基于互联网的协同管理系统适用于随建即连式项目

摘要
在项目团队地理位置越来越分散的状态下，项目团队之间随建即连式(Ad-hoc)协同提出了不同于传统工作领域的新需求。本文从一个独特的角度集中分析了在处理以项目为导向的任务时，如施工建造项目，需要满足的一些技术需求。在论及以项目为导向的协同解决方案的基础上，本文详细介绍和探讨了当今一种基于互联网的先进的项目管理解决方案。该解决方案不仅具有多种针对随建即连式协同工作的功能特点，而且还为协同工作的知识管理提供了很大的潜在发展空间。
关键词：协同工作，互联网，随建即连, 项目管理, 技术需求, 业务需求









1. 简介
越来越分散的项目组织和相关信息获取,使项目参与方之间的沟通方式发生了很大的改变。为了应付这种项目复杂性的新形势，企业不得不部署并完善自身的各种基础设施以方便员工处理各种可能出现的问题。现在越来越多的工作任务开始通过模块化和网络化来安排,要求以精确的先后顺序执行，在这种情况下，协同解决方案有助于项目团队成功地完成他们共同目标，同时也使得企业能在一个竞争激烈的环境中保持自身的适应性。
从项目管理的操作层来看，必须尽快地处理各种紧急问题以避免它们危及到整个项目，因为这些麻烦会扰乱正常的工作并严重影响随后的工作流程。这些问题要求他们进行随建即连（Ad-hoc）的协同工作，而充分实现协同工作的一个首要条件是要管理好各种各样信息的交换。由于这种协作从启动起就是随时建立,即时连结的方式，因此必须建立多媒体连接以解决紧急问题。
项目初期制定的决策通常具有很高的风险性，因为它们都是根据无法核实的估算进行制定的。所以需要提供尽可能多的相关信息以便于项目经理能够评估那些与项目相关的问题，同时对这些问题按照优先级进行排序。另一方面, 随着复杂程度的日益增加，企业迫切需要专业的咨询服务。而通常情况下，企业并不能按需要随时得到专家面对面的帮助。但仅仅通过电话和传真进行交流又不足以实现全面有效的项目管理。要想在有限的时间内快速解决问题还需要及时传递视频、电子数据库、高分辨率的图片和结果分析等信息。在这种情况下，我们显然需要一个多媒体系统,用来确保和帮助身处不同位置的项目团队进行随建即连式协同工作。
2. 随建即连式协同工作
在理解“随建即连”的意思前，有必要先理解术语“协同工作”。根据The National Assembly of Health and Human Service Organizations (1997)上的定义, “协同工作是指几个机构或组织通过正式承诺来共同工作完成一项任务或事情的过程。”

它“需要彼此承诺以参与共享决策并根据共同认可的需要进行相关作业的资源分配。”如图1所示，协同工作这种交互方式具有最高的复杂度和最少的结构化流程。

为了便于区分不同的互动沟通方式，现将它们简要描述如下：
·交流（Communication）：纯粹的信息交换
·咨询（Consultation）：有注解的信息交换（如：添加了评估分析）
·协调（Coordination）：对任务和过程的控制及同步性管理
·合作（Cooperation）：不同组织或者人员之间通过进行互动沟通而共同工作（可以按照分任务进行划界）
·协同工作（Collaboration）：不同的组织或人员为了相同的目标共同执行任务(不存在分任务的划界)
协同工作有着很多不同的特点。它既可以是非常正式的，也可以是非正式的，可以同步，也可以不同步。它可能只局限在组织内的特定部门，也可能会涉及到不同组织的不同部门。此外，协同工作可以是一个持续的过程或者是随建即连式。
随建即连式协同工作主要是用于那些不可预见或紧急的情况，需要尽快处理以便进行一致的行动和必要的协调。术语“随建即连”意味着“紧急的”，“只在某时间为了某目的”。在本文中，随建即连式协同工作被理解为,不同组织为了寻求某个任务的统一解決方案而进行的一种非常自然的互联互通行为。
3. 建造业中的随建即连式协同
许多有关建造业项目管理的分析表明，建筑企业想要提高其颇低的投资回报,必须改善组织结构。公司除了要对其核心流程有一个清晰的描述并严格履行其重要功能外，拥有一个完整的信息流设计对于企业的成功也是至关重要的。这样一个信息流需要同时考虑项目团队的内部和外部成员，从而确保项目的顺利完成。图2显示了项目协同管理作为一个统一平台对所有项目参与方的意义所在。

图 2: 项目干系人和项目协同管理 ( 来源: Aberdeen Group 2002)
建造业的项目总是涉及到地理位置分散的多个项目参与方。由于项目的临时性、时间的紧迫性,以及沟通环境的多异性，有效的项目管理也就变得困难重重。通常施工现场是由临时搭建的项目部组成，在这里不同的项目参与方必须协调一致为着相同的目的而共同努力，从而也就有了协同工作的需要。因此，分散项目团队需要有一个适合进行随建即连式协同工作的环境，以便对多种资源和各种应用系统的相关信息进行基于互联网的访问或者无线访问、传递、交换以及同步处理。比方说，一个正在国外出差的项目经理急需从办公室获得相关的信息资料（比如，尺寸，费用清单，联系人信息），这种情况最能生动地说明基于互联网的协同工作

的必要性。
4. 技术需求
大部分情况下，项目中需要随建即连式协同工作的任务总比其他的任务显得更为重要。因此，在分散的项目环境下，作业和工作流程就需要得到无缝的支持，这样才能确保本地和在外工作的团队能更有效地进行工作。特别对于那些出差在外的团队成员，要想能够“随时随地”地解决协同工作问题，他们的工具必须满足一些具体的技术要求。因此，快捷的随建即连式协同工作需求自然也就产生了。
从网络的角度来看，许多不同的沟通方式（同步或不同步的）都应该得到支持。对于那些身处外地的项目团队而言，要保证他们常用的工具（如掌上电脑，笔记本电脑）能支持不同的空中界面，这一方面取决于个人工具的配置情况，另一方面也取决于当地的网络设施状况。虽然这些技术要求在不远的将来可能会得到满足，但仍然存在很大的改进空间。
另外非常重要的一点是，软件和用户界面也要尽可能的友好。根据不同用户群的情况，需要对系统的处理功能、使用以及互动沟通方式进行调整和优化。因此，系统开发和设计过程中必须要面对的一个挑战就是如何使用户界面和协同工作应用系统更具人性化。
当然，除了技术需求以外，我们同样应该重视对人和组织的要求。
5. 针对项目为导向的网络解决方案
5.1 建造业进行互联网协同工作的必要性
在过去的几年里，建造业的发展历程并不平坦。所有的行业参与者都感受到了重组和优化当前业务流程的巨大压力。但迄今，在流程重组方面的所有尝试大多以失败告终，这主要是由于建造业的高度分散性以及业务的项目主导性质所造成的。更多障碍总结如下：
§ 通常情况下，建筑施工项目总会涉及很多的参与方。项目团队的组成以及任务的范围也因项目而不同。在项目的规划和实施阶段因不同项目参与方存在的大量摩擦导致的损耗。
§ 个别公司规模太小，无法进行必要的流程重组。
§ 为一个项目建立基础架构的成本非常高。
§ 项目干系人的重要信息很容易丢失。
§ 需要用来确定(过失的)责任的信息很难获得。
§ 沟通与信息流往往不畅通。
解决上述问题并获取重大改进的唯一方法就是通过一个便于连接所有项目干系人以及集成相关文档的沟通工具来进行有效的项目协同。
5.2 项目协同管理系统的技术需求
一个项目协同解决方案如何才能确保施工项目按时高质并在预算控制范围内完成呢？笔者认为A+项目管理系统的技术可做借鉴：
5.2.1 工作流程自动化 - 应具有易于使用的工作流引擎，便于方便定制和实施反映现有审批、传阅、处理和流转的工

作流程。
5.2.2 易于集成 - 应能使用基于Web 的XML 和丰富的API 功能，可与其他程序交换并共享数据而不需要考虑程序语言、操作系统和硬件等问题。
5.2.3 最终用户易于使用 - 应提供一个熟悉而直观的公用模式给Web 浏览器和其他通用的应用程序，避免对临时用户的大量培训，加速对那些需使用更多系统的用户的培训。
5.2.4 永恒的记录 - 当任何状态（如进行修改的用户、草拟版本、工作流程步骤等）有任何变化时，系统均能自动分配时间和日期标记，还应能给每个项目文档、信函和任务提供一个完整的、不变的历史记录。
5.2.5 基于Web 的操作/连接 - 支持所有平台、计算机、移动装置，并能充分利用互联网 与实际的任何应用程序进行数据沟通和共享。
5.2.6 基于角色的配置 - 可以定义项目中不同的角色，并按不同的角色分配相应存取权限的能力。
5.2.7 无限的扩充和拓展性 - 支持企业的发展和变革：灵活的配置能迅速支持企业的变革和附加的最佳实践的程序；易于定制开发和集成的应用程序可让公司保持灵活性和把握市场机会。
5.2.8 安全性 - 具有强大安全功能的开发框架，便于项目门户可以实施强大的鉴定、授权、加密的工作, 例如采用SSL确保数据传输安全。
5.2.9 完善的报告和分析 - 提供一个完善的报告工具，使用户可以快速过滤、搜索、排序和查看系统中的数据，生成能反映所需的正确的信息和数据规范的动态报告。
5.2.10 降低开发时程 – 运用如 Visual Studio .NET 所提供的物件和元件的概念，建立弹性的模块，同时运用此开发工具, 用以快速开发此世代网络应用程式
5.3 项目协同管理系统的业务需求
A+项目协同管理系统应拥有易集成高扩充的技术平台，再配之以灵活搭配的项目管理模块组合，可以根据客户的需求量身定制模块，从而充分贯彻企业信息化“总体规划，分步实施”的战略思想。项目协同管理系统的基本目标是建立一个有效的沟通平台，用于项目成员之间文档的交换、费用和进度的实时监控、知识的积累以及在将来项目中的运用。
5.3.1 费用管理模块
本模块通过将成本费用分类归案，并且贯通到整个项目的成本相关业务处理中，对项目的工程材料、固定资产、机械费用、工程款、其他费用的收支进行标准化流程管理，并使得流程之间互相贯通，从公司的管理人员包括财务部门、合约部门、物流采购部门，到项目的管理人员互相协同合作，达到操作透明、数据共享的目的，并可以实时查询项目产生的数据，进行实时预警控制，实现对项目成本的事前估计、事中控制、事后分析的全过程成本管理。该模块能将业务

处理标准化和工程管理过程化，统一并优化核心工作流程，统一业务处理方法，提高工作效率和公司的整体管理水平。
5.3.2 进度管理模块
进度管理是项目管理必不可少的组成部分。针对已获取的项目，管理层通过本模块可建立多层次的、多种约束条件的任务计划，并对计划设置里程碑和预警条件，业务层在项目实施过程中输入实际进度，系统根据计划对比进度，反映项目进展情况并能及时预警。该模块使用户不仅能从宏观上控制工期与成本，而且还能从微观上协调人力、设备与材料的具体使用。以此作为调整与优化进度计划，实现利润最大化的依据。
5.3.3 质量安全管理模块
该模块收集项目的有关质量、安全、环保等方面的数据，建立各项目的质量安全档案，并自动产生相关报表和曲线图。当某项目发生的安全事故超过警戒值时自动预警，给项目管理人员提供有力的工具。该模块可以使管理人员通过对数据的统计分析，掌握项目事故的规律，提高项目管理成熟度，降低项目施工过程的风险。
5.3.4 文档管理模块
文档管理模块集成了影像技术、文件管理以及工作流程和安全性等多项信息技术与管理技术，能够对文件与图纸进行全生命周期的管理，包括文件的创意、扫描、识别、修改、编审以及归档等。 通过该模块实现信息集中化后，可以到系统中直接查看所需要的文件，减少了纸张的消耗，缩小了存储空间，提高了工作效率，节省了人力资源以及交通费用，同时这种快速查询减少了文件信息的查找时间。统一的工程参考资料库，对各工程项目中比较通用的信息进行归集，完成了知识管理的第一个基本步骤。
5.3.5 风险与问题管理模块
风险在项目中是普通存在的，风险管理是项目管理的重要内容。风险管理在以往的项目管理系统中往往被忽视，每个项目从立项开始，到设计、施工，完工各个阶段都存在着不同程度的风险，如何能够更好地分析并挖掘潜在的风险，并及时制定应对计划，对项目实现全过程的风险管理，是本模块需要解决的问题。通过使用该模块可以监控项目总体质量、安全、环保、进度等记录，并启用其自动预警机制达到对项目风险的监督和控制。
5.3.6 现场管理模块
现场管理模块为公司提供项目的收支、进度、质量、安全、环保、会议记录等全方位的施工现场信息，为项目提供安全、质量、进度等预警功能和项目最新财务状况的信息，通过该子系统的使用，资料储存方便，可减少大量纸张，有利于环保，实现资源高度共享。
5.3.7 业务流程管理模块
A+系统具有易于使用的工作流引擎，便于方便定制和实

施反映现有审批、传阅、处理和流转的工作流程。定义好的工作流程能优化实际业务运作，在不同项目、部门、企业和应用程序之间流动。以文档模板为驱动的工作流程在文档处理上具有极大的灵活性，每个模板可以按照自身独特的工作流程进行配置，可让同一文档类型（如请求信息，变更申请等）的不同类别遵循特定的路由线路。
5.3.8 商业智能模块
商业智能是指通过对数据的收集、管理、分析以及转化，把数据提升到知识，从而获得必要的洞察力和理解力，更好地辅助决策和指导行动。商业智能的基本体系结构包括资料仓库、多维分析、前台分析工具、数据挖掘四个部分。该模块用来对上述各模块产生的大量数据进行深度分析，获得有关收支状况、库存状况、供应商和客户关系等决策支持所需的重要信息。还可用来产生可透视的各种数据，直观地显示决策层所要探讨的某种经营属性及市场规律，例如工程项目成败因素等。
5.3.9 综合管理平台
该平台作为整个系统的门户，为上述各子模块提供统一的登录界面和授权管理系统。该门户平台还用于企业内部动态消息的发布、反馈、收集，用于企业办公用品、设备等内部资源的管理；用于企业日常行政管理事务的督办查办（例如请假、申请电子邮件用户等）；用于内部日程安排、办事指南、通讯名录；用于构建团队工作环境；用于建立知识管理平台，实现图书资料的有效管理等。该平台的使用使企业各部门日常业务工作实现“少纸化”和规范化；使公司信息管理和办公水平更加规范和快捷，有效提高了工作效率和管理水平。
5.4 协同架构下的知识管理
当新的项目成立新的团队时，项目管理工作存在的一个重要问题就是在新的项目执行过程中会失去以前的管理经验。由于面临的任务复杂，工期紧迫，因此项目经理和团队成员们往往发现他们根本没有时间去保存并系统的整理他们在项目执行过程中获得的知识经验。特别是在一些特定项目上，运用管理经验可以有效地加强和加速项目任务的执行。项目协同管理系统能够支持项目相关任务的知识管理。工作流程、数据结构以及文档管理都可以在成功完成一个项目后加以再利用。项目资料库可以帮助项目团队查询以前的交付成果资料和创建新的交付成果资料。由于可以再利用以前的项目数据，因此可以在便捷的知识创建环境中，在协同组织内共享项目经验。
Coleman (1997)曾指出，“协同工作可以有效地改进决策的制定，缩短各个项目从调研、产品开发、市场推广到销售再到再雇佣员工阶段的周期并改善业绩。” 这些将有助于继续推动协

同技术和文化的不断发展。然而下一代的技术会是什么样子呢？它将是移动式协同工作知识管理的成功发展和运用。
结论
综上所述，基于互联网的项目协同管理解决方案拥有诸多适用于随建即连式协同工作的功能特点。所有的项目参与方都可以直接从中获益，而并非只有施工价值链中的干系人才会获益。成本的降低和工期的缩短不仅可以帮助企业获得越来越多成功，同时也有助于促进整个建造行业的发展，提高其以往并不值得骄傲的声誉。

作者：黄得承
宝智坚思管理咨询有限公司 CEO