全国性材料物资采购供应管理制度

全国性材料物资采购供应管理制度

第一章总则

第一条全国性材料物资定义：由集团统一招标、签订年度合同或框架协议，广州xx料设备有限公司（以下简称材料公司）或地区公司负责采购供应的材料物资。

第二条材料公司及地区公司主要负责全国性材料物资采购供应工作。

第三条地区公司工程部负责材料的申报、验收、使用管理，并确定各施工单位进度款申报周期内材料的使用量。各工程部必须根据工程建设量至少设置一名专职材料管理人员，由其负责建立健全计划申报台帐及材料使用台帐，以及材料款支付及扣款的对账工作。

第四条地区公司工程技术部负责本公司材料计划的审核，材料配送、质量及台帐的监督检查考核工作，并协调解决地区公司内部材料管理方面问题。

第五条地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作，在工程进度审核及结算审核时对接收和使用的材料数量、金额进行核算。

第六条地区公司合同管理部负责材料款扣除审核及合同履约监督维权取证工作。

第七条集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。

第八条集团管理及监察中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料计划审批工作。

第九条下属公司及产业集团所需全国性材料物资的计划申报、审核、合同履约及扣款职责参照上述规定执行。

第二章采购供应方式

第十条由材料公司统一采购供应给施工单位的材料：

1、土建类：防水材料、人造砂岩、外墙砖、仿石砖、西瓦、水泥瓦、入户门、铁艺栏杆及铁艺门、组装式阳台栏杆、外墙涂料；

2、水电类：管材管件（含PVC、PPR、PE、PE-RT）、钢塑复合管及管件、分集水器、给水阀门、电线电缆、开关插座面板、户内配电箱、公共区配电柜、弱电箱箱体；

3、装修类：抛光砖、抛釉砖、瓷片、仿古砖、红山玉石、人造石（含窗台石、门槛石、洗手台面石）、户内门、电视背景墙木线条、门锁五金、地弹簧、酒店智能锁、室内铝合金飘窗栏杆、木地板及脚线、内墙涂料、橱柜、卫生间镜柜、排气扇、淋浴间隔、洁具陶瓷、洁具龙头、卫浴五金、不锈钢洗菜盆、吸顶灯、筒灯及射灯、水晶灯、墙纸、酒店及会所地毯、集成天花吊顶（铝扣板）；

4、园林类：园林灯具、园林小品

第十一条由材料公司统一采购供应给地区公司或下属公司的材料物资：

1、装修类：厨房电器；

2、设备类：可视对讲系统、停车收费系统、监控系统、数字硬盘录像机、无线网桥；

3、园林类：垃圾桶及园林座椅；

4、酒店会所物资：酒店杂件（含厨房杂件、厨房小型设备、大堂服务用品、餐厅不锈钢制品、公区垃圾桶、食品盘及筐）、自助餐设备、不锈钢餐具、骨瓷、强化瓷、水晶器皿、玻璃器皿、餐饮布草、客房保险箱、客房小冰箱、浴室防水电视机、客房服务用品、客房床具、客房布草、客房一次性用品、客房电话机、健身器材、桌球台、乒乓球桌及挡板、钢琴、酒店家具、会所家具、宴会家具、户外家具、休闲沙发按摩床及技师凳、清洁设备、清洁剂、纸巾类、酒店货架、酒店电视机、电脑电视一体机、服务车类、咖啡机；

5、影院物资：3D设备、数字放映机及底座、银幕、影院座椅、卖品设备、数字服务器及TMS、音响设备及集成服务、售票系统硬件及网络集成服务、售票系统软件、LED系统、LCD系统、柜台、公共区域家具；

6、超市物资：冷藏冷冻设备、收银设备、超市货架；

7、售楼部物资：家具、文件柜、光纤灯、LED屛；

8、IT软硬件：办公电脑、视频会议系统、办公用网络交换机、系统管理软件；

9、运输及作业工具：楼盘电瓶车、高尔夫球车、高尔夫草坪设备、对讲机；

10、服饰及配套用品：保安用品、物业制服、酒店制服、超市制服、影院制服、安全帽、广告伞；

11、日常及行政物资：标识标牌、印刷品、投影仪。

第十二条由集团签订年度框架协议，地区公司、产业集团或战略合作伙伴负责签订合同并采购供应的材料设备：

1、土建类：铝型材、玻璃、铝合金门窗五金配件；

2、设备类：变频供水设备、电梯、发电机组、变压器、小型中央空调、空调机组、风机盘管；

3、运输及作业工具：屋村巴士；

4、酒店会所物资：酒店考勤排班系统。

第十三条全国性材料物资增减的管理：材料类别的增减由管理及监察中心负责报集团工程建设系统分管领导审批；因设计原因、产品的更新换代及产品优化不增加成本的由设计单位负责人审批，增加成本的须报直管副总裁审批。

第十四条集团统一配送的材料物资不允许地区公司自购；因特殊情况申请自购的，10万元以下（含10万元）由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批，10万元以上的须报直管副总裁审批。

第三章样板管理

第十五条归档原始样板：须由供货单位、材料公司、设计或使用单位三方签名或盖章确认，仅封存一套于材料公司。

第十六条验收原始样板：采用实物、实物小样、图片资料等形式，由供货单位、材料公司、设计或使用单位三方签名或盖章确认，由材料公司负责发放。地区公司工程部、总工室、材料公司驻地配送质检部、设计或使用单位、供货单位各一套。

第十七条所有材料物资样板须登记造册，由使用部门自行管理。

第四章合同管理

第十八条全国性材料物资由集团常务招投标小组招标。

第十九条材料公司负责统一采购供应的材料物资，单项采购定标由直管副总裁审批；年度材料设备采购的定标报集团工程建设系统分管领导审批后报集团董事局主席阅；年度物资采购的定标预算金额500万元以下（含500万元）的由直管副总裁审批，预算金额500万元以上的须报集团工程建设系统分管领导审批；年度合同履行过程中价格下浮及新增产品的由直管副总裁审批，价格上浮的须报集团工程

建设系统分管领导审批。

第二十条合同签订

1、年度合同、框架协议及补充协议由材料公司、招投标中心负责签订，按集团标准范本报审的合同由合同管理中心审核后实施；无标准范本的合同，经合同管理中心审核后再报集团直管副总裁审批；

2、根据框架协议内容，由地区公司负责签订具体采购合同。

3、因设计原因、产品的更新换代及产品优化，且不增加成本所签订的年度合同补充协议，由材料公司负责人审批。

第二十一条三方协议及供货合同的签订

供给施工单位的材料，地区公司在签订施工合同时，须根据集团合同管理中心下发的范本签订三方协议及供货合同，供给地区公司、下属公司及产业集团的材料物资，须签订供货合同，报材料公司审批。

第二十二条合同文本的管理：监察室、财务部存档合同原件各壹份。

第五章计划管理

第二十三条材料计划类型：

1、年度材料计划：根据集团年度工程开发建设计划或重大节点计划，测算的年度材料需求量。

2、三月材料计划：根据工程开发建设计划，每月申报的从下下个月起连续三个月预计要求到货的材料需求量。

3、月度实际用料计划：根据工程开发建设计划，每月申报的要求下月到货材料需求量。

第二十四条计划模板的编制：

1、材料公司、设计或使用单位共同下发《全国性材料物资使用手册》及《全国性材料物资统一标准表》，并注明材料编码、品名、规格型号、使用位置。

2、材料公司下发全国性材料物资计划模板，仅包含设计已选用的规格型号。

第二十五条材料计划申报、审批流程：

1、年度材料计划：

材料公司负责在年度供货分区方案确定后7天内编制完毕。

2、三月材料计划：

地区公司由工程部负责编制，于每月10日前提交工程技术部；

工程技术部于每月13日前完成审核后提交集团管理及监察中心；集团管理及监察中心每月16日前完成审批后提交材料公司；材料公司于每月20日前提交供货单位。

各地区物业公司每月16日前编制并提交材料公司，材料公司于每月20日前提交供货单位。

3、月度实际用料计划：

地区公司由工程部编制下月计划并于每月1日前提交工程技术部；工程技术部于每月3日前完成审核后提交集团管理及监察中心；集团管理及监察中心于每月5日前完成审批后提交材料公司；材料公司于每月10日前下发订单至供货单位（临时用料计划经集团管理及监察中心审批后，材料公司3日内下发订单至供货单位）。

下属公司编制下月计划并附资产购置审批表于每月3日前提交材料公司；材料公司于每月10日前下发订单至供货单位。

4、施工单位尚未确定或三方协议未签订的,地区公司可以申报材料，在三方协议签订后，发函通知材料公司修改采购订单方可发货。

第六章配送管理

第二十六条材料分批进场管理

1、交楼大批量材料计划可分批进场。

2、根据工程实际进度需要，工程部组织施工单位、驻地配送质检部人员讨论后，出具材料分批进场方案，经地区公司工程技术部、主管工程领导审核及管理及监察中心现场负责人审批后提交材料公司。

3、已申报的材料计划要求到货时间与现场工程进度需求明显不符的，材料公司可根据工程实际进度安排材料进场，并提请管理及监察中心现场负责人批准后执行。但因此影响现场工程进度的，经管理及监察中心现场负责人签字确认后，对材料公司进行处罚。

第二十七条卸货管理

1、材料物资到达现场4个小时前，材料公司驻地配送质检部项目负责人通知工程部项目经理；物资到施工现场后，材料公司质检员通知工程部监理工程师；工程部监理工程师必须在30分钟内到达施工现场，组织施工单位开始卸货，要求6个小时内将材料物资卸完，并完成《工地收货单》的签字确认工作；否则，材料公司将问题立即告知管理及监察中心。

2、由于地区公司原因造成规定时间不能卸货，材料公司有权自行组织卸货，由此产生的一切费用由地区公司承担，费用由地区公司财务部在其账户中直接划扣给材料公司。

第二十八条验收管理

（一）全国性材料物资分为工厂、仓库、现场验收。

（二）验收标准：按照《全国性材料物资现场验收标准》执行。

1、工厂验收

1）根据需要可安排驻厂人员验收。

2）验收要点：是否为该供货单位生产的；是否符合产品规格、型号、数量及等级等要求。

2、仓库验收

供货单位送货到仓库后，材料公司质检员及供货单位代表共同按验收要求验收，合格的由材料公司开具《进仓单》，验收人员共同签名确认；不合格不得接收。

3、现场验收：材料公司质检员及供货单位代表按验收标准验收，合格的由验收人员在《送货通知单》签名确认后在SCM系统中录入收货信息；不合格不得接收。材料公司现场收货完毕后，组织工程部监理工程师及施工单位代表进行现场收货，由材料公司开具《工地收货单》，现场验收人员共同签名确认。其中自有物资验收须由材料公司先开具《送货通知单》，货物至现场后再开具《工地收货单》，现场验收人员共同签名确认。

（三）材料到场验收合格后，因安装、使用不当或成品保护不力造成的产品维修问题由工程部组织材料公司、供货单位和施工单位等召开会议，最终由工程部裁决责任划分。

（四）材料公司、地区公司工程部共同负责全国性材料物资的品质验收，如对到货材料的品质有异议，最终由地区公司董事长（或主持工作一把手）裁定。

（五）施工单位拒绝在《工地收货单》上签字的，工程部应在材料到场后15天内协调施工单位签字。如仍未签字的，材料公司将单据交地区公司财务部挂账。

（七）原施工单位已签收，但中途变更单位（材料没用完，新单位又不接收原材料）的或材料用于其他项目的，地区公司应在新单位进场15天内协调完毕并办妥相关手续；原施工单位退料后由新单位

重新领用的，以退货调拨方式处理。

（八）因施工单位不签收等问题造成的库存材料，现场材料管理员应建立健全《现场不签收甲供材料台帐》；每月末地区公司材料管理员、材料公司配送质检部人员应共同盘点库存的甲供材料，财务部须每季度参与盘点；对于有质保期的材料，应标注有效日期；并将签字确认后的《现场不签收甲供材料盘点表》报管理及监察中心及地区公司财务部。

（九）材料公司统一采购供应给下属公司、产业集团及地区公司负责采购供应的材料物资的验收管理参照上述规定执行。

第二十九条到货材料管理：

（一）地区公司工程部会同合同管理部发函施工单位，要求施工单位对全国性材料物资接收提供《授权委托书》，明确必须由被授权人接收材料，授权委托书原件由工程部存档，复印件交材料公司、预决算部、财务部、合同管理部备案。地区公司工程部负责《授权委托书》的及时更新。

（二）材料积压：材料到场后两个结算周期仍未使用的视为材料积压。材料公司每月14-20日提交本月材料积压数据给管理及监察中心，并纳入三月材料计划考核。

（三）退货调拨：

1、已到工地的材料物资原则上一律不予退货。

2、验收有质量问题的材料物资，由材料公司协调供货单位退货。

3、因设计变更、计划提报有误，确需退货或调拨的：

（1）非特殊加工的材料物资：由地区公司提出申请并附相关依据，经材料公司出具初步意见，报管理及监察中心审批后，材料公司负责办理退货或调拨。

（2）特殊加工的材料物资：由地区公司提出申请并附相关依据，材料公司审批并办理退货或调拨；退货最多向供应商承担50%材料货款损失，损失费用由退货的地区公司承担，由材料公司与供应商及地区公司分别签订退货协议后办理退货; 其中，材料公司供给施工单位材料物资的《退货协议》，由材料公司与地区公司及施工单位三方签订；材料公司供给地区公司材料物资的《退货协议》，由材料公司与地区公司两方签订。

（3）地区公司内部调拨材料：由地区公司自行审批，材料公司协助

办理调拨。

（4）需要退货或调拨的材料物资必须包装完好、无破损，且在不少于2个月的保质期前提出申请，否则不予办理，所产生的费用由申请单位承担。

（5）退货或调拨的材料物资价格采用原采购价格（存在价格波动的按先进先出原则）。

4、出现施工单位退场造成的材料物资遗留问题，由工程部组织材料公司、预决算部、合同管理部、工程技术部及管理及监察中心清查，处理方案报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批后实施。给公司造成损失的，20万元以下（含20万元）的由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批； 20万元以上报集团工程建设系统分管领导审批。

5、地区公司因计划提报有误造成的退货或跨地区调拔，纳入发生当月月度实际用料计划考核。

6、材料公司统一采购供应给下属公司、产业集团的材料物资退货调拨管理参照上述规定执行。

第七章单据管理

第三十条单据类别：

（一）《进仓单》、《出仓单》作为自有物资进、出仓凭证。一式两联：仓库（存根）、材料公司财务部。

（二）《送货通知单》作为材料公司支付供货单位货款的结算依据。一式两联：材料公司（存根）、供应商，

（三）《收货单》及《出库单》作为直运仓出入库凭据：由材料公司结算部提交财务部

（四）《工地收货单》作为代付代扣货款的结算依据。一式五联：材料公司财务部、施工单位、地区公司财务部、预决算部、工程技术部/工程部、。材料公司负责单据移交。

第三十一条单据由材料公司负责印制。

第八章库存管理

第三十二条材料公司在广东设立总仓，存放自有物资，并建立台帐、定期盘点。

第三十三条库存盘点：

1、记账时间：上月的26日至次月的25日为1个自然月。

2、盘点时间：每月的1-2日。

3、盘点人：材料公司配送质检部、财务部。

4、盘点人根据《材料物资实物盘点表》进行盘点。发现盘盈、盘亏的由材料公司配送质检部出具《材料物资盘盈、盘亏处理意见报告》，写明盘盈、盘亏的材料物资类别、规格型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后报直管副总裁审批，审批后交财务部和配送质检部各一份进行账务调整。

第九章结算管理

第三十四条由材料公司供货给施工单位，地区公司代付代扣的结算：

1、材料公司结算部根据《工地收货单》编制《应收对账单》，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日），每月：3-7日，结算部完成对账单报审； 8-10日，地区公司预决算部完成审核确认、11-13日地区公司财务部完成审核确认，每月15日前地区公司预决算部根据《应收对帐单》填写《申请使用资金审批表》，并完成审批手续。

2、每月20日前地区公司必须代付材料款给材料公司，材料公司每月20日17点前向财务中心提供未及时支付完毕地区公司清单，相关财务部从21日起停止一切对外支付，否则对相关财务部负责人撤职处理。

3、因特殊情况，地区公司如需暂时在当月少扣、缓扣或不扣施工单位材料款时，由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。

4、施工单位拒绝在《工地收货单》上签字的，仍按原账期结算。

第三十五条材料公司供货给地区公司/下属公司的货款结算：

1、材料公司结算部根据《工地收货单》编制《应收对账单》，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日），每月：3-7日，结算部完成对账单报审； 8-10日，地区公司预决算部/下属公司采购部完成审核确认、11-13日财务部完成审核确认， 15日前地区公司预决算部/下属公司采购部根据《对帐单》填写《申请使用资金审批表》，并完成审批手续。

2、每月20日前地区公司/下属公司必须付材料款给材料公司，否则，地区公司/下属公司财务部必须停止该公司一切对外款项的支付，

直到该公司支付完毕材料款为止

第三十六条材料公司对供货单位材料款的结算：

1、《广州xx料设备有限公司-应付对帐单》是材料公司、供货单位双方结算支付的唯一依据。

2、材料公司每月25日与供货单位结账（一个结帐月为上月26日至本月25日）；每月9-15日，由供货单位提供应付对账单于材料公司结算部，双方核实并签字确认（供货单位盖公章）；每月18日前，材料公司结算部根据双方确认的对账单填写《申请使用资金审批表》报财务部于20日前审核完毕后，按权限报批；每月21-25日由财务部根据已审批的《申请使用资金审批表》按已报批的资金计划支付材料款。

第三十七条地区公司对供货单位的货款结算：

1、地区公司须按合同规定支付供货单位货款。

2、地区公司按合同应付未付而又没有提出书面的正当理由的，由材料公司按合同规定提交资金申请单给财务中心，财务中心核准后指令地区公司财务部直接将货款支付给供货单位。

3、款项支付后，由集团财务中心书面知会材料公司、地区公司各相关单位/部门。

第三十八条地区公司对施工单位的货款结算：

1、施工单位在申报进度款中必须明确当周期全国性材料物资接收量、使用量，工程部负责核实；预决算部负责按合同在当期进度款中将全国性材料物资材料款予以扣除，施工单位当月接收的全国性材料物资必须在三个月内按合同约定比例或至少80%（无合同约定时）的比例扣除完毕。

2、工程结算前，由预决算部牵头组织工程部、材料公司、工程技术部、财务部、合同管理部进行清查对账，并按合同约定将材料款予以全部扣除。

3、材料公司、地区公司预决算部必须做好《全国性材料物资到货台帐》；地区公司工程部必须做好《全国性材料物资到货、使用及退货调拨台帐》，并于每月25日前提交工程技术部、合同管理部；预决算部必须做好《全国性材料物资扣款台帐》。每月26日前，如有物资到货、使用及退货调拨、扣款等材料方面问题，各部及时反馈给地区公司工程技术部，由工程技术部牵头组织相关部门协调以上问题。

4、对地区公司自行采购供应施工单位的材料参照上述规定执行，

地区公司采购部、招投标部参照材料公司职责划分操作。

第十章考核规定

第三十九条本制度的考核：按照集团管理及监察中心下发的考核办法执行。

附件:

1、《三月材料计划表》

2、《月度实际用料计划表》

3、《材料物资实物盘点表》

4、《现场不签收甲供材料台帐》

5、《现场不签收甲供材料盘点表》

6、《财务部甲供材料简易台帐》

7、《全国性材料物资到货台帐》

8、《全国性材料物资到货、使用及退货调拨台帐》

9、《全国性材料物资扣款台帐》