江苏省安全监管监察部门许可证档案管理办法实施细则——苏安监〔2017〕89号

江苏省安全监管监察部门许可证

档案管理办法实施细则

苏安监〔2017〕89号

第一条为规范安全监管监察部门许可证档案管理，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《安全生产许可证条例》（国务院令第397号）、国家安全监管总局国家档案局《安全监管监察部门许可证档案管理办法》，制定本实施细则。

第二条本细则适用于具有许可证颁发和管理职责的省及以下各级安全生产监督管理部门和煤矿安全监察机构（以下统称许可机关）。

第三条本细则所称安全监管监察部门许可证档案，是指许可机关在许可证颁发和管理过程中形成并归档保存的文字、图表、证照、电子数据等不同形式和载体的文件材料。涉及的许可证种类有：煤矿企业安全生产许可证、非煤矿矿山企业安全生产许可证、危险化学品生产企业安全生产许可证、危险化学品经营许可证、危险化学品安全使用许可证、非药品类易制毒化学品生产许可证、非药品类易制毒化学品经营许可证、烟花爆竹经营（批发）许可证、烟花爆竹经营（零售）许可证。

许可证档案是许可机关行使安全监管监察职能的历史记录，是矿山、危险化学品、非药品类易制毒化学品、烟花爆竹企业（以下统称企业）获得相关安全生产、使用和经营资质的原始凭证，是国家专业档案资源的重要组成部分。

第四条江苏省安全生产监督管理局负责组织协调并依法保障许可证档案

管理工作，省以下各级许可机关负责本机关颁发的各类许可证档案管理工作。省及以下各级许可机关接受同级档案行政管理部门对许可证档案管理的监督和指导。

上级机关委托下级机关实施许可证颁发管理工作的，相关许可证档案由受委托许可机关（下级机关）管理。

第五条许可机关应保证许可证档案工作开展所必需的人员、经费、库房、设施设备，确保档案安全。在建立、完善许可证网上审批系统时，要按规定做好电子文件归档及电子档案的管理。

第六条许可证档案实行集中统一管理。许可机关的承办部门负责收集、整理、归档，档案管理部门对立卷归档工作进行监督和指导，负责许可证档案的接收、保管、利用、统计、鉴定、移交等。

第七条许可证文件材料归档范围应根据《煤矿企业安全生产许可证实施办法》（国家安全监管总局令第86号）、《非煤矿山企业安全生产许可证实施办法》（国家安全监管总局令第20号）、《危险化学品生产企业安全生产许可证实施办法》（国家安全监管总局令第41号）、《危险化学品经营许可证管理办法》（国家安全监管总局令第55号）、《危险化学品安全使用许可证实施办法》（国家安全监管总局令第57号）、《非药品类易制毒化学品生产、经营许可办法》（国家安全监管总局令第5号）、《烟花爆竹经营许可实施办法》（国家安全监管总局令第65号）中关于许可证申请与颁发、延期、变更的相关规定确定，保存企业提交申请文件、资料以及许可机关审批过程中形成的全部文件材料。办理许可证延期、变更手续时，上一有效期许可证正本和副本收回的，收回的正本和副本应与其他文件材料一并归档。

上述规章中相关条款调整时，归档范围也随之做相应调整。

第八条许可证档案保管期限按颁证权限结合许可事项、办证程序等因素定为永久、30年、10年、3年四种。国家安全监管总局和国家煤矿监察局负责颁发的安全生产许可证，颁证机关审查材料和许可证申请书保管期限为永久，其他材料保管期限为30年；省级及以下许可机关负责颁发的各类许可证（烟花爆竹经营＜零售＞许可证除外），颁证机关审查材料和许可证申请书保管期限为30年，其他材料保管期限为10年；烟花爆竹经营（零售）许可证与其他未通过审批的许可证材料保管期限为3年。保管期限从许可证颁发年度的次年1月1日起计算。

第九条实现许可证管理全程网上申报和审批的，其通过行政审批系统形成的电子文件应当归档。归档电子文件应符合以下条件：

（一）电子文件及其元数据自形成起真实、完整、未被非法修改。许可证申请、流转审批、用印等业务行为，以及相应的责任人、行为时间等管理元数据应在日志文件中予以记录。

（二）归档电子文件与纸质文件原貌保持一致，以开放格式存储，确保能长期有效读取。申报表归档时应转换为PDF格式，上传的文字材料采用TIFF、JPFG、OFD、PDF、PDF/A等格式，图纸材料采用DWG、Auto Cad格式，日志文件采用LOG格式。特殊格式的电子文件应连同其读取平台一并归档。

（三）同一事由形成的全部电子文件及其元数据齐全、完整，一般采用基于XML的封装方式组织数据。电子文件封装包应确定统一命名规则，封装的编码数据不加密。

第十条电子文件可采用在线或离线方式归档。审批过程中形成纸质档案

的，归档电子文件应与其相关联的纸质档案建立检索关系。

第十一条归档电子文件应在不同存储载体和介质上储存备份至少两套，并建立备份策略，包括增量备份或全量备份、备份周期、核验和检测机制、离线备份介质及其管理等。

第十二条具有重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件同时归档。

第十三条一次办证审批形成的许可证档案，根据不同保管期限立为正卷和副卷。正卷、副卷以案卷为单位整理。正卷、副卷可分别排列，分类和档号保持一致。

第十四条许可证文件材料应于审批事项结束后的次年完成归档。由许可机关的承办部门按要求整理并编制移交清册后，向单位档案管理部门移交。

因工作需要确需推迟移交、由承办部门临时保管的，应经档案管理部门同意，推迟移交期限最多不超过3年。

第十五条许可证档案的保管应使用专用的档案库房和符合要求的档案装具，配备必要的设施和设备，具备防盗、防光、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等条件。

第十六条许可机关应建立许可证档案利用制度，严格履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和公安、监察、司法、审计等机关因公务需要查阅档案时，应持单位介绍信和查阅人身份证明办理查阅手续。律师应凭律师执业证书和律师事务所证明，查阅与承办法律事务有关的档案。公民、法人和其他组织应根据政府信息公开相关规定办理。

许可证档案一般不得出借。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续并及时归还。

第十七条许可机关应成立档案鉴定工作小组，在机关分管负责人领导下，由档案管理部门会同相关许可证承办部门人员组成，并可根据不同情况，吸收信息系统管理部门人员参加，定期对已达到保管期限的档案进行鉴定。

第十八条档案鉴定工作结束后，应形成鉴定意见。经鉴定涉及未了事项或仍有保存价值的档案，重新确定保管期限。保管期满，确无继续保存价值的档案，应遵循保密原则和有关规定进行销毁。

需销毁的许可证档案，应编制销毁清册，列明拟销毁档案的年度、档号、案卷题名、许可证号、应保管期限、已保管期限等内容，经单位分管负责人审查批准后销毁。电子档案的销毁还应符合国家有关电子档案管理的规定。

第十九条销毁档案时，档案管理部门和许可证承办部门共同派员监销。涉及电子档案销毁，还需要信息系统管理部门派员监销。监销人员应按照销毁清册所列内容进行清点核对，现场监督整个销毁过程，销毁工作完成后在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

第二十条本办法由江苏省安全生产监督管理局、江苏省档案局负责解释，自公布之日起施行。

附件：1.纸质档案整理程序和方法

2.案卷编目说明及式样

附件1

纸质档案整理程序和方法

一、分类和案卷排列

选择适合本单位的档案分类体系和排列顺序，保持相对稳定。可按照“许可证类别-档案形成年度”分类、按许可证编号顺序排列。同一企业形成的所有许可证档案相对集中排列。

二、立卷

以企业一次办证审批形成的全部材料立为正卷和副卷（可根据情况组成一卷或数卷），正卷和副卷的档号保持一致。副卷组成数卷在编号时，可要档号外直接另加副卷顺序号①、②等（如：FMKS-2005-11①）。

许可证在有效期内发生变更的，变更部分的文件材料单独立卷，保管期限与申办案卷保持一致，档号另行设置。

许可证延期办理材料单独立卷，档号另行设置。

三、卷内文件排列

按文件材料的重要程度和办理程序排列。正卷中文件材料排列顺序：审查书、受理通知书（存根）、补正告知书、申请书。副卷中文件材料排列顺序：申请材料文字部分、图纸、上一有效期许可证正本、副本原件。

四、装订

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正卷和副卷采用软卷皮整卷装订后装盒的方式进行，宜采用不锈钢钉或“三孔一线”线装方式装订。正卷文件材料装订为一卷，副卷材料多时可分册订卷。原来已装订成册的文件，如图样等，可保持原来的装订形式，不再拆散重新装订。装订时大幅图纸应折叠成A4式样，并将标题栏露在右下角，破损材料应先进行修复。

五、编号

正卷和副卷按分类方案和排列顺序编制同一案卷号。卷内文件应单独编写页号，成册材料已有页号的可不编页号。案卷封面、卷内文件目录、备考表及空白页不编写页号。

六、编目

正卷和副卷根据分类方案和排列顺序编制案卷目录，并填写案卷封面、卷内文件目录和卷内备考表。案卷封面宜采用软卷皮。卷内文件目录按文件排列顺序逐件登记。卷内备考表放在案卷最后，其说明栏应填写此案卷内文件材料的总件数和总页数。

七、装盒

将装订好的案卷放入档案盒中，并填写盒脊。正卷和副卷应分别装入不同的档案盒。多卷不同企业的许可证档案正卷可装一盒。同一企业的许可证档案副卷一卷一盒，或数卷一盒。档案盒式样推荐参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

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附件2

案卷编目说明及式样

一、案卷封面、案卷目录、卷内文件目录、备考表尺寸为：297mm×210mm。

二、相关指标解释

（一）档号构成

1．档号是以字符形式赋予档案的一组代码，是许可证档案的唯一标识。档号的组成根据档案分类规则设定，由“许可证类别-年度-案卷号”组成，如“FMKS-2005-10”。

2．许可证类别：分为“煤矿安全生产许可证”、“非煤矿矿山安全生产许可证”、“危险化学品安全生产许可证”、“危险化学品经营许可证”、“危险化学品安全使用许可证”、“非药品类易制毒化学品生产许可证”、“非药品类易制毒化学品经营许可证”、“烟花爆竹经营（批发）许可证”、“烟花爆竹经营（零售）许可证”等。

年度：档案形成年度，即做出许可证颁发决定所在年度。

（二）案卷号：案卷排列的顺序号，根据分类方案在最低一级分类下从“1”开始标注。

3．案卷题名：案卷标题，应当包括申请企业名称、申请类别，如初次申请、延期申请、变更申请。

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4．许可证号：颁发许可证的编号。

5．起止日期：受理时间至做出颁证决定时间。

6．保管期限：该卷许可证档案的保管期限。正卷和副卷分别确定保管期限。

7．序号：案卷内文件的顺序号，从“1”开始标注。

8．文件题名：案卷内每件文件的标题。题名不准确的要重新拟定并加【】标注。

9．日期：颁证审批时间。

10．页数：填写每份文件的总页数。

11．备注：需要附加说明的其他事项。在清单式卷内文件目录中，本案卷无此份材料时也应在备注中注明。

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式样1：案卷封面格式（正卷、副卷适用）

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式样2：卷内文件目录格式（正卷、清单式）

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式样3：卷内文件目录格式（副卷、清单式）

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式样4：备考表格式（正卷、副卷适用）

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式样5：案卷目录（首页）格式（正卷、副卷适用）

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式样6：案卷目录（内页）格式

（示例1：正卷适用）

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（示例2：副卷适用）

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