Sunsystem Handbook
第１章Sunsystem介紹
Sunsystem 結構
I.Sunsystem的第一層(也稱基層),主要包括兩部分內容:
a. Security (保安) 通過密碼和用戶來控制權限
b. Database (公司) 用來選擇某一間公司進行賬務處理
II.Sunsystem的第二層由六大模塊組成,如下圖所示:
Sunsystems
SunAccount
Ledger Accounting
(財務管理系統)
Fixed Asset Register (固定資產管理)
Corporate Allocations
(公司分攤)
SunBusiness
Purchase Order Module
(採購管理)
Sales Order Module
(銷貨管理)
Inventory Control
(庫存管理)
III.Ledger Accounting包含Mutli-Currency(多種貨幣)子母塊.
Currency Table (匯率表)
Mutli-Currency Period Exchange Rate (期間匯率)
Daily Exchange Rate (日匯率)
IV.Ledger Accounting 由以下四類Ledger組成.
a.總賬(G/L —General Ledger )
b.應收賬(A/R —Account Receivable)
c.應付賬(A/P —Account Payable)
d.現金賬(C/B —Cash Book)
Sunsystem 的登入界面及主畫面介召
I.在安裝了Sunsystem軟件的PC上,可直接找到Sunsystem的圖標雙擊打開即可運
行Sunsystem系統,雙擊後會出現如圖所示對話框:
II.在Operator Id(用戶)框中輸入User各自的用戶名稱, Password框中輸入各自的密碼,密碼累計輸錯三次,ID則會被鎖不能再登入,必須請求EDP幫助解鎖. Today’s
Date則默認為當天的日期(此處日期可以更改,不會影響其他系統日期).例:某個用戶的用戶
名為: ZT8 密碼也為: ***, 則如下圖所示:
III.在最左上角空白框中輸入LA(Ledger Accounting的縮寫)進入財務管理系統,如下圖所示:
IV.在Database Code框中輸入將要進行賬務處理的公司名稱,或按―F5‖鍵進行選擇.
如下圖示:
假設現要對―ZT2‖公司進行賬務處理,則選擇ZT2進入.進入后界面如下圖示:
（請注意,不同用戶由於權限不同，見到的項目會有區別，如沒某項權限會看不到該項顯示）
注: 如果在賬務理過程中, 需要確認一下是選的哪一間公司進入,只要按―F9‖鍵便可獲取如下圖所示信息:
如需退出上圖信息框,按
V.主畫面分為五大塊,它們分別是: 1. Entry (數據錄入) 2. Reports (報表)
3. Procedures (賬務處理程序)
4. Maintenance (數據維護)
5. Inquiry (數據查詢)
第２章設置、建立相關的數據信息(Ledger Accounting)
Chart of Accounts (會計科目)
I.Create (新增科目)
a.新增會計科目：在主畫面最左上角空白框中輸入‖CA‖(Chart of Accounts), 進入到
會計科目層,如下圖示:
b.選擇Action菜單,在彈出的子菜單中選擇Create(新增); 或在最左上角空白命令框中
輸入‖C‖後直接
c.Account Code：需要新增科目的代碼（系統設定不能超過10個字符，科目代碼用大寫
字母，具體科目需按各公司科目設定原則設定後加入）；
Account Name：新增科目的名稱（不能超過30個字符）；
Lookup Code：指查詢代碼，可留空或設定;
A/C Type：科目類型（見圖示）;
Account Status：科目狀況，留空表示可以記賬, 輸入‖C‖(Closed) 則不可以記賬；
A/P Nature（費用類別）；Payment Terms（付款期限）；USI a/c#（集團合並科目）此三類科目為中環會計部專設之A-code，各集團設定有所不同；
T-Codes（Y/N）：定義該會計科目之T-Code，如中環設定在T0-T7，則每增加會計科目需定義T0-T7之8位，需要用‖Y‖,不需要則用‖N‖，各集團設定T-code有所不同；
Conversion Code（貨幣代碼）；Comments（注釋）可以填也可不填；
其他：暫不需輸入,全部留空. 例如下圖示:
D - Debtor
C - Creditor
T - Client
P - P/L
B – B/S
M - Memo
B：Balance brought
forward；
O：Open item account；
d. 一直
Address Code （地址代碼）：與Account Code 一致;
Credit Limit 可用可不用; Payment Terms 為付款方式; 其他項目都留空.如下圖所示
:
全部留空不需要用
指付款到期日是在月結後15天.
指付款到期日是在業務日期後的30天.
II.
Amend 修改 & Delete 刪除 (與新增會計科目操作步驟一致)
1. 在需要更改會計科目的名稱、T-Code 設置、付款方式等項目時可通過Amend 命令來完成;
2. 一般情況下是不允許隨便刪除已經存在數據庫中的會計科目的.
Names & Addresses (簡稱NA 地址薄)
I. Create (新增A/P 或A/R 的地址)
a. 與新增會計科目操作方法類似，在最左上角空白命令框中輸入‖NA‖，
指付款到期日是在3個月後業務日期的同一天.
b. 在命令框中輸入‖C‖（或選擇菜單中的Create選項），Address Code與Account Code
一致，但在‖CA‖中輸入的資料不會自動帶入NA地址薄中。
c.Line 1 & Line 2：輸入供應商或客戶的公司名稱（如一行寫不下在第二行繼續輸入，
不需要專門空格，請使用開支票時用之全稱並勿拼錯，此名稱將用於支票等）；
d. Line 3 –Line 6輸入供應商或客戶的聯系地址; 其他項輸入相應的資料,如聯系電
話、聯系人、傳真、郵址、網址等內容.例如下圖所示:
II.Ament (修改) & Delete (刪除)其操作方法與Create(新增)地址相同.
第３章Transaction Entry
Entering and Posting Journals (憑証錄入與憑証記賬)
I.Journal Entry (憑証的錄入)
a.在主畫面最左上角空白命令框中輸入‖JE‖進入到Journal Entry(憑証錄入)層,如下
圖示:
Remark：每一個操作項都對應每一個相應的層，所有的操作項都包含在主畫面中。要進行任何操作都需進入到相應的操作層，在主畫面上輸入所需的操作項所對應的命令於最左上角空白命令框中,
b.選擇Action菜單,在彈出的子菜單中選擇Start Journal項或在命令框中輸入‖S‖即
可開始新增憑証,如下圖示:
c.Journal Type：輸入憑証類型（中環會計部憑証類型主要分為:JV、RV、PI、PV、
SI、SIG、ZOB、ZYADJ、ZYEAR等種類，請注意其它會計部定義有不同）;
d.Journal Source：錄入憑証者，為系統默認。如下圖中的‖ZT8‖;
e.Database：當前進行操作的公司，如下圖對ZT2公司進行賬務處理；
f. 輸入新增憑証的類型,
例如下圖所示:
中環會計部 JV – Journal V oucher RV – Receipt V oucher PI – Purchase V oucher PV – Payment V oucher SI – Sales Invoice 。。。。。。
SIG – Sales Invoice PSS
輸入發票號碼,最多
隻能輸入10位.
指業務所
屬的會計
周期
輸入業務日期或發票日期
對業務描述,最多25個位.
會計科目代碼,可用‖F5‖查詢.
業務實際發生交易額的貨幣代碼.也可用‖F5‖查詢.
輸入‖D ‖代表Debit 借方,‖C ‖代表Credit 貸方.
Other amount ：輸入與Con- version code 相同幣值金額，
Amount ：other amount x rate 後會自動彈出Amount ，如匯率不同，可手改動Amount
在操作中，整個畫面中只有一個白色操作區，如發現前面灰色區（非當前操作區）內容需要修改，可使用
g.
h. 一直按
錄,以此類推一直到錄入完整張Journal(憑証).
可留空,也可輸入描述業務的內容. 此處輸入摘要在其它地方都不能看到
用來標識第幾條記錄，修
改時可選擇修改的記錄.
輸入T-Code.
T-code視設定而定
i.輸入完整張憑証後(最右上角”Out of Balance By”應為0),按
則返回到命令框,此時選擇Action菜單中的Hold項或直接在命令框中輸入‖H‖即可暫存該憑証.如下圖示:
j.
暫存後系統會自動退出並保存當前的憑証,在最左下角狀況欄中可看見當前憑証暫存號碼(即Reference Number).如下圖所示憑証的暫存號碼為 ―9‖:
II. Posting Journals (憑証的記賬)
Posting Journals (
三步驟)
a. Journal Hold – 暫存憑証 (可以修改, 也可以刪除)
b. Rough Post – 模擬記賬 (可以修改, 但不能刪除)
c. Real Post – 正式記賬 (不能修改, 也不能刪除)
Remark: 一般情況下，每錄入完一張憑証都是先暫存或模擬記帳，通常情況
下都不進行正式記賬；模擬記帳隻能一張張憑証進行, 正式記賬可以一批批記
賬, 正式記賬一般在完成當月工作確認無誤月結前執行或年結前進行。
Recall and Amending Journals (查看、修改憑証)
I.查看、修改已暫存的Journal (憑証)
a.選擇Action菜單中的
可查看已暫存的憑証.如下圖示:
b.在
車後即可調出所需的Journal, 可進行修改.例如下圖所示:
c.修改完後, 一定要再次選擇Action菜單中的
暫存回去,否則修改的動作將無效.憑証的暫存號碼不會改變, 暫存後圖示如下:
d.選擇Action菜單中的
可查看已暫存的憑証. 按
Reference No.上會標記‖Journal Cleared‖字樣.如圖示:
e.如果在任何界面上,想要返回主畫面,都隻需在命令框中輸入”M”命令即
可返回.如下圖示: