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发文字号 在实际应用中仍然存在一些不规范的现象和问题

<<国家行政机关公文处理办法>>(2001年1月1日施行)、《国家行政机关公文格式)(GB/T9704—1999)就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是,“发文字号”在实际应用中仍然存在一些不规范的现象和问题,概括起来,主要有以下八个方面。

一、搭配虚字。如:“X政字(20023 第2号”、“x发字〔2002] 第35号”,这里的“字”“第”均是没有任何实际意义的多余字,应删去。规范化的用法是:“皖政〔2002〕2号”(即安徽省人民政府2002年度发的第2号文件)、“皖发〔2002〕 35号”(即中共安徽省委2002年度发的第35号文件)。

二、要素颠倒。<<国家行政机关公文处理办法>>第三章第十条第四款已明确规定:“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”,实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时,并没有按以上指定顺序排列,三要素位置颠倒。如:“(76)榕银农字第85号”,这一“发文字号”,不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错,而且年份前移,是错误的。规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。

三、年号不全。如“x政发〔97〕8号”、“x政秘(86)6号”,这里的“(97)”“〔86]”是指1997年度。1986年度。虽然,在甘、甘一世纪里,“(97)”、“ [86]”可理解为1997年、1986年,如若事过几个世纪或时间更长一些,为什么不可把“〔97]”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢?年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以,年份号应该写全称〔1997]〔1986],这也是(国家行政机关公文格式)之规定:“年份应标全称”。

四、错用括号。如“X政办(2002)8号”、“x政办(2002)8号”,这里的年份所用的括号“()”、“()”均是错误的。规范的用法应是六角括号“[]”,如“X政办〔2002〕8号”。

五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常出现虚位,如“x政秘〔2002)008号”,这里的“008号”应改为“8号”。《国家行政机关公文格式>>(GBT9704一1999)已明确规定:“序号不编虚位(即豆不编为001)”。

六、摆放有误。常见错误有三种:一是该居中摆放而不居中;二是不该居中摆放却居中;三是上下排放距离不当,不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题,(国家行政机关公文格式)附件的(条文释义)中讲的非常明确和具体;发文字号的位置,本标准规定在发文机关标识下空2行,发文字号与红色反线(即文件版头上的一条红色横线)之间间隔4mm(发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置,而发文字号应标在第3行,不要紧贴红色反线)。发文字号一般应居中排列。其实,发文字号的摆放有三种不同类型:①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识(俗称大文头)的下行文,发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方,4mm处居中摆放(如上规定);②上行文(上报的公文)需标识签发人姓名时,发文字号移到左边,左空贝字(上下摆放位置,如上规定在红色反线上方4mm处),签发人姓名居右安排,右空1字;③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文,发文字号一般标注在横线(红色反线)之下,公文标题之上的右侧”(见2001年1月1日起施行的(安徽省行政机关公文处理实施细则)第三章公文格式第十一条第四款)。

七、字体字号不标准。<<国家行政机关公文格式>>规定:发文字号,用3号仿宋体字。而有的字号小于3号;字体,有的用小标来体字,有的用楷体,也有的用黑体,五花八门。