企业设备档案管理现状与对策分析
工 程 管 理
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科技创业家 TECHNOLOGICAL PIONEERS 设备档案是指设备在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等设备管理全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的文件材料。做好设备档案管理工作也就是对设备有了系统的管理,对于企业来说是对资源的保护,是企业档案的一个分支。设备档案工作应该是从属于设备管理工作,对设备的管理、采购和使用形成一个系统的管理,详细记录设备的运行情况和维修情况。
企业设备档案管理是记录企业设备的运行和维修情况以及其他的跟设备有关的技术文件材料,这些信息是对企业设备从申购到使用的整个过程的记录,能够直接的反应企业单位进行生产活动的真实情况。
1 企业设备档案管理的特点
1.1动态性
设备档案管理不是一个停止在某个状态的,是一个不断变化的过程。设备在被转移或者无法使用之前,设备档案都是跟随设备状态进行改变的,所以设备档案不是一个能够明确其内容的状态。随着设备的使用,设备档案就会不断更新,例如设备的检修、图纸改造等等活动,都会产生设备档案资料,所以说设备只要在使用,那么这些文件就不断的产生,设备档案的终结是伴随着设备的周期结束而完结。1.2综合性
设备管理工作不是一个单一部门的事情,是与各部门相联系的,设备的购置合同、验收单据等都是由企业的设备管理部门负责,对设备的改造和维修由设计部负责,这些都是一些综合性的管理,所以设备档案管理工作显然也是一项综合管理工作。加上设备自身的多样化要求,也决定了设备档案管理的综合性。
2 企业设备档案管理现状
企业设备档案管理工作不仅是档案管理工作的一个分支,而且还是其重要的组成部分,并且对于企业设备管理工作来说更是有直接影响,肩负着设备技术资料的收集、记录、整理、统计和利用等等任务;但是企业往往没有对设备档案管理工作引起重视,这导致设备档案管理工作相对落后,进而影响了设备的使用效率,减少了企业的效益。
首先,不能很好的进行设备档案的收集工作。企业对设备档案管理工作没有引起重视,没有去完善这部分的规章制度,导致设备档案的丢失和记录不完善,这也是影响设备档案完整性的因素,间接地是影响企业的设备使用情况和企业效益。
其次,设备档案管理工作只是注重档案的收集而没有加以利用。部分企业专注于档案的收集,但是没有形成一套有效的使用机制,导致这些信息被收集上来之后就搁置了,没有起到应有的作用。
3 企业设备档案管理对策
3.1扩大设备档案收集广泛度
对于企业设备档案管理工作的档案收集环节,需要企业对其有所关注,首先对于制度的建立和完善,有了制度的约束和引导,在加上科学的归档制度,将设备档案管理工作的各个环节都程序化,这样档案管理工作可以按部就班,提高效率,同时对于相关部门的相关人员的职责要划分清楚。扩大档案的收集范围。其次,要主动的开展设备档案收集工作,不能被动的等待。3.2加强设备档案保管工作3．2．1设备档案的保管制度
一种是设备档案:工作的所有环节全部由档案部门来承担,实行一个口子统管,这种办法适用于一些中小型企业;另一种是总的由档案部门集中统一管理,具体由有关业务部门或设备使用部门分散保管,实行多层次分管。这种办法适用于大中型企业或一些驻地较分散的中小型企业:3.2．2设备档案的保管期限
设备档案是具有期限的,因为设备的更新以及设备的使用寿命都是设备档案期限的决定因素,企业设备档案是为了更好的对设备进行管理,技术的发展和进步会让设备需要进行更新和升级,所以当设备被淘汰需要更换的时,设备无法使用时都是对档案期限的终结。设备档案管理还具有动态特性,设备档案的变换是跟随设备的运行状态而改变的。因此,设备档案管理必须进行全过程跟踪管理。3．2．3设备档案的保管环境
档案的保存应该特别注意防火、防潮、防盗,档案的存储设备应该规范化,不能使用一些劣质的产品,对于一些不宜长时间曝露在光线下的档案需要进行防光处理。3.3深入开发利用设备档案信息资源
档案是对信息的存储和保留,目的是为了能够对这些信息进行利用,设备档案自身不会如同设备一样创造价值,但是通过对设备档案的利用能够提高设备的性能,这就是间接地让设备档案创造出了价值。
设备档案的利用足发挥设备档案作用的主要手段,它能够检验并带动、促进设备档案各项业务工作的改进和提高。制度的建立和完善是企业做好设备档案利用工作的保障,对管理人员进行技术的在培训以及档案归档意识的强化,他们是对档案的管理者和利用者,要提高他们的档案管理意识,保证设备档案的完整性和真实性,将对档案资料的整理作为日常工作的一个部分,对于设备档案中的问题要定期进行检查,同时做好与其他部门之间的沟通工作,和谐关系,将设备档案的源头问题处理好,这样能够为设备档案的利用工作铺平道路。
3.4加快设备档案管理信息化步伐
企业的正常运行都会产生大量的数据和资料,这些资料不是人工可以完成的,需要借助现代化技术来进行辅助,所以计算机、网络和通信设备的引入对于设备档案管理工作具有现实意义。
首先,互联网能有效的提高档案的归档效率,建立一个规范化的设备档案信息数据库,这样的一套软件能够加快设备档案管理的归档速度,也能方便的对设备档案进行调取和利用,自动化的设备档案管理是现代化快节奏的必然要求。
其次,企业设备档案小但需要注重档案的静态管理,更要加强创新性的实时动态管理理,基于网络平台实现企业设备动态档案的信息处理、传送和共享,可以实时反映企业设备运行:状态,最人限度地发挥信息统计和效益分析在企业设备管理的作用,逐步建立完善设备档案自动化系统。
总之,设备档案是对设备的运行情况和使用情况的一个信息保留,所以在对这些信息进行收集的时候要尽可能的全面和详尽,在对这些信息进行保存的时候要注意按照设备档案的特性来保存,在对设备档案进行利用的时候,应该有相应的规章制度来约束,企业的档案管理工作需要得到企业高层的重视,深入对其进行研究和探索,让设备档案能够为企业创造效益。
企业设备档案管理现状与对策分析
李助华
(中国石油大庆炼化公司档案管理中心 黑龙江大庆 163411)
摘 要:企业设备档案室为了记录企业设备运行情况而进行的记录,作为信息资源的一种,它是企业的一个重要资源,本文先对目前设备档案管理工作的现状进行阐述,然后深入探讨一下企业设备档案工作的改进举措。关键词:设备档案 档案管理 企业经济利益