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致远互联协同oa系统规定合同管理系统解决方案设计

致远协同管理平台整体解决方案之业务篇_合同管理

致远互联软件股份

2020年7月2日

目录

1 合同管理 (1)

1.1 概述与分析 (1)

1.2 方案框架 (2)

1.3 模块与功能 (4)

1.3.1 采购合同订立与执行 (4)

1.3.2 销售合同订立与执行 (8)

1.3.3 其它合同订立与执行 (13)

1.3.4 合同变更 (14)

1.3.5 合同报表 (15)

1.3.6 合同归档 (16)

1.4 方案价值 (17)

1.5 客户案例 (17)

1.5.1 依诺电梯工程 (17)

1.5.2 住总物流 (19)

1合同管理

1.1概述与分析

合同管理是企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的容;审查、监督、控制是合同管理的手段。

企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的,因此,企业必须十分重视合同管理。合同管理是企业的一种自我管理行为,是企业生产经营管理的一个重要组成部分,它涉及到企业生产经营活动的方方面面。是一项综合性的工作,能否有效的管理好合同,是现代企业经营管理成败的一个重要因素。

合同产生在合同管理的前期阶段,在这一阶段企业往往比较重视,一旦合同签订了,施工任务到手了,合同权利义务确定了,一些企业往往就把合同抛之脑后了,甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程,而仅仅把它看成是生产过程的一部分。因此,企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。归纳起来,企业合同管理过程当中经常会遇见以下问题:

1.合同流程执行不合乎规,疏于监督,导致漏审和相关资料不完善,带来了法律风险。

2.通过纸质形式或者是电子文档形式容易造成合同保管查阅不便,信息及时性差。

3.合同执行周期长,涉及的人员、岗位和流程多,容易造成管理者监管难度加大。

4.合同履行过程中,涉及多次的收付款,如果没有提醒,经常造成跟踪难,票据与收付阶段难以应付,造成违约风险。

5.客户关系、订单、采购订单、收付款等关联业务众多,涉及的机构可能是客户、企业部各个部门或者是供应商,因此工作协同复杂困难,造成断层。

总之,合同管理是个关联复杂,时间周期长的重要工作,需要通过一种信息化手段去解决。

1.2方案框架

1.目标:

规化、标准化数据:通过合同管理系统实现数据的规化,确保合同执行规,保证市场数据和财务数据可关联,为合同管理和市场提供分析依据基础。

固化、标准化审批流程:固化合同管理流程,实现合同管理的规化、标准化,通过各个环节有效管控,增强执行力。

协同一体化管控:企业部实现从采购到销售的一体化,组织间实现企业上下游一体化,延伸合同管理触脚,建立一体化管控体系,适时提醒,避免违约,提高合同执行效率。

多维度统计:提供多角色、多维度统计分析,满足各类需求科学决策。

2.管理思路:

合同管理模块在法律的框架下,可以针对企业对采购和销售不同的管控需求进行定制化方案部署,实现采购和销售的一体化打通,支撑以产定销和以销定产的经营模式,在业务一体化基础上,强化岗位职责落实,加强管控与监管。

3.方案框架:

通过协同办公平台的合同管理模块可以匹配企业的多种经营模式,对企业业务涉及到的所有合同进行一体化管理,联合平台的采购管理模块和客户关系管理模块,配合打通从采购、生产到销售的合同管理通路,实现全过程管控,并且通过泛组织模型、门户和权限设计,将管理的触脚延伸至供应商和客户。提高合同审核的效率,加强执行和管控,规避合同纠纷导致的法律风险。

整体来看,合同管理包括三部分容:采购合同管理、销售合同管理和其他合同管理。

(1)采购合同是企业(供方)与分供方,经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件。采购方合同一般包括:商品品种、规格、数量,商品质量、价款和酬金,履行地点、期限和方式,违约责任,合同附则与签署等。

系统可以根据企业的采购形式,灵活适应集中采购框架式合同和分散采购合同的采购要求,从采购的招投标、合同审批、到订单、合同执行以及法务、用章、付款、入库等进行全过程管理,信息实现互通与传递,保证了信息无衰减,提高了采购合同的执行效率。

(2)销售合同是出卖人与买受人之间为了买卖工业产品(或商品)而签订的法律性文件。按供需双方的买卖关系,又可分为代销合同、包销合同、选购合同和议购合同等。合同管理模块在设计时充分考虑不同合同类型涉及的管理方法、模板、流程以及数据推送形式不同,使用和配置灵活,可用性高。并将报价审批、合同订立与审批、订单与发票都融入系统的管理畴,同时兼顾法务和企业管理的要求,将合规、用章、收款等实现贯穿,提高了销售合同订立和合同执行的效率。

(3)其他合同管理:其他合同管理包括了采购与销售相关的按照计划自动

产生的相关收付款合同,实时对接财务。同时还包括了在采购、销售部门之外其他部门产生的相关合同管理,形成合同管理的归口,便于查询、汇总与统计。

因为合同管理融合在很多业务管理当中,所以致远合同管理模块更加开放,提供了与采购管理、库存管理、客户关系管理、供应商管理等接口,便于流程与数据打通。同时合同管理交织了各业务系统间的数据、流程和事件所引起的各种关联机制、触发机制,以及业务层和管理层对合同审核和执行中的意见与控制机制,过程非常复杂,因此,利用致远的二元化工作流技术,可以完全解决以上问题,配合门户引擎、轻表单引擎和多种终端的支撑,实现合同管理的过程管控,围延展至产业上下游。

1.3模块与功能

从整体上看合同管理,其系统的基本建模流程分为制度建立、流程维护、合同审核、合同履行、信息沟通环节,通过业务整改闭环、流程整改闭环、持续改进闭环,实现“PDCA”的过程优化(如下图所示)。前两个阶段我们可以通过前期的系统规划和流程梳理等咨询方式实现,以下模块介绍主要针对合同审核、履行和信息沟通开展。

致远互联协同oa系统规定合同管理系统解决方案设计

1.3.1采购合同订立与执行

采购合同管理主要从采购部门对供应商的采购寻源发起,通过招标、询价、