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文件登记与管理系统2013说明书

文件登记与管理系统2013

(Ver 4.3.1.5)

一、软件介绍: (1)

(一)简介 (1)

(二)功能 (2)

(三)特点及适用单位 (3)

(四)主要升级项目 (3)

二、适用操作系统: (4)

三、使用方法: (4)

(一)运行并登录 (4)

(二)正式使用前的准备 (7)

(三)收文登记处理 (13)

(四)打印文件处理单 (15)

(五)历史数据的查询 (18)

(六)文件登记簿 (19)

(七)当年打印处理单查询 (20)

(八)本单位制发文件的登记管理与查询 (22)

四、软件的下载与试用 (24)

五、软件注册: (24)

(一)注册及定制 (24)

(二)程序注册 (24)

(三)注册后服务 (25)

六、特别鸣谢: (26)

七、关于软件版权 (26)

一、软件介绍:

(一)简介

办公室文秘人员好帮手,一次登记录入,然后你可以随时查询登记文件,随时打印收文处理单、收文清单、发文清单等,查阅电子版本文档内容。

文秘人员不用到档案室里或翻看陈旧的收文发文登记簿,可以

随时查阅历史收发文记录,查询内容可以随时导入Excel,可以按照档案管理要求,随时编辑档案目录。

同时,本版本还支持文件批示、流转等记录功能,为文件落实与督查、督办提供便利条件。

(二)功能

1、收文登记查询功能

(1)随时登记单位所收到的文件,打印收文处理单,支持批量打印功能。

(2)对已经批阅的文件,拟办意见、领导批示、承办单位、办理结果等可以修改登记,可以查询,便于对文件跟踪,也便于督查工作落实;

(3)收发文件可使用电子版文档可以作为附件,登记编号并保存,便于查询时打开阅读。方便单位实行公文电子传输的管理。

(4)对登记文件进行单项或组合查询(标题、文号、时间等),显示结果及数量,可查询当年及以前年度收文情况;

(5)查询结果可以使用分页或单页模式,查询结果可以导出至Excel中编辑输出,也可直接打印查询结果

(6)年度归档,可生成并打印收文登记簿

(7)登记的信息可以修改、删除。

2、单位制发文件登记查询功能

(8)按制发文件日期、拟稿、主送、签发人、密级、标题、

领导批示、份数、发文字号、文种等进行登记;

(9)发文字号,可由列表选择,自动生成;

(10)支持时间、文号、标题、文种等查询,支持模糊查询;

(11)可以将制发的文件电子版统一编号保存,随时查询前打开阅读;

3、其他功能

(12)有增强模式与简单模式二种选择,简单模式适用于文件量小的单位,增强模式可适用于文件量较大的单位;

(13)单位信息及启用年度设置,开始编号的随意设置

(14)数据备份与恢复等。

(三)特点及适用单位

绿色软件,简单、易用,功能强大,适用于各级行政机关、事业单位及企业单位。

(四)主要升级项目

1、新版本(4.3.1.5)主要升级项目:

(1)增加对简单模版,字体、字号的设置。

(2)电子文档附件的选择,真正支持多文件选择,不再限定文件的格式(原为三种)的打开阅读,支持对excel、word、pdf、txt等各类型文件打开(需要在系统中安装注册)。

(3)支持多文件显示,选择性打开相应电子文档。

(4)修改个别项目不显示及修正在启用新年度时,模板类型默认为“增强模板”的问题。

(5)文件份数默认为1及其它细节。

2、4.1.2.8版本升级项目:

(1)增加打印处理单文号、字体的设置;

(2)增加了单位制发文件登记管理,可按制发文件日期、拟稿、主送、签发人、密级、标题、领导批示、份数、发文字号、文种等进行登记,完善了登记、修改、查询等功能;

(3)收文查询表格显示项目进行了调整;

(4)增加了对当年登记信息的删除;

(5)增加了文件分类,原来是承办、呈阅,增加了活动件;

(6)支持收文、发文电子文档(附件)的保存管理、查询,可以打开阅读;

(7)其他细节的处理,修正部分BUG等。

二、适用操作系统:

本程序是在Windows XP,Windows 2003,Windows 2008,Windows7下测试通过。数据导出需office2000版本支持。

三、使用方法:

(一)运行并登录

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1、双击即可运行,该程序文件在安装目录中。

2、随后出现登录窗口:

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3、输入默认密码“123”,点击登录,即可进入系统:

主界面一:收文登记处理部分。

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主界面二:收文查询,包括历史收文。

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主界面三:本单位制发文件登记查询。

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窗口菜单

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(二)正式使用前的准备

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1、点击主界面左上角菜单,可弹出菜单;

2、点击“单位及用户管理”或“来文单位信息”即可进入基础信息设置窗口:

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首先,看第一个图片“单位及人员管理”:

(1)人员管理:在姓名编辑框填上姓名,在密码编辑框填上自己的密码,其他两项可选填,完成后点击“增加”即可。对于不需要的用户,用鼠标选中姓名,再点击“删除”即可。

(2)单位信息及启用年度:

本功能中的项目,只有显示的才可直接使用,如备份、还原。

第一、信息项目及修改:

①“使用单位”、“启用年度”、“承办件开始编号”(这是简单模式、增强模式共用的一个编号)、“呈阅件开始编号”、“活动件开

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始编号”五项只有在“启用”处于未选中时才能编辑,即点击

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变成,见图:

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此时即可编辑,如填写“长安县卫生局”,“2012”年度。

②承办件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“年度”+4位顺序编号,如:20120001。

③呈阅件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“CY”+“年度”+4位顺序编号,如:CY20120001。可根据需要选用。

④活动件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“HD”+“年度”+4位顺序编号,如:HD20120001。可根据需要选用。

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⑤备份数据:可将当前数据库进行备份。文件备份在当前

安装文件下的backup文件夹中。

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⑥还原数据:即将数据恢复到自己想要找到的备份文件的内容,还原后,当前数据库中文件被完全覆盖。慎用。

⑦返回:不进行编辑,退出设置窗口。

第二、修改信息的保存:

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点击,启用处于选中状态时,将会出现一些碑隐藏的项目,如,清空当年收文、清空发文、保存。

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①保存按钮为启用时,包括新年度启用时必须应用到的一个按钮,点击后:一是将启用前的数据备份到历史数据,然后清空当年的数据;二是对修改的信息进行保存;三是保存后程序要重新启动。

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②清空当年收文:可以清空当年的收文数据,比如测试期间生成的无用数据。此功能对以前年度历史数据无影响。此功能为隐藏功能,单独使用,要慎用。

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③清空发文:对本单位制发并登记的文件信息清空,如测试数据。此功能清空所有的发文登记信息,软件启用不能再次使用。此功能为隐藏功能,单独使用,使用前要慎重考虑!

其次,请看“来文单位及承办单位设置”(见图片):

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(1)项目选择及显示列表:

使用时,点击项目的下拉列表,即可在下面列表框中显示存在的内容。

(2)增加、修改与删除:点击列表框中项目,右上方的编辑框即显示可以进行编辑处理的内容:

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使用编辑框及增加、修改、删除按钮,可以对相应内容进行编辑。

(3)返回:不进行修改,直接退出窗口。

再次,请看“打印设置”(见图片):

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分两部分

第一部分是模板选择,这部分可根据单位的业务量选择所使用的模板,简单模板,只有一个承办文件处理单模板。增强模板有承办、呈阅、活动三个文件处理单选择。选择后保存即可。

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第二部分:“文件标题”和“正文”是对于模板中收到文件的标题、拟办意见、领导批示、办理结果等的字体、字号设置,对于文字多的,可以调整小号字体。

----“是否打印编号”仅对呈阅类、活动类文件有效。如,选择了“否”,那在打印时将不打印编号。

----“在桌面显示快捷启动方式”,可以自由设置桌面显示的收发文登记管理程序的快捷方式,如取消,则不创建快捷方式。

以上项目选择,点击保存即可。

(三)收文登记处理

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在主界面选择:选收文处理即可。

1、在主窗口点击“登记文件”,主窗口上方的“文件登记区”中除编号外,其他各项即处于可编辑状态,填写文件相应的内容,便可以登记收到的文件信息了。

在来文单位编辑框用鼠标左键双击,出现窗口单位选择列表,双击相应单位即可,如是多个单位联合发文,可重复单击,选择完成后,点击,可以关闭列表。此外内容在设置窗口“来文单位”

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中增加、修改或删除单位:

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以下项目,可根据需要选择进行登记,这些项目填写后,可用来督促文件的落实情况,以及事后查询各项工作的完成情况,做为管理,有必要填写完整:

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有一技巧,文号的录入可以在选择完来文单位后,双击文件字号的编辑框,选择相应文号并编辑即可。此处可以自动学习。

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其中点击“添加附件”,会显示如下窗口,电子文档附件支持doc、docx、pdf等多种格式。如需打开文件,必须安装office、wps、pdf等相应的阅读工具。

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2、录入完成,点击左下方的“保存”按钮,即可保存数据并显示在主窗口中间的表格中。

3、修改与查询

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(1)修改补充:使用时,首先要查询要修改补充的数据,可以在表格显示与打印区域设置查询条件,查询结果显示在上面的表格中;其次,对于双击表格中要修改的数据行,其内容

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显示在上方的登记区;第三,选择修改补充,原变

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为,对相应项目修改(编号不可修改)后,点击修改按钮即可保存。

(2)取消状态:是批取消登记或修改补充的状态,恢复为初始的不可编辑状态。

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(3)查询:支持组合查询,组合时要选中左边的选择框,比如。查询支持模糊查询。

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(4)对于多文档附件,点击打开文件,会显示为窗口,将文件所包含的电子文档以列表形式显示出来,可选择打开查看相应文件:

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(四)打印文件处理单

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选择打印,有两种模式,一是预览,一是直接打印。

选择表格中显示的登记文件信息,可以选择“打印单预览”,也可以点击“直接打印”,即可打印漂亮的处理单了。

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打印时,可以连续多选,但不能多页预览。预览仅支持单页。

简单模板收文处理单

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增强版承办收文办理单

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(五)历史数据的查询

点击标签“查询”,进入查询界面:

1、当年数据:选择文件类别(必须),如承办、呈阅、活动,填写要查询文件的简要或完整信息,可以是文件标题,可以是文件字号,还可以选择时间,按收文或发文时间,也可以组合所有条件,

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如果条件不满意,可以点击清除,设置好条件后,点击

即可,窗口中间的表格即显示查找到的信息,查找数量在

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提示。

查询时,标题、文号、发文单位输入支持模糊查询,发文单位

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可以选择(双击展开)。

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当年数据查询后,可以打开文件电子文档附件,也可以

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删除本条记录,但该数据曾经使用的编号将不再使用。

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注意:查询时可以预选选择,默认是分页显示。分页显示,查找和显示比较人性化。

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2、往年(历史数据)查询:

如承办、呈阅、活动三个选项不可使用。其他同当年数据。

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3、查询结果,可以打印,也可以导入excel中进行编

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辑。查询后,可以打开选中记录的附件。

4、查询时,双击发文单位编辑,显示发文单位列表。选择发文单位后,该单位存在的文号将显示到文字号编辑框(双击出现列表,从中选择),简化了输入的麻烦。

(六)文件登记簿

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1、选择全部显示,然后按条件查询,再导出,可以在excel中编辑。

2、如果本计算机中没有安装office组件excel,那么可以使用

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直接打印,或系统提供的文件登记簿打印功能。

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首先,选择全部显示,设定相应条件,点击,查询出需要生成文件登记簿的信息。

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3、选择,即可按规定格式打印出带页码的“文件登记簿”。如图:

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