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中小型企业行政管理制度

中小型企业行政管理制度

第一章办公制度

一总则

1、为进一步加强企业内部管理,保证公司办公秩序制度化、规范化、科学化,特制定本制度。

2、公司全体员工应遵守本制度,维护制度的严肃性。

二办公原则

3、依法办事的原则。公司全体员工必须严格遵守国家法律和有关法令法规,遵守公司的各项规章制度。

4、勤政廉洁的原则。公司员工必须自觉遵守国家及各级政府有关廉洁自律的规定,忠于职守,廉洁秉公,通过卓有成效的工作,为提高公司效益服务。

5、民主与集中相结合的原则。各部门都应服从单位负责人及总公司的集中统一指挥,维护公司领导的权威,做到决策的民主化、科学化。

6、既分工负责又密切协作的原则。通过实行岗位责任制,使公司各部门、各级管理人员责权明确,各负其责,同时又要分工不分家,倡导顾全大局,密切协作,同心同德做好各项工作。

7、工作彻底的原则。办事不留后遗症,只要经手的工作,一定要想千方百计干好,并及时总结向上一级领导汇报,若工作不按时完成或遇到障碍不能继续开展工作时要立即向领导汇报,直到解决。

三会议制度

8、公司的会议主要包括董事会、总经理办公会议、厂长会议、工作专题汇报会、生产会议、各种业务会、参加上级部门主持的会议等。

9、董事会、总经理办公会议、厂长会议。

第一款由董事长(总经理)主持召开,办公室秘书负责记录。会议结束后,要整理会议记录发各高级管理人员及有关部门。

第二款总经理办公会议、厂长会议的召开,由副总提议,根据重大生产经营问题或重大事项的情况报董事长(总经理)决定召开时间,由办公室负责通知。

第三款总经理办公会议、厂长会议召开后,审计监察部负责落实会要求的执行情况,保证落实到实处。

第四款会议纪要由公司人员编号转档案室存档。

10、工作专题汇报会

第一款根据各单位存在的问题,由单位负责人报请分管副总经理商讨,不能决定的事项,由副总与董事长(总经理)联系确定汇报时间。

第二款汇报时由分管监察该公司的审计监察部成员参加,做好汇报记录,并整理归档。

第三款由参加会议的审计监察部成员负责落实汇报会议内容的执行及完成情况。

11、生产会议

第一款根据生产过程中存在的重要问题、生产例会的要求,由厂长、副厂长或车间主任做出安排,有关人员参加。

第二款会议主题要明确,不开无目标的会议,会议力求简洁、高效。

第三款生产会议决定的事项要由有关负责人严格组织,贯彻执行,落实到位。

12、各种业务会议

第一款根据业务需要,由业务人员提议,经分管领导同意可以召开。

第二款需要领导参加的会议要提前向领导汇报会议召开的时间、地点、参加人员、会议主题及需要领导参加会议时做的工作。

第三款会议决定的业务事项要按权限逐级向领导汇报批准后方可执行。

第四款会议决定事项要有业务部门总结并存档备案。

13、参加上级部门组织的会议

第一款接到上级开会通知后,由办公室负责通知有关人员参加会议,准备材料。

第二款参加会议人员要做好会议记录,回公司后负责会议精神的传达落实。

14、员工大会

员工大会每年至少召开一次,公司全体员工参加,会议内容为总结、布署年度工作。

15、会议制度

第一款按时参加会议,必须于会议召开前15分钟到达会场,并做好参加会议的准备。

第二款会议主办部门应周密组织会议程序,保证会议的顺利圆满成功。

第三款参加会议时应服从会议安排,遵守会议纪律,不交头接耳,关闭移动电话。

第四款参加会议时应认真做好记录,会后应认真贯彻落实,并及时向上一级领导汇报落实情况。

第五款会议秘书在会后将会议记录及时整理存档。

四文件处理

16、文件处理原则。文件制作简明扼要,讲求质量和效率,处理公文做到及时、准确、安全、保密。

17、行文规则

第一款以公司名义向上级机关行文时,要经副总以上领导签字批准,有重大问题请示的,需经总经理直至董事长批准,各部门、各下属公司不得直接向主管机关行文,确需行文时要经总公司办公室批准。

第二款以公司名义向不相隶属的机关、企业商谈工作时,一般直接行文,重大行为要经总公司领导同意。

第三款答复某一机关,企业来文时,主送单位和发文单位应与来文一致。

第四款各职能部门和下属公司对公司各单位有关业务性的工作布置、商讨或组织经验交流等,用本单位名义行文。

第五款公司通用公文种类,一般有决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要。

18、收文办理

第一款收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第二款凡署公司名称的公函,均由办公室统一拆封;凡署董事长或总经理(单位负责人)亲收的公函要由本人拆封或委托专人拆封,拆封后要检查文件及附件是否齐全。重要文件应编号登记归档,并加盖存档专用章。

第三款对需办理的公文,办公室应根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见,填写办文单,经有关负责人批示,交有关部门办理。

第四款文件阅批后,文书应把批阅时间、交办单位及文件复印存档,并迅速转承办单位处理。

第五款承办部门或单位应根据文件要求和领导指示抓紧办理,不得拖延、推诿,事项处理不得超过文件要求时限。

第六款按照公司批办要求,办公室负责对承办单位或承办人的催

办。

第七款文件处理完毕,由承办单位或办公室在文件处理单上简要写明办理情况和结果。

19、发文办理

第一款发文办理一般包括拟稿、审核、签发、印刷、校对、盖章、登记、分发、归档、销毁等程序。

第二款根据文件内容由有关业务部门拟稿,通用性通知由办公室起草,报有关领导签字及有关部门会签。

第三款公司文件由总公司副总以上领导签发,有重大问题事项要经董事长(总经理)签字同意。

第四款文件承办部门负责文件的审核、送签、编号、印刷、装订、分发,并详细登记存档。

五申请报告制度

20、公司在责权明确的基础上,按照下级服从上级,个人服从组织的原则,建立逐级请示报告制度,同时下属公司按工作分工向总部职能部门报告协调工作。

21、车间主任向厂长(经理)请示汇报工作,厂长(经理)向副总汇报工作,副总向总经理、董事长汇报工作。

22、请示的事项一般指以下几种:

第一款超越分工权限,需领导指示的事项

第二款产供销环节中不正常的经济问题

第三款有重大分歧或主管领导不能决定需领导裁决的事项

第四款固定资产、流动资金变动及增加的申请

第五款单位亏损的报告必须向副总汇报

第六款遇到特殊困难,需领导帮助解决的事项

第七款其他需要请示的事项

23、报告的事项一般指以下几种:

第一款阶段性或某一项任务的工作计划,进展情况,工作效果等。

第二款本单位的重要活动,重大事项,发生的重大事故。

第三款领导交办事项的落实情况。

第四款工作中需要注意的倾向性问题及经验教训。

第五款其他应该让领导了解或领导要求了解的事项。

24、申请报告工作应注意的事项:

第一款申请报告工作要简明扼要,问题了解清楚,可以视情况书面或口头汇报。

第二款请示报告工作应逐级上报,一般不得越权,不得多头请示报告。

第三款各级领导不得越权、越级签复下级的请示,如遇特殊情况应及时向分管领导汇报。

第四款对下级请示的事项,一般应在两个工作日内予以明确答复,越过规定时间给工作造成损失的,由被请示人承担责任。

第五款向总经理请示报告应以书面汇报为主,批示后由总办负责

登记存档,并由办公室负责传递、催办。

六办公秩序

25、公司员工必须严格按作息时间上下班,坚守工作岗位,有事外出向部门负责人请假,部门人员全部外出时,必须经单位负责人批准,单位负责人外出要向办公室说明去向及回归时间。

26、进入办公场所应衣着整洁,注意仪表,不穿奇装异服,上班期间一律穿工作服。

27、办公室工作人员接打电话要文明礼貌,先问您好,挂电话前一定要说再见,接打电话简明扼要,不准大声说话,不准在办公室内打闹嬉笑。

28、接待基层工作人员及外来客人,要热情大方,树立公司良好的对外形象。

29、上班时间禁止串岗闲聊,大声喧哗;不准干私事,不准带孩子,不允许将无关人员带入办公场所。

30、办公室内及重点防火单位要严禁抽烟。

31、自觉保持办公场所清洁卫生,办公桌椅整齐干净;办公桌上玻璃及门窗玻璃若是损坏了,两小时内必须更新,否则,毁一块按十块的价值处罚;办公用品摆放有序,不得在办公桌上摆放与办公无关的物品,不得将纸屑等废弃物品随地乱扔。

32、工作时间不得拨打私人电话,严禁电话聊天,办公场所不准从

事娱乐活动。

33、要爱护和正确使用办公场所的公用设施及办公设备。

34、下班前要注意检查关闭电话、水源、空调等设备,锁闭门窗。

七员工因公外出管理

35、对员工因公外出实行审批、登记管理,员工因公外出,指员工离开公司驻地到外埠执行公务,时间在一天以上。

36、公司副总外出应向总经理说明事由及去向,并由办公室登记。

37、公司下属单位负责人以上其他员工因公外出,应经副总批准,并由分公司办公室对去向、时间、事由等进行登记。

38、以上人员达到目的地后,应及时向办公室报告住宿地址、联系电话,因公外出回单位后,应向批准人说明,并通知办公室。

39、公司其他员工因公外出,应经部门负责人及单位负责人批准,由所在单位进行登记管理,并报办公室。

40、不按审批、登记程序办理者,其外出时间视为旷工,费用自理。

八文印管理规定

41、文印人员应遵守公司的保密规定,禁止非文印人员进入文印室,不泄露工作中接触的公司保密事项。

42、打印复印文件,发传真应按文件收发规定,经办公室主任签署,

凡因私办理的以上各项工作一律不予办理。

43、打印文件、收发传真、复印文件要分类登记,存档备查。

44、文印人员必须按时、保质、保量完成打字、复印、传真任务,不得积压延误,工作紧张时,应加班完成。工作中遇到不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。

45、传真、文件、复印材料应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。

46、复印机由专人管理,非专管人员不准开机复印。

47、文印人员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗费用,对各种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报告并维修,以免影响工作。

48、接收外单位、个人资料的打印复印,经办公室主任批准后办理登记收费手续,收费标准按市场价格由财务部确定,收据由财务部提供。

九办公用品领用

49、办公用品,由办公室统一购置、保管,各部门根据需要统一领用。

50、各部门所需特殊用品应提前5天向办公室报计划,以便统一购置。

51、各部门专用的表格,由各部门制定格式,办公室统一订制。

52、办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。

53、员工应爱护办公用品,勤俭节约,降低消耗,杜绝浪费,禁止贪污。

54、购置日常办公用品或报销正常办公费用,由办公室主任报单位负责人审批,购置大宗、高级办公用品,必须按财务规定报副总(总经理)批准。

十附则

55、本制度由办公室负责解释

十一、提倡“以人为本”的用人理念,吸引人才、重视人才、用好人才、留住人才,禁止打骂及变相体罚职工。