SAP运行管理制度_MRO

物资供应管理

1. 目的

为保证物装模块所需数据的及时、准确录入，实现供应部内部与分公司其它模块之间的有效集成，规范业务流程，确保SAP系统的有序运行，特制定本制度。

2. 适用范围

适用于供应部主数据维护、计划、采购、出入库、移库等流程的操作运行管理。

3. 职责

3.1由各专业计划、采购员负责本专业新增物料主数据信息的收集填报，综合计划、管理组ERP主

数据维护员负责物料主数据编码生成和投入ERP系统；大批量的新物料主数据由综合计划员负责协调安排。

3.2供应商主数据由综合计划、管理组供应商管理员负责维护。

3.3外部客户及领料单位主数据由分公司财务处维护。

3.4综合计划、管理组负责物资计划、维护货源清单、销售业务等操作，采购部负责物资采购、入

库冻结、维护采购信息纪录等操作，仓库保管员负责入库过帐、开出库单等操作。财务处负责开具系统发票及寄售结算等工作。

4. 业务流程和要求

4.1采购信息记录维护流程和要求

根据供应部每年颁布的价格体系，由采购员负责在价格生效之前将其维护到系统中，更新旧的采购信息记录，以保证适时采用有效的采购价格。在维护时必须正确录入供应商、物料、采购组织、价格有效期间、不含税净价。

4.2货源清单维护流程和要求

货源清单由计划员负责维护到系统中，要求按物料逐个录入明细资料，主要包括：物料、供应商、有效时间段，并及时打印货源清单，报相关领导在线外审批。货源清单在规定的时间段内有效，过有效期需重新维护货源清单。

4.3需求到请购流程和要求

4.3.1大修工单和维修工单通过系统自动生成预留，由综合计划员执行综合平衡生成采购计划。4.3.2项目需求由客制程序通过系统自动创建计划和预留，由综合计划员执行综合平衡生成采购计

划。

4.3.3分公司各需求单位提报的需求计划，由专业计划员手工创建预留，并执行综合平衡生成采购

计划。

4.3.4各专业计划员对系统自动生成的采购计划，查看综合平衡结果，根据供需状况，修改采购计

划。

4.3.5综合计划、管理组在接到需求单位提报的需求计划更改通知，由综合计划员决定是否接受。

同意修改的，由计划员和采购员，进行相应的计划和合同修改、调整和确认。不同意修改的通知并返回需求单位。

4.3.6采购计划经审批（线上和线下）后，下达采购员执行。

4.4需求计划核销流程和要求

对于需要进行核销的工程项目，计划员运行项目计划核销表程序，按项目、需求计划单号定期进行需求计划核销。

对于需要核销的大修项目，计划员运行年度大修计划平衡表，按项目、需求计划单号定期进行需求计划核销。

4.5请购到付款流程和要求

采购员根据订单办理入库后，打印入库单，并随附供应商发票、其它费用单据及经主管领导审批的汇款申请单，交供应部结算员到财务处办理付款手续。

4.6框架协议采购流程和要求

对价格随行就市的长期合同及按时间进度交货的分批交货合同，可维护框架采购合同。

4.7代储代销采购流程和要求

4.7.1根据计划员下达的采购计划，属代储代销范围内的物资，采购员生成无金额的代储代销采购

订单，由合同管理员审批后作为代储代销收货的依据。

4.7.2代储代销物资出库前需要做一步库存转移，由供应商寄售库存类型转为非限制使用库存类

型。

4.8询比价、招投标采购流程和要求

根据计划员下达的采购计划，采购员可以在线上生成询价单，收到询价单位的报价后，维护报价，并生成供应部采购合同；采购员也可以在线下完成询比价、招投标，依据其结果在系统中维护采购订单。

4.9委外加工采购流程和要求

发生委外加工业务时，计划员可以根据需求创建I为L（分包）的委外加工采购计划，并须维护组件：待加工的原物料、所需的总需求数量、工厂、发货仓储地点等。采购员可以参照委外加工采购计划创建委外加工采购订单。保管员根据委外加工采购订单发料给供应商，经供应商加工后，最后由保管员和采购员进行收货流程。

4.10代储代销结算流程及要求

每月财务关帐后，由财务处根据代储代销消耗情况，按供应商开列结算清单，交采购员，由采购员通知供应商按照结算清单开具发票。

4.11收货流程和要求

4.11.1供应商送货到仓库后，保管员根据供应商所附订单原件或复印件，及时通知采购员办理入库

冻结（103）。

4.11.2供应商送货到现场的，由采购员办理入库冻结，将现场收货证明及订单原件或复印件，交保

管员据实办理入库。

4.11.3保管员根据入库冻结生成的凭证号，告知质检员，进行质检。质检合格后，保管员进行入库

过帐，并打印出入库单。

4.12分公司内部领用发料流程和要求

分公司内部领用发料按照分公司财务制订的内部领用程序执行。

4.13移库流程-库位移转流程和要求

仓储管理部门提出移库需求，经供应部管理部门同意后，进行库位移转业务处理：在系统上实现物资库位之间的移转，并实际进行物资搬运。如果有物资新的库位，还需维护物料主数据的仓位（四号定位）。

4.14退库流程和要求

4.14.1退单并退料的，由供应部计划员找出原发货单据确定退库品种及数量，领料单位将实物运送

到仓库，保管员进行退库操作并开退库单。

4.14.2退单不退料的，由供应部保管员对开出的领料单进行冲销，并打印出冲销单据及正确的领料

单交领料单位，并按正确的提货单进行出库过帐。

4.15供货商的退货流程和要求

根据退货的物资品种及数量，采购员从系统中找出对应的入库单据，并通知供应商及保管员，保管员退还实物，在系统中注明退货原因后进行退货过帐。

4.16库存物资报废流程和要求

计划员填报报废清单，在线下完成所有审批流程后，由计划员在系统中做报废除帐。

4.17维护价格主数据流程和要求（寄售）

4.17.1根据相关部门发布的信息价，由供应部指定人员维护到系统中。

4.17.2其它价格条件由供应部管理部门商定的取费比例及条件，指定专人维护到系统中。

4.18关联交易对外销售合同处理流程和要求

4.18.1核算单位为存续部分的物资需求，由计划员维护销售订单，售达方为上述各单位。

4.18.2纯外部客户，在确认有此客户主数据后，计划员开立销售订单。

4.19关联交易和对外销售退货流程和需求-销售合同

4.19.1退单并退料的，在财务未开发票的情况下，由供应部计划员开立退货销售订单及退货提货

单，提货单交领料单位，领料单位将实物运送到仓库，保管员办理退货出库单。

4.19.2退单并退料的，在财务已开发票的情况下，每年进行集中办理退货，由退料单位出具税务局

的退货证明，供应部计划员开立退货的销售订单及提货单交领料单位，领料单位将实物运送到仓库，保管员办理退货出库单。

4.19.3退单不退料的，由供应部计划员对开出的提货单进行冲销，并打印出提货单冲销单据及正确

的提货单交领料单位，保管员接收上述两种单据，并按正确的提货单进行出库过帐。

4.20关联交易和对外销售发货流程和要求

对纯外部客户的销售，由计划员根据销售订单开具提货单，外部客户凭提货单到财务处付款，财务处在其上加盖“货款收讫章”，外部客户持单到仓库，保管员根据盖有“货款收讫章”的提货单进行发货，并开立出库单。

4.21开立发票流程和要求

财务处人员根据发货单在SAP系统中开立系统发票，并据此在金税系统开具增值税专用发票及普通发票。

4.22错误发票处理流程和要求

错误系统发票重新开票。

4.23项目信息维护流程要求

接收到分公司的年度综合计划和追加计划后，由供应部综合计划员按规定的格式及时输入。项目领料前如核算单位改变，应及时予以维护。在维护过程中要确保项目代码、项目名称及核算单位的准确性。

5. 支持性文件

支持性文件主要包括：股份公司关于ERP的相关管理制度、用户手册等。