文书档案著录细则与机读目录数据交换格式
目次
前言
1 范围
2 规范性引用文件
3 定义
4 著录要求与数据库交换格式
5 机读目录数据组织与交换要求
前言
本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。目前，国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要，为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则，结合四川省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。
本标准由四川省档案局提出。
本标准由四川省质量技术监督局批准。
本标准由四川省档案局起草。
本标准主要起草人：李仕根马小彬彭哲张路生。
1范围
本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。
本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。企事业单位可以参照执行。
2规范性引用文件
下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T1 档案工作基本术语
DA/T18 档案著录规则
DA/T19—1999 档案主题标引规则
DA/T22—2000 归档文件整理规则
档案出版社《中国档案分类法》（1997年版）
档案出版社《中国档案主题词表》
3 定义
本标准采用DAT1和下列定义：
3.1 档案著录
建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。
3.2 机读目录
将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机读取、管理检索的
档案目录信息。
3.3 著录项目和数据字段
3.3.1 著录项目
揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、成文时间、保管期限等。
3.3.2 数据字段
DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集合。
3.4 著录条目和数据记录
3.4.1 著录条目
档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。
3.4.2 数据记录
DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或一卷案卷著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。
3.5 DBF数据库文件
存储档案著录信息的计算机数据文件。本标准规定扩展名为.DBF的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。
3.6 字段类型
在.DBF数据库文件中，字段类型规定数据字段的基本属性。本标准使用字符型（C）和备注型（M）。
3.7 文字类别
文字类别分为“汉字”和“字符”两种。字符是指西文字母、数字及符号的图形字符，每个“字符”在存储介质中占一个字节。每个“汉字”在存储介质中占两个字节。
3.8 字段长度
在.DBF数据库文件中，字段长度规定字段所包容字节的最大个数。
3.9 交换格式
用于档案目录数据交换的数据库文件格式。
3.10 数据交换
指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘、通用的USB接口活动存储器等作为载体所进行的数据交换。
3.11 必须著录项目
指机关档案室对档案目录著录时，必须有的目录。
3.12 选择著录项目
指机关档案室对档案目录著录时，根据本室档案管理的实际需求和目标，除必须著录项目外，选择的其它著录项目。
4 著录要求与数据交换格式
本标准包括《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录（1）数据库结构》和《文件级目录（2）数据库结构》等三种数据交换格式。
《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录（1）数据库结构》适用于文书立卷改革前归档的档案的机读目录。《文件级目录（2）数据库结构》适用于按照DA/T22_2000 整理的档案机读目录。
4.1 立卷改革前归档的档案目录数据库结构与著录要求
4.1.1 案卷级目录数据库结构（见表1）
表1 案卷级目录数据库结构
序号数据字段名字段类型文字类别字段长度字段值
1 档号 C 字符20
2 正题名 C 汉字140
3 责任者 C 汉字40
4 起时间 C 字符8
5 止时间 C 字符8
6 保管期限 C 汉字 4 永久、长期、短期
7 页数 C 字符 3
8 备注* C 汉字24
9 分类号 C 字符30
10 主题词 C 汉字60
注1、有*为选择著录项目，其它为必须著录项目。2、字段规定字段值的，只能选择输入；没有规定字段值的，输入值不受限制。
4.1.2 案卷级目录著录要求
4.1.2.1 档号、正题名、责任者、起时间、止时间、保管期限、页数、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。
4.1.2.2 档号：档号包括全宗号、目录号、案卷号。全宗号是指档案馆给每个全宗确定的代码。全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。如“002”表示2号全宗档案。目录号是全宗内案卷所属目录的代码。目录号以三位阿拉伯数字标识。如“003”表示目录号。案卷号是案卷目录内排列的顺序号。案卷号一般不超过三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷的排列次序流水编号，不应有空号。如“023”表示案卷号。全宗号、目录号、案卷号之间用“—”号间隔后组成档号。
4.1.2.3 正题名：即案卷标题，是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。一般著录案卷封面上已拟定的题名。案卷题名不能揭示案卷内容，应重新拟写，在拟写的题名两端加上“[ ]”。题名一般包括责任者、内容、文种。
4.1.2.4 责任者：责任者的责任者著录产生档案的单位。如“四川省交通厅”。责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。
示例1：“中国共产党四川省委”或“中共四川省委”；
示例2：“四川省民族事务委员会”或“四川省民委”；以上不应简称为“省委”、“省民委”等。
4.1.2.5 时间项：指卷内文件起止日期，分为起时间和止时间两项。时间项著录到月或日为止。时间项用6位或8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。
示例：“198108”表示1981年8月；“19810823”表示1981年8月23日。
文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。例如50年代
的，起始时间著录为“195001”；终止时间著录为“195912”。
4.1.2.6 保管期限：对档案划定的存留年限。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。
4.1.2.7 页数：用阿拉伯数字表示。
4.1.2.8 分类号：分类号依据《中国档案分类法》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多少分类号之间用“；”间隔。
4.1.2.9 主题词：本项目一般著录主题词，也可著录关键词。主题词是表达档案主题内容的规范化的词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。多个词之间用“；”间隔。
4.1.2.10 备注：著录档案中需要注释或补充的内容。
4.1.3 文件级目录（1）数据库结构（见表2）
表2 文件级目录（1）数据库结构
序号数据字段名字段类型文字类别字段长度字段值
1 档号 C 字符20
2 责任者 C 汉字40
3 文件编号 C 汉字和字符30
4 正题名 C 汉字140
5 成文时间 C 字符8
6 页号 C 字符 3
7 备注* C 汉字和字符24
8 保管期限 C 汉字 4 永久、长期、短期
9 密级* C 汉字 4
10 分类号 C 字符30
11 主题词 C 汉字60
12 电子文档号* C 字符20
13 全文* M 汉字
注1、有*为选择著录项目，其它为必须著录项目。2、字段规定字段值的，只能选择输入；没有规定字段值的，输入值不受限制。
4.1.4 文件级目录（1）著录要求
4.1.4.1 档号、责任者、文件编号、正题名、成文时间、页号、保管期限、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。
4.1.4.2 档号见4.1.2.2。
4.1.4.3 责任者：也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体合个人。责任者有多个时，一般著录前两个或前三个（主办单位必须著录，立档单位本身是责任者的必须著录），责任者之间以“；”号间隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后面著录职务、职称，并加“（）”号，机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。在一个全宗内，对一个单位的名称应尽量做到统一。
4.1.4.4 文件编号：文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，只著录一个文件编号，有立档单位的文件编号必须著录，否则著录主办单位的文件编号。文件编号的年度括号原文可能采用各种符号，年度可能采用4位数或2位数，本标准规定，括号一律用“[ ]”，著录，年度一律采用4位数。
4.1.4.5 正题名：文件文首的题名。必要时副题名原文可照录于正题名后。没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。题名太长或不能揭示内容时，应根据其内容精简或另拟题名，加“[ ]”号。
题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者。对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一点要加上具体的名称。
可以在字段长度内尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“[ ]”。
示例：关于×××[×××、×××]等3位同志职务的任免通知。
4.1.4.6 成文时间：文件落款的时间。成文时间一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，不够位数添“0”。如“20010824”表示2001年8月24日。
文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录，月日缺少或不清部分以“0”补之；年缺少或不清，应考证出年份。考证不出年份，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月日用“0”表示。如五十年代的文件，著录为“19500000”。
4.1.4.7 页号：著录本份文件首页在案卷内的页面顺序号。
4.1.4.8 备注：著录文件中需要注释或补充的内容。
4.1.4.9 保管期限：见4.1.2.6。
4.1.4.10 密级：是指文件保密程度的等级。
4.1.4.11 分类号：见4.1.2.8。
4.1.4.12 主题词：见4.1.2.9。
4.1.4.13 全文：存放字符型的文件全文信息，以便进行全文信息检索。全文信息的获取可以从电子文件中得到，或对纸质文件进行扫描。
4.1.4.14 电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。其结构如下：
件号
案卷号
目录号
全宗号
4.2 立卷改革后归档的档案目录数据库结构与著录要求
4.2.1 文件级目录（2）数据库结构
表3 文件级目录（2）数据库结构
序号数据字段名字段类型文字类别字段长度字段值
1 全宗号 C 字符 3
2 保管期限 C 汉字 4 永久、长期、短期
3 年度 C 字符 4
4 机构或问题* C 汉字10
5 盒号 C 字符 4
6 件号 C 字符 5
7 馆编件号* C 字符 5
8 文件编号 C 汉字和字符30
9 责任者 C 汉字40
10 正题名 C 汉字160
11 成文时间 C 字符8
12 页数 C 字符 3
13 密级* C 汉字 4
14 备注* C 汉字24
15 分类号 C 字符30
16 主题词 C 汉字60
17 全文* M 汉字
18 电子文档号* C 字符20
注1、有*为选择著录项目，其它为必须著录项目。2、字段规定字段值的，只能选择输入；没有规定字段值的，输入值不受限制。
4.2.2 文件级目录（2）著录要求
4.2.2.1 全宗号、保管期限、年度、盒号、件号、文件编号、正题名、责任者、成文时间、页数、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。
4.2.2.2 全宗号：档案馆给每个全宗确定的代码。全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。
示例：“002”表示2号全宗档案。
4.2.2.3 保管期限：见4.1.2.6。
4.2.2.4 年度：按照DA/T22—2000整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
示例：“2002”表示2002年。
4.2.2.5 机构或问题：按照DA/T22—2000整理的档案，采用按机构或问题分类归档的全宗应著录机构或问题。机构或问题是指作为分类方案类目的组织机构或问题名。例如，按机构分类的可用“办公室”、“人事科”等；按问题分类的可采用“党务类”、“人事类”等。机构或问题名称不超过五个汉字。名称过长的，采用通用简称，例如“社会综合治理办公室”采用“综治办”。
4.2.2.6 盒号：按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，以千位数为限混年编制，几年一段号。
4.2.2.7 件号：本项目是指档案室编件号。档案室编件号是档案室依据DA/T22—2000整理而给予文件的排列顺序号。
4.2.2.8 馆编件号：档案馆编件号，是档案接收进馆时档案馆编制的件号。
4.2.2.9 文件编号：见4.1.4.4。
4.2.2.10 责任者：见4.1.4.3。
4.2.2.11 正题名：见4.1.4.5。
4.2.2.12 成文时间：见4.1.4.6。
4.2.2.13 页数：本份质纸文件的页数，有图文的页面算一页。
4.2.2.14 密级：见4.1.4.10。
4.2.2.15 备注：见4.1.4.8。
4.2.2.16 分类号：见4.1.2.8。
4.2.2.17 主题词：见4.1.2.9。
4.2.2.18 全文：见4.1.4.13。
4.2.2.19 电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。其结构如下：
机构或问题代号
其中，保管期限代号，永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”。机构或问题代号为两位数字，不按机构或问题归档的，该代号为“00”。原则上同一年度内同一个机构或问题对应的代码应一致。
5 机读目录数据组织与交换要求
5.1 本标准规定的机读目录数据交换文件的组织方式是以.dbf为扩展名的关系型数据库文件。
5.2 本标准涉及的各种符号，如“—”、“*”、“#”、“（）”、“；”等等，以及阿拉伯数字，在计算机录入时，一律用“半角”录入。
5.3 经过加密处理的机读目录数据库移交文件必须解密后移交，保证可读性。
5.4 机读目录数据库移交文件不得进行压缩处理。库文件长度超过存储介质容量时，可将库文件分为若干子文件存储。
5.5 机读目录移交盘应带有外部标识，注明全宗名称、全宗号、盘号、库文件名称及其它相关信息。同时应造具机读目录移交清册，写明移交的机读目录的全宗名称、全宗号、保管期限、起止年度、目录条数等内容，以便接收。
5.6 机读目录移交盘采用光盘CD、3.5英寸软盘或通用的USB接口活动存储器等。网上传递仅限党委和政府内部网络。
5.7 机读目录移交文件应经过内容、病毒等检测，内容完整且不带病毒才能移交。
机读目录中期刊改名问题的处理
【信息资源建设】 机读目录中期刊改名问题的处理 ●何 琳 (湖南商学院 长沙 410205) [摘 要]本文从期刊题名变化分析入手,对机读目录中期刊改名问题的著 录方法进行了探讨。 [关键词]期刊 著录 机读目录 期刊是连续出版物中最重要的一种,因其出版周期短,内容新颖及时,信 息量大而深受文献收藏单位的青睐。由于是连续出版,因而在长期的出版过程中,期刊的题名、编辑者、刊期以及出版者等经常处于变化中,尤其是期刊改名花样繁多,情况非常复杂。在手工编目阶段,我们通过附注和参见来揭示期刊的关系及沿革变化,著录和检索都有很多不便之处,机读目录的出现使这一问题得到了更好地解决,本文拟就机读目录中期刊改名问题的处理方法作些探讨。 1 一般改名 期刊的刊名改变,不论改名后期刊的编号是否与原刊连续,均作新刊处理,当编号连续时,我们称新期刊继承老期刊,老期刊改名成为新期刊。著录新期刊时,将老期刊录入430字段(例1),部分继承录入431字段(例2),以实现新期刊与老期刊的连接。著录老期刊时,将新期刊录入440字段(例3)或441字段(例4),以实现老期刊与新期刊的连接。 例1 2001#＄a图书馆 430#1＄12001#＄a湘图通讯 产生的附注为:继承:《湘图通 讯》 例2 2001#＄a中国畜牧杂志 431#1＄12001#＄a中国畜牧畜 医杂志 产生的附注为:部分继承:《中国 畜牧畜医杂志》 例3 2001#＄a湘图通讯 440#1＄12001＄a图书馆 产生的附注为:改名:《图书馆》例4 2001#＄a中国畜牧畜医杂志 441#1＄12001#＄a中国畜牧杂 志 产生的附注为:由《中国畜牧杂 志》部分继承 2 期刊改出改名 一种期刊停止出版而改出另一种期刊,改出后的期刊卷、期、号往往重新开始,在机读目录中我们称之为替代,著录新期刊时,将老期刊著录在432(例1)字段或433字段(部分替代),实现新期刊与老期刊的连接。著录老期刊时,将新期刊著录在442字段(例2)或443字段(由…部分替代),实现老期刊与新期刊的连接。 例1 2001#＄a湖南商学院学报 432#1＄12001#＄a商业管理纵 横 产生的附注为:替代:《商业管理 纵横》 例2 2001#＄a商业管理纵横 442#1＄12001#＄a湖南商学院 学报 第22卷 第88期 高校图书馆工作2002年第2期
中文图书著录规则
中文文献CN-MARC著录规则 中文图书依据国家标准《中国文献编目规则》、《中国机读目录格式》进行著录。 一、题名项： 1.题名项包括书名，副题名及说明名文字。 2.交替题名依次著录两个，其余著录于附注项内，中间用":2"连接。 3.合订题名的著录：属于同一类责任的合订题名，有两个题名则依次著录； 三个或三个以上的，取第一个题名，其余在附注项里注明。不属于同一类责任者的合订题名，分别著录，合订中的其他题名则在附注项里加以说明。 4.题名有标点符号或空格，一般按书名页的题名著录，如标点符号和标识符 号相同，应改换其他符号著录。 5.题名中汉语拼音文字、外文字、阿拉伯数字，按原书著录。 6.题名为中外文对照，按中文题名著录。 7.说明题名文字的著录与副题名的著录相同。 8.被著录的新版本图书，其题名经过更改时，需将原书著录于附注项内。 9.题名在封面、书背、题名页、版权页有差异或另有别名，依题名著录，其 他题名在附注项注明。 10.教学参考书、教学大纲，复习指导，不论题名与解释题名如何排列均为全 题名著录。 二、责任者项： 1.责任项包括责任者，责任者的国别，时代及著者方式。 2.三个或三个以上责任者，只著录第一责任者，后面加"等"。 3.经过注释、改编的著作，先著录原著者，再著录注释者，改编者。 4.一般翻译著作，先著录原著，后著录译者。无从查考原著者，以译者为第 一责任者。
5.凡外国个人责任者，依原题如实著录。若载明国别，可著录于汉译名前， 并用圆括号括起来，若译名不同，则在附注项加以说明。 6.外国人姓名表达方式为名在前、姓在后（匈牙利除外），若书名页载有另 一种姓名，可著录于汉译姓名后，其前用等号标识；非题名页所载姓名，可著录于汉译姓名后圆括号内。 7.丛书或多卷书有整套主编，又有名分卷（册）的责任者，如按丛书（或多 卷书）分，则先著录丛书（或多卷）主编，在附注项中再著录该卷（册）的责任者，如不按丛书（或多卷书）分，则只著录该卷（册）的责任者。 8.责任者姓名前后记载有出身、籍贯、单位、职位、学位、头衔等，均不著 录。 9.有集体创作者，又有主编，则以主编为责任者著录。 10.凡著作集、专题汇编，应先著录原责任者名称，再著录编者。 三、版本项： 1.除初版（第一版）外的各个版次照录，可有略"第"字，简称"x"。若新一 版、修订版等，则按原题著录。 2.凡说明著作内容特点的文字，如"通俗本"、"节本"“改写本”、“普及本”、“全 本”、“缩写本等，一律著录于版本项。 四、出版发行项： 1.出版发行项包括出版社、出版地、出版时间。 2.不论有几个出版社，只著录前二个出版社，中间用"·"连接。 3.出版发行年月均按文献原题纪年如实著录，"年"、"月"可省略。 4.如果是重印本，应在出版年后著录重印时间，并用"（）"括起来；如果 是影印本，也应著录上影印时间，并用"（）"括起来。 五、载体形态项： 1.载体形态项包括页数（或卷、册），图、开本（尺寸）、附件。 2.页数一般包括正文页数与正文前后其他页数，著录时，除著录正文页数外， 把正文前后的页数（连同插图、照片的页数）相加后著录，若录在正文页数之后，中间用"+"与正文页数相连。 3.若图书页数不连贯或为全订本的，应实际数后再相加，进行著录；如果为
档案管理常用目录表格式样
档案管理常用目录表格式样 （2013年12月修订） 一、档案收集、验收、归档方面 档案移交清册（封面） (2) 档案移交清册（内页） (3) 基建技改项目文件交付验收审核单 (4) 基建技改项目文件交接目录 (5) 基建技改工程档案验收表 (6) 二、档案整理着录方面 文书档案归档文件目录 (7) （文书档案档案盒内）备考表 (8) （科技档案）卷内目录 (9) （科技档案）卷内备考表 (10) 科技档案案卷封面 (11) 科技档案目录 (12) 会计档案目录 (12) 企业职工档案目录（卷内目录） (12) 职工档案目录（案卷级） (13) 合同档案目录 (13) 书刊档案目录 (13) 底图目录 (14) 底图袋标签 (14) 照片档案目录 (14) 音像档案目录 (15) 荣誉档案目录 (15) 印章档案目录 (15) 电子档案目录（总目录） (15) 归档电子文件登记表（首页） (16) 归档电子文件登记表（续页） (17) 三、档案鉴定销毁、修改补充方面 档案销毁清册（封面） (18) 档案销毁清册（内页） (19)
科技档案图纸变更（补充、作废）通知单 (20) 四、档案利用方面 档案利用登记表 (21) 档案利用效果登记表 (22) 五、档案库房管理、统计方面 档案库房温湿度登记表 (23) 文书档案分布表（台帐） (24) 会计档案分布表（台帐） (24) 职工档案分布表（台帐） (25) 科技档案分布表（台帐） (25) 本钢档案室基本情况年报表 (26) 档案移交清册（封面）
档案移交清册（内页） 基建技改项目文件交付验收审核单
档案整理规范模板
档案整理规范
目录 工程准备阶段文件 一、立项文件 1、项目建议书 2、项目建议书审批意见及前期工作通知书 3、可行性研究报告及附近 4、可行性研究报告审批意见 5、关于立项有关的会议纪要、领导讲话 6、专家建议文件 7、调查资料及项目评估研究材料 二、建设用地、征地、拆迁文件 1、选择申请及选址规划意见通知书 2、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建议用地批准书 3、拆迁安置意见、协议、方案等 4、建设用地规划许可证及其附近 5、划拔建设用地文件 6、国有土地使用证 三、勘察、测绘、设计文件 1、工程地质勘察报告 2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 3、建设用地叮桩通知单( 书) 4、地形测量和拔地测量成果报告
5、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 6、初步设计图纸和说明 7、技术设计图纸和说明 8、审定设计方案通知书及审查意见 9、有关行政主管部门( 人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等) 批准文件或取得的有关协议 10、施工图及其说明 11、设计计算书 12、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 四、招投标文件 1、勘察设计招投标文件 2、勘察设计承包合同 3、施工招投标文件 4、施工承包合同 5、工程监理招投标合同 6、监理委托合同 五、开工审批文件 1、建设项目列入年度计划的申请文件 2、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表 3、规划审批申报表及报送的文件和图纸 4、建设工程规划许可证及其规划
5、建设工程开工审查表 6、建设工程施工许可证 7、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 8、工程质量监督手续 六、财务文件 1、工程投资估算材料 2、工程设计概算材料 3、施工图预算材料 4、施工预算 七、建设、施工、监理机构及负责人 1、工程项目管理机构( 项目经理部) 及负责人名单 2、工程项目监理机构( 项目监理部) 及负责人名单 3、工程项目施工管理机构( 施工项目经理部) 及负责人名单 监理文件 1、监理规划 ①监理规划 ②监理实施细则 ③监理部总控制计划等 2、监理月报种的有关质量问题 3、监理会议纪要中的有关质量问题 4、进度控制 ①工程开工/复工审批表
文书档案著录细则与机读目录数据交换格式.
目次 前言 1 范围 2 规范性引用文件 3 定义 4 著录要求与数据库交换格式 5 机读目录数据组织与交换要求 前言 本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。目前,国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要,为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系,更好地开发档案信息资源,实现档案信息资源共享,特制定本标准。 本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则,结合四川省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。 本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和 GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。 本标准由四川省档案局提出。 本标准由四川省质量技术监督局批准。 本标准由四川省档案局起草。 本标准主要起草人:李仕根马小彬彭哲张路生。
1范围 本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。 本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换,亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。企事业单位可以参照执行。 2规范性引用文件 下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容或修订版不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T18 档案著录规则 DA/T19—1999 档案主题标引规则 DA/T22—2000 归档文件整理规则 档案出版社《中国档案分类法》(1997年版 档案出版社《中国档案主题词表》 3 定义 本标准采用DAT1和下列定义: 3.1 档案著录 建立档案目录数据库中,对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式 （一）归档文件目录 归档文件目录 年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004 ①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、 20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样 0--5大类档案全引目录索引 年度:2008年 ①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm）， 整表宽度为155mm。 ②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量 具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样 备考表
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。 ③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。 （四）新文书档案卷盒脊背 档案盒盒脊式样 档案盒底边式样 单位：mm (两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)
(档案管理)文书档案著录细则与机读目录数据交换格式
目次 前言 1、范围 2、规范性引用文件 3、定义 4、著录要求与数据库交换格式 5、机读目录数据组织与交换要求 前言 本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。目前，国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要，为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。 本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则，结合四川省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。 本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。 本标准由四川省档案局提出。 本标准由四川省质量技术监督局批准。 本标准由四川省档案局起草。 本标准主要起草人：李仕根马小彬彭哲张路生。
1、范围 本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。 本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。企事业单位可以参照执行。 2、规范性引用文件 下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T18 档案著录规则 DA/T19—1999 档案主题标引规则 DA/T22—2000 归档文件整理规则 档案出版社《中国档案分类法》（1997年版） 档案出版社《中国档案主题词表》 3、定义 本标准采用DAT1和下列定义： 3.1、档案著录 建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。 3.2、机读目录 将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机读取、管理检索的档案目录信息。 3.3、著录项目和数据字段 3.3.1、著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、成文时间、保管期限等。 3.3.2、数据字段 DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集合。 3.4、著录条目和数据记录 3.4.1、著录条目 档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。 3.4.2、数据记录 DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或一卷案卷著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。 3.5、DBF数据库文件
档案目录电子表格录入格式要求
档案目录电子表格录入格式要求 1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。法规科联系电话：8783368。 2.录入格式要求 2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。 如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局 不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局 责任者在著录时应前后保持一致。 如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。 个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。 会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。如：日照市第九届人民代表大会第二次会议 未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。 2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。 如：92年1月23日 正确写法为19920123 错误写法：920123 或者1992123 如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月 正确写法为：19921200 如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321 2.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。 如：原文写法：日档发（92）001号 正确写法：日档发[1992]1号 如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。 3. 案卷目录格式要求 3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。 3.2 著录格式： 3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以“0”补齐。 如：目录号为2，案卷号为123的档案，档号应为：002-0123 3.2.2 案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。 3.2.3 责任者：一般照录原文，规范同2.1。 3.2.4 年度：该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。 如归档年度为92年，应写为1992 3.2.5 页数：填写该卷档案的总页数。 3.2.6 起始时间、终止时间：分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。 3.2.7 保管期限：按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。 3.2.8 备注：填写该份案卷其他需要说明有关事项。 3.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存
中国机读目录格式说明
中国机读目录格式说明 【记录头标】 记录头标是按照ISO 2709的规定设立的。它包括处理记录时可能需要的有关记录的一般性信息。 整个头标区固定为24个字符长，由固定长数据元素组成，这些数据元素通过字符位置来标识。 固定长数据一览表 数据元素名称字符数字符位置 (1)记录长度 5 0-4 (2)记录状态 1 5 (3)执行代码 4 6-9 (4)指示符长度 1 10 (5)子字段标识符长度 1 11 (6)数据基地址 5 12-16 (7)记录附加定义 3 17-19 (8)地址目次结构 4 20-23 (1)记录长度：………………………………头标区………… 5个十进制数。右边对齐，不足5个数字时用零补齐。 本域由软件产生，用户不能修改。 (2)记录状态：………………………………头标区………… 代码：c＝修改过的记录 d＝删除的记录 n＝新记录 o＝曾为较高层次记录 p＝曾为不完整的预编记录 (3)执行代码：………………………………头标区………… (a)记录类型，1字符 代码：a＝印刷的文字资料 b＝手稿性的文字资料 (b)书目级别，1字符 代码：m＝单行本─专著或多卷集。 s＝连续出版物─连续发行并趋向无限期连续发行的 出版物。 a＝分析性资料─物理上包含在另一种资料里的一种 资料，它是另一种资料的组成部分。 c＝汇编性著作─人为配套的著作集。 (c)层次等级代码，1字符：表示记录和其它记录有层次连接关系， 说明在层次中的相对位置以及记录与同一文件中其它记录的 从属关系。 代码：空格＝层次关系未定 0＝无层次关系
1＝最高层记录 2＝低层次记录(在最高层以下的记录) (d)未定义，空格 (4)指示符长度：………………………………头标区………… 表示指示符长度的1位十进制数字，CN-MARC格式为2。 用户不可修改。 (5)子字段标识符长度：………………………………头标区………… 表示子字段标识符长度的1位十进制数字，CN-MARC格式为2。 用户不可修改。 (6)数据基地址：………………………………头标区………… 占5个字符位，用十进制数表示。它等于头标区和目次区的字符总数。 右边对齐，不足5位时左边填零。由软件产生，用户不可修改。 (7)记录附加定义：………………………………头标区………… (a)编目等级：用1个字符代码标识机读记录的完整程度，以及 建立该记录时是否查阅过原作品。 代码：空格＝完全级。表示该记录建立时依据了原作品。 1＝次级。表示该记录建立时未依据了原作品。 2＝次级2。表示该记录是预编(在版编目)记录。它 是利用校对单编目的，一般不太完整，如缺载体 形态项。 3＝次级3。表示编目未达到完全级的记录。 (b)著录格式：用1位字符代码标识记录中的各著录项目是否采 用ISBD格式。 代码：空格＝完全采用ISBD格式 b＝不是采用ISBD格式 i＝部分采用ISBD格式 (c)未定义，填空格 (8)地址目次项结构………………………………头标区………… (a)“数据字段长度”的长度：用1位十进制数指明每个目次项 的“数据字段长度”部分的字符数，CN-MARC格式为4，用 户不可修改。 (b)“起始字符位置”的长度：用1位十进制数指明每个目次项 的“起始字符位置”部分的字符数。CN-MARC格式取值为5， 用户不可修改。 (c)未定义，填两个空格。 ※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※【0--】标识块 标识块包含记录、款目或作品的标识号。 001 记录控制号 005 记录版次信息 010 国际标准书号(ISBN)
档案的管理方法档案编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。 （一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案
①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。 ⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。 ⑧网络建设相关资料。 ⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。 ⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。 其它有价值的资料。 （二）档案管理体制： 档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。
中文期刊机读格式规范及编目技巧
中文期刊机读格式规范及编目技巧 [摘要]对中文期刊机读格式编目（MARC）规范要求、特点进行了分析，提出了在编目过程中应注意的问题及规范著录的技巧。 [关键词]中文期刊 MARC 编目 [分类号]G254.364 近年来，由于国家对教育和科学事业的重视，特别是电子计算机技术和通讯技术的飞速发展，图书馆自动化、网络化进程大大加快。我国图书馆事业已经进入了自动化、网络化、数字化的时代，书目资源的标准化问题备受人们关注。 1 MARC编目规范 随着计算机技术的发展，传统目录逐渐被机读目录（MARC）所取代。MARC无论是在数据描述的丰富性，还是在数据检索的查准率方面，都是其他元数据不可比拟的。因此，在20世纪60-90年代，在以印刷型资料为收藏主体的传统图书馆里，MARC独占鳌头，成为书目数据描述领域的主流工具。MARC设计以尽可能精确为原则，其系统经过较长时间的发展，已解决了许多资料著录和检索上的问题。 1．1 精确完整地描述信息资源 MARC（Machine Readable Catalogue机读目录）是用于描述存储、交换、控制和检索的一套机读书目数据标准，经过近50多年的发展，已具有严格的语义规则和完整的信息描述字段，能够精确、完整地描述信息资源，尤其是对检索点的选取能够确保其数据元素组成具有统一性。例如：USMARC中245字段指示符有20种，表示不同的题名检索入口词。运用MARC著录的信息，具有可靠性、完整性、精确性等特点。MARC除了检索的要求外，还包括在系统动作上所需要的控制信息以及书目展现形式。如MARC中指示符可提供数据处理过程中所要求操作的附加信息。例如：USMARC245字段中第二位指示符有10种，分别表示不同的题名检索入口词。 1．2 MARC著录描述
竣工 档案组卷及目录格式
贵州高速公路集团有限公司 关于统一项目竣工文件组卷及目录格式有关事 宜的通知 各项目（总监）办： 为进一步规范集团公司项目竣工文件组卷、目录编制方式，根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）有关精神，现对集团公司新建项目竣工文件的编制要求作如下统一，请遵照执行。 本通知自下发之日起执行，相关事宜由集团公司办公室负责督导、解释。 附件：贵州高速公路集团有限公司项目竣工档案组卷及目录统一格式 贵州高速公路集团有限公司 2015年5月27日 贵州高速公路集团有限公司 项目竣工文件组卷及目录统一格式 一、组卷 按交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发﹝2010﹞382号)文件要求组卷。 （一）“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”要求竣工图纸和变更文件里面各放一份，位置分别放于第一册图纸总说明(卷内目录后）后及第一册变更文件卷内目录后。（“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”及“竣工数量对照表”表格格式见附表1） （二）综合文件：
按问题结合时间组卷，按施工质量控制文件、施工安全及文明施工文件、施工进度控制文件、施工费用控制文件、综合文件等分别组卷。 二、档号拟写 例：GD·4·BT1一××。 三、分隔符号统一为“～” 例：××年×月～××年×月，第×期～×期。 四、案卷题目拟写格式统一如下：（案卷题目应能准确反映本案卷的基本内容）。 （一）桩号：指本案卷的起止桩号。 （二）质检资料：“项目名称+合同段+桩号+分部分项工程名称+中间交工证书、检验申请批复令及附件”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段CK0+329.815～CK0+741.6路基填筑中间交工证书、检验申请批复令及附件。 （三）变更令：“项目名称+合同段+桩号+第××～××＃工程变更令”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100第1～3#工程变更令。 （四）计量资料：“项目名称+合同段+桩号+第××～××期中期支付报表、中间计量表”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100第26～30期中期支付报表、中间计量表。 （五）工程月报：“项目名称+合同段+桩号+第××～××期工程月报”。 例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～
机读目录格式
图书、期刊及光盘的著录方法 一、中文图书 （一）著录原则 按照《普通图书著录规则》（GB3792.2-85） （二）著录内容 (1) 001字段（控制记录）010******* 系统可自动生成 (2) 010字段@a：ISBN号@b：装订形式(平装可省) @d：CNY：单价(人民币) (3) 100字段处理数据项自动生成。 (4) 101字段作品语种项一般只要求@正文语种项。 (5) 102字段出版国别项@a出版国代码，$b出版地区代码。 (6) 105字段编码数据项一般由系统格式所定。 (7) 106字段形态特征项@a物理形式标识。常用"r"，一般印刷品。 (8) 200字段题名责任项@a：正题名@d：并列正题名@e副题名@f第一责任者@g其它责任者@h分册(辑)号@i分册(辑)名@v卷册号标识。 (9) 205字段版本项@a版次说明(第一可省略)。 (10) 210字段出版发行项@a出版发行地@c出版发行者名称@d出版发行日期。 (11) 215字段载体形态项@a页数或卷册数@c图表及其它细节@d尺寸或开本。 (12) 225字段丛编项@a正丛编题名@f丛编责任者@v卷标识。 (13) 300字段一般附注项除已有专门附注字段以外的信息，均入此字段，@a附注内容，例：@高等学校教材 (14) 303字段著录附注项@a (15) 304字段题名附注项@a本书主编为：××、×××；副主编为：××、×××。 (16) 314字段责任附注项即对著者的说明。@a张山[1996-]，博士，四川农业大学动物医学教授 (17) 330字段摘要文摘项即对全书的内容做一概述。@a本书主要介绍了...... (18) 461字段丛编主要用来连接图书所属的丛编的有关信息。 (19) 510字段并列题名项@a (20) 517字段其他题名项@a (21) 606字段普通主题项@a主标目@x主题复分@y地区复分@z年代复分。 (22) 690字段中图分类项@a分类号@V4，分类法第四版。 (23) 701字段人名等同@a主标目。 (24) 702字段人名次要@a主标目。 (25) 710字段团体名称等同@a主标目。 (26) 711字段团体名称次要@a主标目。 二、外文图书 （一）著录原则 按照《西文图书著录条例》
中国机读目录格式使用手册
中国机读目录格式使用手册 1.1目的和范围 格式是用于中国国家书目机构同其他国家书目机构以及中国国内图书馆与情报部门之间，以标准的计算机可读形式交换书目信息。 格式在数据规范方面为书目数据库的建立和书目数据处理提供参考或依据。 格式对专著、连续出版物、测绘资料、乐谱、声像等类的机读形式的书目记录，规定了字段标识符指示符和子字段代码，以及书目记录的内容标识在各种载体上的逻辑的和物理的格式。 1.2关于格式内容扩充的说明 格式结构将保持稳定，今后机读格式的变化仅限于追加有限的字段、子字段和代码，为了使我国的机读目录在国际范围内具有良好的可交换性，编制格式的主要依据是国际图联的UNIMARC以及我国出版物的一些特殊情况和规则的新变化。 1.3定义 检索点：用于检索书目记录的名称，词语和代码。 数据元素：被明确标识的最小信息单元。在可变长字段中，数据元素构成子字段，用子字段标识符标识。 字段：由字段标识符标识的被定义的特定字符串，可包含一个或多个子字段。 字段分隔符：位于每一个可变长字段末尾的控制符，用来区分每一个相邻的字段。此外，还用于地址目次区的末尾。 定长子字段：长度固定的子字段。它可包含一个或多个数据元素。可用于定长字段，如100字段中的$a子字段。也可用于变长字段，如200字段的$z子字段。 层次等级：分配给主书目实体的一个数值。该数值标识主实体在一个预先确定的层次等级结构中所处的位置。如多卷集各卷的目录描述和多卷集整体的目录描述，可看作是一个属于另一个的两个
不同层次等级。层次等级仅仅在整体及其各独立部分均已生成书目记录的情况下才可以使用。 子字段：字段内所定义的数据单位。 变长字段：长度可变的字段。可包含一个或多个数据元素或子字段。其长度包括文字数据，字段指示符，子字段标识符及字段分割符。 2.格式结构 2.1结构 它对每一个用于交换的书目记录规定了必须遵循的标准记录 结构。其标准构成为： 记录头标：位于一条机读记录的开端，记载了该记录的有关参数。记录头标区是为计算机处理一条记录提供必不可少的基本参数。它由24个字符构成。其中很多元素由计算机自动生成。 地址目次区：区内含有一个或多个目次款目和字段分隔符，目次项的长度是固定的，而地址目次区的长度则为可变的，这是由于每条记录的字段数量不等，地址目次区所占字符数长度不定的缘故。地址目次区终止处的字段分隔符用以表示该区结束。地址目次区的用途在于供计算机准确、迅速的存取相应字段的数据。 数据字段区：将有关文献的数据按功能块，字段，子字段或数据元素这三个层次组织起来。层次级别为：子字段构成字段，字段构成功能块。《格式》的数据字段区设置了0——标识块 1——编码信息块 2——著录信息块 3——附注块 4——款目连接块 5——相关题名块 6——主题分析块 7——知识责任块 8——国 际使用块 9——国内使用块十个功能块。 记录分隔符：至于每条机读记录的末尾，用来区分记录的控制字符。 3功能模块简介 3.1 0—标识块 本块用来标识记录或标识出版物实体上的号码。如
工程档案电子文档格式要求规范
附件2 重庆市三峡库区地质灾害治理工程档案 电子文档格式规范 重庆市国土资源和房屋档案馆 二○○六年六月
三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范 1. 总则 1.1为切实贯彻《地质资料管理条例》,实现地质资料信息化,充分发挥三峡库区地质灾害治理工程档案在国民经济建设和社会发展中的作用；依据《国土资源部数字国土工程工作标准》结合实际情况制定本规范。 1.2本规范只对制作三峡库区地质灾害治理工程档案（以下简称工程档案）电子文档的文件格式、文件编制及存储时的组织方式做出规定，除此之外电子文档包含的其他内容按相关专业标准执行。 2. 规范性引用文件 2.1《成果地质资料电子文件汇交格式》（SZ1999002—2001） 3. 术语及定义 3.1工程档案电子文档：即该项工程档案的电子文件及其附加电子文件的总和。 3.2工程档案附加电子文件：即电子文件的说明性、标注性文件，如“Readme.txt”说明文件。 3.3多媒体文件（Multimedia files）：能够在计算机等相关电子设备上存贮（如：光盘、磁带、电子储存器等）、制作、运行或播放的载有数字、文字、声音、图形、图像等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。 4. 分类 4.1工程档案电子文档按其文件信息不同分为
工程档案文件分类表
4.2按电子文件的形成方式分为 4.2.1“原始电子文件”是指通过字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件，如“.doc、.xls、.dwg”等格式的矢量图形文件等。 4.2.2“存档电子文件”是指通过对原始电子文件进行格式转换或通过扫描方式制作而间接得到且不能修改的电子文件，如“.jpg、.eps、.pdf、.tiff”等格式的文件。 5. 电子文件命名格式及规则 5.1命名格式 工程档案电子文件命名用该份文件所载内容的中文题名来表示，格式如下： 顺序号_所载内容的中文题名.后缀名 5.2命名规则 工程档案电子文件命名中的题名揭示了该电子文件内容的主题，应规范、完整、简洁、明了，要使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容。 在进行电子文件命名时,对文件的类别、属性不必进行标注,但应遵循以下规则：A．电子文件名（前缀部分）的长度最长为256个字节； B．文件名中不能包含下列任何半角字符：斜杠(\)、冒号(:)、星号(*)、问号(?) 、引号(")、尖括号(<、>)和竖杠(|)； C．审批件的电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为题名；无审批文号和审批形式，则以审批机构简称作为题名； D．图件的电子文件命名以图名（包括比例尺）作为题名。比例尺符号用半角字符“/”表示；小于或等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；
中国图书馆学会关于举办《新版中国机读目录格式使用手册》培训班的通知【模板】
中国图书馆学会 关于举办《新版中国机读目录格式使用手册》培训班的通知由国家图书馆与**大学图书馆联合编写的《新版中国机读目录格式使用手册》即将出版，《新版使用手册》比原《使用手册》增加了许多内容。为及时推广新的标准与规范，让广大会员和图书馆工作者尽快掌握《新版使用手册》，中国图书馆学会特举办《新版中国机读目录格式使用手册》培训班。 一、主办单位中国图书馆学会 二、培训内容 1.中国机读目录格式概述 2.机读目录格式近年来的发展与变化 3.机读目录格式的基本原理与框架结构 4.新增重点字段的内容与应用 三、培训时间和地点 1.时间：2006年5月15日—19日 报到时间：2006年5月15日 培训时间：2006年5月16日—18日 离会时间：2006年5月19日 2.地点：北京中国气象局招待所 四、培训对象 全国各大学图书馆、公共图书馆、专业系统图书馆及中央国家机关和企事业单位图书馆、资料室的主管馆长、编目部主任、辅导部主任、编目员及技术骨干。 五、授课专家 1.谢琴芳中国图书馆学会标引与编目专业委员会副主任、**大学图书馆 副馆长、研究馆员 2.富平中国图书馆学会数字图书馆研究与建设专业委员会副主任、国家 图书馆数字图书馆管理处处长、研究馆员 3.朱岩国家图书馆原自动化部主任、书同文数字化有限公司高级专员 六、结业证书 学员完成规定的培训内容后，将颁发国家人事部监制、中国继续教育联合学院印发的《继续教育证书》。证书所记载的培训课程列入人事部在全国实行的继续教育登记制度内容，作为专业技术人员考核、聘任的重要依据。 七、会议费用 1.会议费:事业团体会员单位750元/人（含《新版中国机读目录格式使用手册》），非事业团体会员单位850元/人（含《新版中国机读目录格式使用手册》）。 2.食宿统一安排，费用自理。 3.报到现场交费；也可提前将费用汇至中国图书馆学会帐号上，报到时领取发票。 户名中国图书馆学会
合同档案目录格式
合同档案目录格式 篇一：合同档案保存目录 合同档案保存目录 篇二：档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。 （一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①在编人员的档案材料
②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定
档案整理公文格式规范知识
档案整理、公文格式规范知识 一、档案材料相关要求 1.收集整理近三年来的档案资料，资料要装订成册，放入档案盒。档案盒、标签、卷内目录、封面及总目录须统一定制，做到规范、整齐。 2.档案资料一是内容丰富，资料详实。份份资料都能准确支撑评估指标。二是有序整理，科学分类。三是资料规范，资料内容不能前后矛盾。 3.图片资料应附文字说明，体现时间、地点、事由等要素。照片可粘贴、打印在A4纸上，也可装入影集。 4.文字要注意规范。 常见问题: “的\地\得”的使用 错字 病句 标点符号 每出现一处扣0.5分。 5.各成员单位除建立一套完整的档案资料留存备查外，还需报送语委办一套档案资料。 二、有关公文、用字及格式的几个规范问题 ?（一）文字材料中序号、标点的正确使用 ?1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。 ?2 .“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。
?3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“2.”、“3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。 ?4 .序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。?（二）年份中“零”的正确使用 ?年份如用中文形式表示，如“二○一五年一月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2015年1月”。 ?（三）公文文号的正确使用 ?印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“[ ] ”。 ?如：汝教研（2017）5号（不规范） ?汝教研[2017] 5号（不规范） ?汝教研〔2017〕5号（规范） ?（四）正确区分连接号和破折号 ?1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“──”。 ?如：2013年2月～6月中的“～”（使用规范） ?2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“──”