用手册》

目录

1ISO文控管理常见问题(4)

2 易度ISO文控管理解决方案(5)

2.1 文控中心(5)

2.2 在线文件库(6)

3 文控流程功能详细说明(7)

3.1 文控初始化设置(7)

3.2 编制流程(9)

3.3 变更流程(12)

3.4 文档分发(14)

3.5 收回流程(18)

3.6 文档借阅(21)

3.7 文档销毁(22)

3.8 文档遗失损坏(25)

随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。

1 ISO文控管理常见问题

●文档审核效率低

质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。

●纸质文档，浪费严重

现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求

用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同

时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。

●无法及时发放

当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。

●旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆

文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。

文件查询、调阅困难

随着文件的增多，如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。而且往往文件还需要关联许多其他文档，因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。

2 易度ISO文控管理解决方案

易度ISO文控管理解决方案遵循ISO9001标准，提供强大的流程管理和文档全生命周期管理。系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，

提供强大的文档权限管理、版本管理及流程操作历史等，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可>以提高管理效率和降低管理成本。易度ISO文控管理解决方案是帮助企业推动ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案。

易度文控管理系统主要包括文控流程中心、和受控文件库2部分，文控流程可根据用户的实际需要进行定制。

2.1 文控中心

文控中心存放了全部图纸的文控信息，支持各种文控流程。

文控流程可以实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，并且全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定制，设置不同的文控流程。

特点：