各门类档案档号格式定义

各门类档案档号格式定义

为规范档案目录数据库的建设工作，现将各门类档案的档号格式统一如下：

1、文书档案：

传统组卷方法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)

简化整理方法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)

2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)

3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)

4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)

5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)

6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)

7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)

8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)

婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：

1、凡编“目录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)

2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]

3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。

婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分为四类：

1、结婚登记类

2、撤销婚姻类

3、离婚登记类

4、补发婚姻登记证类

注：

1、人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。

2、婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。

3归档方法和要求编辑

1、婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法：

（一）婚姻登记材料按照年度归档。

（二）一对当事人婚姻登记材料组成一卷。

（三）卷内材料分别按照本办法第五、六、七、八条规定的顺序排列。

（四）以有利于档案保管和利用的方法固定案卷。

（五）按本办法第九条的规定对案卷进行分类，并按照办理婚姻登记的时间顺序排列。

（六）在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。

注：

1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

2、年度：案卷的所属年度。

3、室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。

4、馆编卷号：档案移交时按进馆要求编制。

5、页数：卷内材料有文字的页面数。

（七）按室编卷号的顺序将婚姻登记档案装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。

注：

1、档案盒封面应标明全宗名称和婚姻登记处名称。

2、档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中，起止卷号填写盒内第一份案卷和最后一份案卷的卷号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时按进馆要求编制。

3、备考表置于盒内，说明本盒档案的情况，并填写整理人、检查人和日期。（八）按类别分别编制婚姻登记档案目录（见附件5）。

（九）每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册，一式三份，并编制目录号。

2、婚姻登记材料的归档要求：

（一）当年的婚姻登记材料应当在次年的3月31日前完成立卷归档；

（二）归档的婚姻登记材料必须齐全完整，案卷规范、整齐，复印件一律使用

A4规格的复印纸，复印件和照片应当图像清晰；

（三）归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写；婚姻登记档案目录应当打印；备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。注：

使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件，应当与纸质文件一并归档，归档要求参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。

4归档内容编辑

1、办理结婚登记（含复婚、补办结婚登记，下同）形成的下列材料应当归档：（一）《结婚登记审查处理表》；

（二）《申请结婚登记声明书》或者《申请补办结婚登记声明书》；

（三）香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的《婚姻登记条例》第五条规定的各种证明材料（含翻译材料）；

（四）当事人身份证件（从《婚姻登记条例》第五条规定，下同）复印件；（五）其他有关材料。

2、办理撤销婚姻形成的下列材料应当归档：

（一）婚姻登记机关关于撤销婚姻的决定；

（二）《撤销婚姻申请书》；

（三）当事人的结婚证原件；

（四）公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明，或人民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书；

（五）当事人身份证件复印件；

（六）其他有关材料。

3、办理离婚登记形成的下列材料应当归档：

（一）《离婚登记审查处理表》；

（二）《申请离婚登记声明书》；

（三）当事人结婚证复印件；

（四）当事人离婚协议书；

（五）当事人身份证件复印件；

（六）其他有关材料。

4、办理补发婚姻登记证形成的下列材料应当归档：

（一）《补发婚姻登记证审查处理表》；

（二）《申请补领婚姻登记证声明书》；

（三）婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案记录证明或其他有关婚姻状况的证明；

（四）当事人身份证件复印件；

（五）当事人委托办理时提交的经公证机关公证的当事人身份证件复印件和委托书，受委托人本人的身份证件复印件；

（六）其他有关材料。