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机关事业单位自行采购管理办法

机关事业单位自行采购管理办法

第一章总则

第一条

为规范机关事业单位的自行采购活动,维护国家利益,提高工作效率,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《深圳经济特区政府采购条例》(以下简称《采购条例》、《深圳经济特区政府采购条例实施细则》(以下简称《实施细则》及《2016年深圳市政府集中采购目录》相关规定,结合工作实际,制定本办法。

第二条

单位采购各项工作应严格执行《采购条例》和《实施细则》等有关规定,落实规范采购行为,确保集体决策、充分研讨、书面记录、有迹可查、公开透明,并对上述资料做好相应的档案保管工作,以便检查。

第三条

本办法所称采购,是指本单位有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

货物,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。

工程,是指建设工程以及信息化工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等以及与工程建设有关的货物、服务。所称与工程建设有关的货物,是指构成工程不可分割的组成部分,且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等;所称与工程建设有关的服务,是指为完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。

服务,是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。

第二章实施细则

第四条

(一)依据《2016年深圳市政府集中采购目录》规定,单位自行采购实施范围如下:

1、集中采购目录以外且在集中采购限额以下的项目(货物类、服务类和信息化工程限额在50万元以下,工程类在100万元以下的);

2、2016年深圳市暂不纳入集中采购范围的项目;

3、属于集中采购范围,符合《深圳经济特区政府采购条例实施

细则》第十九条规定的情形,经财政部门批准同意转为自行采购的项目。

(二)注意事项:

1、自行采购项目应当严格落实政府采购责任制,做到货比三家、集体决策、公开透明,并留存书面记录。

2、属于上述第三种情形的自行采购项目申请,采购人应当在虚拟指标下达后,采购任务施行前提出,并按照《实施细则》第二十条的规定提交相关材料。已实施完毕或正在实施的项目,采购人不得申请自行采购或其他非公开招标方式采购。

第五条

本单位自行采购分为部门采购、单位采购两类。

(一)部门采购

在自行采购范围内,采购预算金额在3万元以下(含3万元)的一般采购,由需求部门负责实施。

(二)单位采购

在自行采购范围内,采购预算金额在3万元以上,集中采购限额以下的采购,由办公室负责集中实施。

其中,属于单一供应商采购,即在自行采购范围内,采购预算金额在3万元以上,集中采购限额以下,向单一供应商采购的项目,由需求部门负责实施。

第六条

部门采购细则

在自行采购范围内,采购预算金额在5千元以下,由需求部门直接采购。采购预算金额在5千元以上(含5千元),3万元以下的,原则上采用货比三家(最低价法),由部门负责人负责实施采购。

为保障单位权益,货物类采购(如办公用品、耗材、配件等)优先考虑京东网上商城、本地知名商场或专卖店,以保证采购货物质量。

第七条

单位采购细则

原则上,单位货物类采购采用政府采购平台网上商城竞价方式;服务类和工程类采购采用综合评分法、内部组织评审的方式。

根据OA采购申报单承办,办公室采购经办人将采购需求在OA 上公示3个工作日。需求部门推荐3家符合条件的投标单位,需求公示期间,如有其他符合条件的供应商均可参与投标。公示期间,办公室负责发放需求文件。办公室组织单位内部评审,每次评标由需求部门指派一名代表参与,其他评标人员由办公室从三级专家库(单位领导、部门领导、各部门技术人员及外部专家)中抽取。

其中,单一供应商采购的实施,由需求部门提OA采购申报单时,须注明采用此采购方式并说明原因,经分管领导审核,单位主任办公会讨论通过后,由部门负责人负责实施采购。需求部门应根据单位主任办公会决议,向单一来源供应商发放需求文件。需求部门对该供应商

提交的投标文件组织单位内部评审,每次评标由需求部门指派一名代表参与,其他评标人员由办公室从三级专家库(单位领导、部门领导、各部门技术人员及外部专家)中抽取。原则上,单一供应商采购应综合考虑采购来源的唯一性、垄断性、延续性、配套性、应急性、安全性等。

第三章需求及评审程序

第八条

采购需求文件由需求部门参照市政府采购单位发布的采购需求模板编制,提单位OA采购申报单审批。单位采购的项目,需求文件需要评审。

需求文件(含公开招标文件)的编制应合法合规、完整明确地表述采购需求,避免出现倾向性或排他性条款。文件内容应当符合《实施细则》第三十四条等规定,不得含有相关禁止性条款,不得通过设定有倾向性的技术参数、评分项、提交样品、缩短交货期,或要求制造商对某个项目特定授权等设置不合理的招标条款。货物类、服务类或工程类项目适用各自的招标模板,不得合并招标;禁止通过非同类的合并进行需求定制,禁止在资格条件中设定特殊门槛,影响公平竞争。

需求文件评审,由单位规划部组织,OA采购申报单附上评审意见以及评委签到名单。

第九条

需求文件公示

需求文件通过需求评审并按评审意见修改后,OA上报领导审批,通过后办公室负责在OA上发布采购公示,公示内容包含采购项目的名称、采购内容、采购方式、领取文件的地点和截止时间以及开标时间、标底以及联系人、电话等条款。

第十条

需求文件的说明、答疑

需求部门负责解释投标单位对需求文件的疑问,解释答疑需求文件时,应在发标时或其后3天内采取书面方式进行,答疑内容将作为需求文件的补充文件。招标文件一经发出,任何人不得擅自变更其内容或者增加附加条件。

第十一条

投标人应当在提交投标文件的截止时间前,将投标文件密封送达电子政务资源单位办公室,办公室收到投标文件后,妥善保管直至开标。

投标人应当严格遵守招投标的有关规定,不得有各种违法行为。如发现投标人在投标过程中有违规行为,一律视作废标,记录在案后一律不再邀请其投标,严重者报有关部门处理。

第十三条

内部评审会议:会议由办公室主持,办公室负责抽取评标人员。评标成员不得少于5人。

第十四条

开标:评审小组成员检查封签情况。

评审小组成员对投标文件有疑问的,及时联系投标人。有下列情形之一的,投标单位的投标文件作废标处理:

(一)未按要求密封投标书并加盖单位骑缝章的;

(二)投标人的报价高于投标上限的;

(三)评审时有疑问联系不上投标人的;

(四)法律、法规规定的其它废标情形;

第十五条

评标。评标主要采用以下几种方法:

(一)最低评标价法。

(二)综合评分法(参照市采购单位申报书模板)。

投标资料保存。评标后中标供应商投标资料及评标记录由办公室存档。

第十七条

评标结果确认。评标小组推选一名组长,组长根据评审意见初步填写评标报告,经全体评标人员集体讨论并形成最终意见后,所有评委签字确认。办公室将评标结果提OA单走流程确认后,通知投标人。

第十八条

合同签署。合同签署由需求部门根据评标结果按《合同管理程序》执行。

合同执行过程中,采购合同的实质性条款不得变更。

第四章附则

第十九条

本办法自发布之日起施行,由办公室负责解释与修订。