文件登记与管理系统2013说明书

文件登记与管理系统2013

(Ver 4.3.1.5)

一、软件介绍： (1)

（一）简介 (1)

（二）功能 (2)

（三）特点及适用单位 (3)

（四）主要升级项目 (3)

二、适用操作系统： (4)

三、使用方法： (4)

（一）运行并登录 (4)

（二）正式使用前的准备 (7)

（三）收文登记处理 (13)

（四）打印文件处理单 (15)

（五）历史数据的查询 (18)

（六）文件登记簿 (19)

（七）当年打印处理单查询 (20)

（八）本单位制发文件的登记管理与查询 (22)

四、软件的下载与试用 (24)

五、软件注册： (24)

（一）注册及定制 (24)

（二）程序注册 (24)

（三）注册后服务 (25)

六、特别鸣谢： (26)

七、关于软件版权 (26)

一、软件介绍：

（一）简介

办公室文秘人员好帮手，一次登记录入，然后你可以随时查询登记文件，随时打印收文处理单、收文清单、发文清单等，查阅电子版本文档内容。

文秘人员不用到档案室里或翻看陈旧的收文发文登记簿，可以

随时查阅历史收发文记录，查询内容可以随时导入Excel，可以按照档案管理要求，随时编辑档案目录。

同时，本版本还支持文件批示、流转等记录功能，为文件落实与督查、督办提供便利条件。

（二）功能

1、收文登记查询功能

（1）随时登记单位所收到的文件，打印收文处理单，支持批量打印功能。

（2）对已经批阅的文件，拟办意见、领导批示、承办单位、办理结果等可以修改登记，可以查询，便于对文件跟踪，也便于督查工作落实；

（3）收发文件可使用电子版文档可以作为附件，登记编号并保存，便于查询时打开阅读。方便单位实行公文电子传输的管理。

（4）对登记文件进行单项或组合查询（标题、文号、时间等），显示结果及数量，可查询当年及以前年度收文情况；

（5）查询结果可以使用分页或单页模式，查询结果可以导出至Excel中编辑输出，也可直接打印查询结果

（6）年度归档，可生成并打印收文登记簿

（7）登记的信息可以修改、删除。

2、单位制发文件登记查询功能

（8）按制发文件日期、拟稿、主送、签发人、密级、标题、

领导批示、份数、发文字号、文种等进行登记；

（9）发文字号，可由列表选择，自动生成；

（10）支持时间、文号、标题、文种等查询，支持模糊查询；

（11）可以将制发的文件电子版统一编号保存，随时查询前打开阅读；

3、其他功能

（12）有增强模式与简单模式二种选择，简单模式适用于文件量小的单位，增强模式可适用于文件量较大的单位；

（13）单位信息及启用年度设置，开始编号的随意设置

（14）数据备份与恢复等。

（三）特点及适用单位

绿色软件，简单、易用，功能强大，适用于各级行政机关、事业单位及企业单位。

（四）主要升级项目

1、新版本(4.3.1.5)主要升级项目：

（1）增加对简单模版，字体、字号的设置。

（2）电子文档附件的选择，真正支持多文件选择，不再限定文件的格式（原为三种）的打开阅读，支持对excel、word、pdf、txt等各类型文件打开（需要在系统中安装注册）。

（3）支持多文件显示，选择性打开相应电子文档。

（4）修改个别项目不显示及修正在启用新年度时，模板类型默认为“增强模板”的问题。

（5）文件份数默认为1及其它细节。

2、4.1.2.8版本升级项目：

（1）增加打印处理单文号、字体的设置；

（2）增加了单位制发文件登记管理，可按制发文件日期、拟稿、主送、签发人、密级、标题、领导批示、份数、发文字号、文种等进行登记，完善了登记、修改、查询等功能；

（3）收文查询表格显示项目进行了调整；

（4）增加了对当年登记信息的删除；

（5）增加了文件分类，原来是承办、呈阅，增加了活动件；

（6）支持收文、发文电子文档（附件)的保存管理、查询，可以打开阅读；

（7）其他细节的处理，修正部分BUG等。

二、适用操作系统：

本程序是在Windows XP，Windows 2003，Windows 2008，Windows7下测试通过。数据导出需office2000版本支持。

三、使用方法：

（一）运行并登录

1、双击即可运行，该程序文件在安装目录中。

2、随后出现登录窗口：

3、输入默认密码“123”，点击登录，即可进入系统：

主界面一：收文登记处理部分。

主界面二：收文查询，包括历史收文。

主界面三：本单位制发文件登记查询。

窗口菜单

（二）正式使用前的准备

1、点击主界面左上角菜单，可弹出菜单；

2、点击“单位及用户管理”或“来文单位信息”即可进入基础信息设置窗口：

首先，看第一个图片“单位及人员管理”：

（1）人员管理：在姓名编辑框填上姓名，在密码编辑框填上自己的密码，其他两项可选填，完成后点击“增加”即可。对于不需要的用户，用鼠标选中姓名，再点击“删除”即可。

（2）单位信息及启用年度：

本功能中的项目，只有显示的才可直接使用，如备份、还原。

第一、信息项目及修改：

①“使用单位”、“启用年度”、“承办件开始编号”（这是简单模式、增强模式共用的一个编号）、“呈阅件开始编号”、“活动件开

始编号”五项只有在“启用”处于未选中时才能编辑，即点击

变成，见图：

此时即可编辑，如填写“长安县卫生局”，“2012”年度。

②承办件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“年度”+4位顺序编号，如：20120001。

③呈阅件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“CY”+“年度”+4位顺序编号，如：CY20120001。可根据需要选用。

④活动件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“HD”+“年度”+4位顺序编号，如：HD20120001。可根据需要选用。

⑤备份数据：可将当前数据库进行备份。文件备份在当前

安装文件下的backup文件夹中。

⑥还原数据：即将数据恢复到自己想要找到的备份文件的内容，还原后，当前数据库中文件被完全覆盖。慎用。

⑦返回：不进行编辑，退出设置窗口。

第二、修改信息的保存：

点击，启用处于选中状态时，将会出现一些碑隐藏的项目，如，清空当年收文、清空发文、保存。

①保存按钮为启用时，包括新年度启用时必须应用到的一个按钮，点击后：一是将启用前的数据备份到历史数据，然后清空当年的数据；二是对修改的信息进行保存；三是保存后程序要重新启动。

②清空当年收文：可以清空当年的收文数据，比如测试期间生成的无用数据。此功能对以前年度历史数据无影响。此功能为隐藏功能，单独使用，要慎用。

③清空发文：对本单位制发并登记的文件信息清空，如测试数据。此功能清空所有的发文登记信息，软件启用不能再次使用。此功能为隐藏功能，单独使用，使用前要慎重考虑！

其次，请看“来文单位及承办单位设置”（见图片）：

（1）项目选择及显示列表：

使用时，点击项目的下拉列表，即可在下面列表框中显示存在的内容。

（2）增加、修改与删除：点击列表框中项目，右上方的编辑框即显示可以进行编辑处理的内容：

使用编辑框及增加、修改、删除按钮，可以对相应内容进行编辑。

（3）返回：不进行修改，直接退出窗口。

再次，请看“打印设置”（见图片）：

分两部分

第一部分是模板选择，这部分可根据单位的业务量选择所使用的模板，简单模板，只有一个承办文件处理单模板。增强模板有承办、呈阅、活动三个文件处理单选择。选择后保存即可。

第二部分：“文件标题”和“正文”是对于模板中收到文件的标题、拟办意见、领导批示、办理结果等的字体、字号设置，对于文字多的，可以调整小号字体。

----“是否打印编号”仅对呈阅类、活动类文件有效。如，选择了“否”，那在打印时将不打印编号。

----“在桌面显示快捷启动方式”，可以自由设置桌面显示的收发文登记管理程序的快捷方式，如取消，则不创建快捷方式。

以上项目选择，点击保存即可。

（三）收文登记处理

在主界面选择：选收文处理即可。

1、在主窗口点击“登记文件”，主窗口上方的“文件登记区”中除编号外，其他各项即处于可编辑状态，填写文件相应的内容，便可以登记收到的文件信息了。

在来文单位编辑框用鼠标左键双击，出现窗口单位选择列表，双击相应单位即可，如是多个单位联合发文，可重复单击，选择完成后，点击，可以关闭列表。此外内容在设置窗口“来文单位”

中增加、修改或删除单位：

以下项目，可根据需要选择进行登记，这些项目填写后，可用来督促文件的落实情况，以及事后查询各项工作的完成情况，做为管理，有必要填写完整：

有一技巧，文号的录入可以在选择完来文单位后，双击文件字号的编辑框，选择相应文号并编辑即可。此处可以自动学习。

其中点击“添加附件”，会显示如下窗口，电子文档附件支持doc、docx、pdf等多种格式。如需打开文件，必须安装office、wps、pdf等相应的阅读工具。

2、录入完成，点击左下方的“保存”按钮，即可保存数据并显示在主窗口中间的表格中。

3、修改与查询

（1）修改补充：使用时，首先要查询要修改补充的数据，可以在表格显示与打印区域设置查询条件，查询结果显示在上面的表格中；其次，对于双击表格中要修改的数据行，其内容

显示在上方的登记区；第三，选择修改补充，原变

为，对相应项目修改（编号不可修改）后，点击修改按钮即可保存。

（2）取消状态：是批取消登记或修改补充的状态，恢复为初始的不可编辑状态。

（3）查询：支持组合查询，组合时要选中左边的选择框，比如。查询支持模糊查询。

（4）对于多文档附件，点击打开文件，会显示为窗口，将文件所包含的电子文档以列表形式显示出来，可选择打开查看相应文件：

（四）打印文件处理单

选择打印，有两种模式，一是预览，一是直接打印。

选择表格中显示的登记文件信息，可以选择“打印单预览”，也可以点击“直接打印”，即可打印漂亮的处理单了。

打印时，可以连续多选，但不能多页预览。预览仅支持单页。

简单模板收文处理单

增强版承办收文办理单

（五）历史数据的查询

点击标签“查询”，进入查询界面：

1、当年数据：选择文件类别（必须），如承办、呈阅、活动，填写要查询文件的简要或完整信息，可以是文件标题，可以是文件字号，还可以选择时间，按收文或发文时间，也可以组合所有条件，

如果条件不满意，可以点击清除，设置好条件后，点击

即可，窗口中间的表格即显示查找到的信息，查找数量在

提示。

查询时，标题、文号、发文单位输入支持模糊查询，发文单位

可以选择（双击展开）。

当年数据查询后，可以打开文件电子文档附件，也可以

删除本条记录，但该数据曾经使用的编号将不再使用。

注意：查询时可以预选选择，默认是分页显示。分页显示，查找和显示比较人性化。

2、往年（历史数据）查询：

如承办、呈阅、活动三个选项不可使用。其他同当年数据。

3、查询结果，可以打印，也可以导入excel中进行编

辑。查询后，可以打开选中记录的附件。

4、查询时，双击发文单位编辑，显示发文单位列表。选择发文单位后，该单位存在的文号将显示到文字号编辑框（双击出现列表，从中选择），简化了输入的麻烦。

（六）文件登记簿

1、选择全部显示，然后按条件查询，再导出，可以在excel中编辑。

2、如果本计算机中没有安装office组件excel，那么可以使用

直接打印，或系统提供的文件登记簿打印功能。

首先，选择全部显示，设定相应条件，点击，查询出需要生成文件登记簿的信息。

3、选择，即可按规定格式打印出带页码的“文件登记簿”。如图：

（七）当年打印处理单查询

对于已经打印过的当年文件处理单，或是将拟办意见、领导批示、承办单位、办理结果等信息登记后，如需要对该文件批示办理

信息进行查询或打印的，可以通过打印单查询实现。